Hoe maak je een vergadering transcriptie in 2022

Een transcriptie van een vergadering is de eenvoudigste manier om vast te leggen wat er tijdens de vergadering is besproken. Hoewel de traditionele methode erin bestond de transcriptie manueel op te stellen, maakt de technologie het mogelijk dit proces te automatiseren.

Hieronder vindt u de ultieme how-to gids voor vergadertranscripties. U zult leren wat ze zijn, waarom ze belangrijk zijn, en hoe u uw vergaderingen in de toekomst kunt transcriberen .

Wat zijn vergaderafschriften?

Transcripties van vergaderingen zijn tekstverslagen van gesproken gesprekken tijdens een vergadering. Een volledig transcript van de vergadering moet echter sprekers en tijdstempels bevatten om gemakkelijker te kunnen terugverwijzen.

Er zijn 3 hoofdtypes van transcriptie van vergaderingen:

1. Wat is Bewerkte transcriptie

Een bewerkte transcriptie is een compleet script dat is aangepast voor de leesbaarheid. Dit omvat het corrigeren van grammatica en spelling en het verwijderen van jargon of onvolledige woorden. Een bewerkte transcriptie kan nuttig zijn voor een vergadering als u het geschreven document in de toekomst formeel moet presenteren.

2. Wat is woordelijke transcriptie

Verbatim transcriptie is een exacte kopie van de gesproken vergadering. Het omvat pauzes en non-verbale geluiden (keelkloppen, achtergrondgeluid). Een volledige woordelijke transcriptie van een vergadering heeft niet veel nut, tenzij het in een juridische context is.

Een kleine variatie is een niet-verbatim transcriptie. Dit verwijdert pauzes en non-verbale geluiden terwijl de formulering dezelfde blijft. 

3. Wat is intelligente woordelijke transcriptie

Intelligente woordelijke transcripties behouden de hoofdlijnen van de toespraak, maar verwijderen vulwoorden, herhalingen, niet-standaardwoorden en pauzes. Het verwijdert off-topic en run-on zinnen.

Het doel van een intelligent verbatim transcript is de stem van de spreker te behouden en tegelijkertijd de tekst leesbaar te maken. Het wordt in het bedrijfsleven gebruikt omdat het kan worden geciteerd of gemakkelijk kan worden omgezet in andere media, zoals een script of een geschreven artikel.

Moet u bewerkte transcriptie of verbatim transcriptie gebruiken?

De meest logische optie in de meeste zakelijke contexten is het intelligente verbatim transcript. Misschien wilt u een meer bewerkte versie gebruiken, maar u kunt dit in de toekomst doen vanuit het startdocument. Het is aan jou om te beslissen hoe zwaar je de transcriptie wilt laten meewegen, afhankelijk van de context.


een plaats voor vergaderingen


Waarom zou u vergaderingen uitschrijven?

De reden om vergaderingen te transcriberen is om een schriftelijk verslag van de discussiepunten bij te houden. Dit werkt door in andere redenen, waaronder:

  • Om de focus te verhogen. Als deelnemers tijdens de vergadering geen aantekeningen hoeven te maken, kunnen ze zich concentreren op wat er wordt besproken. De transcripties van vergaderingen verbeteren dus de betrokkenheid.
  • Om het refereren te vergemakkelijken. Als iemand moet teruggrijpen op de besprekingen tijdens de vergadering, is een transcriptie de gemakkelijkste manier om dit te doen. Het gebruik van iemands aantekeningen kan tot fouten leiden als hij informatie verkeerd heeft opgeschreven.
  • Om tijd te besparen. Het genereren van vergaderafschriften bespaart deelnemers tijd, omdat ze een opname niet meerdere keren hoeven te herbekijken om de informatie te krijgen die ze nodig hebben. Een geschreven document is veel gemakkelijker door te nemen.
  • Om de ROI te verhogen. Een vergadering met een belangrijke spreker kan duur zijn. Door een afschrift te nemen kunnen mensen zich dus beter concentreren, en u kunt het geschreven document gebruiken voor marketing om zakelijke contacten te verbeteren.

