Come creare la trascrizione di una riunione nel 2023

Che cos'è la trascrizione di una riunione?

Le trascrizioni delle riunioni sono registrazioni di testo delle conversazioni vocali durante una riunione. Tuttavia, una trascrizione completa della riunione dovrebbe includere relatori e timestamp per facilitare i riferimenti.
Esistono 3 tipi principali di trascrizione delle riunioni:

Che cos'è la trascrizione modificata

Una trascrizione modificata è uno script completo che viene adattato per la leggibilità. Ciò include la correzione della grammatica e dell'ortografia e la rimozione di parole gergali o incomplete. Una trascrizione modificata può essere utile per una riunione se è necessario presentare formalmente il documento scritto in futuro.

Che cos'è la trascrizione letterale

La trascrizione letterale è una copia esatta dell'incontro parlato. Include pause e suoni non verbali (schiarirsi la gola, rumore di fondo). Non c'è molta utilità per una trascrizione completa di una riunione letterale, a meno che non sia in un contesto legale.
Una leggera variazione è una trascrizione non letterale. In questo modo si eliminano le pause e i suoni non verbali, mantenendo invariata la formulazione.

Che cos'è Intelligent Verbatim trascrizione

Intelligent Verbatim trascrizioni mantengono il discorso principale mentre eliminano le parole di riempimento, le ripetizioni, le parole non standard e le pause. Rimuove le frasi fuori tema e run-on.
Lo scopo di una trascrizione Intelligent Verbatim è quello di mantenere la voce dell'oratore rendendo il testo leggibile. Viene utilizzato nelle videoconferenze e negli eventi aziendali perché può essere citato o facilmente convertito in altri media, come uno script o un articolo scritto.

Dovresti usare la trascrizione modificata o la trascrizione letterale?

Intelligent Verbatim trascrizioni hanno più senso nella maggior parte dei contesti aziendali perché forniscono una trascrizione di facile lettura pur mantenendo la voce e il significato degli oratori. Se si desidera utilizzare una versione modificata in modo più approfondito, è possibile eseguire questa operazione in futuro dal documento iniziale.

Perché trascrivere le riunioni?

Il motivo per fare dettati alle riunioni è quello di tenere un registro scritto degli argomenti di discussione. Questo alimenta altri motivi, tra cui:

• Per aumentare la concentrazione.Se i partecipanti non hanno bisogno di prendere appunti durante la riunione, possono concentrarsi su ciò di cui si sta discutendo. In quanto tali, le trascrizioni delle riunioni migliorano il coinvolgimento.
• Per facilitare il riferimento.Se qualcuno ha bisogno di fare riferimento alle discussioni della riunione, una trascrizione è il modo più semplice per farlo. L'uso degli appunti di qualcuno potrebbe causare errori se ha scritto informazioni in modo errato.
• Per risparmiare tempo.La generazione di trascrizioni di riunioni consente ai partecipanti di risparmiare tempo perché non dovranno rivedere una registrazione più volte per ottenere le informazioni di cui hanno bisogno. Un documento scritto è molto più facile da scansionare.
• Per aumentare il ROI. Un incontro con un oratore importante può essere costoso. Pertanto, prendere una trascrizione significa che le persone possono concentrarsi di più e puoi utilizzare il documento scritto per il marketing per migliorare le connessioni commerciali.

Come puoi utilizzare le trascrizioni delle riunioni?

Una trascrizione di una riunione può essere una fonte di informazioni per le attività di marketing rivolte ai clienti. Ad esempio, se un gruppo di dipendenti discute di cambiamenti o tendenze del settore, è possibile trasformare la trascrizione in:

• Un post sul blog
• Una sceneggiatura video YouTube
• Un episodio del podcast
• Didascalie per i social media
YouTube sottotitoli

La trascrizione della riunione non solo ti consentirà di ottenere più contenuti dallo stesso documento, ma ti aiuterà anche a mostrare competenza e a consolidare la tua autorità aziendale. Se stai comunque creando contenuti di marketing, l'utilizzo di una trascrizione di una riunione per le informazioni può far risparmiare tempo, soprattutto perché potrebbe essere convertita nella maggior parte di questi moduli con pochissime modifiche.

