Jak stworzyć transkrypcję spotkania w 2022 r.

Transkrypcja spotkania to najprostszy sposób na zapisanie tego, co było omawiane podczas spotkania. Choć tradycyjną metodą było ręczne wypisywanie transkrypcji, technologia pozwala na zautomatyzowanie tego procesu.

Poniżej znajduje się ostateczny przewodnik how-to na temat transkrypcji spotkań. Dowiesz się czym są, dlaczego są ważne i jak transkrybować swoje spotkania w przyszłości.

Czym są stenogramy ze spotkań?

Transkrypcje spotkań to zapisy tekstowe rozmów prowadzonych podczas spotkania. Jednak pełna transkrypcja spotkania powinna zawierać mówców i znaczniki czasu dla łatwiejszego odniesienia.

Istnieją 3 główne rodzaje transkrypcji spotkań:

1. Co to jest transkrypcja edytowana

Transkrypcja edytowana to kompletny skrypt, który został dostosowany do czytelności. Obejmuje to poprawianie gramatyki i ortografii oraz usuwanie wyrazów slangowych lub niepełnych. Zredagowana transkrypcja może być przydatna na spotkaniu, jeśli w przyszłości trzeba będzie formalnie przedstawić napisany dokument.

2. Czym jest pełna transkrypcja

Transkrypcja verbatim to dokładna kopia spotkania mówionego. Zawiera pauzy i dźwięki niewerbalne (przełykanie gardła, szumy w tle). Nie ma większego zastosowania dla pełnej, dosłownej transkrypcji spotkania, chyba że w kontekście prawnym.

Lekka odmiana to transkrypcja non-verbatim. W ten sposób usuwa się pauzy i dźwięki niewerbalne, zachowując przy tym niezmienność sformułowań. 

3. Czym jest inteligentna transkrypcja werbalna

Inteligentne transkrypcje verbatim zachowują główną wypowiedź, jednocześnie usuwając słowa-wypełniacze, powtórzenia, niestandardowe słowa i pauzy. Usuwa off-topic i run-on sentences.

Celem inteligentnej transkrypcji verbatim jest zachowanie głosu mówcy przy jednoczesnym zapewnieniu czytelności tekstu. Jest używany w biznesie, ponieważ może być cytowany lub łatwo przekształcony w inne media, takie jak skrypt lub artykuł pisemny.

Czy powinieneś używać transkrypcji redakcyjnej czy dosłownej?

Najbardziej logiczną opcją w większości kontekstów biznesowych jest inteligentna transkrypcja verbatim. Chociaż możesz chcieć użyć mocniej zredagowanej wersji, możesz to zrobić w przyszłości z dokumentu wyjściowego. Twoim zadaniem jest zdecydować, jak mocno chcesz, aby transkrypcja była edytowana, w zależności od kontekstu.


miejsce na spotkania


Dlaczego warto transkrybować spotkania?

Powodem przepisywania spotkań jest zachowanie pisemnego zapisu tematów dyskusji. To zasila inne przyczyny, w tym:

  • Zwiększenie koncentracji. Jeśli uczestnicy nie muszą robić własnych notatek podczas spotkania, mogą skupić się na tym, co jest przedmiotem dyskusji. Dzięki temu transkrypcje spotkań zwiększają zaangażowanie.
  • To Make Referencing Easier. Jeśli ktoś będzie potrzebował odwołać się do dyskusji ze spotkania, transkrypcja jest najprostszym sposobem, aby to zrobić. Korzystanie z czyichś notatek może skutkować błędami, jeśli ktoś źle zapisał informacje.
  • Aby zaoszczędzić czas. Generowanie transkryptów spotkań oszczędza czas uczestników, ponieważ nie będą musieli kilkakrotnie oglądać nagrania, aby uzyskać potrzebne informacje. Dokument pisemny jest znacznie łatwiejszy do przeskanowania.
  • Aby zwiększyć ROI. Spotkanie z ważnym mówcą może być kosztowne. Dlatego zrobienie transkrypcji oznacza, że ludzie mogą się bardziej skupić, a ty możesz wykorzystać pisemny dokument do marketingu, aby poprawić połączenia biznesowe.

