Cách tạo bản ghi cuộc họp vào năm 2022

Bản chép lời Cuộc họp là cách dễ nhất để ghi lại những gì đã thảo luận trong cuộc họp. Mặc dù phương pháp truyền thống là viết phiên âm theo cách thủ công, nhưng công nghệ cho phép bạn tự động hóa quá trình này.

Dưới đây là hướng dẫn cơ bản về cách ghi chép cuộc họp. Bạn sẽ tìm hiểu chúng là gì, tại sao chúng quan trọng và cách ghi lại các cuộc họp của bạn trong tương lai.

Bản ghi cuộc họp là gì?

Bản ghi cuộc họp là bản ghi văn bản của các cuộc hội thoại được nói trong cuộc họp . Tuy nhiên, bản ghi đầy đủ cuộc họp nên bao gồm người nói và dấu thời gian để giới thiệu dễ dàng hơn.

Có 3 loại phiên âm cuộc họp chính:

1. Bản ghi đã chỉnh sửa là gì

Bản phiên âm đã chỉnh sửa là một tập lệnh hoàn chỉnh được điều chỉnh để dễ đọc. Điều này bao gồm sửa ngữ pháp và chính tả và loại bỏ tiếng lóng hoặc các từ không hoàn chỉnh. Bản chép lời đã chỉnh sửa có thể hữu ích cho một cuộc họp nếu bạn cần trình bày chính thức tài liệu bằng văn bản trong tương lai.

2. Phiên âm nguyên văn là gì

Phiên âm nguyên văn là một bản sao chính xác của cuộc họp đã nói. Nó bao gồm các khoảng tạm dừng và âm thanh không lời (tiếng hắng giọng, tiếng ồn xung quanh). Không có nhiều công dụng đối với bản ghi nguyên văn cuộc họp đầy đủ trừ khi nó nằm trong ngữ cảnh pháp lý.

Một biến thể nhỏ là phiên âm không đúng nguyên văn. Thao tác này loại bỏ các khoảng tạm dừng và âm thanh không lời trong khi vẫn giữ nguyên từ ngữ. 

3. Phiên âm nguyên văn thông minh là gì

Phiên âm nguyên văn thông minh giữ lại bài phát biểu chính trong khi chỉnh sửa các từ bổ sung, lặp lại, từ không chuẩn và tạm dừng. Nó loại bỏ các câu lạc đề và chạy theo chủ đề.

Mục đích của bản chép lời nguyên văn thông minh là giữ cho giọng nói của người nói trong khi làm cho văn bản có thể đọc được. Nó được sử dụng trong kinh doanh vì nó có thể được trích dẫn hoặc dễ dàng chuyển đổi thành các phương tiện khác, chẳng hạn như kịch bản hoặc bài báo viết.

Bạn có nên sử dụng phiên âm đã chỉnh sửa hay phiên âm nguyên văn không?

Lựa chọn hợp lý nhất trong hầu hết các bối cảnh kinh doanh là bản ghi nguyên văn thông minh. Mặc dù bạn có thể muốn sử dụng phiên bản được chỉnh sửa nhiều hơn, nhưng bạn có thể thực hiện việc này trong tương lai từ tài liệu bắt đầu. Công việc của bạn là quyết định mức độ chỉnh sửa mà bạn muốn phiên âm, tùy thuộc vào ngữ cảnh.


một nơi cho các cuộc họp


Tại sao bạn nên ghi lại các cuộc họp?

Lý do để ghi lại các cuộc họp là để ghi chép lại các chủ đề thảo luận. Điều này dẫn đến các lý do khác, bao gồm:

  • Để tăng sự tập trung. Nếu những người tham gia không cần phải ghi chép lại trong cuộc họp, họ có thể tập trung vào những gì đang được thảo luận. Do đó, bản ghi cuộc họp cải thiện mức độ tương tác.
  • Để làm cho việc tham khảo trở nên dễ dàng hơn. Nếu ai đó cần tham khảo lại các cuộc thảo luận trong cuộc họp, thì bản ghi là cách dễ nhất để thực hiện việc này. Việc sử dụng ghi chú của ai đó có thể dẫn đến sai sót nếu họ viết thông tin không chính xác.
  • Để tiết kiệm thời gian. Tạo bản ghi cuộc họp giúp tiết kiệm thời gian của người tham gia vì họ sẽ không cần phải xem lại bản ghi nhiều lần để có được thông tin họ cần. Một tài liệu viết dễ dàng hơn nhiều để quét qua.
  • Để tăng ROI. Một cuộc họp với một diễn giả quan trọng có thể tốn kém. Do đó, lấy bảng điểm có nghĩa là mọi người có thể tập trung hơn, và bạn có thể sử dụng tài liệu viết để tiếp thị để cải thiện kết nối kinh doanh.

