Comment créer la transcription d'une réunion en 2023

Qu’est-ce qu’une transcription de réunion ?

Les transcriptions de réunion sont des enregistrements textuels de conversations orales au cours d’une réunion. Cependant, une transcription complète de la réunion doit inclure les orateurs et les horodatages pour faciliter les références.
Il existe 3 principaux types de transcription de réunion :

Qu’est-ce que la transcription éditée ?

Une transcription éditée est un script complet qui est ajusté pour la lisibilité. Cela inclut la correction de la grammaire et de l’orthographe et la suppression de l’argot ou des mots incomplets. Une transcription éditée peut être utile pour une réunion si vous devez présenter formellement le document écrit à l’avenir.

Qu’est-ce que la transcription textuelle ?

La transcription textuelle est une copie exacte de la réunion orale. Il comprend des pauses et des sons non verbaux (raclement de gorge, bruit de fond). Il n’y a pas beaucoup d’utilité pour une transcription complète d’une réunion textuelle, sauf si c’est dans un contexte juridique.
Une légère variation est une transcription non textuelle. Cela supprime les pauses et les sons non verbaux tout en conservant la même formulation.

Qu’est-ce que Intelligent Verbatim Transcription

Intelligent Verbatim transcriptions conservent le discours principal tout en supprimant les mots de remplissage, les répétitions, les mots non standard et les pauses. Il supprime les phrases hors sujet et les phrases interminables.
Le but d’une transcription Intelligent Verbatim est de conserver la voix de l’orateur tout en rendant le texte lisible. Il est utilisé dans les visioconférences et les événements liés aux affaires, car il peut être cité ou facilement converti en d’autres médias, tels qu’un script ou un article écrit.

Devriez-vous utiliser la transcription éditée ou la transcription textuelle ?

Intelligent Verbatim transcriptions sont les plus logiques dans la plupart des contextes professionnels, car elles fournissent une transcription facile à lire tout en conservant la voix et le sens des locuteurs. Si vous souhaitez utiliser une version plus fortement modifiée, vous pouvez le faire à l’avenir à partir du document de départ.

Pourquoi devriez-vous transcrire les réunions ?

La raison de faire des dictées de réunion est de garder une trace écrite des sujets de discussion. Cela s’explique par d’autres raisons, notamment :

• Si les participants n’ont pas besoin de prendre leurs propres notes pendant la réunion, ils peuvent se concentrer sur ce qui est discuté. En tant que telles, les transcriptions de réunion améliorent l’engagement.
• Pour faciliter le référencement.Si quelqu’un a besoin de se référer aux discussions de la réunion, une transcription est le moyen le plus simple de le faire. L’utilisation des notes d’une personne peut entraîner des erreurs si elle a mal écrit les informations.
• Pour gagner du temps.La génération de transcriptions de réunion permet aux participants de gagner du temps, car ils n’auront pas besoin de revoir un enregistrement plusieurs fois pour obtenir les informations dont ils ont besoin. Un document écrit est beaucoup plus facile à numériser.
• pour augmenter le retour sur investissement. Une réunion avec un orateur important peut coûter cher. Par conséquent, la prise d’une transcription signifie que les gens peuvent se concentrer davantage et que vous pouvez utiliser le document écrit pour le marketing afin d’améliorer les relations commerciales.

Comment pouvez-vous utiliser les transcriptions de réunion ?

Une transcription de réunion peut être une source d’informations pour les efforts de marketing destinés aux clients. Par exemple, si un groupe d’employés discute des changements ou des tendances de l’industrie, vous pouvez alors transformer la transcription en :

• Un article de blog
• Un script vidéo YouTube
• Un épisode de podcast
• Légendes pour les réseaux sociaux
YouTube sous-titres

Non seulement la transcription de la réunion vous permettra d’obtenir plusieurs éléments de contenu à partir du même document, mais elle vous aidera également à montrer votre expertise et à consolider votre autorité commerciale. Si vous créez de toute façon du contenu marketing, l’utilisation d’une transcription de réunion pour les informations peut vous faire gagner du temps, d’autant plus qu’elle peut être convertie dans la plupart de ces formulaires avec très peu d’édition.

Comment transcrire une réunion ?