Jak można wykorzystać transkrypcje spotkań?

Transkrypt spotkania może być źródłem informacji dla działań marketingowych skierowanych do klienta. Na przykład, jeśli grupa pracowników omawia zmiany w branży lub trendy, można następnie przekształcić transkrypcję w:

  • Wpis na blogu
  • Scenariusz filmu na YouTube
  • Odcinek podcastu
  • Podpisy w mediach społecznościowych

Transkrypcja spotkań nie tylko pozwoli Ci uzyskać wiele treści z tego samego dokumentu, ale także pomoże Ci wykazać się fachową wiedzą i ugruntować Twój autorytet biznesowy.

Jeśli i tak tworzysz treści marketingowe, wykorzystanie transkrypcji spotkania dla informacji może zaoszczędzić czas, zwłaszcza, że można je przekształcić w większość z tych form przy bardzo niewielkiej edycji.

Jak sporządzić i przepisać protokół z zebrania

W zależności od szybkości pisania i zdolności do zatrzymywania informacji, przepisywanie spotkania nie musi być skomplikowanym procesem. Oto kroki, jak stworzyć transkrypcję spotkania.

1. Nagrywanie spotkania

Pierwszym krokiem jest uzyskanie nagrania ze spotkania. Chociaż możesz próbować robić notatki w trakcie, to nie jest to dokładne źródło informacji. To, jak nagrasz spotkanie, będzie zależało od tego, gdzie się ono odbywa i ilu jest mówców.

Opcje nagrywania obejmują:

  • Oprogramowanie do nagrywania ekranu i dźwięku podczas wirtualnych spotkań
  • Twój smartfon na małe spotkania kilku osób
  • Wielokierunkowe mikrofony dla większych sal konferencyjnych

Niezależnie od tego, którą opcję wybierzesz, upewnij się, że przetestujesz jakość przed rozpoczęciem spotkania. Musisz upewnić się, że uporządkowałeś wszelkie kwestie przed czasem, aby nie przeszkadzały. Również jakość dźwięku decyduje o dokładności transkrypcji spotkania.

Na koniec upewnij się, że masz zgodę wszystkich na nagrywanie spotkania.

2. Wysłuchaj nagrania audio

Następnie, w razie potrzeby, przenieś plik audio na komputer. Posłuchaj pliku w całości, nie próbując robić żadnych notatek. Dzięki temu można określić, czy występują jakieś problemy lub zaniki dźwięku. Zanim zaczniesz próbować transkrybować, będziesz chciał zapoznać się z zawartością pliku.

3. Rozpocząć spisywanie

Wysłuchaj nagrania po raz drugi i rozpocznij transkrypcję. Najprostszym sposobem na zrobienie tego ręcznie jest po prostu wpisanie, nie martwiąc się zbytnio o interpunkcję i ortografię. Kiedy zauważysz nowego mówcę, dodaj przerwę w linii, aby je odróżnić. Ten krok pomoże ci dodać znaczniki czasu później.

4. Uporządkuj swoją transkrypcję

Przejrzyj ponownie plik audio, aby poprawić swoją transkrypcję. Podczas tego etapu należy sprawdzić, czy nie ma niedokładnych słów i dążyć do tego, aby sekcje były podzielone według mówcy. Choć nie musisz jeszcze dodawać nazwisk, to przynajmniej powinieneś mieć dokładne bloki tekstu dla każdego z nich.

Kiedy już to zrobisz, przejdź przez plik tekstowy bez dźwięku i zacznij edytować pod kątem gramatyki i ortografii. Zakres tego kroku zależy od tego, jaki rodzaj transkrypcji chcesz, ale słowa powinny być napisane poprawnie, a tam, gdzie myślisz, że zdania się zmieniają, powinny być okresy i wielkie litery.

