2023년 회의 기록 작성 방법

모임 대화 내용이란?

회의 대화 내용은 회의 중 음성 대화의 텍스트 기록입니다. 그러나 전체 회의 대화 내용에는 더 쉽게 추천할 수 있도록 발표자와 타임스탬프가 포함되어야 합니다.
모임 대화 내용에는 3가지 주요 유형이 있습니다.

편집된 전사란?

편집된 전사는 가독성을 위해 조정된 완전한 스크립트입니다. 여기에는 문법과 철자를 수정하고 속어나 불완전한 단어를 제거하는 것이 포함됩니다. 편집된 전사는 나중에 작성된 문서를 공식적으로 발표해야 하는 경우 회의에 유용할 수 있습니다.

축어적 전사란 무엇입니까?

축어적 전사는 음성 회의의 정확한 사본입니다. 여기에는 일시 중지와 비언어적 소리(목구멍이 맑아지는 소리, 배경 소음)가 포함됩니다. 법적 맥락이 아닌 한 전체 축어적 회의 전사는 별로 사용되지 않습니다.
약간의 변형은 축어적이지 않은 전사입니다. 이렇게 하면 일시 중지와 비언어적 소리가 제거되고 문구는 동일하게 유지됩니다.

Intelligent Verbatim 전사란?

Intelligent Verbatim 트랜스크립션은 기본 음성을 유지하면서 필러 단어, 반복, 비표준 단어 및 일시 중지를 편집합니다. 주제에서 벗어난 문장과 반복되는 문장을 제거합니다.
Intelligent Verbatim 대본의 목적은 텍스트를 읽을 수 있도록 하면서 화자의 음성을 유지하는 것입니다. 화상 회의 및 비즈니스 관련 이벤트에서 인용하거나 스크립트나 서면 기사와 같은 다른 미디어로 쉽게 변환할 수 있기 때문에 사용됩니다.

편집된 전사를 사용해야 합니까, 아니면 축어적 전사를 사용해야 합니까?

Intelligent Verbatim 트랜스크립션은 화자의 목소리와 의미를 유지하면서 읽기 쉬운 트랜스크립션을 제공하기 때문에 대부분의 비즈니스 컨텍스트에서 가장 적합합니다. 더 많이 편집된 버전을 사용하려면 나중에 시작 문서에서 이 작업을 수행할 수 있습니다.

회의를 기록해야 하는 이유는 무엇입니까?

회의 받아쓰기 를 하는 이유는 토론 주제를 서면으로 기록하기 위해서입니다. 이는 다음과 같은 다른 이유로 이어집니다.

• 참가자가 회의 중에 직접 메모할 필요가 없는 경우 토론 내용에 집중할 수 있습니다. 따라서 회의 기록은 참여도를 향상시킵니다.
• 참조를 더 쉽게 하기 위해.누군가 모임 토론을 다시 참조해야 하는 경우 대화 내용을 사용하는 것이 가장 쉬운 방법입니다. 다른 사람의 메모를 사용하면 정보를 잘못 작성한 경우 실수가 발생할 수 있습니다.
• 시간을 절약하려면모임 대화 내용을 생성하면 참가자가 필요한 정보를 얻기 위해 녹음/녹화를 여러 번 다시 볼 필요가 없으므로 시간이 절약됩니다. 작성된 문서는 스캔하기가 훨씬 쉽습니다.
• ROI를 높입니다. 중요한 연사와의 회의는 비용이 많이 들 수 있습니다. 따라서 성적표를 작성하면 사람들이 더 집중할 수 있고 서면 문서를 마케팅에 사용하여 비즈니스 연결을 개선할 수 있습니다.

회의 대화 내용을 어떻게 사용할 수 있습니까?

회의 기록은 고객 대면 마케팅 활동을 위한 정보 소스가 될 수 있습니다. 예를 들어, 직원 그룹이 업계의 변화나 동향에 대해 논의하는 경우 대본을 다음과 같이 변환할 수 있습니다.

• 블로그 게시물
• YouTube 비디오 스크립트
• 팟캐스트 에피소드
• 소셜 미디어 캡션
YouTube 자막

회의 대화 내용을 통해 동일한 문서에서 여러 콘텐츠를 가져올 수 있을 뿐만 아니라 전문성을 보여주고 비즈니스 권한을 강화하는 데도 도움이 됩니다. 어쨌든 마케팅 콘텐츠를 만드는 경우 정보에 회의 전사를 사용하면 특히 편집이 거의 없이 이러한 양식의 대부분으로 변환할 수 있으므로 시간을 절약할 수 있습니다.

