Comment créer une transcription de réunion en 2022

La transcription d’une réunion est le moyen le plus simple d’enregistrer ce qui a été discuté pendant la réunion. Si la méthode traditionnelle consistait à rédiger la transcription manuellement, la technologie vous permet d’automatiser ce processus.

Vous trouverez ci-dessous le guide pratique ultime sur la transcription des réunions. Vous apprendrez ce qu’ils sont, pourquoi ils sont importants et comment transcrire vos réunions à l’avenir.

Que sont les transcriptions de réunion ?

Les transcriptions de réunion sont des enregistrements textuels des conversations orales pendant une réunion. Cependant, une transcription complète de la réunion devrait inclure les intervenants et les horodatages pour faciliter les références.

Il existe 3 principaux types de transcription de réunions :

1. Qu’est-ce que la transcription éditée

Une transcription éditée est un script complet qui est ajusté pour la lisibilité. Il s’agit notamment de corriger la grammaire et l’orthographe et de supprimer l’argot ou les mots incomplets. Une transcription éditée peut être utile pour une réunion si vous devez présenter formellement le document écrit à l’avenir.

2. Qu’est-ce que la transcription intégrale ?

La transcription verbatim est une copie exacte de la réunion orale. Il comprend des pauses et des sons non verbaux (raclement de gorge, bruit de fond). Il n’est pas très utile d’avoir une transcription intégrale d’une réunion, sauf dans un contexte juridique.

Une légère variation est une transcription non-verbatim. Cela permet de supprimer les pauses et les sons non verbaux tout en conservant le même libellé. 

3. Qu’est-ce que la transcription intelligente du verbatim ?

Les transcriptions mot à mot intelligentes conservent l’essentiel du discours tout en supprimant les mots de remplissage, les répétitions, les mots non standard et les pauses. Il supprime les phrases hors sujet et les phrases interminables.

L’objectif d’une transcription verbatim intelligente est de conserver la voix de l’orateur tout en rendant le texte lisible. Il est utilisé dans le monde des affaires car il peut être cité ou facilement converti en d’autres médias, tels qu’un script ou un article écrit.

Devriez-vous utiliser la transcription éditée ou la transcription verbatim ?

L’option la plus logique dans la plupart des contextes professionnels est la transcription intelligente du verbatim. Si vous souhaitez utiliser une version plus fortement éditée, vous pourrez le faire à l’avenir à partir du document de départ. C’est à vous de décider du degré d’édition que vous souhaitez pour la transcription, en fonction du contexte.


un lieu de réunion


Pourquoi devriez-vous transcrire des réunions ?

La raison de transcrire les réunions est de garder une trace écrite des sujets de discussion.. Ceci alimente d’autres raisons, notamment :

  • Pour augmenter la concentration. Si les participants n’ont pas besoin de prendre leurs propres notes pendant la réunion, ils peuvent se concentrer sur ce qui est discuté. En tant que telles, les transcriptions des réunions améliorent l’engagement.
  • Pour faciliter le référencement. Si quelqu’un a besoin de se référer aux discussions de la réunion, une transcription est le moyen le plus simple de le faire. L’utilisation des notes de quelqu’un peut entraîner des erreurs si l’information est mal écrite.
  • Pour gagner du temps. La transcription des réunions permet aux participants de gagner du temps car ils n’auront pas besoin de revoir plusieurs fois un enregistrement pour obtenir les informations dont ils ont besoin. Un document écrit est beaucoup plus facile à parcourir.
  • Pour augmenter le retour sur investissement. Une réunion avec un orateur important peut être coûteuse. Par conséquent, la prise d’une transcription permet aux gens de se concentrer davantage, et vous pouvez utiliser le document écrit pour le marketing afin d’améliorer les relations commerciales.

Comment utiliser les transcriptions de réunions ?

La transcription d’une réunion peut être une source d’informations pour les efforts de marketing orientés vers le client. Par exemple, si un groupe d’employés discute des changements ou des tendances du secteur, vous pouvez transformer la transcription en.. :

  • Un article de blog
  • Un script de vidéo YouTube
  • Un épisode de podcast
  • Légendes dans les médias sociaux

Non seulement la transcription des réunions vous permettra d’obtenir plusieurs éléments de contenu à partir d’un même document, mais elle vous aidera également à montrer votre expertise et à consolider l’autorité de votre entreprise.

Si vous créez de toute façon du contenu marketing, l’utilisation d’une transcription de réunion pour obtenir des informations peut vous faire gagner du temps, d’autant plus qu’elle peut être convertie en la plupart de ces formulaires avec très peu d’édition.

Comment prendre et transcrire le procès-verbal d’une réunion

En fonction de votre vitesse de frappe et de votre capacité à retenir les informations, la transcription d’une réunion ne doit pas être un processus compliqué. Voici les étapes à suivre pour créer une transcription de réunion.

