Wie man eine Besprechungstranskription im Jahr 2022 erstellt

Eine Besprechungstranskription ist der einfachste Weg, um festzuhalten, was während der Besprechung besprochen wurde. Obwohl die traditionelle Methode darin bestand, die Transkription manuell zu verfassen, ermöglicht es die Technologie, diesen Prozess zu automatisieren.

Im Folgenden finden Sie den ultimativen Leitfaden für die Transkription von Sitzungen. Sie erfahren, was sie sind, warum sie wichtig sind und wie Sie Ihre Besprechungen in Zukunft transkribieren können.

Was sind Sitzungsprotokolle?

Sitzungsprotokolle sind Textaufzeichnungen von gesprochenen Gesprächen während einer Sitzung. Ein vollständiges Sitzungsprotokoll sollte jedoch die Redner und Zeitstempel enthalten, um die Zuordnung zu erleichtern.

Es gibt 3 Haupttypen von Besprechungstranskriptionen:

1. Was ist eine bearbeitete Transkription?

Eine redigierte Transkription ist ein vollständiges Skript, das zur besseren Lesbarkeit angepasst wird. Dazu gehören die Korrektur von Grammatik und Rechtschreibung sowie die Entfernung von umgangssprachlichen oder unvollständigen Wörtern. Eine bearbeitete Transkription kann für eine Besprechung nützlich sein, wenn Sie das schriftliche Dokument später formell vorlegen müssen.

2. Was ist die wortgetreue Transkription?

Die wortgetreue Transkription ist eine exakte Kopie des gesprochenen Gesprächs. Dazu gehören Pausen und nonverbale Geräusche (Räuspern, Hintergrundgeräusche). Eine wortgetreue Sitzungsabschrift ist nur dann sinnvoll, wenn es sich um eine juristische Angelegenheit handelt.

Eine leichte Abweichung ist eine nicht wörtliche Transkription. Dadurch werden Pausen und nonverbale Laute entfernt, während der Wortlaut gleich bleibt. 

3. Was ist die intelligente wortgetreue Transkription?

Intelligente wortgetreue Transkriptionen behalten den Hauptteil der Rede bei und schneiden Füllwörter, Wiederholungen, nicht standardisierte Wörter und Pausen heraus. Es entfernt thematisch abweichende und zusammenhanglose Sätze.

Der Zweck einer intelligenten wortgetreuen Abschrift besteht darin, die Stimme des Sprechers beizubehalten und den Text lesbar zu machen. Es wird im Geschäftsleben verwendet, weil es zitiert oder leicht in andere Medien, wie ein Skript oder einen schriftlichen Artikel, umgewandelt werden kann.

Sollten Sie eine bearbeitete Transkription oder eine wortgetreue Transkription verwenden?

Die logischste Option in den meisten geschäftlichen Kontexten ist die intelligente wortwörtliche Abschrift. Auch wenn Sie eine stärker bearbeitete Version verwenden möchten, können Sie dies in Zukunft vom Ausgangsdokument aus tun. Es ist Ihre Aufgabe zu entscheiden, wie stark Sie die Transkription je nach Kontext bearbeiten möchten.


ein Ort für Begegnungen


Warum sollten Sie Meetings transkribieren?

Der Grund für die Niederschrift von Sitzungen besteht darin, die Diskussionsthemen schriftlich festzuhalten. Hierfür gibt es noch weitere Gründe, unter anderem:

  • Den Fokus erhöhen. Wenn die Teilnehmer während der Besprechung keine eigenen Notizen machen müssen, können sie sich auf das konzentrieren, was besprochen wird. So verbessern Sitzungsprotokolle das Engagement.
  • Zur Vereinfachung des Referenzierens. Wenn jemand auf die Besprechungen zurückgreifen muss, ist eine Abschrift der einfachste Weg, dies zu tun. Die Verwendung der Notizen einer anderen Person könnte zu Fehlern führen, wenn diese die Informationen falsch geschrieben hat.
  • Um Zeit zu sparen. Die Erstellung von Sitzungsprotokollen spart den Teilnehmern Zeit, da sie sich eine Aufzeichnung nicht mehrmals ansehen müssen, um die benötigten Informationen zu erhalten. Ein schriftliches Dokument lässt sich viel leichter überfliegen.
  • Erhöhung des ROI. Ein Treffen mit einem wichtigen Redner kann teuer werden. Eine Abschrift bedeutet also, dass sich die Menschen besser konzentrieren können, und Sie können das schriftliche Dokument für das Marketing nutzen, um die Geschäftsbeziehungen zu verbessern.

