Πώς να δημιουργήσετε μια απομαγνητοφώνηση συνάντησης στο 2022

Η απομαγνητοφώνηση συνεδριάσεων είναι ο ευκολότερος τρόπος για να καταγράψετε τι συζητήθηκε κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης. Αν και η παραδοσιακή μέθοδος ήταν να γράφεται η μεταγραφή χειροκίνητα, η τεχνολογία σας επιτρέπει να αυτοματοποιήσετε αυτή τη διαδικασία.

Παρακάτω θα βρείτε τον απόλυτο οδηγό για τη μεταγραφή συνεδριάσεων. Θα μάθετε τι είναι, γιατί είναι σημαντικές και πώς να απομαγνητοφωνείτε τις συναντήσεις σας στο μέλλον.

Τι είναι τα πρακτικά συνεδριάσεων;

Τα πρακτικά συνεδριάσεων είναι αρχεία κειμένου των προφορικών συνομιλιών κατά τη διάρκεια μιας συνεδρίασης. Ωστόσο, η πλήρης απομαγνητοφώνηση της συνεδρίασης θα πρέπει να περιλαμβάνει τους ομιλητές και τις χρονοσφραγίδες για ευκολότερη αναφορά.

Υπάρχουν 3 κύριοι τύποι μεταγραφής συνεδριάσεων:

1. Τι είναι η επεξεργασμένη μεταγραφή

Μια επεξεργασμένη μεταγραφή είναι ένα πλήρες σενάριο που έχει προσαρμοστεί για λόγους αναγνωσιμότητας. Αυτό περιλαμβάνει τη διόρθωση της γραμματικής και της ορθογραφίας και την αφαίρεση αργκό ή ελλιπών λέξεων. Μια επεξεργασμένη απομαγνητοφώνηση μπορεί να είναι χρήσιμη για μια συνάντηση, εάν χρειαστεί να παρουσιάσετε επίσημα το γραπτό έγγραφο στο μέλλον.

2. Τι είναι η αυτολεξεί μεταγραφή

Η αυτολεξεί μεταγραφή είναι ακριβές αντίγραφο της προφορικής συνάντησης. Περιλαμβάνει παύσεις και μη λεκτικούς ήχους (καθαρισμός λαιμού, θόρυβος στο παρασκήνιο). Δεν υπάρχει μεγάλη χρησιμότητα για μια πλήρη αυτολεξεί απομαγνητοφώνηση της συνεδρίασης, εκτός αν πρόκειται για νομικό πλαίσιο.

Μια μικρή παραλλαγή είναι μια μη αυτολεξεί μεταγραφή. Με τον τρόπο αυτό αφαιρούνται οι παύσεις και οι μη λεκτικοί ήχοι, ενώ η διατύπωση παραμένει η ίδια. 

3. Τι είναι η ευφυής αυτολεξεί μεταγραφή

Οι έξυπνες αυτολεξεί μεταγραφές διατηρούν την κύρια ομιλία, ενώ παράλληλα αφαιρούν λέξεις-πληρώματα, επαναλήψεις, μη τυποποιημένες λέξεις και παύσεις. Αφαιρεί τις προτάσεις εκτός θέματος και τις συνεχόμενες προτάσεις.

Ο σκοπός μιας ευφυούς αυτολεξεί απομαγνητοφώνησης είναι να διατηρήσει τη φωνή του ομιλητή και ταυτόχρονα να καταστήσει το κείμενο ευανάγνωστο. Χρησιμοποιείται στις επιχειρήσεις επειδή μπορεί να παρατεθεί ή να μετατραπεί εύκολα σε άλλα μέσα, όπως ένα σενάριο ή ένα γραπτό άρθρο.

Θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε επεξεργασμένη μεταγραφή ή αυτολεξεί μεταγραφή;

Η πιο λογική επιλογή στα περισσότερα επιχειρηματικά πλαίσια είναι η ευφυής αυτολεξεί απομαγνητοφώνηση. Αν και μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια πιο επεξεργασμένη έκδοση, μπορείτε να το κάνετε αυτό στο μέλλον από το αρχικό έγγραφο. Είναι δική σας δουλειά να αποφασίσετε πόσο έντονα επεξεργασμένη θέλετε να είναι η μεταγραφή, ανάλογα με το πλαίσιο.