회의를 기록하려면 어떻게 해야 합니까?

회의를 직접 기록하거나 회의 전사 서비스 중 하나를 고용하여 수행할 수 있습니다. 입력 속도와 정보 보유 능력에 따라 회의 내용을 기록하는 것이 복잡한 과정일 필요는 없습니다. 모임 기록을 만드는 방법에 대한 단계는 다음과 같습니다.

1. 회의 녹화

첫 번째 단계는 회의를 녹음하는 것입니다. 일어나는 일을 메모하려고 노력할 수는 있지만 이것은 정확한 정보 소스가 아닙니다. 회의를 녹화하는 방법은 회의가 진행되는 장소와 발표자 수에 따라 다릅니다.
녹음 옵션은 다음과 같습니다.

• 가상 회의를 위한 화면 및 오디오 녹음 소프트웨어
• 소수의 소규모 회의를 위한 스마트폰
• 대규모 회의실 설정을 위한 다방향 마이크
• 녹음 및 전사 기능이 모두 있는 소프트웨어.

어떤 옵션을 선택하든 미팅이 시작되기 전에 녹화 환경을 테스트해야 합니다. 음성을 텍스트로 변환할 때 깨끗한 오디오 품질을 유지하는 것이 중요합니다. 마지막으로 회의를 녹화할 수 있는 모든 사람의 권한이 있는지 확인하십시오.

2. 오디오 듣기

그런 다음 필요한 경우 오디오 파일을 컴퓨터로 전송합니다. 메모를 하지 않고 파일을 완전히 듣습니다. 이렇게 하면 문제나 오디오 끊김이 있는지 확인할 수 있습니다. 필사를 시작하기 전에 파일의 내용을 숙지해야 합니다.

3. 필사 시작

오디오를 한 번 더 듣고 필사를 시작합니다. 이 작업을 수동으로 수행하는 가장 쉬운 방법은 구두점과 철자에 대해 너무 걱정하지 않고 입력하는 것입니다. 새 화자가 발견되면 줄 바꿈을 추가하여 구분합니다. 이 단계는 나중에 타임스탬프를 추가하는 데 도움이 됩니다.

4. 필사본 정리

오디오 파일을 다시 검토하여 트랜스크립션을 개선하십시오. 이 단계에서 부정확한 단어를 확인하고 화자가 섹션을 나누는 것을 목표로 해야 합니다. 아직 이름을 추가할 필요는 없지만 최소한 각각에 대한 정확한 텍스트 블록이 있어야 합니다. 이 작업을 마치면 오디오 없이 텍스트 파일을 살펴보고 문법 및 철자 편집을 시작합니다. 이 단계의 범위는 원하는 전사의 종류에 따라 다르지만 단어의 철자가 정확해야 하며 문장이 변경된다고 생각하는 마침표와 대문자가 있어야 합니다.

5. 스피커 및 타임스탬프 추가

미팅 대화 내용의 품질이 만족스러우면 오디오를 다시 듣고 타임스탬프와 스피커를 추가할 수 있습니다. 이렇게 하려면 새로운 사람이 말하기 시작할 때마다 비디오를 일시 중지하고 다음 세부 정보를 추가합니다.
[시:분:초] [연사]: (연설)
이 작업을 완료한 후에는 완전하고 정확한 회의 전사가 있어야 합니다.

6. 짧은 요약으로 변환

모임 대화 내용은 모임 의사록과 다릅니다. 전사는 축어적 파일인 반면, 회의록은 요점을 기록한 것입니다. 따라서 대신 몇 분을 원하면 텍스트 파일을 선택하십시오.

• 제기된 문제
• 제안
• 조치 사항
• 결정된 결과
• 마감일

오디오 파일에서 직접 작업하는 것보다 회의의 정확한 전사가 있으면 이 작업을 수행하는 것이 훨씬 쉽습니다.

Teams 모임의 라이브 전사를 만들 수 있습니까?

예, 전사 도구 또는 수동 전사를 사용하여 회의를 전사할 수 있습니다. 사람들은 도구나 대행사를 사용하여 웨비나를 기록하고 회의, 인터뷰 등을 Microsoft Teams 및 Zoom합니다. 트랜스크립션 서비스를 위해 선택할 수 있는 많은 옵션이 있습니다. Android와 iOS모두 모바일 앱, 웹 앱 및 전사 기관이 있습니다.
트랜스크립션 서비스를 선택할 때 요금제, 정확성 및 속도와 같은 몇 가지 요소를 살펴봐야 합니다. 서비스의 기능도 중요합니다. 예를 들어, 일부 서비스는 실시간 트랜스크립션을 수행할 수 있으며 다양한 도구, 통합 및 기능을 갖추고 있습니다.