Wie können Sitzungsprotokolle verwendet werden?

Ein Sitzungsprotokoll kann eine Informationsquelle für kundenorientierte Marketingmaßnahmen sein. Wenn beispielsweise eine Gruppe von Mitarbeitern über Veränderungen oder Trends in der Branche diskutiert, können Sie die Mitschrift in eine Broschüre verwandeln:

  • Ein Blogbeitrag
  • Ein YouTube-Video-Skript
  • Eine Podcast-Folge
  • Bildunterschriften in sozialen Medien

Mit der Besprechungstranskription können Sie nicht nur mehrere Inhalte aus ein und demselben Dokument abrufen, sondern auch Ihr Fachwissen unter Beweis stellen und Ihre geschäftliche Autorität untermauern.

Wenn Sie ohnehin Marketing-Inhalte erstellen, kann die Verwendung einer Sitzungsmitschrift für Informationen Zeit sparen, zumal sie in die meisten dieser Formen mit sehr wenig Bearbeitung umgewandelt werden kann.

Protokoll einer Besprechung erstellen und abschreiben

Abhängig von Ihrer Tippgeschwindigkeit und Ihrer Fähigkeit, Informationen zu behalten, muss die Transkription einer Besprechung kein komplizierter Prozess sein. Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie eine Besprechungstranskription erstellen können.

1. Aufzeichnung der Sitzung

Der erste Schritt besteht darin, eine Aufzeichnung der Sitzung anzufertigen. Sie können zwar versuchen, sich während des Geschehens Notizen zu machen, aber das ist keine genaue Informationsquelle. Wie Sie die Sitzung aufzeichnen, hängt davon ab, wo die Sitzung stattfindet und wie viele Redner anwesend sind.

Die Aufnahmeoptionen umfassen:

  • Software für Bildschirm- und Audioaufnahmen für virtuelle Meetings
  • Ihr Smartphone für Besprechungen im kleinen Rahmen mit wenigen Personen
  • Multidirektionale Mikrofone für größere Sitzungssäle

Für welche Option Sie sich auch entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie die Qualität vor Beginn der Besprechung testen. Sie müssen sicherstellen, dass Sie alle Probleme im Vorfeld geklärt haben, damit sie nicht im Weg stehen. Auch die Audioqualität entscheidet über die Genauigkeit Ihrer Besprechungstranskription.

Vergewissern Sie sich abschließend, dass Sie die Erlaubnis aller Teilnehmer haben, die Sitzung aufzuzeichnen.

2. Hören Sie sich das Audio an

Übertragen Sie anschließend Ihre Audiodatei auf einen Computer, falls erforderlich. Hören Sie sich die Datei vollständig an, ohne zu versuchen, sich Notizen zu machen. So können Sie feststellen, ob es Probleme oder Tonaussetzer gibt. Sie sollten mit dem Inhalt der Datei vertraut sein, bevor Sie mit der Transkription beginnen.

3. Mit der Transkription beginnen

Hören Sie sich den Ton ein zweites Mal an und beginnen Sie mit der Transkription. Am einfachsten geht das manuell, indem Sie einfach tippen, ohne sich allzu viele Gedanken über Interpunktion und Rechtschreibung zu machen. Wenn Sie einen neuen Sprecher bemerken, fügen Sie einen Zeilenumbruch ein, um ihn zu unterscheiden. Mit diesem Schritt können Sie später Zeitstempel hinzufügen.

4. Ihre Transkription in Ordnung bringen

Gehen Sie die Audiodatei noch einmal durch, um Ihre Transkription zu verbessern. In diesem Schritt sollten Sie auf ungenaue Wörter achten und versuchen, die Abschnitte nach Sprechern zu trennen. Sie müssen zwar noch keine Namen einfügen, aber Sie sollten zumindest genaue Textblöcke für jeden einzelnen haben.

Wenn Sie dies getan haben, gehen Sie die Textdatei ohne den Ton durch und beginnen Sie mit der Bearbeitung auf Grammatik und Rechtschreibung. Wie umfangreich dieser Schritt ist, hängt davon ab, welche Art von Transkription Sie wünschen, aber die Wörter sollten richtig geschrieben sein, und es sollten Punkte und Großbuchstaben an den Stellen gesetzt werden, an denen Sie denken, dass sich Sätze ändern.