Come faccio a trascrivere una riunione?

Puoi trascrivere tu stesso una riunione o assumere uno dei servizi di trascrizione delle riunioni per farlo per te. A seconda della velocità di digitazione e della capacità di conservare le informazioni, la trascrizione di una riunione non deve essere un processo complicato. Di seguito sono riportati i passaggi per creare una trascrizione di una riunione.

1. Registrare la riunione

Il primo passo è ottenere una registrazione della riunione. Anche se potresti provare a prendere appunti mentre sta accadendo, questa non è una fonte accurata di informazioni. Il modo in cui registri la riunione dipenderà dal luogo in cui si svolge e dal numero di relatori.
Le opzioni di registrazione includono:

• Software di registrazione dello schermo e dell'audio per riunioni virtuali
• Il tuo smartphone per riunioni su piccola scala di poche persone
• Microfoni multidirezionali per sale riunioni di grandi dimensioni
• Software che hanno sia funzioni di registrazione che di trascrizione.

Qualunque sia l'opzione scelta, assicurarsi di testare l'ambiente di registrazione prima dell'inizio della riunione. È importante avere una qualità audio chiara quando si converte il parlato in testo . Infine, assicurati di avere l'autorizzazione di tutti per registrare la riunione.

2. Ascolta l'audio

Quindi, trasferisci il tuo file audio su un computer, se necessario. Ascolta completamente il file senza cercare di prendere appunti. In questo modo è possibile determinare se ci sono problemi o interruzioni dell'audio. Ti consigliamo di acquisire familiarità con il contenuto del file prima di iniziare a provare a trascrivere.

3. Inizia la trascrizione

Ascolta l'audio una seconda volta e inizia a trascrivere. Il modo più semplice per farlo manualmente è digitare senza preoccuparsi troppo della punteggiatura e dell'ortografia. Quando noti un nuovo altoparlante, aggiungi un'interruzione di riga per distinguerlo. Questo passaggio ti aiuterà ad aggiungere timestamp in un secondo momento.

4. Riordina la tua trascrizione

Esamina di nuovo il file audio per migliorare la trascrizione. Durante questo passaggio, dovresti verificare la presenza di parole imprecise e cercare di interrompere le sezioni da parte dell'oratore. Anche se non è ancora necessario aggiungere i nomi, per lo meno dovresti avere blocchi di testo accurati per ciascuno. Una volta fatto questo, esamina il file di testo senza l'audio e inizia a modificare la grammatica e l'ortografia. L'entità di questo passaggio dipende dal tipo di trascrizione che si desidera, ma le parole devono essere scritte correttamente e ci devono essere punti e lettere maiuscole in cui si pensa che le frasi cambino.

5. Aggiungi altoparlanti e timestamp

Se sei soddisfatto della qualità della trascrizione della riunione, puoi ascoltare di nuovo l'audio e iniziare ad aggiungere timestamp e relatori. Per fare ciò, metti in pausa il video ogni volta che una nuova persona inizia a parlare e aggiungi i seguenti dettagli:
[ora:minuto:secondo] [oratore]: (Discorso)
Dopo aver fatto questo, dovresti avere una trascrizione completa e accurata della riunione.

6. Converti in breve riassunto

La trascrizione delle riunioni è diversa dai verbali delle riunioni. Mentre una trascrizione è un file letterale, i verbali sono una registrazione dei punti principali. Quindi, se invece vuoi dei minuti, esamina il file di testo scegliendo:

• Questioni sollevate
• Suggerimenti
• Punti d'azione
• Risultati decisi
• Scadenze

Farlo è molto più semplice una volta che hai una trascrizione accurata della riunione, invece di lavorare direttamente dal file audio .

È possibile creare trascrizioni in tempo reale delle riunioni di Teams?

Sì, è possibile trascrivere una riunione con uno strumento di trascrizione o con la trascrizione manuale. Le persone utilizzano strumenti o agenzie per trascrivere webinar, riunioni di Microsoft Teams e Zoom , interviste e molto altro. Ci sono molte opzioni tra cui scegliere per un servizio di trascrizione. Ci sono app mobili sia su Android che su iOS, app web e agenzie di trascrizione.
Quando scegli un servizio di trascrizione, dovresti considerare alcuni fattori come i piani tariffari, l'accuratezza e la velocità. Anche le caratteristiche del servizio sono importanti. Ad esempio, alcuni servizi possono eseguire la trascrizione in tempo reale, avere vari strumenti, integrazioni e funzionalità.

