Wie man eine Besprechungstranskription im Jahr 2023 erstellt

Beobachtung der Sitzungsabschrift, während Fachleute in einem blau beleuchteten Raum ein Videogespräch mit drei Personen verfolgen.
Lassen Sie das Gesagte in Ihren Sitzungen protokollieren

Transkriptor 2022-08-13

Im Folgenden finden Sie die ultimative Anleitung zur Transkription von Besprechungen. Sie erfahren, was sie sind, warum sie wichtig sind und wie Sie in Zukunft Meeting-Aufzeichnungen erhalten und Ihre Meetings transkribieren können.

Was ist eine Meeting-Transkription?

Besprechungsprotokolle sind Textaufzeichnungen von gesprochenen Unterhaltungen während einer Besprechung. Ein vollständiges Meeting-Transkript sollte jedoch Referenten und Zeitstempel enthalten, um Empfehlungen zu erleichtern.
Es gibt 3 Haupttypen der Transkription von Meetings:

Was ist eine bearbeitete Transkription?

Eine bearbeitete Transkription ist ein vollständiges Skript, das an die Lesbarkeit angepasst ist. Dazu gehören die Korrektur von Grammatik und Rechtschreibung sowie das Entfernen von Slang oder unvollständigen Wörtern. Eine bearbeitete Transkription kann für eine Besprechung nützlich sein, wenn Sie das schriftliche Dokument in Zukunft formell vorlegen müssen.

Was ist eine wörtliche Transkription?

Die wörtliche Transkription ist eine exakte Kopie der gesprochenen Sitzung. Dazu gehören Pausen und nonverbale Geräusche (Räuspern, Hintergrundgeräusche). Es gibt nicht viel Nutzen für eine vollständige wörtliche Transkription von Besprechungen, es sei denn, sie befindet sich in einem rechtlichen Kontext.
Eine leichte Abweichung ist eine nicht wörtliche Transkription. Dadurch werden Pausen und nonverbale Laute entfernt, während die Formulierung gleich bleibt.

Was ist Intelligent Verbatim Transkription?

Intelligent Verbatim Transkriptionen behalten die Hauptrede bei, während Füllwörter, Wiederholungen, nicht standardmäßige Wörter und Pausen herausgeschnitten werden. Es entfernt Off-Topic- und Run-on-Sätze.
Der Zweck eines Intelligent Verbatim Transkripts besteht darin, die Stimme des Sprechers beizubehalten und gleichzeitig den Text lesbar zu machen. Es wird in Videokonferenzen und geschäftsbezogenen Veranstaltungen verwendet, da es zitiert oder leicht in andere Medien umgewandelt werden kann, z. B. in ein Skript oder einen schriftlichen Artikel.

Sollten Sie eine bearbeitete Transkription oder eine wörtliche Transkription verwenden?

Intelligent VerbatimTranskriptionen sind in den meisten Geschäftskontexten am sinnvollsten, da sie ein leicht lesbares Transkript bieten und gleichzeitig die Stimme und Bedeutung der Sprecher beibehalten. Wenn Sie eine stärker bearbeitete Version verwenden möchten, können Sie dies in Zukunft vom Startdokument aus tun.

Warum sollten Sie Besprechungen transkribieren?

Der Grund für die Erstellung von Besprechungsdiktaten besteht darin, die Diskussionsthemen schriftlich aufzuzeichnen. Dies führt zu weiteren Gründen, darunter:

  • Um den Fokus zu erhöhen.Wenn die Teilnehmer während der Besprechung keine eigenen Notizen machen müssen, können sie sich auf das konzentrieren, was besprochen wird. Daher verbessern Meeting-Transkripte das Engagement.
  • Um die Referenzierung zu erleichtern.Wenn jemand auf die Besprechungsdiskussionen zurückgreifen muss, ist ein Transkript der einfachste Weg, dies zu tun. Die Verwendung der Notizen einer Person kann zu Fehlern führen, wenn sie Informationen falsch geschrieben hat.
  • Um Zeit zu sparen.Durch das Generieren von Meeting-Transkripten sparen die Teilnehmer Zeit, da sie eine Aufzeichnung nicht mehrmals ansehen müssen, um die benötigten Informationen zu erhalten. Ein schriftliches Dokument lässt sich viel einfacher überfliegen.
  • Um den ROI zu erhöhen. Ein Meeting mit einem wichtigen Referenten kann teuer werden. Daher bedeutet die Erstellung eines Transkripts, dass sich die Menschen mehr konzentrieren können, und Sie können das schriftliche Dokument für das Marketing verwenden, um die Geschäftsbeziehungen zu verbessern.