Vous pouvez transcrire une réunion vous-même ou faire appel à l’un des services de transcription de réunion pour le faire à votre place. En fonction de votre vitesse de frappe et de votre capacité à retenir les informations, la transcription d’une réunion n’a pas besoin d’être un processus compliqué. Voici les étapes à suivre pour créer une transcription de réunion.

1. Enregistrez la réunion

La première étape consiste à obtenir un enregistrement de la réunion. Bien que vous puissiez essayer de prendre des notes au fur et à mesure que cela se produit, ce n’est pas une source d’information précise. La façon dont vous enregistrez la réunion dépendra de l’endroit où elle se déroule et du nombre d’intervenants.
Les options d’enregistrement sont les suivantes :

• Logiciel d’enregistrement d’écran et d’audio pour les réunions virtuelles
• Votre smartphone pour les réunions à petite échelle de quelques personnes
• Microphones multidirectionnels pour les grandes salles de conférence
• Logiciels dotés à la fois de fonctions d’enregistrement et de transcription.

Quelle que soit l’option que vous choisissez, assurez-vous de tester l’environnement d’enregistrement avant le début de la réunion. Il est important d’avoir une qualité audio claire lors de la conversion de la parole en texte . Enfin, assurez-vous d’avoir l’autorisation de tout le monde pour enregistrer la réunion.

2. Écoutez l’audio

Ensuite, transférez votre fichier audio sur un ordinateur si nécessaire. Écoutez le fichier dans son intégralité sans essayer de prendre des notes. Cela vous permet de déterminer s’il y a des problèmes ou des coupures audio. Vous devez vous familiariser avec le contenu du fichier avant de commencer à essayer de le transcrire.

3. Commencer la transcription

Écoutez l’audio une deuxième fois et commencez à transcrire. La façon la plus simple de le faire manuellement est de taper sans trop se soucier de la ponctuation et de l’orthographe. Lorsque vous remarquez un nouveau locuteur, ajoutez un saut de ligne pour le distinguer. Cette étape vous aidera à ajouter des horodatages plus tard.

4. Mettez de l’ordre dans votre transcription

Parcourez à nouveau le fichier audio pour améliorer votre transcription. Au cours de cette étape, vous devez vérifier les mots inexacts et viser à ce que les sections soient divisées par l’orateur. Bien que vous n’ayez pas encore besoin d’ajouter des noms, vous devriez au moins avoir des blocs de texte précis pour chacun. Une fois que vous avez fait cela, parcourez le fichier texte sans l’audio et commencez à modifier la grammaire et l’orthographe. L’étendue de cette étape dépend du type de transcription que vous souhaitez, mais les mots doivent être orthographiés correctement, et il doit y avoir des points et des majuscules où vous pensez que les phrases changent.

5. Ajouter des haut-parleurs et des horodatages

Si vous êtes satisfait de la qualité de la transcription de votre réunion, vous pouvez réécouter l’audio et commencer à ajouter des horodatages et des intervenants. Pour ce faire, mettez la vidéo en pause chaque fois qu’une nouvelle personne commence à parler et ajoutez les détails suivants :
[heure :minute :seconde] [orateur] : (Discours)
Une fois que vous avez fait cela, vous devriez avoir une transcription complète et précise de la réunion.

6. Convertir en résumé court

La transcription d’une réunion est différente d’un procès-verbal de réunion. Alors qu’une transcription est un fichier textuel, le procès-verbal est un enregistrement des points principaux. Donc, si vous voulez des minutes à la place, parcourez le fichier texte en sélectionnant :

• Questions soulevées
• Suggestions
• Points d’action
• Des résultats décidés
• Délais

Cela est beaucoup plus facile une fois que vous avez une transcription précise de la réunion, par opposition à travailler directement à partir du fichier audio .

Est-il possible de créer des transcriptions en direct de réunions Teams ?

Oui, il est possible de transcrire une réunion à l’aide d’un outil de transcription ou d’une transcription manuelle. Les gens utilisent des outils ou des agences pour transcrire des webinaires, des réunions Microsoft Teams et Zoom , des entretiens et bien plus encore. Il existe de nombreuses options parmi lesquelles choisir pour un service de transcription. Il existe des applications mobiles à la fois sur Android et iOS, des applications Web et des agences de transcription.
Lorsque vous choisissez un service de transcription, vous devez tenir compte de quelques facteurs tels que les plans tarifaires, la précision et la vitesse. Les caractéristiques du service sont également importantes. Par exemple, certains services peuvent effectuer une transcription en temps réel, disposer de divers outils, intégrations et fonctionnalités.