Làm thế nào có thể sử dụng bản ghi cuộc họp?

Bản ghi cuộc họp có thể là một nguồn thông tin cho các nỗ lực tiếp thị đối mặt với khách hàng.  Ví dụ: nếu một nhóm nhân viên thảo luận về những thay đổi hoặc xu hướng của ngành, thì bạn có thể chuyển bảng điểm thành:

  • Một bài đăng trên blog
  • Tập lệnh video YouTube
  • Một tập podcast
  • Chú thích trên mạng xã hội

Bản chép lời cuộc họp không chỉ cho phép bạn nhận nhiều phần nội dung từ cùng một tài liệu mà còn giúp bạn thể hiện kiến thức chuyên môn và củng cố thẩm quyền kinh doanh của mình.

Nếu bạn vẫn đang tạo nội dung tiếp thị, thì việc sử dụng bản chép lời cuộc họp để biết thông tin có thể tiết kiệm thời gian, đặc biệt vì nó có thể được chuyển đổi thành hầu hết các biểu mẫu này với rất ít chỉnh sửa.

Cách lập và ghi biên bản cuộc họp

Tùy thuộc vào tốc độ đánh máy và khả năng lưu giữ thông tin của bạn, việc ghi chép một cuộc họp không phải là một quá trình phức tạp. Dưới đây là các bước về cách tạo bản ghi cuộc họp.

1. Ghi lại cuộc họp

Bước đầu tiên là lấy bản ghi cuộc họp . Mặc dù bạn có thể cố gắng ghi chú khi nó đang diễn ra, nhưng đây không phải là nguồn thông tin chính xác. Cách bạn ghi lại cuộc họp sẽ phụ thuộc vào nơi diễn ra và có bao nhiêu diễn giả.

Các tùy chọn ghi âm bao gồm:

  • Phần mềm ghi âm màn hình và âm thanh cho các cuộc họp ảo
  • Điện thoại thông minh của bạn cho các cuộc họp quy mô nhỏ của một vài người
  • Micrô đa hướng cho các thiết lập phòng họp lớn hơn

Dù bạn chọn tùy chọn nào, hãy đảm bảo rằng bạn đã kiểm tra chất lượng trước khi cuộc họp bắt đầu. Bạn phải đảm bảo rằng bạn đã sắp xếp trước mọi vấn đề để chúng không cản trở. Ngoài ra, chất lượng âm thanh xác định độ chính xác của bản ghi cuộc họp của bạn.

Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng bạn có sự cho phép của mọi người để ghi lại cuộc họp.

2. Nghe âm thanh

Tiếp theo, chuyển tệp âm thanh của bạn sang máy tính nếu cần. Nghe toàn bộ tệp mà không cần ghi chú. Điều này là do đó bạn có thể xác định xem có bất kỳ sự cố hoặc lỗi âm thanh nào không. Bạn sẽ muốn làm quen với nội dung của tệp trước khi bắt đầu cố gắng phiên âm.

3. Bắt đầu phiên âm

Nghe âm thanh lần thứ hai và bắt đầu phiên âm. Cách dễ nhất để làm điều này theo cách thủ công là chỉ cần gõ mà không cần lo lắng quá nhiều về dấu câu và chính tả. Khi bạn nhận thấy một người nói mới, hãy thêm dấu ngắt dòng để phân biệt chúng. Bước này sẽ giúp bạn thêm dấu thời gian sau này.

4. Thu dọn bản ghi âm của bạn

Xem lại tệp âm thanh để cải thiện bản ghi âm của bạn . Trong bước này, bạn nên kiểm tra các từ không chính xác và cố gắng chia nhỏ các phần theo người nói. Mặc dù bạn chưa phải thêm tên, nhưng ít nhất bạn nên có khối văn bản chính xác cho mỗi tên.

Khi bạn đã hoàn thành việc này, hãy xem qua tệp văn bản không có âm thanh và bắt đầu chỉnh sửa ngữ pháp và chính tả. Mức độ của bước này tùy thuộc vào loại phiên âm bạn muốn, nhưng các từ phải được viết đúng chính tả, và phải có dấu chấm và chữ in hoa mà bạn cho rằng các câu thay đổi.