Wie können Sie Meeting-Transkripte verwenden?

Ein Meeting-Transkript kann eine Informationsquelle für kundenorientierte Marketingbemühungen sein. Wenn beispielsweise eine Gruppe von Mitarbeitern Veränderungen oder Trends in der Branche diskutiert, können Sie das Transkript wie folgt umwandeln:

  • Ein Blogbeitrag
  • Ein YouTube Videoskript
  • Eine Podcast-Folge
  • Bildunterschriften für soziale Medien
  • YouTube Untertitel

Die Transkription von Besprechungen ermöglicht es Ihnen nicht nur, mehrere Inhalte aus demselben Dokument zu erhalten, sondern hilft Ihnen auch, Fachwissen zu zeigen und Ihre geschäftliche Autorität zu festigen. Wenn Sie sowieso Marketinginhalte erstellen, kann die Verwendung einer Meeting-Transkription für Informationen Zeit sparen, zumal sie mit sehr wenig Bearbeitung in die meisten dieser Formulare umgewandelt werden kann.

Wie transkribiere ich eine Besprechung?

Sie können eine Besprechung selbst transkribieren oder einen der Transkriptionsdienste für Besprechungen beauftragen, dies für Sie zu tun. Abhängig von Ihrer Tippgeschwindigkeit und Ihrer Fähigkeit, Informationen zu behalten, muss die Transkription einer Besprechung kein komplizierter Prozess sein. Hier sind die Schritte zum Erstellen einer Meeting-Transkription.

1. Zeichnen Sie die Besprechung auf

Der erste Schritt besteht darin, eine Aufzeichnung des Meetings zu erhalten. Sie können zwar versuchen, sich Notizen zu machen, während es passiert, aber dies ist keine genaue Informationsquelle. Wie Sie die Besprechung aufzeichnen, hängt davon ab, wo sie stattfindet und wie viele Referenten es gibt.
Zu den Aufzeichnungsoptionen gehören:

  • Bildschirm- und Audioaufzeichnungssoftware für virtuelle Meetings
  • Ihr Smartphone für kleine Meetings mit wenigen Personen
  • Multidirektionale Mikrofone für größere Konferenzräume
  • Software, die sowohl über Aufzeichnungs- als auch über Transkriptionsfunktionen verfügt.

Unabhängig davon, für welche Option Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie die Aufzeichnungsumgebung testen, bevor die Besprechung beginnt. Es ist wichtig, eine klare Audioqualität zu haben, wenn Sprache in Text umgewandelt wird. Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie die Erlaubnis aller haben, die Besprechung aufzuzeichnen.

2. Hören Sie sich den Ton an

Übertragen Sie als Nächstes Ihre Audiodatei bei Bedarf auf einen Computer. Hören Sie sich die Datei vollständig an, ohne zu versuchen, sich Notizen zu machen. Auf diese Weise können Sie feststellen, ob es Probleme oder Audioaussetzer gibt. Sie sollten mit dem Inhalt der Datei vertraut sein, bevor Sie mit der Transkription beginnen.

3. Beginnen Sie mit der Transkription

Hören Sie sich den Ton ein zweites Mal an und beginnen Sie mit der Transkription. Der einfachste Weg, dies manuell zu tun, besteht darin, einfach zu tippen, ohne sich zu viele Gedanken über Zeichensetzung und Rechtschreibung zu machen. Wenn Sie einen neuen Sprecher bemerken, fügen Sie einen Zeilenumbruch hinzu, um ihn zu unterscheiden. Dieser Schritt hilft Ihnen, später Zeitstempel hinzuzufügen.

