Come creare la trascrizione di una riunione nel 2022

La trascrizione di una riunione è il modo più semplice per registrare ciò che è stato discusso durante la riunione. Sebbene il metodo tradizionale fosse quello di scrivere la trascrizione manualmente, la tecnologia consente di automatizzare questo processo.

Di seguito è riportata la guida definitiva alla trascrizione delle riunioni. Imparerete cosa sono, perché sono importanti e come trascrivere le vostre riunioni in futuro.

Cosa sono le trascrizioni delle riunioni?

Le trascrizioni delle riunioni sono registrazioni di testo delle conversazioni parlate durante una riunione. Tuttavia, una trascrizione completa della riunione dovrebbe includere gli oratori e i timestamp per facilitare i riferimenti.

Esistono 3 tipi principali di trascrizione di riunioni:

1. Che cos’è la trascrizione modificata

Una trascrizione modificata è un testo completo che viene adattato per la leggibilità. Questo include la correzione della grammatica e dell’ortografia e l’eliminazione di parole gergali o incomplete. Una trascrizione modificata può essere utile per una riunione, nel caso in cui si debba presentare formalmente il documento scritto in futuro.

2. Che cos’è la trascrizione verbale

La trascrizione verbale è una copia esatta dell’incontro parlato. Include pause e suoni non verbali (schiarimento della gola, rumore di fondo). Non è molto utile la trascrizione integrale di una riunione, a meno che non si tratti di un contesto legale.

Una leggera variazione è una trascrizione non veritiera. In questo modo si eliminano le pause e i suoni non verbali, mantenendo inalterato il testo. 

3. Che cos’è la trascrizione verbale intelligente

Le trascrizioni verbatim intelligenti conservano il discorso principale, eliminando le parole di riempimento, le ripetizioni, le parole non standard e le pause. Rimuove le frasi fuori tema e quelle ripetute.

Lo scopo di una trascrizione verbatim intelligente è quello di mantenere la voce dell’oratore rendendo il testo leggibile. Viene utilizzato negli affari perché può essere citato o facilmente convertito in altri media, come una sceneggiatura o un articolo scritto.

Dovete usare la trascrizione modificata o la trascrizione verbatim?

L’opzione più logica nella maggior parte dei contesti aziendali è la trascrizione integrale intelligente. Sebbene si voglia utilizzare una versione più modificata, è possibile farlo in futuro dal documento di partenza. È vostro compito decidere quanto pesantemente modificare la trascrizione, a seconda del contesto.


un luogo per le riunioni


Perché trascrivere le riunioni?

La ragione per trascrivere le riunioni è quella di mantenere una registrazione scritta degli argomenti di discussione.. Ciò si riflette in altre ragioni, tra cui:

  • Per aumentare la concentrazione. Se i partecipanti non devono prendere appunti durante la riunione, possono concentrarsi su ciò che viene discusso. Pertanto, le trascrizioni delle riunioni migliorano il coinvolgimento.
  • Per facilitare i riferimenti. Se qualcuno ha bisogno di fare riferimento alle discussioni della riunione, la trascrizione è il modo più semplice per farlo. L’utilizzo degli appunti di qualcuno potrebbe causare errori se le informazioni sono state scritte in modo errato.
  • Per risparmiare tempo. La generazione di trascrizioni delle riunioni fa risparmiare tempo ai partecipanti, che non devono rivedere più volte una registrazione per ottenere le informazioni di cui hanno bisogno. Un documento scritto è molto più facile da scorrere.
  • Per aumentare il ROI. Un incontro con un oratore importante può essere costoso. Pertanto, la trascrizione significa che le persone possono concentrarsi maggiormente e che è possibile utilizzare il documento scritto per il marketing e migliorare le connessioni commerciali.

Come si possono usare le trascrizioni delle riunioni?

La trascrizione di una riunione può essere una fonte di informazioni per le attività di marketing rivolte ai clienti. Ad esempio, se un gruppo di dipendenti discute dei cambiamenti o delle tendenze del settore, si può trasformare la trascrizione in un documento di marketing:

  • Un post sul blog
  • Una sceneggiatura video di YouTube
  • Un episodio del podcast
  • Didascalie dei social media

La trascrizione delle riunioni non solo vi permetterà di ottenere più contenuti dallo stesso documento, ma vi aiuterà anche a dimostrare la vostra competenza e a consolidare l’autorità della vostra azienda.

Se state comunque creando contenuti di marketing, utilizzare la trascrizione di una riunione per ottenere informazioni può farvi risparmiare tempo, soprattutto perché potrebbe essere convertita nella maggior parte di questi moduli con pochissime modifiche.

Come redigere e trascrivere il verbale di una riunione

A seconda della velocità di battitura e della capacità di trattenere le informazioni, la trascrizione di una riunione non deve essere un processo complicato. Ecco i passaggi per creare la trascrizione di una riunione.

