Πώς να δημιουργήσετε μια απομαγνητοφώνηση συνάντησης το 2023

Τι είναι η μεταγραφή σύσκεψης;

Οι μεταγραφές συσκέψεων είναι εγγραφές κειμένου προφορικών συνομιλιών κατά τη διάρκεια μιας σύσκεψης. Ωστόσο, ένα πλήρες αντίγραφο της συνεδρίασης θα πρέπει να περιλαμβάνει ομιλητές και χρονικές σημάνσεις για ευκολότερες παραπομπές.
Υπάρχουν 3 κύριοι τύποι μεταγραφής συσκέψεων:

Τι είναι η επεξεργασμένη μεταγραφή

Μια επεξεργασμένη μεταγραφή είναι μια πλήρης δέσμη ενεργειών που προσαρμόζεται για αναγνωσιμότητα. Αυτό περιλαμβάνει τη διόρθωση της γραμματικής και της ορθογραφίας και την αφαίρεση αργκό ή ελλιπών λέξεων. Μια επεξεργασμένη μεταγραφή μπορεί να είναι χρήσιμη για μια συνάντηση εάν χρειαστεί να παρουσιάσετε επίσημα το γραπτό έγγραφο στο μέλλον.

Τι είναι η αυτολεξεί μεταγραφή

Η αυτολεξεί μεταγραφή είναι ακριβές αντίγραφο της προφορικής συνάντησης. Περιλαμβάνει παύσεις και μη λεκτικούς ήχους (καθαρισμός λαιμού, θόρυβος περιβάλλοντος). Δεν υπάρχει μεγάλη χρησιμότητα για μια πλήρη πλήρη μεταγραφή συνάντησης, εκτός εάν είναι σε νομικό πλαίσιο.
Μια μικρή παραλλαγή είναι μια μη αυτολεξεί μεταγραφή. Αυτό αφαιρεί τις παύσεις και τους μη λεκτικούς ήχους, διατηρώντας παράλληλα τη διατύπωση ίδια.

Τι είναι Intelligent Verbatim μεταγραφή

Intelligent Verbatim μεταγραφές διατηρούν την κύρια ομιλία ενώ επεξεργάζονται λέξεις πλήρωσης, επανάληψη, μη τυποποιημένες λέξεις και παύσεις. Αφαιρεί προτάσεις εκτός θέματος και εκτέλεσης.
Ο σκοπός μιας Intelligent Verbatim μεταγραφής είναι να διατηρήσει τη φωνή του ομιλητή ενώ κάνει το κείμενο αναγνώσιμο. Χρησιμοποιείται σε τηλεδιασκέψεις και εκδηλώσεις που σχετίζονται με επιχειρήσεις, επειδή μπορεί να αναφερθεί ή να μετατραπεί εύκολα σε άλλα μέσα, όπως σενάριο ή γραπτό άρθρο.

Πρέπει να χρησιμοποιήσετε επεξεργασμένη μεταγραφή ή μεταγραφή κατά λέξη;

Intelligent Verbatim μεταγραφές έχουν το πιο νόημα στα περισσότερα επιχειρηματικά πλαίσια, επειδή παρέχουν μια ευανάγνωστη μεταγραφή, διατηρώντας παράλληλα τη φωνή και το νόημα των ομιλητών. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια πιο επεξεργασμένη έκδοση, μπορείτε να το κάνετε στο μέλλον από το αρχικό έγγραφο.

Γιατί πρέπει να μεταγράφετε συναθροίσεις;

Ο λόγος για να κάνετε υπαγορεύσεις συσκέψεων είναι να διατηρείτε γραπτό αρχείο των θεμάτων συζήτησης. Αυτό τροφοδοτεί άλλους λόγους, όπως:

• Εάν οι συμμετέχοντες δεν χρειάζεται να κρατήσουν τις δικές τους σημειώσεις κατά τη διάρκεια της σύσκεψης, μπορούν να επικεντρωθούν σε αυτό που συζητείται. Ως εκ τούτου, οι μεταγραφές συσκέψεων βελτιώνουν την αφοσίωση.
• Για να διευκολύνετε την αναφορά.Εάν κάποιος πρέπει να ανατρέξει στις συζητήσεις της σύσκεψης, μια μεταγραφή είναι ο ευκολότερος τρόπος για να το κάνετε αυτό. Η χρήση των σημειώσεων κάποιου μπορεί να οδηγήσει σε λάθη εάν έχει γράψει λανθασμένα πληροφορίες.
• Για εξοικονόμηση χρόνου.Η δημιουργία μεταγραφών σύσκεψης εξοικονομεί χρόνο στους συμμετέχοντες, επειδή δεν θα χρειαστεί να παρακολουθήσουν ξανά μια εγγραφή αρκετές φορές για να λάβουν τις πληροφορίες που χρειάζονται. Ένα γραπτό έγγραφο είναι πολύ πιο εύκολο να σαρωθεί.
• Για να αυξήσετε την απόδοση επένδυσης (ROI). Μια συνάντηση με έναν σημαντικό ομιλητή μπορεί να είναι δαπανηρή. Επομένως, η λήψη μιας μεταγραφής σημαίνει ότι οι άνθρωποι μπορούν να εστιάσουν περισσότερο και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το γραπτό έγγραφο για μάρκετινγκ για να βελτιώσετε τις επιχειρηματικές συνδέσεις.

Πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις μεταγραφές συσκέψεων;

Μια μεταγραφή σύσκεψης μπορεί να αποτελέσει πηγή πληροφοριών για τις προσπάθειες μάρκετινγκ που απευθύνονται σε πελάτες. Για παράδειγμα, εάν μια ομάδα υπαλλήλων συζητά τις αλλαγές ή τις τάσεις του κλάδου, θα μπορούσατε στη συνέχεια να μετατρέψετε τη μεταγραφή σε:

• Μια ανάρτηση ιστολογίου
• Ένα YouTube σενάριο βίντεο
• Ένα επεισόδιο podcast
• Λεζάντες στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης
YouTube υπότιτλοι

Όχι μόνο η μεταγραφή της σύσκεψης θα σας επιτρέψει να λάβετε πολλά κομμάτια περιεχομένου από το ίδιο έγγραφο, αλλά θα σας βοηθήσει επίσης να δείξετε εμπειρία και να εδραιώσετε την επιχειρηματική σας εξουσία. Εάν δημιουργείτε περιεχόμενο μάρκετινγκ ούτως ή άλλως, η χρήση μιας μεταγραφής σύσκεψης για πληροφορίες μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο, ιδιαίτερα καθώς θα μπορούσε να μετατραπεί στις περισσότερες από αυτές τις φόρμες με πολύ λίγη επεξεργασία.

Πώς μπορώ να μεταγράψω μια σύσκεψη;

Μπορείτε να μεταγράψετε μια σύσκεψη μόνοι σας ή να προσλάβετε μία από τις υπηρεσίες μεταγραφής της σύσκεψης για να το κάνετε για εσάς. Ανάλογα με την ταχύτητα πληκτρολόγησης και την ικανότητά σας να διατηρείτε πληροφορίες, η μεταγραφή μιας σύσκεψης δεν χρειάζεται να είναι μια περίπλοκη διαδικασία. Ακολουθούν τα βήματα για τον τρόπο δημιουργίας μιας μεταγραφής σύσκεψης.

1. Καταγράψτε τη συνάντηση

Το πρώτο βήμα είναι να λάβετε μια ηχογράφηση της συνάντησης. Ενώ θα μπορούσατε να προσπαθήσετε να κρατήσετε σημειώσεις καθώς συμβαίνει, αυτή δεν είναι μια ακριβής πηγή πληροφοριών. Ο τρόπος εγγραφής της σύσκεψης θα εξαρτηθεί από το πού πραγματοποιείται και πόσοι ομιλητές υπάρχουν.
Οι επιλογές εγγραφής περιλαμβάνουν:

• Λογισμικό εγγραφής οθόνης και ήχου για εικονικές συναντήσεις
• Το smartphone σας για συναντήσεις μικρής κλίμακας λίγων ατόμων
• Μικρόφωνα πολλαπλών κατευθύνσεων για μεγαλύτερες ρυθμίσεις αίθουσας συνεδριάσεων
• Λογισμικό που διαθέτει δυνατότητες εγγραφής και μεταγραφής.