ένα μέρος για συναντήσεις


Γιατί πρέπει να μεταγράφετε συνεδριάσεις;

Ο λόγος για την απομαγνητοφώνηση των συνεδριάσεων είναι η τήρηση γραπτού αρχείου των θεμάτων της συζήτησης. Αυτό τροφοδοτεί και άλλους λόγους, όπως:

  • Για να αυξήσετε την εστίαση. Εάν οι συμμετέχοντες δεν χρειάζεται να κρατούν σημειώσεις κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης, μπορούν να επικεντρωθούν σε αυτό που συζητείται. Ως εκ τούτου, τα πρακτικά των συνεδριάσεων βελτιώνουν τη δέσμευση.
  • Για να διευκολύνετε την παραπομπή. Εάν κάποιος χρειάζεται να ανατρέξει στις συζητήσεις της συνάντησης, η απομαγνητοφώνηση είναι ο ευκολότερος τρόπος για να γίνει αυτό. Η χρήση των σημειώσεων κάποιου άλλου μπορεί να οδηγήσει σε λάθη, εάν έχει γράψει τις πληροφορίες λανθασμένα.
  • Για να εξοικονομήσετε χρόνο. Η δημιουργία απομαγνητοφωνημένων πρακτικών συνεδριάσεων εξοικονομεί χρόνο για τους συμμετέχοντες, επειδή δεν θα χρειάζεται να ξαναδούν μια εγγραφή αρκετές φορές για να πάρουν τις πληροφορίες που χρειάζονται. Ένα γραπτό έγγραφο είναι πολύ πιο εύκολο να το σκανάρετε.
  • Για να αυξήσετε την απόδοση της επένδυσης. Μια συνάντηση με έναν σημαντικό ομιλητή μπορεί να κοστίσει ακριβά. Επομένως, η απομαγνητοφώνηση σημαίνει ότι οι άνθρωποι μπορούν να επικεντρωθούν περισσότερο και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το γραπτό έγγραφο για μάρκετινγκ για να βελτιώσετε τις επιχειρηματικές συνδέσεις.

Πώς μπορούν να χρησιμοποιηθούν τα πρακτικά συνεδριάσεων;

Ένα πρακτικό σύσκεψης μπορεί να αποτελέσει πηγή πληροφοριών για τις προσπάθειες μάρκετινγκ που απευθύνονται στους πελάτες. Για παράδειγμα, αν μια ομάδα εργαζομένων συζητήσει τις αλλαγές ή τις τάσεις του κλάδου, μπορείτε να μετατρέψετε το πρακτικό σε:

  • Μια ανάρτηση στο blog
  • Ένα σενάριο βίντεο στο YouTube
  • Ένα επεισόδιο podcast
  • Λεζάντες στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης

Η απομαγνητοφώνηση συνεδριάσεων όχι μόνο θα σας επιτρέψει να αντλήσετε πολλαπλό περιεχόμενο από το ίδιο έγγραφο, αλλά θα σας βοηθήσει επίσης να επιδείξετε τεχνογνωσία και να εδραιώσετε το κύρος της επιχείρησής σας.

Εάν δημιουργείτε ούτως ή άλλως περιεχόμενο μάρκετινγκ, η χρήση μιας απομαγνητοφώνησης συνεδριάσεων για πληροφορίες μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο, ιδίως επειδή μπορεί να μετατραπεί στις περισσότερες από αυτές τις μορφές με πολύ μικρή επεξεργασία.