5. Sprecher und Zeitstempel hinzufügen

Wenn Sie mit der Qualität Ihrer Besprechungstranskription zufrieden sind, können Sie sich die Audiodatei erneut anhören und die Zeitstempel und Sprecher hinzufügen. Halten Sie dazu das Video jedes Mal an, wenn eine neue Person zu sprechen beginnt, und fügen Sie die folgenden Angaben hinzu:

[hour:minute:second] [speaker](Rede)

Wenn Sie dies getan haben, sollten Sie eine vollständige und genaue Niederschrift der Sitzung haben.

6. In eine kurze Zusammenfassung umwandeln

Eine Sitzungsniederschrift unterscheidet sich von einem Sitzungsprotokoll. Während eine Transkription eine wortwörtliche Datei ist, ist ein Protokoll eine Aufzeichnung der wichtigsten Punkte. Wenn Sie also stattdessen Minuten benötigen, gehen Sie durch die Textdatei und wählen Sie aus:

  • Aufgeworfene Fragen
  • Vorschläge
  • Aktionspunkte
  • Beschlossene Ergebnisse
  • Fristen

Dies ist viel einfacher, wenn Sie eine genaue Transkription der Besprechung haben, als wenn Sie direkt mit der Audiodatei arbeiten.

Alternative zur manuellen Transkription

Die manuelle Transkription ist ein langwieriger Prozess und garantiert nicht immer die Genauigkeit, die bei Sitzungsprotokollen erforderlich ist. Eine Alternative ist die Verwendung einer automatischen Transkriptionssoftware, wie z. B. Transkriptor.

Und so funktioniert es:

  1. Erstellen Sie eine Audioaufzeichnung der Besprechung.
  2. Laden Sie sie in die automatische Transkriptionssoftware hoch und lassen Sie sie konvertieren.
  3. Sobald sie abgeschlossen ist, werden Sie benachrichtigt und erhalten eine Liste der Aufgaben.
  4. Dazu gehört, dass die Textdatei überprüft und gegebenenfalls auf ihre Richtigkeit hin bearbeitet wird. Vervollständigen Sie diese, bevor Sie die Datei fertigstellen.
  5. Nach der Bearbeitung laden Sie die Textdatei in dem von Ihnen gewählten Format herunter.

Der Vorteil einer automatischen Transkriptionsplattform besteht darin, dass sie einen Großteil der sich wiederholenden Arbeit des Transkribierens abnimmt.

Was ist ein Beispiel für eine Besprechungstranskription?

Obwohl die Länge und Komplexität Ihres Sitzungsprotokolls variieren wird, finden Sie hier ein Beispiel für ein typisches intelligentes Wortprotokoll.

[00:00:10 Steve]:       Herzlich willkommen. Ich hoffe, Sie hatten alle ein schönes Wochenende. Jetzt scheint ein guter Zeitpunkt zu sein, um sich über den Stand der Einführung der neuen Software zu informieren.

[00:00:40 Becky]:      Wir sind auf dem besten Weg, die Software Ende des Monats einzuführen, aber wir sind auf ein paar Probleme mit der Benutzeroberfläche gestoßen. Ich überlasse es Ben, das zu erklären, denn er ist derjenige, der sich damit befasst hat.

[00:01:04 Ben]:         Danke, Becky. Das Problem, das wir jetzt haben, ist, dass der Zugriff auf die Kontoeinstellungen den Benutzer dazu zwingt, sich abzumelden. Wir können nicht ganz…

[00:01:20 Steve]:       Das scheint ein großes Problem zu sein, das so spät in der Entwicklung auftritt. Besteht ein Zusammenhang mit etwas anderem, oder handelt es sich um ein isoliertes Problem?

[00:01:34 Ben]:         Soweit wir das beurteilen können, handelt es sich um einen Einzelfall. Während der Produkttests waren keine anderen Funktionen oder Menüs fehlerhaft, so dass wir davon ausgehen, dass es sich um ein relativ neues Problem handelt, seit wir das letzte Design-Update implementiert haben. Warum es einen Fehler verursacht hat, ist derzeit nicht bekannt, aber das ist ja das Schöne an der Softwareentwicklung, oder?