4. Räumen Sie Ihre Transkription auf

Gehen Sie die Audiodatei erneut durch, um Ihre Transkription zu verbessern. Während dieses Schritts sollten Sie nach ungenauen Wörtern suchen und darauf abzielen, dass die Abschnitte vom Sprecher aufgeteilt werden. Sie müssen zwar noch keine Namen hinzufügen, aber Sie sollten zumindest genaue Textblöcke für jeden Namen haben. Sobald Sie dies getan haben, gehen Sie die Textdatei ohne Audio durch und beginnen Sie mit der Bearbeitung von Grammatik und Rechtschreibung. Der Umfang dieses Schritts hängt davon ab, welche Art von Transkription Sie wünschen, aber die Wörter sollten richtig geschrieben werden, und es sollten Punkte und Großbuchstaben vorhanden sein, an denen sich die Sätze Ihrer Meinung nach ändern.

5. Fügen Sie Sprecher und Zeitstempel hinzu

Wenn Sie mit der Qualität Ihrer Meeting-Transkription zufrieden sind, können Sie sich das Audio erneut anhören und Zeitstempel und Sprecher hinzufügen. Halten Sie dazu das Video jedes Mal an, wenn eine neue Person zu sprechen beginnt, und fügen Sie die folgenden Details hinzu:
[Stunde:Minute:Sekunde] [Sprecher]: (Rede)
Nachdem Sie dies getan haben, sollten Sie über eine vollständige und genaue Transkription der Besprechung verfügen.

6. In kurze Zusammenfassung umwandeln

Die Transkription von Besprechungen unterscheidet sich von Besprechungsprotokollen. Während es sich bei einer Transkription um eine wörtliche Datei handelt, handelt es sich bei Protokollen um eine Aufzeichnung der wichtigsten Punkte. Wenn Sie stattdessen Minuten wünschen, gehen Sie die Textdatei durch und wählen Sie Folgendes aus:

  • Aufgeworfene Fragen
  • Anregungen
  • Aktionspunkte
  • Entschiedene Ergebnisse
  • Stichtage

Dies ist viel einfacher, wenn Sie eine genaue Transkription des Meetings haben, als direkt aus der Audiodatei zu arbeiten.

Ist es möglich, Live-Transkriptionen von Teams-Besprechungen zu erstellen?

Ja, es ist möglich, eine Besprechung mit einem Transkriptionstool oder einer manuellen Transkription zu transkribieren. Menschen nutzen Tools oder Agenturen, um Webinare, Microsoft Teams und Zoom Meetings, Interviews und vieles mehr zu transkribieren. Es gibt viele Optionen für einen Transkriptionsservice. Es gibt mobile Apps sowohl für Android als auch für iOS, Web-Apps und Transkriptionsagenturen.
Bei der Auswahl eines Transkriptionsdienstes sollten Sie einige Faktoren wie Preispläne, Genauigkeit und Geschwindigkeit berücksichtigen. Wichtig sind auch die Funktionen des Dienstes. Einige Dienste können beispielsweise eine Echtzeit-Transkription durchführen und verfügen über verschiedene Tools, Integrationen und Funktionen.

Ist es möglich, Meetings automatisch zu transkribieren?

Die manuelle Audiotranskription ist ein langwieriger Prozess und garantiert nicht immer die Genauigkeit, die für Meeting-Transkripte erforderlich ist. Eine Alternative ist die Verwendung von automatischer Transkriptionssoftware, wie z. B. Transkriptor .

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Und so funktioniert's:

  1. Erstellen Sie eine Audioaufzeichnung der Besprechung.
  2. Laden Sie es in die Transkriptionssoftware für Besprechungen hoch und lassen Sie es konvertieren.
  3. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, werden Sie benachrichtigt und erhalten eine Liste mit Aufgaben.
  4. Dazu gehört die Überprüfung der Textdatei und die Bearbeitung auf Richtigkeit, falls erforderlich. Füllen Sie diese aus, bevor Sie die Datei fertigstellen.
  5. Laden Sie nach der Bearbeitung die Textdatei in dem von Ihnen gewählten Format herunter.

Der Vorteil der Verwendung einer automatischen Transkriptionsplattform besteht darin, dass sie einen Großteil der sich wiederholenden Arbeit der Transkription abnimmt.

Was ist ein Beispiel für ein Transkriptionsformat für Besprechungen?

Obwohl die Länge und Komplexität Ihres Meeting-Transkripts variieren wird, finden Sie hier ein Beispiel für ein typisches Intelligent Verbatim Transkript.