Πώς να λαμβάνετε και να απομαγνητοφωνείτε τα πρακτικά μιας συνάντησης

Ανάλογα με την ταχύτητα δακτυλογράφησης και την ικανότητά σας να συγκρατείτε πληροφορίες, η απομαγνητοφώνηση μιας συνάντησης δεν χρειάζεται να είναι μια πολύπλοκη διαδικασία. Ακολουθούν τα βήματα για το πώς να δημιουργήσετε μια απομαγνητοφώνηση σύσκεψης.

1. Καταγραφή της συνάντησης

Το πρώτο βήμα είναι να λάβετε μια μαγνητοφώνηση της συνάντησης. Αν και θα μπορούσατε να προσπαθήσετε να κρατάτε σημειώσεις την ώρα που συμβαίνει, αυτό δεν αποτελεί ακριβή πηγή πληροφοριών. Ο τρόπος με τον οποίο θα καταγράψετε τη συνάντηση εξαρτάται από τον τόπο διεξαγωγής της και τον αριθμό των ομιλητών.

Οι επιλογές εγγραφής περιλαμβάνουν:

  • Λογισμικό καταγραφής οθόνης και ήχου για εικονικές συνεδριάσεις
  • Το smartphone σας για συναντήσεις μικρής κλίμακας με λίγα άτομα
  • Μικρόφωνα πολλαπλών κατευθύνσεων για μεγαλύτερες αίθουσες συνεδριάσεων

Όποια επιλογή και αν επιλέξετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε δοκιμάσει την ποιότητα πριν από την έναρξη της συνεδρίασης. Θα πρέπει να διασφαλίσετε ότι έχετε διευθετήσει τυχόν προβλήματα εκ των προτέρων, ώστε να μην εμποδίζουν την εργασία σας. Επίσης, η ποιότητα του ήχου καθορίζει την ακρίβεια της απομαγνητοφώνησης της συνάντησής σας.

Τέλος, βεβαιωθείτε ότι έχετε την άδεια όλων να καταγράψετε τη συνάντηση.

2. Ακούστε τον ήχο

Στη συνέχεια, μεταφέρετε το αρχείο ήχου σας σε έναν υπολογιστή, αν χρειάζεται. Ακούστε το αρχείο εντελώς χωρίς να προσπαθήσετε να κρατήσετε σημειώσεις. Αυτό γίνεται για να μπορείτε να διαπιστώσετε αν υπάρχουν προβλήματα ή διακοπές ήχου. Θα πρέπει να είστε εξοικειωμένοι με το περιεχόμενο του αρχείου πριν αρχίσετε να προσπαθείτε να το μεταγράψετε.

3. Ξεκινήστε τη μεταγραφή

Ακούστε τον ήχο για δεύτερη φορά και ξεκινήστε την απομαγνητοφώνηση. Ο ευκολότερος τρόπος για να το κάνετε αυτό χειροκίνητα είναι να πληκτρολογήσετε χωρίς να ανησυχείτε πολύ για τη στίξη και την ορθογραφία. Όταν παρατηρήσετε έναν νέο ομιλητή, προσθέστε ένα διάλειμμα γραμμής για να τον ξεχωρίσετε. Αυτό το βήμα θα σας βοηθήσει να προσθέσετε χρονοσφραγίδες αργότερα.

4. Τακτοποιήστε τη μεταγραφή σας

Ξαναδείτε το αρχείο ήχου για να βελτιώσετε τη μεταγραφή σας. Κατά τη διάρκεια αυτού του βήματος, θα πρέπει να ελέγχετε για ανακριβείς λέξεις και να επιδιώκετε να χωρίζετε τις ενότητες ανά ομιλητή. Αν και δεν χρειάζεται να προσθέσετε ακόμα ονόματα, θα πρέπει τουλάχιστον να έχετε ακριβή τμήματα κειμένου για το καθένα.

Αφού το κάνετε αυτό, ελέγξτε το αρχείο κειμένου χωρίς τον ήχο και αρχίστε να το επεξεργάζεστε για γραμματική και ορθογραφία. Η έκταση αυτού του βήματος εξαρτάται από το είδος της μεταγραφής που θέλετε, αλλά οι λέξεις θα πρέπει να είναι ορθογραφημένες σωστά, και θα πρέπει να υπάρχουν τελείες και κεφαλαία γράμματα εκεί όπου πιστεύετε ότι οι προτάσεις αλλάζουν.