[00:02:01 Steve]:       Ja, das ist wahr. Nun, Becky, ich denke, dass dies eine der obersten Prioritäten für diese Woche sein muss, da wir keine weiteren Änderungen vornehmen sollten, bis diese Frage geklärt ist. Ich überlasse es Ihnen, das zu organisieren, aber ich denke, wir sollten alle verfügbaren Leute darauf ansetzen, denn es wird eine große Verzögerung geben. Wir sehen uns dann Ende der Woche, okay?

[00:02:43 Becky]:      Das ist gut, danke, Steve. Ich werde Ben bitten, sich mit den anderen IT-Mitarbeitern abzustimmen, um zu sehen, was wir so schnell wie möglich tun können.


einen Besprechungstisch


Können Sie Meetings mit asynchronen Fernmikrofonen transkribieren?

Technisch gesehen ja, aber es erfordert eine komplexe Software oder viel Zeit, die Dateien manuell zu kombinieren.

Asynchrone Mikrofone nehmen zwar denselben Ton auf, sind aber nicht so organisiert, dass sie dies gleichzeitig tun. Beispiele hierfür sind Smartphones, Tablets und Laptops, die alle über integrierte Mikrofone verfügen.

Das Entfernungselement stammt von diesen asynchronen Mikrofonen, die an verschiedenen Stellen im Raum angebracht sind. Bei einer Besprechung in einem Sitzungssaal zum Beispiel kann jeder Teilnehmer sein Gerät benutzen, um die Besprechung aufzuzeichnen. Das Ergebnis sind asynchrone, entfernte Mikrofone.

Was sind die Nachteile der Verwendung asynchroner Funkmikrofone?

Asynchrone Fernmikrofone würden jeweils ihre Version der Besprechung aufzeichnen, so dass der nächstgelegene Sprecher am deutlichsten zu hören ist. Dies würde eine brauchbare Audioaufnahme für jede Person ergeben, aber die Probleme wären dann auch:

  • Zusammenstellung der genauesten Audiodaten für jeden Sprecher in einer Datei
  • Die Verwendung von Spracherkennung, um herauszufinden, wer spricht, kann durch die Mikrofonqualität beeinträchtigt werden
  • Das Zusammenfügen der Audioausschnitte würde viel Zeit in Anspruch nehmen, wenn es manuell oder mit einer sehr komplexen Transkriptionssoftware erfolgen würde.

2019 startete Microsoft eine Studie, um die Verwendung von asynchronen Fernmikrofonen für die Transkription von Meetings zu untersuchen. Die Forscher mussten eine Vielzahl komplexer KI- und Audio-Algorithmen einsetzen, um eine Transkriptionsdatei mit einer Genauigkeit von 3 % weniger als bei Richtmikrofonen zu erstellen. Die Tatsache, dass es sich hierbei um eine von Microsoft durchgeführte Spitzenstudie handelt, sollte die Benutzerfreundlichkeit in der realen Welt unterstreichen.

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Maricelly G.
Professor
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Der Hauptvorteil für mich ist die Zeit. Was für ein großartiges Werkzeug für mich, jetzt kann ich meine Arbeit schnell und mit Qualität erledigen. Transkriptor ist ein wirklich gutes Werkzeug für Forscher, weil wir diese Art von Aufgabe erledigen müssen und wir nicht viel Zeit für die Transkription haben.
Jimena L.
Gründer
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Alles ist sehr gut, es ist nicht teuer, gutes Verhältnis zwischen Preis und Qualität, und es ist auch ziemlich schnell. Große Präzision in Bezug auf die Zeiten der Untertitel und in der Erkennung der Wörter. Es mussten nur wenige Korrekturen vorgenommen werden.
Jaqueline B.
Soziologe
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Was mir an Transkryptor am besten gefallen hat, ist seine hohe Genauigkeit. Mit einer benutzerfreundlichen Plattform musste ich nur Satzzeichen anpassen
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Häufig gestellte Fragen

Die Transkription von Besprechungen ist für die Genauigkeit, als Referenz und für das Content Marketing notwendig. Es lohnt sich jedoch nicht, Stunden damit zu verbringen, die Audiodatei einer Besprechung manuell zu schreiben.

Wenn Sie die Transkription von Meetings benötigen, sollten Sie eine Transkriptionssoftware ausprobieren. Sie sind schnell und einfach zu benutzen, und die erste Abschrift ist kostenlos.