1. Enregistrer la réunion

La première étape consiste à obtenir un enregistrement de la réunion. Vous pouvez essayer de prendre des notes pendant que cela se passe, mais ce n’est pas une source d’information précise. La manière d’enregistrer la réunion dépendra du lieu où elle se déroule et du nombre d’intervenants.

Les options d’enregistrement comprennent :

  • Logiciel d’enregistrement d’écran et d’audio pour les réunions virtuelles
  • Votre smartphone pour les réunions à petite échelle de quelques personnes
  • Microphones multidirectionnels pour les grandes salles de conférence

Quelle que soit l’option choisie, veillez à en tester la qualité avant le début de la réunion. Vous devez vous assurer que vous avez réglé tous les problèmes à l’avance afin qu’ils ne vous gênent pas. En outre, la qualité audio détermine la précision de la transcription de votre réunion.

Enfin, assurez-vous que vous avez l’autorisation de tous les participants pour enregistrer la réunion.

2. Écoutez l’audio

Ensuite, transférez votre fichier audio sur un ordinateur si nécessaire. Écoutez complètement le fichier sans essayer de prendre des notes. Cela vous permet de déterminer s’il y a des problèmes ou des pertes audio. Vous devez vous familiariser avec le contenu du fichier avant de commencer à essayer de le transcrire.

3. Commencez la transcription

Écoutez l’audio une deuxième fois et commencez à le transcrire. La façon la plus simple de procéder manuellement est de taper sans trop se soucier de la ponctuation et de l’orthographe. Lorsque vous remarquez un nouvel intervenant, ajoutez un saut de ligne pour le distinguer. Cette étape vous aidera à ajouter des horodateurs plus tard.

4. Mettez de l’ordre dans votre transcription

Relisez le fichier audio pour améliorer votre transcription. Au cours de cette étape, vous devez vérifier l’absence de mots erronés et faire en sorte que les sections soient séparées par locuteur. Si vous n’êtes pas encore obligé d’ajouter les noms, vous devez au moins disposer de blocs de texte précis pour chacun d’entre eux.

Une fois que vous avez fait cela, parcourez le fichier texte sans le son et commencez à corriger la grammaire et l’orthographe. L’étendue de cette étape dépend du type de transcription que vous souhaitez, mais les mots doivent être orthographiés correctement, et il doit y avoir des points et des majuscules là où vous pensez que les phrases changent.

5. Ajouter des intervenants et des horodateurs

Si vous êtes satisfait de la qualité de la transcription de votre réunion, vous pouvez réécouter l’audio et commencer à ajouter les horodatages et les intervenants. Pour ce faire, mettez la vidéo en pause chaque fois qu’une nouvelle personne commence à parler et ajoutez les détails suivants :

[hour:minute:second] [speaker]: (Discours)

Après avoir fait cela, vous devriez avoir une transcription complète et précise de la réunion.

6. Convertir en résumé

Une transcription de réunion est différente d’un procès-verbal de réunion. Alors qu’une transcription est un fichier verbatim, le procès-verbal est un enregistrement des points principaux. Donc, si vous voulez plutôt des minutes, parcourez le fichier texte en choisissant :

  • Questions soulevées
  • Suggestions
  • Points d’action
  • Résultats décidés
  • Dates limites

Cela est beaucoup plus facile lorsque vous disposez d’une transcription précise de la réunion, plutôt que de travailler directement à partir du fichier audio.

Alternative à la transcription manuelle

La transcription manuelle est un processus long et fastidieux qui ne garantit pas toujours le niveau de précision requis pour les transcriptions de réunions. Une autre solution consiste à utiliser un logiciel de transcription automatique, tel que Transkriptor.

Voici comment cela fonctionne :

  1. Créez un enregistrement audio de la réunion.
  2. Téléchargez-le dans le logiciel de transcription automatique et laissez-le convertir.
  3. Une fois l’opération terminée, vous en serez informé et vous recevrez une liste de tâches à accomplir.
  4. Il s’agit notamment de vérifier le fichier texte et de le modifier pour le rendre plus précis, si nécessaire. Complétez-les avant de finaliser le dossier.
  5. Après l’édition, téléchargez le fichier texte dans le format de votre choix.

L’avantage de l’utilisation d’une plateforme de transcription automatique est qu’elle supprime une grande partie du travail répétitif de transcription.

Qu’est-ce qu’un exemple de transcription de réunion ?

Bien que la longueur et la complexité de la transcription de votre réunion varient, voici un exemple de transcription verbatim intelligente typique.

[00:00:10 Steve]:       Bienvenue, tout le monde. J’espère que vous avez tous passé un bon week-end. Le moment semble bien choisi pour faire le point sur l’état d’avancement du déploiement du nouveau logiciel.