Όποια επιλογή κι αν επιλέξετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε δοκιμάσει το περιβάλλον εγγραφής πριν ξεκινήσει η σύσκεψη. Είναι σημαντικό να έχετε καθαρή ποιότητα ήχου κατά τη μετατροπή ομιλίας σε κείμενο . Τέλος, βεβαιωθείτε ότι έχετε την άδεια όλων για την εγγραφή της σύσκεψης.

2. Ακούστε τον ήχο

Στη συνέχεια, μεταφέρετε το αρχείο ήχου σας σε έναν υπολογιστή, εάν χρειάζεται. Ακούστε πλήρως το αρχείο χωρίς να προσπαθήσετε να κάνετε σημειώσεις. Αυτό γίνεται για να μπορείτε να προσδιορίσετε εάν υπάρχουν προβλήματα ή διακοπές ήχου. Θα θελήσετε να εξοικειωθείτε με το περιεχόμενο του αρχείου πριν ξεκινήσετε την προσπάθεια μεταγραφής.

3. Ξεκινήστε τη μεταγραφή

Ακούστε τον ήχο για δεύτερη φορά και ξεκινήστε τη μεταγραφή. Ο ευκολότερος τρόπος για να το κάνετε αυτό χειροκίνητα είναι απλώς να πληκτρολογήσετε χωρίς να ανησυχείτε πάρα πολύ για τα σημεία στίξης και την ορθογραφία. Όταν παρατηρήσετε ένα νέο ηχείο, προσθέστε μια αλλαγή γραμμής για να το διακρίνετε. Αυτό το βήμα θα σας βοηθήσει να προσθέσετε χρονικές σημάνσεις αργότερα.

4. Τακτοποιήστε τη μεταγραφή σας

Μεταβείτε ξανά στο αρχείο ήχου για να βελτιώσετε τη μεταγραφή σας. Κατά τη διάρκεια αυτού του βήματος, θα πρέπει να ελέγξετε για ανακριβείς λέξεις και να στοχεύσετε να χωρίσετε τμήματα από τον ομιλητή. Αν και δεν χρειάζεται να προσθέσετε ακόμα ονόματα, τουλάχιστον θα πρέπει να έχετε ακριβή μπλοκ κειμένου για το καθένα. Μόλις το κάνετε αυτό, περάστε από το αρχείο κειμένου χωρίς τον ήχο και ξεκινήστε την επεξεργασία για γραμματική και ορθογραφία. Η έκταση αυτού του βήματος εξαρτάται από το είδος της μεταγραφής που θέλετε, αλλά οι λέξεις πρέπει να γράφονται σωστά και πρέπει να υπάρχουν τελείες και κεφαλαία γράμματα όπου νομίζετε ότι αλλάζουν οι προτάσεις.

5. Προσθέστε ηχεία και χρονικές σημάνσεις

Εφόσον είστε ικανοποιημένοι με την ποιότητα της μεταγραφής της συνάντησής σας, μπορείτε να ακούσετε ξανά τον ήχο και να αρχίσετε να προσθέτετε χρονικές σημάνσεις και ηχεία. Για να το κάνετε αυτό, θέστε σε παύση το βίντεο κάθε φορά που ένα νέο άτομο αρχίζει να μιλάει και προσθέστε τις ακόλουθες λεπτομέρειες:
[ώρα:λεπτό:δευτερόλεπτο] [ομιλητής]: (Ομιλία)
Αφού το κάνετε αυτό, θα πρέπει να έχετε μια πλήρη και ακριβή μεταγραφή σύσκεψης.

6. Μετατροπή σε σύντομη περίληψη

Η μεταγραφή της σύσκεψης διαφέρει από τα πρακτικά της σύσκεψης. Ενώ η απομαγνητοφώνηση είναι κατά λέξη αρχείο, τα πρακτικά είναι μια καταγραφή των κύριων σημείων. Έτσι, εάν θέλετε λεπτά, περάστε από το αρχείο κειμένου επιλέγοντας:

• Ζητήματα που τέθηκαν
• Προτάσεις
• Σημεία δράσης
• Αποφασιστικά αποτελέσματα
• Προθεσμίες

Κάνοντας αυτό είναι πολύ πιο εύκολο μόλις έχετε μια ακριβή μεταγραφή της σύσκεψης, σε αντίθεση με την εργασία απευθείας από το αρχείο ήχου .