1. Registrazione della riunione

Il primo passo è ottenere una registrazione della riunione. Sebbene si possa provare a prendere appunti mentre accade, questo non è una fonte di informazioni accurata. Le modalità di registrazione della riunione dipendono dal luogo in cui si svolge e dal numero di oratori.

Le opzioni di registrazione includono:

  • Software di registrazione dello schermo e dell’audio per riunioni virtuali
  • Il vostro smartphone per riunioni su piccola scala di poche persone
  • Microfoni multidirezionali per le sale riunioni più grandi

Qualunque sia l’opzione scelta, assicuratevi di testare la qualità prima dell’inizio della riunione. Dovete assicurarvi di aver risolto eventuali problemi in anticipo, in modo che non siano d’intralcio. Inoltre, la qualità dell’audio determina l’accuratezza della trascrizione della riunione.

Infine, assicuratevi di avere il permesso di registrare la riunione.

2. Ascoltare l’audio

Successivamente, trasferire il file audio su un computer, se necessario. Ascoltate completamente il file senza cercare di prendere appunti. In questo modo è possibile determinare se ci sono problemi o cadute dell’audio. È necessario conoscere il contenuto del file prima di iniziare a trascriverlo.

3. Iniziare la trascrizione

Ascoltate l’audio una seconda volta e iniziate a trascriverlo. Il modo più semplice per farlo manualmente è digitare senza preoccuparsi troppo della punteggiatura e dell’ortografia. Quando si nota un nuovo interlocutore, aggiungere un’interruzione di riga per distinguerlo. Questo passaggio vi aiuterà ad aggiungere i timestamp in seguito.

4. Riordinare la trascrizione

Esaminate nuovamente il file audio per migliorare la trascrizione. Durante questa fase, è necessario controllare che non vi siano parole imprecise e che le sezioni siano suddivise per oratore. Anche se non è ancora necessario aggiungere i nomi, si dovrebbero almeno avere blocchi di testo precisi per ciascuno di essi.

Una volta fatto questo, esaminate il file di testo senza l’audio e iniziate a modificare la grammatica e l’ortografia. L’entità di questa fase dipende dal tipo di trascrizione che si vuole ottenere, ma le parole devono essere scritte correttamente e devono essere presenti punti e lettere maiuscole nei punti in cui si pensa che le frasi cambino.

5. Aggiungere altoparlanti e timestamp

Se si è soddisfatti della qualità della trascrizione della riunione, si può riascoltare l’audio e iniziare ad aggiungere i timestamp e gli altoparlanti. A tal fine, mettere in pausa il video ogni volta che una nuova persona inizia a parlare e aggiungere i seguenti dettagli:

[hour:minute:second] [speaker]: (Discorso)

Dopo aver fatto questo, si dovrebbe avere una trascrizione completa e accurata della riunione.

6. Convertire in un breve riassunto

La trascrizione di una riunione è diversa dal verbale della riunione. Mentre la trascrizione è un file testuale, il verbale è una registrazione dei punti principali. Quindi, se si vogliono invece i minuti, si può passare al file di testo scegliendoli:

  • Problemi sollevati
  • Suggerimenti
  • Punti di azione
  • Risultati decisi
  • Scadenze

Questo è molto più facile se si dispone di una trascrizione accurata della riunione, invece di lavorare direttamente dal file audio.

Alternativa alla trascrizione manuale

La trascrizione manuale è un processo lungo e non sempre garantisce i livelli di accuratezza richiesti dalle trascrizioni delle riunioni. Un’alternativa è quella di utilizzare un software di trascrizione automatica, come Transkriptor.

Ecco come funziona:

  1. Creare una registrazione audio della riunione.
  2. Caricatela nel software di trascrizione automatica e lasciatela convertire.
  3. Una volta terminato, riceverete una notifica e un elenco di compiti da svolgere.
  4. Queste includono la verifica e la modifica del file di testo per verificarne l’accuratezza, se necessario. Completare queste operazioni prima di finalizzare il file.
  5. Dopo la modifica, scaricare il file di testo nel formato prescelto.

Il vantaggio di utilizzare una piattaforma di trascrizione automatica è che elimina gran parte del lavoro ripetitivo di trascrizione.

Che cos’è un esempio di trascrizione di una riunione?

Anche se la lunghezza e la complessità della trascrizione della riunione variano, ecco un esempio di trascrizione integrale intelligente tipica.

[00:00:10 Steve]:       Benvenuti a tutti. Spero che tutti voi abbiate trascorso un buon fine settimana. Mi sembra un buon momento per fare il punto della situazione sul lancio del nuovo software.

[00:00:40 Becky]:      Attualmente siamo sulla buona strada per il lancio alla fine del mese, ma abbiamo riscontrato alcuni problemi con l’interfaccia utente. Lascio che sia Ben a spiegare perché è stato lui a occuparsene.