5. Thêm loa và dấu thời gian

Khi bạn hài lòng với chất lượng bản chép lời cuộc họp của mình, bạn có thể nghe lại âm thanh và bắt đầu thêm dấu thời gian và loa. Để thực hiện việc này, hãy tạm dừng video mỗi khi một người mới bắt đầu nói và thêm các chi tiết sau:

[hour:minute:second] [speaker]: (Lời nói)

Sau khi hoàn thành việc này, bạn sẽ có một bản chép lời cuộc họp đầy đủ và chính xác.

6. Chuyển đổi thành Tóm tắt ngắn gọn

Bản ghi cuộc họp khác với biên bản cuộc họp. Trong khi bản phiên âm là một tập tin nguyên văn, thì biên bản là một bản ghi lại những điểm chính. Vì vậy, nếu bạn muốn có phút thay vào đó, hãy chuyển qua tệp văn bản và chọn ra:

  • Vấn đề đặt ra
  • Gợi ý
  • Điểm hành động
  • Kết quả quyết định
  • Thời hạn

Làm điều này dễ dàng hơn nhiều khi bạn có bản ghi chính xác của cuộc họp, thay vì làm việc trực tiếp từ tệp âm thanh.

Thay thế cho phiên âm thủ công

Phiên âm thủ công là một quá trình dài và không phải lúc nào cũng đảm bảo mức độ chính xác cần thiết trong bảng điểm cuộc họp. Một giải pháp thay thế là sử dụng phần mềm phiên âm tự động, chẳng hạn như Transkriptor .

Đây là cách nó hoạt động:

  1. Tạo bản ghi âm cuộc họp.
  2. Tải nó lên phần mềm phiên âm tự động và để nó chuyển đổi.
  3. Sau khi hoàn thành, bạn sẽ được thông báo và cung cấp danh sách các nhiệm vụ.
  4. Chúng bao gồm kiểm tra tệp văn bản và chỉnh sửa độ chính xác, nếu cần. Hoàn thành những điều này trước khi bạn hoàn thiện tệp.
  5. Sau khi chỉnh sửa, hãy tải xuống tệp văn bản ở định dạng bạn đã chọn.

Lợi ích của việc sử dụng nền tảng phiên âm tự động là nó loại bỏ nhiều công việc lặp đi lặp lại của việc phiên âm.

Ví dụ về phiên âm cuộc họp là gì?

Mặc dù độ dài và độ phức tạp của bản ghi cuộc họp của bạn sẽ khác nhau, đây là một ví dụ về bản ghi nguyên văn thông minh điển hình.

[00:00:10 Steve]:       Chào mừng mọi người. Tôi hy vọng tất cả các bạn đã có một ngày cuối tuần tốt đẹp. Bây giờ có vẻ là thời điểm tốt để bắt kịp vị trí của chúng tôi với việc giới thiệu phần mềm mới.

[00:00:40 Becky]:      Chúng tôi hiện đang trên đà phát hành vào cuối tháng, nhưng chúng tôi đã gặp một số vấn đề về giao diện người dùng. Tôi sẽ để Ben giải thích vì anh ấy là người giải quyết việc này.

[00:01:04 Ben]:         Cảm ơn, Becky. Vì vậy, vấn đề chúng tôi đang gặp phải bây giờ là việc truy cập cài đặt tài khoản buộc người dùng phải đăng xuất. Chúng tôi không thể hoàn toàn-

[00:01:20 Steve]:       Đó có vẻ như là một vấn đề lớn khi có sự phát triển muộn này. Nó có được liên kết với bất kỳ thứ gì khác không hay là một vấn đề riêng lẻ?

[00:01:34 Ben]:         Theo như chúng tôi có thể nói, nó bị cô lập. Không có tính năng hoặc menu nào khác bị lỗi trong quá trình thử nghiệm sản phẩm, vì vậy chúng tôi tin rằng đây là một vấn đề tương đối mới kể từ khi chúng tôi triển khai bản cập nhật thiết kế mới nhất. Tại sao nó gây ra một lỗi hiện vẫn chưa được biết, nhưng đó là niềm vui của việc phát triển phần mềm, phải không?

[00:02:01 Steve]:       Vâng đó là sự thật. Vâng, Becky, tôi nghĩ đây cần phải là ưu tiên hàng đầu trong tuần, vì chúng ta không nên thực hiện bất kỳ thay đổi nào nữa cho đến khi điều này đã được giải quyết. Tôi sẽ giao nó cho bạn sắp xếp, nhưng tôi nghĩ chúng ta nên đưa tất cả những người có sẵn vào việc này vì nó sẽ là một sự chậm trễ lớn. Chúng ta sẽ bắt kịp vào cuối tuần, OK?