È possibile trascrivere automaticamente le riunioni?

La trascrizione manuale dell'audio è un processo lungo e non sempre garantisce i livelli di accuratezza richiesti nelle trascrizioni delle riunioni. Un'alternativa è utilizzare un software di trascrizione automatica, come Transkriptor .

1. Crea una registrazione audio della riunione.
2. Caricalo nel software di trascrizione delle riunioni e lascialo convertire.
3. Una volta terminato, riceverai una notifica e ti verrà fornito un elenco di attività.
4. Questi includono il controllo del file di testo e la modifica per verificarne l'accuratezza, se necessario. Completali prima di finalizzare il file.
5. Dopo la modifica, scarica il file di testo nel formato scelto.

Il vantaggio dell'utilizzo di una piattaforma di trascrizione automatica è che elimina gran parte del lavoro ripetitivo della trascrizione.

Che cos'è un esempio di formato di trascrizione di una riunione?

Anche se la lunghezza e la complessità della trascrizione della riunione possono variare, ecco un esempio di una tipica trascrizione Intelligent Verbatim .

[00:00:10 Steve]: Benvenuti a tutti. Spero che abbiate passato un buon fine settimana. Ora sembra un buon momento per recuperare il ritardo con il lancio del nuovo software.

[00:00:40 Becky]: Al momento siamo sulla buona strada per il lancio alla fine del mese, ma abbiamo riscontrato alcuni problemi con l'interfaccia utente. Lascerò che sia Ben a spiegarmelo perché è stato lui ad occuparsi di questo.

[00:01:04 Ben]: Grazie, Becky. Quindi, il problema che stiamo riscontrando ora è che l'accesso alle impostazioni dell'account costringe l'utente a disconnettersi. Non possiamo del tutto-

[00:01:20 Steve]: Sembra un grosso problema avere così tardi nello sviluppo. È legato a qualcos'altro o è un problema isolato?

[00:01:34 Ben]: Per quanto ne sappiamo, è isolato. Nessun'altra funzionalità o menu è stato buggato durante i test del prodotto, quindi riteniamo che questo sia un problema relativamente nuovo da quando abbiamo implementato l'ultimo aggiornamento del design. Il motivo per cui ha causato un bug è attualmente sconosciuto, ma questa è la gioia dello sviluppo software, giusto?

[00:02:01 Steve]: Sì, è vero. Bene, Becky, penso che questa debba essere una priorità assoluta per la settimana, poiché non dovremmo cercare di implementare ulteriori cambiamenti fino a quando questo non sarà stato risolto. Lascio a voi il compito di organizzare, ma penso che dovremmo mettere tutte le persone disponibili su questo perché sarà un grande ritardo. Ci rivedremo alla fine della settimana, ok?

[00:02:43 Becky]: Va bene, grazie, Steve. Chiederò a Ben di coordinarsi con gli altri ragazzi dell'IT per vedere cosa possiamo fare al più presto.

Quali sono gli svantaggi dell'utilizzo di microfoni distanti asincroni?

• Raccolta dell'audio più accurato per ogni altoparlante in un unico file
• L'utilizzo del riconoscimento vocale per capire chi sta parlando può essere influenzato dalla qualità del microfono
• Unire gli estratti audio richiederebbe molto tempo per essere eseguito manualmente o con un software di trascrizione molto complesso

Nel 2019 Microsoft avviato uno studio per esaminare l'utilizzo di microfoni asincroni distanti per le trascrizioni delle riunioni. I ricercatori hanno dovuto utilizzare un'ampia gamma di algoritmi AI e audio complessi per produrre un file di trascrizione con una precisione inferiore del 3% rispetto ai microfoni direzionali. Il fatto che si tratti di uno studio all'avanguardia condotto da Microsoft dovrebbe evidenziare la sua facilità d'uso nel mondo reale.

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