Hoe kunnen vergaderafschriften worden gebruikt?

Een transcriptie van een vergadering kan een bron van informatie zijn voor marketingactiviteiten die op de klant zijn gericht. Als een groep werknemers bijvoorbeeld veranderingen of trends in de sector bespreekt, kunt u van het transcript een verslag maken:

  • Een blog post
  • Een YouTube video script
  • Een podcast aflevering
  • Bijschriften sociale media

Niet alleen kunt u met de transcriptie van de vergadering meerdere stukken inhoud uit hetzelfde document halen, het helpt u ook expertise te tonen en uw zakelijke autoriteit te verstevigen.

Als u toch al marketinginhoud aan het creëren bent, kan het gebruik van een vergadertranscriptie voor informatie tijd besparen, vooral omdat deze met zeer weinig bewerking in de meeste van deze formulieren kan worden omgezet.

Notulen van een vergadering maken en uitschrijven

Afhankelijk van uw typesnelheid en uw vermogen om informatie te onthouden, hoeft het transcriberen van een vergadering geen ingewikkeld proces te zijn. Hier zijn de stappen voor het maken van een vergader transcriptie.

1. Neem de vergadering op

De eerste stap is het verkrijgen van een opname van de vergadering. Je kunt proberen aantekeningen te maken terwijl het gebeurt, maar dat is geen accurate bron van informatie. Hoe u de vergadering opneemt, hangt af van waar de vergadering plaatsvindt en hoeveel sprekers er zijn.

Opname-opties omvatten:

  • Software voor scherm- en audio-opname voor virtuele vergaderingen
  • Uw smartphone voor kleinschalige vergaderingen van een paar mensen
  • Multi-directionele microfoons voor grotere directiekameropstellingen

Welke optie u ook kiest, zorg ervoor dat u de kwaliteit test voordat de vergadering begint. U moet ervoor zorgen dat u eventuele problemen van tevoren hebt opgelost, zodat ze niet in de weg staan. Ook de geluidskwaliteit bepaalt de nauwkeurigheid van de transcriptie van uw vergadering.

Tenslotte, zorg ervoor dat je ieders toestemming hebt om de vergadering op te nemen.

2. Luister naar de audio

Zet vervolgens uw audiobestand over naar een computer, indien nodig. Luister volledig naar het bestand zonder te proberen aantekeningen te maken. Zo kunt u vaststellen of er problemen zijn of dat het geluid wegvalt. U moet vertrouwd zijn met de inhoud van het bestand voordat u begint te transcriberen.

3. Begin met overschrijven

Luister een tweede keer naar de audio en begin met de transcriptie. De gemakkelijkste manier om dit handmatig te doen is gewoon te typen zonder je al te veel zorgen te maken over interpunctie en spelling. Wanneer u een nieuwe spreker opmerkt, voeg dan een regeleinde toe om hem te onderscheiden. Deze stap zal u helpen om later tijdstempels toe te voegen.

4. Uw transcriptie opruimen

Neem het audiobestand nog eens door om uw transcriptie te verbeteren. Tijdens deze stap moet u controleren op onjuiste woorden en ernaar streven dat de secties per spreker worden onderverdeeld. Hoewel u nog geen namen hoeft toe te voegen, moet u op zijn minst nauwkeurige tekstblokken hebben voor elk.

Als je dit gedaan hebt, ga dan door het tekstbestand zonder de audio en begin te bewerken voor grammatica en spelling. De omvang van deze stap hangt af van het soort transcriptie dat u wilt, maar woorden moeten correct gespeld worden, en er moeten punten en hoofdletters staan waar u denkt dat zinnen veranderen.