[00:01:04 Ben]:         Grazie, Becky. Il problema è che l’accesso alle impostazioni dell’account costringe l’utente a disconnettersi. Non possiamo…

[00:01:20 Steve]:       Mi sembra un problema importante da affrontare a questo punto dello sviluppo. È collegato a qualcos’altro o è un problema isolato?

[00:01:34 Ben]:         Per quanto ne sappiamo, è un caso isolato. Durante il test del prodotto non sono stati riscontrati bug in altre funzioni o menu, pertanto riteniamo che si tratti di un problema relativamente nuovo da quando abbiamo implementato l’ultimo aggiornamento del design. Il motivo per cui è stato causato un bug è attualmente sconosciuto, ma questa è la gioia dello sviluppo del software, giusto?

[00:02:01 Steve]:       Sì, è vero. Beh, Becky, credo che questa debba essere una priorità assoluta per la settimana, in quanto non dovremmo cercare di implementare ulteriori modifiche fino a quando questo problema non sarà risolto. Lascio a voi l’organizzazione, ma credo che dovremmo coinvolgere tutte le persone disponibili perché ci sarà un grande ritardo. Ci aggiorniamo alla fine della settimana, ok?

[00:02:43 Becky]:      Va bene, grazie, Steve. Chiederò a Ben di coordinarsi con gli altri informatici per vedere cosa possiamo fare al più presto.


un tavolo da riunione


È possibile trascrivere le riunioni utilizzando microfoni asincroni a distanza?

Tecnicamente sì, ma richiede un software complesso o molto tempo per combinare manualmente i file.

I microfoni asincroni registrano lo stesso audio, ma non sono organizzati per farlo simultaneamente. Ne sono un esempio gli smartphone, i tablet e i computer portatili, tutti dotati di microfoni incorporati.

L’elemento di distanza deriva da questi microfoni asincroni posizionati in punti diversi della stanza. Ad esempio, in una riunione che si svolge in una sala riunioni, ogni partecipante può utilizzare il proprio dispositivo per registrare la riunione. Il risultato è una microfonia asincrona a distanza.

Quali sono gli svantaggi dell’utilizzo di microfoni asincroni a distanza?

I microfoni asincroni a distanza registrerebbero ciascuno la propria versione della riunione, rendendo l’oratore più vicino il più chiaro. In questo modo si otterrebbe una registrazione audio utilizzabile per ogni persona, ma i problemi sarebbero i seguenti:

  • Raccolta dell’audio più accurato per ciascun altoparlante in un unico file
  • L’utilizzo del riconoscimento vocale per capire chi sta parlando può essere influenzato dalla qualità del microfono.
  • Mettere insieme gli estratti audio richiederebbe molto tempo per un’operazione manuale o un software di trascrizione molto complesso.

Nel 2019, Microsoft ha avviato uno studio per valutare l’utilizzo di microfoni asincroni a distanza per la trascrizione delle riunioni. I ricercatori hanno dovuto utilizzare un’ampia gamma di complessi algoritmi di intelligenza artificiale e audio per produrre un file di trascrizione con una precisione inferiore del 3% rispetto ai microfoni direzionali. Il fatto che si tratti di uno studio all’avanguardia condotto da Microsoft dovrebbe evidenziare la sua facilità d’uso nel mondo reale.

Guarda cosa dicono di noi i nostri clienti!

Serviamo migliaia di persone di qualsiasi età, professione e paese. Fai clic sui commenti o sul pulsante in basso per leggere recensioni più oneste su di noi.

Maricella G.
professoressa
Leggi Tutto
Il vantaggio principale per me è il tempo. Che ottimo strumento per me, in questo momento posso fare il mio lavoro velocemente e con qualità. Transkriptor è un ottimo strumento per i ricercatori, perché dobbiamo svolgere questo tipo di attività e non abbiamo molto tempo per la trascrizione.
Jimena L.
Fondatore
Leggi Tutto
Tutto è molto buono, non è costoso, buon rapporto tra prezzo e qualità ed è anche abbastanza veloce. Grande precisione in relazione ai tempi dei sottotitoli e nel riconoscimento delle parole. È stato necessario apportare pochissime correzioni.
Jaqueline B.
Sociologo
Leggi Tutto
Quello che mi è piaciuto di più di transkryptor è il modo in cui ha un'elevata precisione. Con una piattaforma facile da usare, dovevo solo apportare modifiche alla punteggiatura
Precedente
Successivo

Domande frequenti

La trascrizione delle riunioni è necessaria per l’accuratezza, la consultazione e il marketing dei contenuti. Tuttavia, non vale la pena passare ore a scrivere manualmente il file audio di una riunione.

Se avete bisogno di trascrivere una riunione, provate un software di trascrizione. Sono facili e veloci da usare e la prima trascrizione è gratuita.