Est-il possible de transcrire automatiquement les réunions ?

La transcription audio manuelle est un processus de longue haleine et ne garantit pas toujours les niveaux de précision requis pour respecter les transcriptions. Une alternative consiste à utiliser un logiciel de transcription automatique, tel que Transkriptor .

1. Créez un enregistrement audio de la réunion.
2. Téléchargez-le dans le logiciel de transcription de réunion et laissez-le se convertir.
3. Une fois l’opération terminée, vous recevrez une notification et une liste de tâches vous sera fournie.
4. Il s’agit notamment de vérifier l’exactitude du fichier texte et de l’éditer si nécessaire. Complétez-les avant de finaliser le fichier.
5. Après l’édition, téléchargez le fichier texte dans le format de votre choix.

L’avantage de l’utilisation d’une plateforme de transcription automatique est qu’elle élimine une grande partie du travail répétitif de transcription.

Qu’est-ce qu’un exemple de format de transcription de réunion ?

Bien que la longueur et la complexité de la transcription de votre réunion varient, voici un exemple de transcription Intelligent Verbatim typique.

[00 :00 :10 Steve] : Bienvenue à tous. J’espère que vous avez tous passé un bon week-end. Il semble que ce soit le bon moment pour faire le point sur le déploiement du nouveau logiciel.

[00 :00 :40 Becky] : Nous sommes actuellement sur la bonne voie pour le déploiement à la fin du mois, mais nous avons rencontré quelques problèmes d’interface utilisateur. Je vais laisser Ben expliquer parce que c’est lui qui s’en occupe.

[00 :01 :04 Ben] : Merci, Becky. Donc, le problème que nous rencontrons maintenant est que l’accès aux paramètres du compte oblige l’utilisateur à se déconnecter. Nous ne pouvons pas tout à fait...

[00 :01 :20 Steve] : Cela semble être un gros problème d’avoir un développement aussi tardif. Est-ce lié à autre chose ou s’agit-il d’un problème isolé ?

[00 :01 :34 Ben] : Pour autant que nous puissions en juger, c’est isolé. Aucune autre fonctionnalité ou menu n’a été buggé lors des tests du produit, nous pensons donc qu’il s’agit d’un problème relativement nouveau depuis que nous avons implémenté la dernière mise à jour de conception. La raison pour laquelle cela a causé un bogue est actuellement inconnue, mais c’est la joie du développement de logiciels, n’est-ce pas ?

[00 :02 :01 Steve] : Oui, c’est vrai. Eh bien, Becky, je pense que cela doit être une priorité absolue pour la semaine, car nous ne devrions pas chercher à mettre en œuvre d’autres changements tant que cela n’a pas été résolu. Je vous laisse le soin de vous organiser, mais je pense que nous devrions mettre toutes les personnes disponibles sur ce projet parce que ce sera un retard important. On se retrouvera à la fin de la semaine, d’accord ?

[00 :02 :43 Becky] : C’est bien, merci, Steve. Je vais demander à Ben de se coordonner avec les autres informaticiens pour voir ce que nous pouvons faire à ce sujet dès que possible.

Quels sont les inconvénients de l’utilisation de microphones distants asynchrones ?

• Rassembler l’audio le plus précis pour chaque haut-parleur dans un seul fichier
• L’utilisation de la reconnaissance vocale pour déterminer qui parle peut être influencée par la qualité du microphone
• Tricoter les extraits audio ensemble prendrait beaucoup de temps à faire manuellement ou avec un logiciel de transcription très complexe

En 2019, Microsoft a lancé une étude sur l’utilisation de microphones distants asynchrones pour les transcriptions de réunions. Les chercheurs ont dû utiliser un large éventail d’algorithmes AI et audio complexes pour produire un fichier de transcription avec une précision inférieure de 3 % à celle des microphones directionnels. Le fait qu’il s’agisse d’une étude de pointe réalisée par Microsoft devrait mettre en évidence sa facilité d’utilisation dans le monde réel.

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