5. Προσθήκη ομιλητών και χρονοσφραγίδων

Εφόσον είστε ικανοποιημένοι με την ποιότητα της μεταγραφής της σύσκεψης, μπορείτε να ακούσετε ξανά τον ήχο και να αρχίσετε να προσθέτετε χρονοσφραγίδες και ομιλητές. Για να το κάνετε αυτό, διακόψτε το βίντεο κάθε φορά που ένα νέο άτομο αρχίζει να μιλάει και προσθέστε τα ακόλουθα στοιχεία:

[hour:minute:second] [speaker]: (Ομιλία)

Αφού το κάνετε αυτό, θα πρέπει να έχετε μια πλήρη και ακριβή απομαγνητοφώνηση της συνεδρίασης.

6. Μετατροπή σε σύντομη περίληψη

Η απομαγνητοφώνηση συνεδριάσεων διαφέρει από τα πρακτικά συνεδριάσεων. Ενώ η απομαγνητοφώνηση είναι ένα αυτολεξεί αρχείο, τα πρακτικά είναι μια καταγραφή των κύριων σημείων. Έτσι, αν θέλετε λεπτά αντί, πηγαίνετε μέσα από το αρχείο κειμένου διαλέγοντας:

  • Θέματα που εγείρονται
  • Προτάσεις
  • Σημεία δράσης
  • Αποφασισμένα αποτελέσματα
  • Προθεσμίες

Αυτό είναι πολύ πιο εύκολο όταν έχετε μια ακριβή απομαγνητοφώνηση της συνάντησης, σε αντίθεση με το να εργάζεστε απευθείας από το αρχείο ήχου.

Εναλλακτική λύση στη χειροκίνητη μεταγραφή

Η χειροκίνητη μεταγραφή είναι μια χρονοβόρα διαδικασία και δεν εγγυάται πάντα τα επίπεδα ακρίβειας που απαιτούνται για τις μεταγραφές συνεδριάσεων. Μια εναλλακτική λύση είναι η χρήση λογισμικού αυτόματης μεταγραφής, όπως το Transkriptor.

Ακούστε πώς λειτουργεί:

  1. Δημιουργήστε μια ηχογράφηση της συνάντησης.
  2. Ανεβάστε το στο λογισμικό αυτόματης μεταγραφής και αφήστε το να μετατραπεί.
  3. Μόλις ολοκληρωθεί, θα ειδοποιηθείτε και θα σας δοθεί ένας κατάλογος εργασιών.
  4. Αυτές περιλαμβάνουν τον έλεγχο του αρχείου κειμένου και την επεξεργασία για την ακρίβεια, εάν απαιτείται. Ολοκληρώστε τα πριν οριστικοποιήσετε το αρχείο.
  5. Μετά την επεξεργασία, κατεβάστε το αρχείο κειμένου στη μορφή που έχετε επιλέξει.

Το πλεονέκτημα της χρήσης μιας πλατφόρμας αυτόματης μεταγραφής είναι ότι αφαιρεί μεγάλο μέρος της επαναλαμβανόμενης εργασίας της μεταγραφής.

Τι είναι ένα παράδειγμα μεταγραφής συνάντησης;

Παρόλο που η έκταση και η πολυπλοκότητα του πρακτικού της συνεδρίασής σας θα ποικίλλει, παραθέτουμε ένα παράδειγμα τυπικού ευφυούς πρακτικού πρακτικού.

[00:00:10 Steve]:       Καλώς ήρθατε όλοι. Ελπίζω να περάσατε όλοι καλά το Σαββατοκύριακο. Τώρα φαίνεται μια καλή στιγμή για να ενημερωθείτε για το πού βρισκόμαστε με την ανάπτυξη του νέου λογισμικού.