회의를 자동으로 전사 할 수 있습니까?

수동 오디오 트랜스크립션은 시간이 오래 걸리는 프로세스이며 회의 대화 내용에 필요한 정확도 수준을 항상 보장하지는 않습니다. 대안은 Transkriptor 와 같은 자동 전사 소프트웨어를 사용하는 것입니다.

1. 회의의 오디오 녹음을 만듭니다.
2. 회의 전사 소프트웨어에 업로드하고 변환하도록 둡니다.
3. 완료되면 알림을 받고 작업 목록이 제공됩니다.
4. 여기에는 텍스트 파일을 확인하고 필요한 경우 정확성을 위해 편집하는 작업이 포함됩니다. 파일을 완성하기 전에 이 작업을 완료합니다.
5. 편집 후 선택한 형식으로 텍스트 파일을 다운로드합니다.

자동 전사 플랫폼을 사용하면 반복적인 전사 작업을 많이 줄일 수 있다는 이점이 있습니다.

회의 대화 내용 기록 형식의 예는 무엇입니까?

미팅 대화 내용의 길이와 복잡성은 다양하지만 일반적인 Intelligent Verbatim 대화 내용의 예는 다음과 같습니다.

[00:00:10 스티브]: 환영합니다, 여러분. 여러분 모두 즐거운 주말 보내셨기를 바랍니다. 이제 새로운 소프트웨어 출시를 따라잡을 수 있는 좋은 시기인 것 같습니다.

[00:00:40 Becky]: 현재 월말에 출시될 예정이지만 몇 가지 UI 문제가 발생했습니다. 벤이 이 문제를 다루었기 때문에 설명하도록 하겠습니다.

[00:01:04 Ben]: 고마워요, Becky. 따라서 현재 우리가 겪고 있는 문제는 계정 설정에 액세스하면 사용자가 강제로 로그아웃된다는 것입니다. 우린 그럴 수 없어-

[00:01:20 Steve]: 개발 후반부에 이렇게 큰 문제가 있는 것 같습니다. 다른 것과 관련이 있습니까, 아니면 고립된 문제입니까?

[00:01:34 Ben]: 우리가 알 수 있는 한, 고립되어 있습니다. 제품 테스트 중에 다른 기능이나 메뉴에 버그가 없었기 때문에 최신 디자인 업데이트를 구현했기 때문에 비교적 새로운 문제라고 생각합니다. 왜 버그가 발생했는지는 현재 알 수 없지만, 그것이 소프트웨어 개발의 즐거움이겠죠?

[00:02:01 스티브]: 네, 맞습니다. 글쎄요, Becky, 이 문제가 해결될 때까지 더 이상의 변경 사항을 구현해서는 안 되기 때문에 이것이 이번 주의 최우선 과제가 되어야 한다고 생각합니다. 정리는 여러분에게 맡기겠지만 큰 지연이 될 것이기 때문에 가능한 모든 사람을 여기에 투입해야 한다고 생각합니다. 주말에 따라잡을 수 있겠죠?

[00:02:43 Becky]: 괜찮아요, 고마워요, 스티브. Ben이 다른 IT 담당자들과 협력하여 최대한 빨리 이 문제를 해결할 수 있는 방법을 알아보도록 하겠습니다.

비동기 원거리 마이크 사용의 단점은 무엇입니까?

• 각 스피커에 대해 가장 정확한 오디오를 하나의 파일로 수집
• 음성 인식을 사용하여 말하는 사람을 파악하는 것은 마이크 품질의 영향을 받을 수 있습니다
• 오디오 발췌문을 함께 엮는 것은 수동으로 또는 매우 복잡한 트랜스크립션 소프트웨어를 수행하는 데 오랜 시간이 걸립니다

2019년에 Microsoft 는 회의 트랜스크립션을 위해 비동기식 원거리 마이크를 사용하는 방법을 살펴보는 연구를 시작했습니다. 연구원들은 지향성 마이크보다 정확도가 3% 낮은 트랜스크립션 파일을 생성하기 위해 광범위하고 복잡한 AI 및 오디오 알고리즘을 사용해야 했습니다. 이것이 Microsoft 의해 수행된 최첨단 연구라는 사실은 실제 세계에서의 사용 편의성을 강조해야 합니다.

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