Hogyan hozzon létre egy találkozó átiratot 2022-ben?

Az értekezlet átirata a legegyszerűbb módja annak, hogy rögzítse az értekezleten elhangzottakat. Bár a hagyományos módszer az átírás kézzel történő megírása volt, a technológia lehetővé teszi, hogy ezt a folyamatot automatizáljuk.

Az alábbiakban a megbeszélések átiratának végső útmutatója olvasható. Megtudhatja, hogy mik ezek, miért fontosak, és hogyan írhatja át a jövőben a megbeszéléseket .

Mi az a Meeting Transcripts?

Az értekezletek átiratai az értekezleten elhangzott beszélgetések szöveges feljegyzései. Az értekezletek teljes átiratának azonban tartalmaznia kell a felszólalókat és az időbélyegzőket a könnyebb hivatkozás érdekében.

Az értekezletek átiratának 3 fő típusa van:

1. Mi a szerkesztett átírás

A szerkesztett átirat egy teljes forgatókönyv, amelyet az olvashatóság érdekében kiigazítottak. Ez magában foglalja a nyelvtan és a helyesírás javítását, valamint a szleng vagy a hiányos szavak eltávolítását. A szerkesztett átirat hasznos lehet egy megbeszélésen, ha a jövőben hivatalosan be kell mutatnia az írott dokumentumot.

2. Mi az a szó szerinti átírás

A szó szerinti átirat a szóbeli találkozó pontos másolata. Tartalmazza a szüneteket és a nem verbális hangokat (torokköszörülés, háttérzaj). Nincs sok értelme a teljes szó szerinti jegyzőkönyvnek, hacsak nem jogi kontextusban.

Enyhe eltérés a nem szó szerinti átírás. Ez eltávolítja a szüneteket és a nem verbális hangokat, miközben a szövegezés változatlan marad. 

3. Mi az intelligens szó szerinti átírás

Az intelligens szó szerinti átiratok megtartják a fő beszédrészletet, miközben kiszerkesztik a töltelékszavakat, az ismétléseket, a nem szabványos szavakat és a szüneteket. Eltávolítja a témán kívüli és a futó mondatokat.

Az intelligens szó szerinti átirat célja, hogy megőrizze a beszélő hangját, ugyanakkor olvashatóvá tegye a szöveget. Az üzleti életben azért használják, mert idézhető vagy könnyen átalakítható más médiumokká, például forgatókönyvvé vagy írott cikké.

Szerkesztett átiratot vagy szó szerinti átiratot használjon?

A legtöbb üzleti környezetben a leglogikusabb megoldás az intelligens szó szerinti átirat. Bár lehet, hogy egy erősebben szerkesztett változatot szeretne használni, ezt a jövőben a kiindulási dokumentumból is megteheti. Az Ön feladata eldönteni, hogy a kontextustól függően mennyire erősen szerkesztett legyen az átirat.


egy hely a találkozókra


Miért érdemes átírni a megbeszéléseket?

Az értekezletek lejegyzésének oka, hogy a megbeszélések témáiról írásos feljegyzés készüljön.. Ez más okokra is visszavezethető, többek között:

  • Fokozza a fókuszt. Ha a résztvevőknek nem kell saját jegyzeteket készíteniük a megbeszélés során, akkor a megbeszéltek tartalmára koncentrálhatnak. Az értekezletek átiratai javítják az elkötelezettséget.
  • A hivatkozás megkönnyítése. Ha valakinek vissza kell térnie a megbeszélésen elhangzottakra, a legegyszerűbb módja ennek a jegyzőkönyv elkészítése. Valaki jegyzeteinek használata hibákat eredményezhet, ha valaki rosszul írta le az információkat.
  • Időmegtakarítás. Az értekezletek átiratának elkészítése időt takarít meg a résztvevőknek, mivel nem kell többször újra megnézniük a felvételt, hogy megkapják a szükséges információkat. Egy írott dokumentumot sokkal könnyebb átnézni.
  • A ROI növelése. Egy fontos előadóval való találkozó drága lehet. Ezért az átirat készítése azt jelenti, hogy az emberek jobban tudnak összpontosítani, és az írott dokumentumot marketingcélokra használhatja az üzleti kapcsolatok javítása érdekében.