[00:02:43 Becky]:      Tốt thôi, cảm ơn, Steve. Tôi sẽ yêu cầu Ben phối hợp với các nhân viên CNTT khác để xem chúng tôi có thể làm gì với vấn đề này càng sớm càng tốt.


một bàn họp


Bạn có thể ghi lại cuộc họp bằng cách sử dụng micrô xa không đồng bộ không?

Về mặt kỹ thuật, có, nhưng nó đòi hỏi phần mềm phức tạp hoặc tốn nhiều thời gian để kết hợp các tệp theo cách thủ công.

Các micrô không đồng bộ ghi lại cùng một âm thanh nhưng không được tổ chức để làm như vậy đồng thời. Ví dụ bao gồm điện thoại thông minh, máy tính bảng và máy tính xách tay, tất cả đều có micrô được nhúng.

Yếu tố khoảng cách đến từ các micrô không đồng bộ này nằm ở các điểm khác nhau xung quanh phòng. Ví dụ, trong một cuộc họp diễn ra trong phòng họp, mỗi người tham gia có thể sử dụng thiết bị của họ để ghi lại cuộc họp. Kết quả là các micro ở xa không đồng bộ.

Hạn chế của việc sử dụng micrô xa không đồng bộ là gì?

Mỗi micrô ở xa không đồng bộ sẽ ghi lại phiên bản cuộc họp của họ, làm cho người nói gần nhất của họ trở nên rõ ràng nhất. Điều này sẽ cung cấp bản ghi âm có thể sử dụng được cho mỗi người, nhưng các vấn đề sau đó sẽ bao gồm:

  • Đối chiếu âm thanh chính xác nhất cho mỗi người nói thành một tệp
  • Sử dụng nhận dạng giọng nói để tìm ra ai đang nói, có thể bị ảnh hưởng bởi chất lượng micrô
  • Việc đan các đoạn trích âm thanh lại với nhau sẽ mất nhiều thời gian để thực hiện thủ công hoặc phần mềm phiên âm rất phức tạp

Vào năm 2019 , Microsoft đã khởi động một nghiên cứu để xem xét việc sử dụng micrô ở xa không đồng bộ để ghi chép cuộc họp. Các nhà nghiên cứu đã phải sử dụng một loạt các thuật toán âm thanh và AI phức tạp để tạo ra một tệp phiên âm với độ chính xác thấp hơn 3% so với micrô định hướng. Thực tế đây là một nghiên cứu tiên tiến do Microsoft thực hiện nên làm nổi bật tính dễ sử dụng của nó trong thế giới thực.

Hãy xem khách hàng của chúng tôi đã nói gì về chúng tôi!

Chúng tôi phục vụ hàng ngàn người từ mọi lứa tuổi, ngành nghề và quốc gia. Nhấp vào nhận xét hoặc nút bên dưới để đọc thêm đánh giá trung thực về chúng tôi.

Maricelly G.
Giáo sư
Read More
Lợi ích chính đối với tôi là thời gian. Thật là một công cụ tuyệt vời đối với tôi, giờ đây tôi có thể thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng và chất lượng. Transkriptor là một công cụ thực sự tốt cho các nhà nghiên cứu, bởi vì chúng tôi phải thực hiện loại nhiệm vụ này và chúng tôi không có nhiều thời gian để mã hóa.
Jimena L.
Người sáng lập
Read More
Mọi thứ đều rất tốt, nó không đắt tiền, tương quan tốt giữa giá cả và chất lượng, và nó cũng khá nhanh. Độ chính xác tuyệt vời liên quan đến thời gian của phụ đề và trong việc nhận dạng các từ. Rất ít chỉnh sửa đã được thực hiện.
Jaqueline B.
Nhà xã hội học
Read More
Điều tôi thích nhất về transkryptor là cách nó có độ chính xác cao. Với nền tảng dễ sử dụng, tôi chỉ cần điều chỉnh dấu câu
Previous
Next

Các câu hỏi thường gặp

Bản ghi cuộc họp là cần thiết để đảm bảo tính chính xác, tính tham khảo và tiếp thị nội dung. Tuy nhiên, không đáng để dành hàng giờ đồng hồ để viết tệp âm thanh của cuộc họp theo cách thủ công.

Nếu bạn cần phiên âm cuộc họp, hãy dùng thử phần mềm phiên âm. Chúng nhanh chóng và dễ sử dụng, và bản chép lời đầu tiên là miễn phí.