Είναι δυνατή η δημιουργία ζωντανών μεταγραφών συσκέψεων του Teams;

Ναι, είναι δυνατή η μεταγραφή μιας συνάντησης με ένα εργαλείο μεταγραφής ή χειροκίνητη μεταγραφή. Οι άνθρωποι χρησιμοποιούν εργαλεία ή πρακτορεία για να μεταγράψουν διαδικτυακά σεμινάρια, Microsoft Teams και Zoom συναντήσεις, συνεντεύξεις και πολλά άλλα. Υπάρχουν πολλές επιλογές για να διαλέξετε για μια υπηρεσία μεταγραφής. Υπάρχουν εφαρμογές για κινητά τόσο στο Android όσο και στο iOS, εφαρμογές ιστού και πρακτορεία μεταγραφής.
Όταν επιλέγετε μια υπηρεσία μεταγραφής, θα πρέπει να εξετάσετε μερικούς παράγοντες όπως τα σχέδια τιμολόγησης, την ακρίβεια και την ταχύτητα. Τα χαρακτηριστικά της υπηρεσίας είναι επίσης σημαντικά. Για παράδειγμα, ορισμένες υπηρεσίες μπορούν να κάνουν μεταγραφή σε πραγματικό χρόνο, να έχουν διάφορα εργαλεία, ενσωματώσεις και λειτουργίες.

Είναι δυνατή η αυτόματη μεταγραφή συσκέψεων;

Η μη αυτόματη μεταγραφή ήχου είναι μια χρονοβόρα διαδικασία και δεν εγγυάται πάντα τα επίπεδα ακρίβειας που απαιτούνται για τη συνάντηση μεταγραφών. Μια εναλλακτική λύση είναι η χρήση λογισμικού αυτόματης μεταγραφής, όπως Transkriptor .

1. Δημιουργήστε μια ηχογράφηση της σύσκεψης.
2. Ανεβάστε το στο λογισμικό μεταγραφής της σύσκεψης και αφήστε το να μετατραπεί.
3. Μόλις ολοκληρωθεί, θα ειδοποιηθείτε και θα σας δοθεί μια λίστα εργασιών.
4. Αυτά περιλαμβάνουν τον έλεγχο του αρχείου κειμένου και την επεξεργασία για ακρίβεια, εάν απαιτείται. Ολοκληρώστε τα πριν οριστικοποιήσετε το αρχείο.
5. Μετά την επεξεργασία, κατεβάστε το αρχείο κειμένου στη μορφή που έχετε επιλέξει.

Το πλεονέκτημα της χρήσης μιας πλατφόρμας αυτόματης μεταγραφής είναι ότι αφαιρεί μεγάλο μέρος της επαναλαμβανόμενης εργασίας της μεταγραφής.

Τι είναι ένα παράδειγμα μορφής μεταγραφής σύσκεψης;

Αν και η διάρκεια και η πολυπλοκότητα της μεταγραφής της συνάντησής σας θα διαφέρουν, ακολουθεί ένα παράδειγμα τυπικής Intelligent Verbatim μεταγραφής.

[00:00:10 Steve]: Καλώς ήρθατε, όλοι. Ελπίζω να είχατε όλοι ένα καλό Σαββατοκύριακο. Τώρα φαίνεται μια καλή στιγμή για να καλύψουμε πού βρισκόμαστε με την ανάπτυξη του νέου λογισμικού.

[00:00:40 Becky]: Αυτή τη στιγμή είμαστε σε καλό δρόμο για να κυκλοφορήσουμε στο τέλος του μήνα, αλλά αντιμετωπίσαμε μερικά προβλήματα διεπαφής χρήστη. Θα αφήσω τον Ben να εξηγήσει γιατί ήταν αυτός που ασχολήθηκε με αυτό.