Hogyan használhatók fel az értekezletek átiratai?

A megbeszélések átirata információforrás lehet az ügyfélközpontú marketingtevékenységek számára. Például, ha az alkalmazottak egy csoportja megvitatja az iparági változásokat vagy trendeket, akkor a jegyzőkönyvet átalakíthatja:

  • Egy blogbejegyzés
  • Egy YouTube videó forgatókönyve
  • Egy podcast epizód
  • A közösségi média feliratai

Az értekezlet átirata nem csak azt teszi lehetővé, hogy több tartalmat nyerjen ki ugyanabból a dokumentumból, hanem segít megmutatni a szakértelmet és megszilárdítani az üzleti tekintélyét.

Ha egyébként is marketing tartalmakat készít, akkor a megbeszélések átiratának felhasználásával időt takaríthat meg, különösen azért, mert a legtöbb ilyen formába nagyon kevés szerkesztéssel át lehet alakítani.

Hogyan készítsünk és írjunk le egy megbeszélésről jegyzőkönyvet?

A gépelési sebességétől és az információmegőrzési képességétől függően egy megbeszélés átírása nem kell, hogy bonyolult folyamat legyen. Az alábbiakban ismertetjük a megbeszélés-átirat létrehozásának lépéseit.

1. A találkozó rögzítése

Az első lépés az, hogy szerezzen egy felvételt a megbeszélésről. Bár megpróbálhatsz jegyzetelni, miközben történik, ez nem pontos információforrás. Az értekezlet rögzítésének módja attól függ, hogy hol zajlik az értekezlet, és hány felszólaló van.

A felvételi lehetőségek közé tartoznak:

  • Képernyő- és hangrögzítő szoftver virtuális megbeszélésekhez
  • Az Ön okostelefonja kisebb létszámú, néhány fős találkozókhoz
  • Többirányú mikrofonok nagyobb tárgyalótermek számára

Bármelyik lehetőséget is választja, győződjön meg róla, hogy a megbeszélés kezdete előtt teszteli a minőséget. Biztosítania kell, hogy minden problémát előre elrendezzen, hogy azok ne álljanak az útjába. A hangminőség is meghatározza az értekezlet átiratának pontosságát.

Végezetül győződjön meg róla, hogy mindenki beleegyezett a megbeszélés rögzítésébe.

2. Hallgassa meg a hanganyagot

Ezután, ha szükséges, vigye át a hangfájlját egy számítógépre. Hallgassa meg a fájlt teljesen anélkül, hogy megpróbálna jegyzetelni. Így megállapíthatja, hogy vannak-e problémák vagy hangkimaradások. Mielőtt elkezdené az átírást, meg kell ismernie a fájl tartalmát.

3. Kezdje meg az átírást

Hallgassa meg a hanganyagot másodszor is, és kezdje el az átírást. Ezt a legegyszerűbben úgy teheti meg, ha kézzel írja be, és nem törődik túlságosan az írásjelekkel és a helyesírással. Ha észrevesz egy új beszélőt, tegyen egy sortörést, hogy megkülönböztesse őket. Ez a lépés segít az időbélyegek későbbi hozzáadásában.

4. Rendezze az átiratot

Nézze át újra a hangfájlt, hogy javítsa az átírást. E lépés során ellenőrizze a pontatlan szavakat, és törekedjen arra, hogy a szakaszok beszélők szerint legyenek felbontva. Bár a neveket még nem kell hozzáadni, de legalább pontos szövegblokkokat kell készíteni mindegyikhez.

Ha ezt megtette, nézze át a szöveges fájlt a hang nélkül, és kezdje el szerkeszteni a nyelvtani és helyesírási hibákat. Ennek a lépésnek a mértéke attól függ, hogy milyen átírást szeretne, de a szavakat helyesen kell írni, és pontoknak és nagybetűknek kell lenniük ott, ahol a mondatok Ön szerint változnak.