[00:00:40 Becky]:      Προς το παρόν βρισκόμαστε σε καλό δρόμο για την κυκλοφορία στο τέλος του μήνα, αλλά αντιμετωπίσαμε μερικά προβλήματα με το UI. Θα αφήσω τον Μπεν να εξηγήσει, γιατί αυτός ασχολείται με αυτό.

[00:01:04 Ben]:         Ευχαριστώ, Μπέκι. Έτσι, το πρόβλημα που αντιμετωπίζουμε τώρα είναι ότι η πρόσβαση στις ρυθμίσεις λογαριασμού αναγκάζει τον χρήστη να αποσυνδεθεί. Δεν μπορούμε αρκετά…

[00:01:20 Steve]:       Αυτό φαίνεται να είναι ένα μεγάλο ζήτημα για να υπάρχει τόσο αργά στην ανάπτυξη. Συνδέεται με κάτι άλλο ή πρόκειται για μεμονωμένο πρόβλημα;

[00:01:34 Ben]:         Απ’ όσο μπορούμε να πούμε, είναι απομονωμένο. Κατά τη διάρκεια των δοκιμών του προϊόντος δεν παρουσιάστηκαν σφάλματα σε άλλες λειτουργίες ή μενού, οπότε πιστεύουμε ότι πρόκειται για ένα σχετικά νέο πρόβλημα από τότε που εφαρμόσαμε την τελευταία ενημερωμένη έκδοση του σχεδιασμού. Το γιατί προκάλεσε σφάλμα είναι προς το παρόν άγνωστο, αλλά αυτή είναι η χαρά της ανάπτυξης λογισμικού, σωστά;

[00:02:01 Steve]:       Ναι, αυτό είναι αλήθεια. Λοιπόν, Μπέκι, νομίζω ότι αυτό πρέπει να αποτελέσει κορυφαία προτεραιότητα για την εβδομάδα, καθώς δεν θα πρέπει να επιδιώξουμε να εφαρμόσουμε περαιτέρω αλλαγές μέχρι να επιλυθεί αυτό. Θα το αφήσω σε εσάς να το οργανώσετε, αλλά νομίζω ότι θα πρέπει να βάλουμε όλους τους διαθέσιμους ανθρώπους σε αυτό, διότι θα υπάρξει μεγάλη καθυστέρηση. Θα τα πούμε στο τέλος της εβδομάδας, εντάξει;

[00:02:43 Becky]:      Εντάξει, ευχαριστώ, Steve. Θα βάλω τον Ben να συντονιστεί με τα άλλα παιδιά της πληροφορικής για να δούμε τι μπορούμε να κάνουμε γι’ αυτό το συντομότερο δυνατό.


ένα τραπέζι συνεδριάσεων


Μπορείτε να απομαγνητοφωνήσετε συσκέψεις χρησιμοποιώντας ασύγχρονα απομακρυσμένα μικρόφωνα;

Τεχνικά, ναι, αλλά απαιτεί πολύπλοκο λογισμικό ή πολύ χρόνο για να συνδυάσετε χειροκίνητα τα αρχεία.

Τα ασύγχρονα μικρόφωνα καταγράφουν τον ίδιο ήχο, αλλά δεν είναι οργανωμένα ώστε να το κάνουν ταυτόχρονα. Παραδείγματα αποτελούν τα smartphones, τα tablet και οι φορητοί υπολογιστές, τα οποία διαθέτουν ενσωματωμένα μικρόφωνα.

Το στοιχείο της απόστασης προέρχεται από αυτά τα ασύγχρονα μικρόφωνα που βρίσκονται σε διαφορετικά σημεία γύρω από ένα δωμάτιο. Για παράδειγμα, σε μια συνάντηση που πραγματοποιείται σε μια αίθουσα συνεδριάσεων, κάθε συμμετέχων μπορεί να χρησιμοποιήσει τη συσκευή του για να καταγράψει τη συνάντηση. Το αποτέλεσμα είναι ασύγχρονα απομακρυσμένα μικρόφωνα.