5. Dodaj mówców i znaczniki czasu

Jeśli jesteś zadowolony z jakości transkrypcji spotkania, możesz ponownie odsłuchać dźwięk i zacząć dodawać znaczniki czasu i głośniki. Aby to zrobić, wstrzymaj film za każdym razem, gdy nowa osoba zacznie mówić i dodaj następujące szczegóły:

[hour:minute:second] [speaker]: (Mowa)

Po wykonaniu tych czynności powinieneś mieć kompletną i dokładną transkrypcję spotkania.

6. Przekształcenie w krótkie streszczenie

Transkrypcja spotkania różni się od protokołu spotkania. Podczas gdy transkrypcja jest dosłownym plikiem, protokół jest zapisem głównych punktów. Więc jeśli chcesz zamiast tego minut, przejdź przez plik tekstowy wybierając:

  • Podniesione kwestie
  • Propozycje
  • Punkty działania
  • Wyniki rozstrzygnięte
  • Terminy

Robienie tego jest znacznie łatwiejsze, gdy masz dokładną transkrypcję spotkania, w przeciwieństwie do pracy bezpośrednio z pliku audio.

Alternatywa dla ręcznego przepisywania

Ręczne przepisywanie jest procesem długotrwałym i nie zawsze gwarantuje poziom dokładności wymagany w transkrypcjach spotkań. Alternatywą jest użycie oprogramowania do automatycznego przepisywania, takiego jak Transkriptor.

Oto jak to działa:

  1. Utwórz nagranie audio ze spotkania.
  2. Prześlij go do oprogramowania do automatycznej transkrypcji i pozostaw do konwersji.
  3. Po jej zakończeniu zostaniesz powiadomiony i otrzymasz listę zadań.
  4. Obejmują one sprawdzenie pliku tekstowego nad i edycję dla dokładności, jeśli jest to wymagane. Uzupełnij je przed finalizacją pliku.
  5. Po edycji pobierz plik tekstowy w wybranym formacie.

Zaletą korzystania z platformy do automatycznego przepisywania jest to, że zabiera ona wiele powtarzających się prac związanych z przepisywaniem.

Czym jest przykładowa transkrypcja spotkania?

Chociaż długość i złożoność transkrypcji spotkania będzie się różnić, poniżej znajduje się przykład typowej inteligentnej transkrypcji verbatim.

[00:00:10 Steve]:       Witam wszystkich. Mam nadzieję, że wszyscy mieliście udany weekend. Wydaje się, że to dobry moment, aby podsumować, na jakim etapie jesteśmy z wprowadzaniem nowego oprogramowania.

[00:00:40 Becky]:      Obecnie jesteśmy na dobrej drodze do wdrożenia pod koniec miesiąca, ale napotkaliśmy kilka problemów z UI. Pozwolę Benowi wyjaśnić, bo to on się tym zajmował.

[00:01:04 Ben]:         Dzięki, Becky. Tak więc, problem, który mamy teraz, polega na tym, że dostęp do ustawień konta zmusza użytkownika do wylogowania się. Nie możemy całkiem…

[00:01:20 Steve]:       Wydaje się, że jest to duży problem, aby mieć tak późno w rozwoju. Czy jest to powiązane z czymś innym, czy jest to odosobniony problem?

[00:01:34 Ben]:         Z tego co wiemy, jest odosobniony. Podczas testowania produktu nie wystąpiły błędy w innych funkcjach lub menu, więc uważamy, że jest to stosunkowo nowy problem od czasu wdrożenia ostatniej aktualizacji projektu. Dlaczego spowodowało to błąd jest obecnie nieznane, ale to jest radość z rozwoju oprogramowania, prawda?

[00:02:01 Steve]:       Tak, to prawda. Cóż, Becky, myślę, że to musi być najwyższy priorytet na tydzień, ponieważ nie powinniśmy szukać wdrożenia jakichkolwiek dalszych zmian, dopóki nie zostanie to rozwiązane. Organizację zostawiam wam, ale myślę, że powinniśmy wrzucić na to wszystkie dostępne osoby, bo to będzie duże opóźnienie. Nadrobimy zaległości pod koniec tygodnia, OK?