5. Luidsprekers en tijdstempels toevoegen

Als u tevreden bent met de kwaliteit van uw vergadertranscriptie, kunt u de audio opnieuw beluisteren en beginnen met het toevoegen van tijdstempels en sprekers. Om dit te doen, pauzeert u de video telkens wanneer een nieuwe persoon begint te spreken en voegt u de volgende gegevens toe:

[hour:minute:second] [speaker]: (Speech)

Nadat u dit gedaan hebt, zou u een volledige en nauwkeurige transcriptie van de vergadering moeten hebben.

6. Omzetten in korte samenvatting

Een transcriptie van een vergadering is iets anders dan een verslag van een vergadering. Terwijl een transcriptie een woordelijk verslag is, zijn notulen een verslag van de hoofdpunten. Dus, als je minuten wilt in plaats daarvan, ga dan door het tekstbestand uitzoeken:

  • Aan de orde gestelde kwesties
  • Suggesties
  • Actiepunten
  • Besloten uitkomsten
  • Deadlines

Dit is veel gemakkelijker wanneer u een nauwkeurige transcriptie van de vergadering hebt, in tegenstelling tot wanneer u rechtstreeks vanuit het audiobestand werkt.

Alternatief voor handmatige transcriptie

Handmatige transcriptie is een tijdrovend proces en garandeert niet altijd de nauwkeurigheid die vereist is voor transcripties van vergaderingen. Een alternatief is het gebruik van automatische transcriptiesoftware, zoals Transkriptor.

Dit is hoe het werkt:

  1. Maak een audio-opname van de vergadering.
  2. Upload het naar de automatische transcriptie software en laat het omzetten.
  3. Als het klaar is, krijg je een melding en een lijst met taken.
  4. Dit houdt in dat het tekstbestand wordt nagekeken en zo nodig op nauwkeurigheid wordt gebracht. Voltooi deze voordat u het bestand afrondt.
  5. Na bewerking downloadt u het tekstbestand in het door u gekozen formaat.

Het voordeel van het gebruik van een automatisch transcriptieplatform is dat veel van het repetitieve werk van het transcriberen wordt weggenomen.

Wat is een voorbeeld van een vergadering transcriptie?

Hoewel de lengte en de complexiteit van uw vergaderafschrift zullen variëren, volgt hier een voorbeeld van een typisch intelligent woordelijk afschrift.

[00:00:10 Steve]:       Welkom, iedereen. Ik hoop dat jullie allemaal een goed weekend hebben gehad. Nu lijkt me een goed moment om bij te praten over hoe ver we zijn met de uitrol van de nieuwe software.

[00:00:40 Becky]:      We liggen op schema om het eind van de maand uit te rollen, maar we zijn een paar problemen tegengekomen met de UI. Ik laat het Ben uitleggen, want hij is degene die hiermee te maken heeft.

[00:01:04 Ben]:         Bedankt, Becky. Dus, het probleem dat we nu hebben is dat toegang tot de account instellingen de gebruiker dwingt om uit te loggen. We kunnen niet zomaar…

[00:01:20 Steve]:       Dat lijkt me een groot probleem zo laat in de ontwikkeling. Heeft het met iets anders te maken, of is het een op zichzelf staand probleem?

[00:01:34 Ben]:         Voor zover we kunnen zeggen, is het geïsoleerd. Tijdens de producttests zijn geen andere functies of menu’s aangetast, dus wij denken dat dit een relatief nieuw probleem is sinds we de laatste ontwerpupdate hebben uitgevoerd. Waarom het een bug veroorzaakt is op dit moment onbekend, maar dat is de vreugde van software ontwikkeling, toch?

[00:02:01 Steve]:       Ja, dat is waar. Becky, ik denk dat dit een topprioriteit moet zijn voor deze week, want we moeten geen verdere veranderingen doorvoeren tot dit is opgelost. Ik laat het aan jou over om dit te organiseren, maar ik denk dat we alle beschikbare mensen hierop moeten zetten, want het zal een grote vertraging opleveren. We praten aan het eind van de week wel bij, oké?