Ποια είναι τα μειονεκτήματα της χρήσης ασύγχρονων απομακρυσμένων μικροφώνων;

Τα ασύγχρονα απομακρυσμένα μικρόφωνα θα κατέγραφαν το καθένα τη δική του εκδοχή της συνάντησης, καθιστώντας τον πλησιέστερο ομιλητή του πιο σαφή. Αυτό θα παρείχε μια αξιοποιήσιμη ηχογράφηση για κάθε άτομο, αλλά τα ζητήματα θα περιλάμβαναν στη συνέχεια:

  • Συγκέντρωση του ακριβέστερου ήχου για κάθε ομιλητή σε ένα αρχείο
  • Η χρήση της αναγνώρισης ομιλίας για να καταλάβετε ποιος μιλάει, μπορεί να επηρεαστεί από την ποιότητα του μικροφώνου.
  • Η συνένωση των ηχητικών αποσπασμάτων θα απαιτούσε πολύ χρόνο για να γίνει χειροκίνητα ή με πολύ πολύπλοκο λογισμικό μεταγραφής.

Το 2019, η Microsoft ξεκίνησε μια μελέτη για να εξετάσει τη χρήση ασύγχρονων απομακρυσμένων μικροφώνων για την απομαγνητοφώνηση συνεδριάσεων. Οι ερευνητές χρειάστηκε να χρησιμοποιήσουν ένα ευρύ φάσμα σύνθετων αλγορίθμων τεχνητής νοημοσύνης και ήχου για να παράγουν ένα αρχείο μεταγραφής με ακρίβεια 3% μικρότερη από τα κατευθυντικά μικρόφωνα. Το γεγονός ότι πρόκειται για μια μελέτη αιχμής που έγινε από τη Microsoft θα πρέπει να αναδείξει την ευκολία χρήσης της στον πραγματικό κόσμο.

Δείτε τι είπαν οι πελάτες μας για εμάς!

Εξυπηρετούμε χιλιάδες ανθρώπους από κάθε ηλικία, επάγγελμα και χώρα. Κάντε κλικ στα σχόλια ή στο κουμπί παρακάτω για να διαβάσετε περισσότερες ειλικρινείς κριτικές για εμάς.

Μαρισελυ Γ.
Καθηγητής
Read More
Το κύριο όφελος για μένα είναι ο χρόνος. Τι υπέροχο εργαλείο για μένα, τώρα μπορώ να κάνω τη δουλειά μου γρήγορα και ποιοτικά. Το Transkriptor είναι ένα πραγματικά καλό εργαλείο για τους ερευνητές, γιατί πρέπει να κάνουμε αυτό το είδος εργασίας και δεν έχουμε πολύ χρόνο για μεταγραφή.
Χιμένα Λ.
Ιδρυτής
Read More
Όλα είναι πολύ καλά, δεν είναι ακριβά, καλή σχέση τιμής και ποιότητας, και είναι επίσης αρκετά γρήγορο. Μεγάλη ακρίβεια σε σχέση με τους χρόνους των υποτίτλων και στην αναγνώριση των λέξεων. Έπρεπε να γίνουν πολύ λίγες διορθώσεις.
Jaqueline B.
Κοινωνιολόγος
Read More
Αυτό που μου άρεσε περισσότερο στο transkryptor είναι πώς έχει υψηλή ακρίβεια. Με μια εύχρηστη πλατφόρμα, χρειαζόταν μόνο να κάνω ρυθμίσεις στίξης
Previous
Next

Συχνές Ερωτήσεις

Η απομαγνητοφώνηση συνεδριάσεων είναι απαραίτητη για την ακρίβεια, την αναφορά και το μάρκετινγκ περιεχομένου. Ωστόσο, δεν αξίζει τον κόπο να ξοδεύετε ώρες γράφοντας χειροκίνητα το αρχείο ήχου μιας συνάντησης.

Εάν χρειάζεστε μεταγραφή συνεδριάσεων, δοκιμάστε το λογισμικό μεταγραφής. Η χρήση τους είναι γρήγορη και εύκολη και η πρώτη μεταγραφή είναι δωρεάν.