[00:01:04 Ben]: Ευχαριστώ, Becky. Έτσι, το πρόβλημα που αντιμετωπίζουμε τώρα είναι ότι η πρόσβαση στις ρυθμίσεις λογαριασμού αναγκάζει τον χρήστη να αποσυνδεθεί. Δεν μπορούμε ακριβώς-

[00:01:20 Steve]: Αυτό φαίνεται σαν ένα μεγάλο ζήτημα να έχουμε αυτό αργά στην ανάπτυξη. Συνδέεται με κάτι άλλο ή είναι ένα μεμονωμένο ζήτημα;

[00:01:34 Ben]: Από όσο μπορούμε να πούμε, είναι απομονωμένο. Δεν παρουσιάστηκαν σφάλματα σε άλλες λειτουργίες ή μενού κατά τη διάρκεια δοκιμών προϊόντων, επομένως πιστεύουμε ότι αυτό είναι ένα σχετικά νέο πρόβλημα από τότε που εφαρμόσαμε την πιο πρόσφατη ενημέρωση σχεδίασης. Γιατί προκάλεσε ένα σφάλμα είναι προς το παρόν άγνωστο, αλλά αυτή είναι η χαρά της ανάπτυξης λογισμικού, σωστά;

[00:02:01 Steve]: Ναι, αυτό είναι αλήθεια. Λοιπόν, Becky, νομίζω ότι αυτό πρέπει να είναι κορυφαία προτεραιότητα για την εβδομάδα, καθώς δεν πρέπει να κοιτάξουμε να εφαρμόσουμε περαιτέρω αλλαγές μέχρι να επιλυθεί αυτό. Θα το αφήσω σε εσάς να οργανώσετε, αλλά νομίζω ότι πρέπει να βάλουμε όλους τους διαθέσιμους ανθρώπους σε αυτό γιατί θα είναι μια μεγάλη καθυστέρηση. Θα καλύψουμε τη διαφορά στο τέλος της εβδομάδας, εντάξει;

[00:02:43 Becky]: Δεν πειράζει, ευχαριστώ, Steve. Θα πάρω τον Ben να συντονιστεί με τους άλλους τύπους πληροφορικής για να δούμε τι μπορούμε να κάνουμε γι 'αυτό το συντομότερο δυνατόν.

Ποια είναι τα μειονεκτήματα της χρήσης ασύγχρονων απομακρυσμένων μικροφώνων;

• Συγκέντρωση του πιο ακριβούς ήχου για κάθε ηχείο σε ένα αρχείο
• Η χρήση της αναγνώρισης ομιλίας για να διαπιστωθεί ποιος μιλάει, μπορεί να επηρεαστεί από την ποιότητα του μικροφώνου
• Το πλέξιμο των ηχητικών αποσπασμάτων μαζί θα χρειαζόταν πολύς χρόνος για να γίνει χειροκίνητα ή πολύ περίπλοκο λογισμικό μεταγραφής

Το 2019, η Microsoft ξεκίνησε μια μελέτη για να εξετάσει τη χρήση ασύγχρονων απομακρυσμένων μικροφώνων για μεταγραφές συσκέψεων. Οι ερευνητές έπρεπε να χρησιμοποιήσουν ένα ευρύ φάσμα πολύπλοκων αλγορίθμων AI και ήχου για να παράγουν ένα αρχείο μεταγραφής με ακρίβεια 3% μικρότερη από τα κατευθυντικά μικρόφωνα. Το γεγονός ότι αυτή ήταν μια πρωτοποριακή μελέτη που έγινε από την Microsoft θα πρέπει να τονίσει την ευκολία χρήσης της στον πραγματικό κόσμο.

Η καλύτερη επιλογή: Transkriptor!

Τι θα γινόταν αν σας λέγαμε ότι υπήρχε ένας γρήγορος και προσιτός τρόπος για να μεταγράψετε όλες τις σημαντικές επαγγελματικές σας συναντήσεις μέσα σε λίγα λεπτά; Transkriptor θα είναι η νούμερο ένα πηγή σας για μεταγραφές σε καθημερινή βάση με τις οικονομικά αποδοτικές και αξιόπιστες υπηρεσίες της!

Γράψτε πράγματα εν κινήσει.

Πρόσβαση από όλες τις συσκευές. Γυρίστε τα αρχεία ήχου σε κείμενο σε iPhone και Android.

Δείτε τι έχουν πει οι πελάτες μας για εμάς!

Εξυπηρετούμε χιλιάδες ανθρώπους από κάθε ηλικία, επάγγελμα και χώρα. Κάντε κλικ στα σχόλια ή στο παρακάτω κουμπί για να διαβάσετε περισσότερες ειλικρινείς κριτικές για εμάς.

Βαθμολογήθηκε με εξαιρετικό 4.4/5 με βάση 50+ κριτικές για Capterra.