[00:00:40 Becky]:      Nous sommes actuellement en bonne voie pour déployer le système à la fin du mois, mais nous avons rencontré quelques problèmes d’interface utilisateur. Je vais laisser Ben s’expliquer car c’est lui qui s’occupe de ça.

[00:01:04 Ben]:         Merci, Becky. Le problème que nous rencontrons actuellement est que l’accès aux paramètres du compte oblige l’utilisateur à se déconnecter. On ne peut pas tout à fait…

[00:01:20 Steve]:       Cela semble être un gros problème à avoir si tard dans le développement. Est-ce lié à quelque chose d’autre, ou est-ce un problème isolé ?

[00:01:34 Ben]:         Pour autant qu’on puisse dire, c’est isolé. Aucune autre fonctionnalité ou menu n’a présenté de problème pendant les tests du produit, nous pensons donc qu’il s’agit d’un problème relativement nouveau depuis que nous avons mis en œuvre la dernière mise à jour de la conception. La raison pour laquelle il a provoqué un bogue est actuellement inconnue, mais c’est la joie du développement de logiciels, non ?

[00:02:01 Steve]:       Oui, c’est vrai. Eh bien, Becky, je pense que cela doit être une priorité absolue pour la semaine, car nous ne devrions pas chercher à mettre en œuvre d’autres changements jusqu’à ce que cela ait été résolu. Je vous laisse le soin de l’organiser, mais je pense que nous devrions mettre toutes les personnes disponibles sur le coup, car cela entraînera un retard important. On se retrouve à la fin de la semaine, d’accord ?

[00:02:43 Becky]:      C’est bien, merci, Steve. Je vais demander à Ben de se coordonner avec les autres informaticiens pour voir ce que nous pouvons faire à ce sujet dès que possible.


une table de réunion


Pouvez-vous transcrire des réunions en utilisant des microphones distants asynchrones ?

Techniquement, oui, mais cela nécessite un logiciel complexe ou beaucoup de temps pour combiner manuellement les fichiers.

Les microphones asynchrones enregistrent le même son mais ne sont pas organisés pour le faire simultanément. Les exemples incluent les smartphones, les tablettes et les ordinateurs portables, qui ont tous des microphones intégrés.

L’élément de distance provient de ces microphones asynchrones situés en différents points de la pièce. Par exemple, lors d’une réunion qui se déroule dans une salle de réunion, chaque participant peut utiliser son appareil pour enregistrer la réunion. Il en résulte des microphones distants asynchrones.

Quels sont les inconvénients de l’utilisation de microphones distants asynchrones ?

Des microphones distants asynchrones enregistreraient chacun leur version de la réunion, rendant l’orateur le plus proche le plus clair. Cela permettrait de disposer d’un enregistrement audio utilisable pour chaque personne, mais les problèmes se poseraient alors :

  • Rassembler les données audio les plus précises de chaque intervenant dans un seul fichier.
  • L’utilisation de la reconnaissance vocale pour déterminer qui parle peut être affectée par la qualité du microphone.
  • Tricoter les extraits audio ensemble prendrait beaucoup de temps à faire manuellement ou avec un logiciel de transcription très complexe.

En 2019, Microsoft a lancé une étude pour examiner l’utilisation de microphones distants asynchrones pour la transcription des réunions. Les chercheurs ont dû utiliser un large éventail d’algorithmes complexes d’IA et d’audio pour produire un fichier de transcription avec une précision inférieure de 3 % à celle des microphones directionnels. Le fait qu’il s’agisse d’une étude de pointe réalisée par Microsoft devrait mettre en évidence sa facilité d’utilisation dans le monde réel.

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Maricelly G.
Professeur
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Le principal avantage pour moi est le temps. Quel excellent outil pour moi, maintenant je peux faire mon travail rapidement et avec qualité. Transkriptor est un très bon outil pour les chercheurs, car nous devons faire ce genre de tâche et nous n'avons pas beaucoup de temps pour la transription.
Jiména L.
Fondateur
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Tout est très bon, ce n'est pas cher, bon rapport qualité prix, et c'est aussi assez rapide. Grande précision par rapport aux temps des sous-titres et dans la reconnaissance des mots. Très peu de corrections ont dû être apportées.
Jaqueline B.
Sociologue
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Ce que j'ai le plus aimé à propos de transkryptor, c'est sa grande précision. Avec une plateforme facile à utiliser, je n'avais qu'à faire des ajustements de ponctuation
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Questions fréquemment posées

La transcription des réunions est nécessaire pour la précision, la référence et le marketing de contenu. Cependant, il ne vaut pas la peine de passer des heures à rédiger manuellement le fichier audio d’une réunion.

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