5. Hangszórók és időbélyegzők hozzáadása

Ha elégedett a megbeszélés átiratának minőségével, újra meghallgathatja a hanganyagot, és elkezdheti hozzáadni az időbélyegeket és a hangszórókat. Ehhez állítsa meg a videót minden alkalommal, amikor egy új személy kezd beszélni, és adja hozzá a következő adatokat:

[hour:minute:second] [speaker]: (Beszéd)

Miután ezt megtette, teljes és pontos átiratot kell készítenie a megbeszélésről.

6. Konvertálás rövid összefoglalóvá

Az ülés átirata különbözik az ülés jegyzőkönyvétől. Míg az átirat szó szerinti fájl, addig a jegyzőkönyv a főbb pontokat rögzíti. Tehát, ha perceket akarsz helyette, menj végig a szöveges fájlon és szedd ki:

  • Felmerült kérdések
  • Javaslatok
  • Intézkedési pontok
  • Eldöntött eredmények
  • Határidők

Ez sokkal könnyebb, ha már rendelkezik a megbeszélés pontos átiratával, mintha közvetlenül a hangfájlból dolgozna.

A kézi átírás alternatívája

A kézi átírás hosszadalmas folyamat, és nem mindig garantálja az ülések átirataihoz szükséges pontosságot. Alternatív megoldás az automatikus átíró szoftver, például a Transkriptor használata.

Így működik:

  1. Készítsen hangfelvételt a megbeszélésről.
  2. Töltse fel az automatikus átíró szoftverbe, és hagyja, hogy átalakítsa.
  3. Amint befejeződik, értesítést kap, és egy listát a feladatokról.
  4. Ezek közé tartozik a szöveges fájl átnézése és szükség esetén a pontosság érdekében történő szerkesztése. Ezeket még a fájl véglegesítése előtt töltse ki.
  5. Szerkesztés után töltse le a szöveges fájlt a kiválasztott formátumban.

Az automatikus átíró platform használatának előnye, hogy az átírással járó ismétlődő munka nagy részét elveszi.

Mi az a tárgyalási átirat példa?

Bár a megbeszélés átiratának hossza és összetettsége eltérő lesz, itt egy példa egy tipikus intelligens szó szerinti átiratra.

[00:00:10 Steve]:       Üdvözlök mindenkit. Remélem, mindannyiótoknak jó hétvégéje volt. Most jó alkalomnak tűnik, hogy bepótoljuk, hol tartunk az új szoftver bevezetésével.

[00:00:40 Becky]:      Jelenleg a hónap végére tervezzük a bevezetést, de felmerült néhány UI-probléma. Hagyom, hogy Ben elmagyarázza, mert ő volt az, aki ezzel foglalkozott.

[00:01:04 Ben]:         Köszönöm, Becky. Tehát a probléma most az, hogy a fiókbeállítások eléréséhez a felhasználónak ki kell jelentkeznie. Nem tudunk…

[00:01:20 Steve]:       Ez elég nagy problémának tűnik a fejlesztés ilyen késői szakaszában. Van köze valami máshoz, vagy ez egy elszigetelt probléma?

[00:01:34 Ben]:         Amennyire meg tudjuk mondani, ez elszigetelt. A terméktesztelés során más funkciók vagy menük nem voltak hibásak, így úgy véljük, hogy ez egy viszonylag új probléma, amióta a legutóbbi tervezési frissítést bevezettük. Hogy ez miért okozott hibát, jelenleg nem tudjuk, de ez a szoftverfejlesztés öröme, nem igaz?

[00:02:01 Steve]:       Igen, ez igaz. Nos, Becky, úgy gondolom, hogy ennek a hét egyik legfontosabb prioritásának kell lennie, mivel nem szabad további változtatásokat végrehajtanunk, amíg ez nem oldódik meg. Rád bízom a szervezést, de szerintem minden rendelkezésre álló embert rá kellene vennünk erre a feladatra, mert ez nagy késedelmet fog okozni. A hét végén majd találkozunk, oké?