[00:00:10 Steve]: Herzlich willkommen. Ich hoffe ihr hattet alle ein schönes Wochenende. Jetzt scheint ein guter Zeitpunkt zu sein, um nachzuholen, wo wir mit dem neuen Software-Rollout stehen.

[00:00:40 Becky]: Wir sind derzeit auf dem besten Weg, Ende des Monats einzuführen, aber wir sind auf ein paar Probleme mit der Benutzeroberfläche gestoßen. Ich überlasse es Ben, es zu erklären, weil er derjenige war, der sich damit befasst hat.

[00:01:04 Ben]: Danke, Becky. Das Problem, das wir jetzt haben, besteht darin, dass der Zugriff auf die Kontoeinstellungen den Benutzer dazu zwingt, sich abzumelden. Wir können nicht ganz-

[00:01:20 Steve]: Das scheint ein großes Problem zu sein, so spät in der Entwicklung zu sein. Hängt es mit irgendetwas anderem zusammen oder ist es ein isoliertes Problem?

[00:01:34 Ben]: Soweit wir das beurteilen können, ist es isoliert. Während des Produkttests wurden keine anderen Funktionen oder Menüs fehlerhaft, daher glauben wir, dass dies ein relativ neues Problem ist, da wir das neueste Design-Update implementiert haben. Warum es einen Fehler verursacht hat, ist derzeit nicht bekannt, aber das ist die Freude an der Softwareentwicklung, oder?

[00:02:01 Steve]: Ja, das stimmt. Nun, Becky, ich denke, das muss eine Top-Priorität für diese Woche sein, da wir keine weiteren Änderungen vornehmen sollten, bis das Problem gelöst ist. Ich überlasse es Ihnen, das zu organisieren, aber ich denke, wir sollten alle verfügbaren Leute dafür einsetzen, denn es wird eine große Verzögerung sein. Wir werden uns am Ende der Woche treffen, OK?

[00:02:43 Becky]: Das ist in Ordnung, danke, Steve. Ich werde Ben dazu bringen, sich mit den anderen IT-Leuten abzustimmen, um zu sehen, was wir so schnell wie möglich tun können.

Was sind die Nachteile der Verwendung von asynchronen Fernmikrofonen?

  • Zusammenstellung der genauesten Audiodaten für jeden Sprecher in einer Datei
  • Die Verwendung der Spracherkennung, um herauszufinden, wer spricht, kann durch die Mikrofonqualität beeinflusst werden
  • Das Zusammenfügen der Audioausschnitte würde viel Zeit in Anspruch nehmen oder eine sehr komplexe Transkriptionssoftware

Im Jahr 2019 startete Microsoft eine Studie, um die Verwendung von asynchronen Fernmikrofonen für Meeting-Transkriptionen zu untersuchen. Die Forscher mussten eine breite Palette komplexer AI - und Audioalgorithmen verwenden, um eine Transkriptionsdatei mit einer Genauigkeit von 3 % weniger als Richtmikrofone zu erstellen. Die Tatsache, dass es sich um eine hochmoderne Studie handelte, die von Microsoft durchgeführt wurde, sollte die Benutzerfreundlichkeit in der realen Welt hervorheben.

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Häufig gestellte Fragen

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Einige gute Beispiele sind Transkriptor und Otter.

Weiterführende Literatur

Wie transkribiert man Microsoft Teams Meetings?

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Wie transkribiert man Google Meet Meetings?

Wie transkribiert man Google Hangouts Meetings?

Wie transkribiert man GoToMeeting Meetings?

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Wie transkribiert man Bluejeans Meetings?

Häufig gestellte Fragen

Die Transkription von Besprechungen ist für Genauigkeit, Referenz und Content-Marketing erforderlich. Es lohnt sich jedoch nicht, Stunden damit zu verbringen, die Audiodatei eines Meetings manuell zu schreiben.

Wenn Sie eine Transkription von Besprechungen benötigen, probieren Sie die Transkriptionssoftware aus. Sie sind schnell und einfach zu bedienen, und die erste Transkription ist kostenlos.

Ja, es ist möglich, eine Microsoft Teams Besprechung zu transkribieren. Weitere Informationen finden Sie in unserem zugehörigen Blogpost über die Transkription Microsoft Teams Meetings.


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