[00:02:43 Becky]:      Dat is goed, bedankt, Steve. Ik zal Ben vragen om te coördineren met de andere IT-jongens om te zien wat we kunnen doen aan deze ASAP.


een vergadertafel


Kun je vergaderingen uitschrijven met asynchrone microfoons op afstand?

Technisch gezien wel, maar het vereist complexe software of veel tijd om de bestanden handmatig te combineren.

Asynchrone microfoons nemen hetzelfde geluid op, maar zijn niet georganiseerd om dit gelijktijdig te doen. Voorbeelden zijn smartphones, tablets en laptops, die allemaal ingebouwde microfoons hebben.

Het afstandselement is afkomstig van deze asynchrone microfoons die op verschillende punten in de kamer staan. Tijdens een vergadering in een directiekamer bijvoorbeeld, kan elke deelnemer zijn toestel gebruiken om de vergadering op te nemen. Het resultaat is asynchrone microfoons op afstand.

Wat zijn de nadelen van het gebruik van asynchrone microfoons op afstand?

Asynchrone microfoons op afstand zouden elk hun versie van de vergadering opnemen, zodat hun naaste spreker het duidelijkst is. Dit zou een bruikbare audio-opname opleveren voor elke persoon, maar de problemen zouden dan zijn:

  • Samenvoegen van de meest nauwkeurige audio voor elke spreker in één bestand
  • Het gebruik van spraakherkenning om te bepalen wie er spreekt, kan worden beïnvloed door de kwaliteit van de microfoon
  • Het aan elkaar breien van de audiofragmenten zou veel tijd kosten om manueel te doen of zeer complexe transcriptiesoftware

In 2019 is Microsoft een onderzoek gestart om te kijken naar het gebruik van asynchrone microfoons op afstand voor vergadertranscripties. De onderzoekers moesten een hele reeks complexe AI- en audio-algoritmen gebruiken om een transcriptiebestand te produceren met een nauwkeurigheid die 3% lager ligt dan bij directionele microfoons. Het feit dat dit een baanbrekend onderzoek was, uitgevoerd door Microsoft, zou het gebruiksgemak in de echte wereld moeten benadrukken.

Bekijk wat onze klanten over ons hebben gezegd!

We bedienen duizenden mensen van alle leeftijden, beroepen en landen. Klik op de opmerkingen of onderstaande knop om meer eerlijke reviews over ons te lezen.

Maricelly G.
Professor
Lees verder
Het belangrijkste voordeel voor mij is tijd. Wat een geweldig hulpmiddel voor mij, nu kan ik mijn werk snel en met kwaliteit doen. Transkriptor is een heel goed hulpmiddel voor onderzoekers, omdat we dit soort taken moeten doen en we niet veel tijd hebben voor transcriptie.
Jimena L.
Oprichter
Lees verder
Alles is erg goed, het is niet duur, goede verhouding tussen prijs en kwaliteit, en het is ook best snel. Grote precisie in relatie tot de tijden van de ondertitels en in de herkenning van de woorden. Er hoefden weinig correcties te worden aangebracht.
Jaqueline B.
Socioloog
Lees verder
Wat ik het leukst vond aan transkryptor, is hoe het een hoge nauwkeurigheid heeft. Met een gebruiksvriendelijk platform hoefde ik alleen de interpunctie aan te passen
Previous
Next

Veel Gestelde Vragen

Transcriptie van vergaderingen is noodzakelijk voor nauwkeurigheid, naslagwerk en content marketing. Het is echter niet de moeite waard om urenlang handmatig het audiobestand van een vergadering uit te schrijven.

Als u transcriptie van vergaderingen nodig hebt, probeer dan eens transcriptiesoftware. Ze zijn snel en gemakkelijk te gebruiken, en de eerste transcriptie is gratis.