[00:02:43 Becky]:      Rendben, köszönöm, Steve. Megkérem Bent, hogy egyeztessen a többi informatikus sráccal, hogy lássuk, mit tehetünk ez ügyben minél előbb.


tárgyalóasztal


Átírhatók a megbeszélések aszinkron távmikrofonok használatával?

Technikailag igen, de ehhez egy összetett szoftverre van szükség, vagy sok időre a fájlok kézi kombinálásához.

Az aszinkron mikrofonok ugyanazt a hangot rögzítik, de nem úgy vannak megszervezve, hogy ezt egyszerre tegyék. Ilyen például az okostelefonok, a táblagépek és a laptopok, amelyek mindegyike rendelkezik beágyazott mikrofonnal.

A távolsági elem a helyiség különböző pontjain elhelyezett aszinkron mikrofonokból származik. Például egy tárgyalóteremben tartott megbeszélésen minden résztvevő használhatja a saját készülékét a megbeszélés rögzítésére. Az eredmény aszinkron távoli mikrofonok.

Milyen hátrányai vannak az aszinkron távoli mikrofonok használatának?

Az aszinkron távoli mikrofonok mindegyike rögzítené a megbeszélés saját verzióját, így a legközelebbi beszélő lenne a legvilágosabb. Ez minden egyes személy számára használható hangfelvételt biztosítana, de a problémák közé tartozna:

  • Az egyes hangszórók legpontosabb hanganyagának egy fájlba történő összegyűjtése
  • A mikrofon minősége befolyásolhatja a beszédfelismerés használatát annak megállapítására, hogy ki beszél.
  • A hangkivonatok összeszerkesztése hosszú időt venne igénybe kézzel vagy nagyon bonyolult átíró szoftverrel.

2019-ben a Microsoft tanulmányt indított az aszinkron távoli mikrofonok használatáról az értekezletek átirataihoz. A kutatóknak komplex mesterséges intelligencia- és hangalgoritmusok széles skáláját kellett alkalmazniuk ahhoz, hogy az átírási fájlt 3%-kal kisebb pontossággal állítsák elő, mint az irányított mikrofonok. Az a tény, hogy ez egy élvonalbeli tanulmány volt, amelyet a Microsoft készített, kiemeli a valós világban való könnyű használhatóságát.

Nézze meg, mit mondtak rólunk ügyfeleink!

Több ezer embert szolgálunk ki bármilyen életkorból, szakmából és országból. Kattintson a megjegyzésekre vagy az alábbi gombra, ha több őszinte véleményt szeretne olvasni rólunk.

Maricelly G.
Egyetemi tanár
Tovább olvasom
A fő előny számomra az idő. Milyen nagyszerű eszköz számomra, most gyorsan és minőségileg tudom elvégezni a munkámat. A Transkriptor egy igazán jó eszköz a kutatók számára, mert ilyen feladatokat kell elvégeznünk, és nincs sok időnk az átírásra.
Jimena L.
Alapító
Tovább olvasom
Minden nagyon jó, nem drága, jó az ár és a minőség aránya, ráadásul elég gyors is. Nagy pontosság a feliratok időzítésében és a szavak felismerésében. Nagyon kevés korrekciót kellett végrehajtani.
Jaqueline B.
Szociológus
Tovább olvasom
Ami a legjobban tetszett a transzkryptorban, az az, hogy nagy pontossággal rendelkezik. Egy könnyen használható platformon csak az írásjeleket kellett módosítanom
Előző
Következő

Gyakran Ismételt Kérdések

Az értekezletek átírása szükséges a pontosság, a referenciák és a tartalommarketing miatt. Nem érdemes azonban órákat tölteni egy megbeszélés hangfájljának kézi kiírásával.

Ha Önnek tárgyalási átírásra van szüksége, próbálja ki az átírószoftvert. Gyorsan és egyszerűen használhatóak, és az első átírás ingyenes.