Cách tạo bản chép lời cuộc họp năm 2023

Bản chép lại cuộc họp là gì?

Bản chép lại cuộc họp là bản ghi văn bản của các cuộc hội thoại được nói trong cuộc họp. Tuy nhiên, bản chép lại cuộc họp đầy đủ nên bao gồm các diễn giả và dấu thời gian để giới thiệu dễ dàng hơn.
Có 3 loại phiên âm cuộc họp chính:

Phiên âm đã chỉnh sửa là gì

Phiên âm đã chỉnh sửa là một tập lệnh hoàn chỉnh được điều chỉnh để dễ đọc. Điều này bao gồm sửa ngữ pháp và chính tả và loại bỏ tiếng lóng hoặc các từ không đầy đủ. Phiên âm đã chỉnh sửa có thể hữu ích cho cuộc họp nếu bạn cần chính thức trình bày tài liệu bằng văn bản trong tương lai.

Phiên âm nguyên văn là gì

Phiên âm nguyên văn là một bản sao chính xác của cuộc họp nói. Nó bao gồm tạm dừng và âm thanh phi ngôn ngữ (làm sạch cổ họng, tiếng ồn xung quanh). Không có nhiều sử dụng cho một phiên âm cuộc họp nguyên văn đầy đủ trừ khi nó trong bối cảnh pháp lý.
Một biến thể nhỏ là phiên âm không nguyên văn. Điều này loại bỏ tạm dừng và âm thanh phi ngôn ngữ trong khi vẫn giữ nguyên từ ngữ.

Phiên âm Intelligent Verbatim là gì

Phiên âm Intelligent Verbatim giữ lại bài phát biểu chính trong khi chỉnh sửa các từ phụ, lặp lại, từ không chuẩn và tạm dừng. Nó loại bỏ các câu lạc đề và chạy.
Mục đích của bản ghi Intelligent Verbatim là giữ giọng nói của người nói trong khi làm cho văn bản có thể đọc được. Nó được sử dụng trong hội nghị truyền hình và các sự kiện liên quan đến kinh doanh vì nó có thể được trích dẫn hoặc dễ dàng chuyển đổi thành các phương tiện khác, chẳng hạn như kịch bản hoặc bài viết.

Bạn nên sử dụng phiên âm đã chỉnh sửa hay phiên âm nguyên văn?

Phiên âm Intelligent Verbatim có ý nghĩa nhất trong hầu hết các bối cảnh kinh doanh vì chúng cung cấp bản ghi dễ đọc trong khi vẫn duy trì giọng nói và ý nghĩa của người nói. Nếu bạn muốn sử dụng phiên bản được chỉnh sửa nhiều hơn, bạn có thể thực hiện việc này trong tương lai từ tài liệu bắt đầu.

Tại sao bạn nên phiên âm các cuộc họp?

Lý do để thực hiện chính tả cuộc họp là để giữ một bản ghi chép về các chủ đề thảo luận. Điều này dẫn đến các lý do khác, bao gồm:

• Nếu người tham gia không cần phải ghi chú của riêng họ trong cuộc họp, họ có thể tập trung vào những gì đang được thảo luận. Như vậy, bản ghi cuộc họp cải thiện mức độ tương tác.
• Nếu ai đó cần tham khảo lại các cuộc thảo luận trong cuộc họp, bản chép lời là cách dễ nhất để thực hiện việc này. Sử dụng ghi chú của ai đó có thể dẫn đến sai lầm nếu họ viết thông tin không chính xác.
• Để tiết kiệm thời gian.Tạo bản chép lại cuộc họp giúp người dự tiết kiệm thời gian vì họ sẽ không cần phải xem lại bản ghi nhiều lần để nhận thông tin họ cần. Một tài liệu bằng văn bản dễ dàng hơn nhiều để quét qua.
• Để tăng ROI. Một cuộc họp với một diễn giả quan trọng có thể tốn kém. Do đó, lấy bảng điểm có nghĩa là mọi người có thể tập trung hơn và bạn có thể sử dụng tài liệu bằng văn bản để tiếp thị để cải thiện kết nối kinh doanh.

Bạn có thể sử dụng bản chép lại cuộc họp như thế nào?

Bản chép lại cuộc họp có thể là nguồn thông tin cho các nỗ lực tiếp thị hướng tới khách hàng. Ví dụ: nếu một nhóm nhân viên thảo luận về những thay đổi hoặc xu hướng của ngành, bạn có thể chuyển bản chép lời thành:

• Bài đăng trên blog
• Một kịch bản video YouTube
• Một tập podcast
• