Como criar uma Transcrição de Reunião em 2022

Uma transcrição da Reunião é a forma mais fácil de registar o que foi discutido durante a reunião. Embora o método tradicional fosse escrever a transcrição manualmente, a tecnologia permite automatizar este processo.

Abaixo está o último guia de como fazer para transcrições de reuniões. Aprenderá o que são, porque são importantes, e como transcrever as suas reuniões no futuro.

O que são Transcrições de Reunião?

As transcrições das reuniões são registos de texto de conversas faladas durante uma reunião. No entanto, uma transcrição completa da reunião deve incluir oradores e carimbos temporais para facilitar as referências.

Existem 3 tipos principais de transcrição de reuniões:

1. O que é Transcrição Editada

Uma transcrição editada é um guião completo que é ajustado para a legibilidade. Isto inclui a correcção gramatical e ortográfica e a remoção de gírias ou palavras incompletas. Uma transcrição editada pode ser útil para uma reunião, se precisar de apresentar formalmente o documento escrito no futuro.

2. O que é Transcrição Verbatim

A transcrição verbal é uma cópia exacta da reunião falada. Inclui pausas e sons não-verbais (limpeza da garganta, ruído de fundo). Não há muita utilidade para uma transcrição integral da reunião, a menos que seja num contexto legal.

Uma ligeira variação é uma transcrição não-verbatim. Isto remove pausas e sons não-verbais, mantendo a mesma redacção. 

3. O que é a Transcrição Inteligente de Verbatim

Transcrições verbais inteligentes retêm o discurso principal enquanto editam palavras de preenchimento, repetição, palavras não padronizadas, e pausas. Retira frases fora de tópico e de corrida.

O objectivo de uma transcrição literal inteligente é manter a voz do orador enquanto torna o texto legível. É utilizado nos negócios porque pode ser citado ou facilmente convertido em outros meios de comunicação, tais como um guião ou um artigo escrito.

Deve utilizar Transcrição Editada ou Transcrição Verbatim?

A opção mais lógica na maioria dos contextos empresariais é a transcrição literal inteligente. Embora possa querer utilizar uma versão editada mais pesada, pode fazê-lo no futuro a partir do documento inicial. É o seu trabalho decidir o quão editada quer que a transcrição seja, dependendo do contexto.


um local para reuniões


Porque deve transcrever reuniões?

A razão para transcrever reuniões é manter um registo escrito dos tópicos de discussão. Isto alimenta-se de outras razões, incluindo:

  • Para aumentar o foco. Se os participantes não precisarem de tomar as suas próprias notas durante a reunião, podem concentrar-se no que está a ser discutido. Como tal, as transcrições das reuniões melhoram o compromisso.
  • Tornar a referenciação mais fácil. Se alguém precisar de voltar às discussões da reunião, uma transcrição é a forma mais fácil de o fazer. A utilização das notas de alguém pode resultar em erros se a informação tiver sido escrita incorrectamente.
  • Para poupar tempo. A geração de transcrições de reuniões poupa tempo aos participantes porque estes não precisarão de ver uma gravação várias vezes para obterem a informação de que necessitam. Um documento escrito é muito mais fácil de digitalizar.
  • Para aumentar o ROI. Uma reunião com um orador importante pode ser dispendiosa. Por conseguinte, tomar uma transcrição significa que as pessoas podem concentrar-se mais, e pode utilizar o documento escrito para o marketing para melhorar as ligações comerciais.

Como podem ser utilizadas as transcrições de reuniões?

A transcrição de uma reunião pode ser uma fonte de informação para os esforços de marketing orientados para o cliente. Por exemplo, se um grupo de empregados discutir mudanças ou tendências na indústria, poderá então transformar a transcrição em:

  • Um post no blog
  • Um guião de vídeo do YouTube
  • Um episódio de podcast
  • Legendas das redes sociais

A transcrição da reunião não só lhe permitirá obter múltiplos conteúdos a partir do mesmo documento, como também o ajudará a mostrar perícia e a solidificar a sua autoridade comercial.

Se de qualquer forma estiver a criar conteúdos de marketing, a utilização de uma transcrição de reunião para informação pode poupar tempo, particularmente porque poderia ser convertida na maioria destas formas com muito pouca edição.

Como fazer e transcrever a acta de uma reunião

Dependendo da sua velocidade de digitação e capacidade de reter informação, a transcrição de uma reunião não tem de ser um processo complicado. Eis os passos para a criação de uma transcrição da reunião.

1. Registar o Encontro

O primeiro passo é obter uma gravação da reunião. Embora se possa tentar tomar notas à medida que isso vai acontecendo, esta não é uma fonte de informação precisa. A forma como se grava a reunião dependerá do local onde esta se realiza e de quantos oradores houver.

As opções de gravação incluem:

  • Software de gravação de ecrã e áudio para reuniões virtuais
  • O seu smartphone para reuniões de pequena escala de algumas pessoas
  • Microfones multidireccionais para instalações de salas de reuniões maiores

Qualquer que seja a opção escolhida, certifique-se de testar a qualidade antes do início da reunião. Deve assegurar-se de que resolveu quaisquer problemas antes do tempo para que não se interfiram no caminho. Além disso, a qualidade de áudio determina a exactidão da transcrição da sua reunião.

Finalmente, certifique-se de que tem a permissão de todos para registar a reunião.

2. Ouvir o Áudio

Em seguida, transfira o seu ficheiro áudio para um computador, se necessário. Ouvir o ficheiro completamente sem tentar fazer quaisquer notas. Isto é para que possa determinar se existem quaisquer problemas ou desistências de áudio. Vai querer estar familiarizado com o conteúdo do ficheiro antes de começar a tentar transcrever.

3. Começar a Transcrição

Oiça o áudio uma segunda vez e comece a transcrever. A forma mais fácil de o fazer manualmente é simplesmente escrever sem se preocupar demasiado com a pontuação e a ortografia. Quando notar um novo altifalante, acrescente uma quebra de linha para os distinguir. Este passo irá ajudá-lo a adicionar carimbos temporais mais tarde.

4. Arrume a sua Transcrição

Volte a percorrer o ficheiro áudio para melhorar a sua transcrição. Durante esta etapa, deve verificar se existem palavras inexactas e procurar que as secções sejam separadas por orador. Embora ainda não tenha de acrescentar nomes, no mínimo deve ter blocos de texto precisos para cada um.

Uma vez feito isto, percorrer o ficheiro de texto sem o áudio e começar a editar para gramática e ortografia. A extensão desta etapa depende do tipo de transcrição que se pretende, mas as palavras devem ser escritas correctamente, e deve haver períodos e letras maiúsculas onde se pensa que as frases mudam.

5. Adicionar Oradores e Timestamps

Desde que esteja satisfeito com a qualidade da transcrição da sua reunião, pode voltar a ouvir o áudio e começar a adicionar carimbos e altifalantes temporais. Para o fazer, pause o vídeo cada vez que uma nova pessoa começa a falar e acrescente os seguintes detalhes:

[hour:minute:second] [speaker]: (Discurso)

Depois de o ter feito, deverá ter uma transcrição completa e precisa da reunião.

6. Converter em Resumo breve

A transcrição de uma reunião é diferente da acta da reunião. Enquanto que uma transcrição é um ficheiro textual, as actas são um registo dos pontos principais. Por isso, se quiser minutos em vez disso, consulte o ficheiro de texto a escolher:

  • Questões levantadas
  • Sugestões
  • Pontos de acção
  • Resultados decididos
  • Prazos

Fazer isto é muito mais fácil quando se tem uma transcrição precisa da reunião, em vez de trabalhar directamente a partir do ficheiro áudio.

Alternativa à Transcrição Manual

A transcrição manual é um processo moroso e nem sempre garante os níveis de exactidão exigidos nas transcrições de reuniões. Uma alternativa é a utilização de software de transcrição automática, como o Transkriptor.

Aqui está como funciona:

  1. Criar uma gravação áudio da reunião.
  2. Carregue-o no software de transcrição automática e deixe-o para converter.
  3. Uma vez terminado, ser-lhe-á notificada e ser-lhe-á dada uma lista de tarefas.
  4. Estes incluem a verificação do ficheiro de texto e a edição, se necessário. Complete-as antes de finalizar o ficheiro.
  5. Após a edição, descarregue o ficheiro de texto no formato escolhido.

A vantagem da utilização de uma plataforma de transcrição automática é que ela retira muito do trabalho repetitivo de transcrição.

O que é um Exemplo de Transcrição de Reunião?

Embora a duração e complexidade da transcrição da sua reunião varie, aqui está um exemplo de uma transcrição literalmente inteligente típica.

[00:00:10 Steve]:       Bem-vindos, todos. Espero que todos tenham tido um bom fim-de-semana. Agora parece ser uma boa altura para pôr em dia a situação em que nos encontramos com o novo lançamento de software.

[00:00:40 Becky]:      Estamos actualmente no bom caminho para nos lançarmos no final do mês, mas já nos deparámos com algumas questões de IU. Vou deixar o Ben explicar porque tem sido ele a lidar com isto.

[00:01:04 Ben]:         Obrigado, Becky. Portanto, o problema que estamos a ter agora é que o acesso às definições de conta obriga o utilizador a sair da sessão. Não podemos…

[00:01:20 Steve]:       Parece ser um grande problema ter este atraso no desenvolvimento. Está ligado a mais alguma coisa, ou é um assunto isolado?

[00:01:34 Ben]:         Tanto quanto podemos dizer, está isolada. Nenhuma outra característica ou menu foi colocado sob escuta durante os testes do produto, por isso acreditamos que este é um problema relativamente novo desde que implementámos a última actualização do design. O porquê de ter causado um bug é actualmente desconhecido, mas essa é a alegria do desenvolvimento de software, certo?

[00:02:01 Steve]:       Sim, isso é verdade. Bem, Becky, penso que isto tem de ser uma prioridade máxima para a semana, uma vez que não devemos procurar implementar quaisquer outras mudanças até que isto esteja resolvido. Deixarei a organização por vossa conta, mas penso que devemos colocar todas as pessoas disponíveis nisto, porque será um grande atraso. Vamos recuperar no final da semana, OK?

[00:02:43 Becky]:      Está bem, obrigado, Steve. Vou pedir ao Ben para coordenar com os outros tipos de TI para ver o que podemos fazer sobre isto o mais depressa possível.


uma mesa de reuniões


É possível transcrever reuniões utilizando microfones assíncronos à distância?

Tecnicamente, sim, mas requer um software complexo ou muito tempo de combinação manual dos ficheiros.

Microfones assíncronos gravam o mesmo áudio mas não são organizados para o fazer simultaneamente. Exemplos incluem smartphones, tablets, e computadores portáteis, todos eles com microfones incorporados.

O elemento distância provém destes microfones assíncronos localizados em diferentes pontos em torno de uma sala. Por exemplo, numa reunião a decorrer numa sala do conselho de administração, cada participante pode utilizar o seu dispositivo para registar a reunião. O resultado são microfones assíncronos distantes.

Quais são os inconvenientes da utilização de microfones assíncronos à distância?

Microfones assíncronos distantes gravariam cada um a sua versão da reunião, tornando o seu orador mais próximo o mais claro. Isto proporcionaria uma gravação áudio utilizável para cada pessoa, mas as questões incluiriam então:

  • Colocando o áudio mais preciso para cada orador num único ficheiro
  • Usando o reconhecimento da fala para perceber quem está a falar, pode ser impactado pela qualidade do microfone
  • Tricotar os excertos áudio juntos demoraria muito tempo a fazer manualmente ou software de transcrição muito complexo

Em 2019, a Microsoft lançou um estudo para analisar a utilização de microfones assíncronos à distância para transcrições de reuniões. Os investigadores tiveram de utilizar uma vasta gama de algoritmos complexos de IA e de áudio para produzir um ficheiro de transcrição com uma precisão 3% inferior à dos microfones direccionais. O facto de este ter sido um estudo de vanguarda realizado pela Microsoft deve realçar a sua facilidade de utilização no mundo real.

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Maricelly G.
Professor
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O principal benefício para mim é o tempo. Que ótima ferramenta para mim, agora posso fazer meu trabalho com rapidez e qualidade. O Transkriptor é uma ferramenta muito boa para pesquisadores, porque temos que fazer esse tipo de tarefa e não temos muito tempo para a transcrição.
Jimena L.
Fundador
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Tudo é muito bom, não é caro, boa relação preço e qualidade, e também é bastante rápido. Grande precisão em relação aos tempos das legendas e no reconhecimento das palavras. Poucas correções tiveram que ser feitas.
Jaqueline B.
Sociólogo
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O que eu mais gostei no transkryptor é como ele tem uma alta precisão. Com uma plataforma fácil de usar, só precisei fazer ajustes de pontuação
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perguntas frequentes

A transcrição da reunião é necessária para a exactidão, referência e marketing do conteúdo. No entanto, não vale a pena passar horas a escrever manualmente o ficheiro áudio de uma reunião.

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