[00:02:43 Becky]:      W porządku, dzięki, Steve. Poproszę Bena o koordynację z innymi informatykami, aby zobaczyć, co możemy zrobić w tej sprawie ASAP.


stół konferencyjny


Czy można transkrybować spotkania z użyciem asynchronicznych mikrofonów na odległość?

Technicznie tak, ale wymaga to skomplikowanego oprogramowania lub dużo czasu ręcznie łącząc pliki.

Mikrofony asynchroniczne rejestrują ten sam dźwięk, ale nie są zorganizowane tak, aby robić to jednocześnie. Przykładem są smartfony, tablety i laptopy, z których wszystkie mają wbudowane mikrofony.

Element odległości pochodzi z tych asynchronicznych mikrofonów umieszczonych w różnych punktach pomieszczenia. Przykładowo, podczas spotkania odbywającego się w sali konferencyjnej, każdy z uczestników może wykorzystać swoje urządzenie do nagrywania spotkania. W rezultacie otrzymujemy asynchroniczne mikrofony odległe.

Jakie są wady używania asynchronicznych mikrofonów na odległość?

Asynchroniczne odległe mikrofony nagrywałyby każdą swoją wersję spotkania, dzięki czemu najbliższy mówca byłby najwyraźniejszy. Zapewniłoby to użyteczne nagranie audio dla każdej osoby, ale kwestie obejmowałyby wtedy:

  • Zebranie w jednym pliku najdokładniejszego dźwięku dla każdego mówcy
  • Wykorzystanie rozpoznawania mowy do ustalenia, kto mówi, może być uzależnione od jakości mikrofonu
  • Połączenie fragmentów audio zajęłoby dużo czasu, aby zrobić to ręcznie lub bardzo skomplikowane oprogramowanie do transkrypcji.

W 2019 roku Microsoft rozpoczął badania, aby przyjrzeć się wykorzystaniu asynchronicznych mikrofonów na odległość do transkrypcji spotkań. Badacze musieli użyć szerokiej gamy złożonych algorytmów AI i audio, aby stworzyć plik transkrypcji z dokładnością o 3% mniejszą niż w przypadku mikrofonów kierunkowych. Fakt, że było to przełomowe badanie przeprowadzone przez Microsoft, powinien podkreślić łatwość jego wykorzystania w świecie rzeczywistym.

Zobacz, co powiedzieli o nas nasi klienci!

Obsługujemy tysiące osób w każdym wieku, zawodzie i kraju. Kliknij komentarze lub przycisk poniżej, aby przeczytać więcej szczerych recenzji o nas.

Maricelly G.
Profesor
Czytaj więcej
Główną korzyścią dla mnie jest czas. Co za wspaniałe narzędzie dla mnie, teraz mogę wykonywać swoją pracę szybko i z jakością. Transkriptor jest naprawdę dobrym narzędziem dla badaczy, ponieważ musimy wykonać tego rodzaju zadanie i nie mamy dużo czasu na transkrypcję.
Jimena L.
Założyciel
Czytaj więcej
Wszystko jest bardzo dobre, nie jest drogie, dobry stosunek ceny do jakości, a do tego jest dość szybki. Duża precyzja w stosunku do czasów napisów i rozpoznawania słów. Trzeba było wprowadzić bardzo niewiele poprawek.
Jaqueline B.
Socjolog
Czytaj więcej
To, co najbardziej podobało mi się w transkryptorze, to wysoka dokładność. Dzięki łatwej w obsłudze platformie wystarczyło mi tylko wprowadzić poprawki interpunkcyjne
Poprzedni
Następny

Często Zadawane Pytania

Transkrypcja spotkań jest niezbędna dla dokładności, referencji i marketingu treści. Nie warto jednak spędzać godzin na ręcznym wypisywaniu pliku audio ze spotkania.

Jeśli potrzebujesz transkrypcji spotkania, daj oprogramowanie do transkrypcji spróbować. Są szybkie i łatwe w użyciu, a pierwsza transkrypcja jest darmowa.