Como criar uma Transcrição de Reunião em 2023

O que é uma transcrição de reunião?

As transcrições de reuniões são registros de texto de conversas faladas durante uma reunião. No entanto, uma transcrição completa da reunião deve incluir palestrantes e carimbos de data/hora para facilitar as referências.
Existem 3 tipos principais de transcrição de reuniões:

O que é transcrição editada

Uma transcrição editada é um script completo que é ajustado para legibilidade. Isso inclui corrigir gramática e ortografia e remover gírias ou palavras incompletas. Uma transcrição editada pode ser útil para uma reunião se você precisar apresentar formalmente o documento escrito no futuro.

O que é Transcrição Verbatim

A transcrição literal é uma cópia exata da reunião falada. Inclui pausas e sons não verbais (pigarro, ruído de fundo). Não há muita utilidade para uma transcrição completa de uma reunião, a menos que seja em um contexto legal.
Uma pequena variação é uma transcrição não literal. Isso remove pausas e sons não verbais, mantendo a mesma redação.

O que é Intelligent Verbatim Transcrição

Intelligent Verbatim transcrições retêm o discurso principal enquanto editam palavras de preenchimento, repetição, palavras fora do padrão e pausas. Ele remove frases fora do tópico e em execução.
O objetivo de uma transcrição de Intelligent Verbatim é manter a voz do orador enquanto torna o texto legível. Ele é usado em videoconferências e eventos relacionados a negócios porque pode ser citado ou facilmente convertido em outras mídias, como um script ou artigo escrito.

Você deve usar transcrição editada ou transcrição literal?

Intelligent Verbatim transcrições fazem mais sentido na maioria dos contextos de negócios porque fornecem uma transcrição fácil de ler, mantendo a voz e o significado dos falantes. Se você quiser usar uma versão mais editada, poderá fazer isso no futuro a partir do documento inicial.

Por que transcrever reuniões?

A razão para fazer ditames de reunião é manter um registro escrito dos tópicos de discussão. Isso alimenta outros motivos, incluindo:

• Se os participantes não precisarem fazer suas próprias anotações durante a reunião, eles podem se concentrar no que está sendo discutido. Como tal, as transcrições das reuniões melhoram o engajamento.
• Se alguém precisar consultar as discussões da reunião, uma transcrição é a maneira mais fácil de fazer isso. Usar as anotações de alguém pode resultar em erros se ele tiver escrito informações incorretamente.
• Para economizar tempo.Gerar transcrições de reunião economiza tempo dos participantes, pois eles não precisarão assistir novamente a uma gravação várias vezes para obter as informações de que precisam. Um documento escrito é muito mais fácil de digitalizar.
• Para aumentar o ROI. Uma reunião com um orador importante pode ser cara. Portanto, fazer uma transcrição significa que as pessoas podem se concentrar mais, e você pode usar o documento escrito para marketing para melhorar as conexões de negócios.

Como você pode usar as transcrições de reuniões?

A transcrição de uma reunião pode ser uma fonte de informações para os esforços de marketing voltados para o cliente. Por exemplo, se um grupo de funcionários discutir mudanças ou tendências do setor, você poderá transformar a transcrição em:

• Uma postagem no blog
• Um roteiro de vídeo YouTube
• Um episódio de podcast
• Legendas nas redes sociais
YouTube legendas

A transcrição da reunião não apenas permitirá que você obtenha várias partes do conteúdo do mesmo documento, mas também ajudará você a mostrar experiência e solidificar sua autoridade comercial. Se você estiver criando conteúdo de marketing de qualquer maneira, usar uma transcrição de reunião para obter informações pode economizar tempo, especialmente porque ela pode ser convertida na maioria desses formulários com muito pouca edição.

Como transcrever uma reunião?

Você mesmo pode transcrever uma reunião ou contratar um dos serviços de transcrição de reuniões para fazer isso por você. Dependendo da sua velocidade de digitação e capacidade de reter informações, transcrever uma reunião não precisa ser um processo complicado. Aqui estão as etapas de como criar uma transcrição de reunião.

1. Registre a reunião

O primeiro passo é conseguir uma gravação da reunião. Embora você possa tentar fazer anotações enquanto isso está acontecendo, essa não é uma fonte precisa de informações. A forma como você grava a reunião vai depender de onde ela está ocorrendo e quantos palestrantes existem.
As opções de gravação incluem:

• Software de gravação de tela e áudio para reuniões virtuais
• Seu smartphone para reuniões em pequena escala de poucas pessoas
• Microfones multidirecionais para configurações maiores de salas de reuniões
• Software que possui recursos de gravação e transcrição.

Seja qual for a opção escolhida, certifique-se de testar o ambiente de gravação antes do início da reunião. É importante ter uma qualidade de áudio clara ao converter fala em texto . Finalmente, certifique-se de ter a permissão de todos para gravar a reunião.

2. Ouça o áudio

Em seguida, transfira o arquivo de áudio para um computador, se necessário. Ouça o arquivo completamente sem tentar fazer anotações. Isso é para que você possa determinar se há algum problema ou desistências de áudio. Você vai querer estar familiarizado com o conteúdo do arquivo antes de começar a tentar transcrever.

3. Comece a transcrever

Ouça o áudio uma segunda vez e comece a transcrever. A maneira mais fácil de fazer isso manualmente é apenas digitar sem se preocupar muito com pontuação e ortografia. Quando notar um novo alto-falante, adicione uma quebra de linha para distingui-los. Esta etapa ajudará você a adicionar carimbos de data/hora mais tarde.

4. Arrume sua transcrição

Percorra o arquivo de áudio novamente para melhorar sua transcrição. Durante esta etapa, você deve verificar se há palavras imprecisas e procurar que as seções sejam quebradas pelo orador. Embora você ainda não precise adicionar nomes, pelo menos você deve ter blocos precisos de texto para cada um. Depois de fazer isso, passe pelo arquivo de texto sem o áudio e comece a editar a gramática e a ortografia. A extensão dessa etapa depende do tipo de transcrição que você deseja, mas as palavras devem ser escritas corretamente, e deve haver pontos e letras maiúsculas onde você acha que as frases mudam.

5. Adicionar alto-falantes e carimbos de data/hora

Desde que você esteja satisfeito com a qualidade da transcrição da reunião, você pode ouvir o áudio novamente e começar a adicionar carimbos de data/hora e alto-falantes. Para fazer isso, pause o vídeo sempre que uma nova pessoa começar a falar e adicione os seguintes detalhes:
[hora:minuto:segundo] [palestrante]: (Discurso)
Depois de fazer isso, você deve ter uma transcrição completa e precisa da reunião.

6. Converta em Resumo Curto

A transcrição da reunião é diferente da ata da reunião. Enquanto uma transcrição é um arquivo literal, a ata é um registro dos pontos principais. Então, se você quiser minutos, passe pelo arquivo de texto selecionando:

• Questões levantadas
• Sugestões
• Pontos de ação
• Resultados decididos
• Prazos

Fazer isso é muito mais fácil quando você tem uma transcrição precisa da reunião, em vez de trabalhar diretamente do arquivo de áudio .

É possível criar transcrições ao vivo de reuniões do Teams?

Sim, é possível transcrever uma reunião com uma ferramenta de transcrição ou transcrição manual. As pessoas usam ferramentas ou agências para transcrever webinars, Microsoft Teams e Zoom reuniões, entrevistas e muito mais. Há muitas opções para escolher para um serviço de transcrição. Existem aplicativos móveis em Android e iOS, aplicativos web e agências de transcrição.
Ao escolher um serviço de transcrição, você deve observar alguns fatores, como planos de preços, precisão e velocidade. As características do serviço também são importantes. Por exemplo, alguns serviços podem fazer transcrição em tempo real, ter várias ferramentas, integrações e funcionalidades.

É possível transcrever reuniões automaticamente?

A transcrição manual de áudio é um processo demorado e nem sempre garante os níveis de precisão exigidos nas transcrições de reuniões. Uma alternativa é utilizar softwares de transcrição automática, como o Transkriptor .

1. Crie uma gravação de áudio da reunião.
2. Carregue-o no software de transcrição da reunião e deixe-o converter.
3. Quando terminar, você será notificado e receberá uma lista de tarefas.
4. Isso inclui verificar o arquivo de texto e editar a precisão, se necessário. Conclua-os antes de finalizar o arquivo.
5. Após a edição, baixe o arquivo de texto no formato escolhido.

O benefício de usar uma plataforma de transcrição automática é que ela tira muito do trabalho repetitivo de transcrição.

O que é um exemplo de formato de transcrição de reunião?

Embora a duração e a complexidade da transcrição da reunião variem, aqui está um exemplo de uma transcrição de Intelligent Verbatim típica.

[00:00:10 Steve]: Bem-vindos, todos. Espero que todos tenham tido um bom fim de semana. Agora parece ser um bom momento para colocar em dia onde estamos com o lançamento do novo software.

[00:00:40 Becky]: Estamos no caminho certo para lançar no final do mês, mas encontramos alguns problemas de interface do usuário. Vou deixar o Ben explicar porque foi ele quem lidou com isso.

[00:01:04 Ben]: Obrigado, Becky. Então, o problema que estamos tendo agora é que o acesso às configurações da conta força o usuário a fazer logout. Não é bem assim.

[00:01:20 Steve]: Isso parece ser um grande problema para ter isso no final do desenvolvimento. Está ligado a mais alguma coisa ou é uma questão isolada?

[00:01:34 Ben]: Até onde sabemos, está isolado. Nenhum outro recurso ou menu foi bugado durante o teste do produto, então acreditamos que este é um problema relativamente novo desde que implementamos a atualização de design mais recente. Por que ele causou um bug é atualmente desconhecido, mas essa é a alegria do desenvolvimento de software, certo?

[00:02:01 Steve]: Sim, é verdade. Bem, Becky, acho que isso precisa ser uma prioridade para a semana, pois não devemos procurar implementar mais mudanças até que isso seja resolvido. Vou deixar para vocês organizarem, mas acho que devemos colocar todas as pessoas disponíveis nisso porque será um grande atraso. Vamos recuperar o atraso no final da semana, ok?

[00:02:43 Becky]: Tudo bem, obrigado, Steve. Vou fazer com que Ben coordene com os outros caras de TI para ver o que podemos fazer sobre isso o mais rápido possível.

Quais são as desvantagens de usar microfones distantes assíncronos?

• Agrupando o áudio mais preciso para cada alto-falante em um arquivo
• Usar o reconhecimento de fala para descobrir quem está falando pode ser afetado pela qualidade do microfone
• Tricotar os trechos de áudio juntos levaria muito tempo para fazer manualmente ou software de transcrição muito complexo

Em 2019, a Microsoft lançou um estudo para analisar o uso de microfones distantes assíncronos para transcrições de reuniões. Os pesquisadores tiveram que usar uma ampla gama de algoritmos complexos de AI e áudio para produzir um arquivo de transcrição com uma precisão de 3% menor do que os microfones direcionais. O fato de este ter sido um estudo de ponta feito pela Microsoft deve destacar sua facilidade de uso no mundo real.

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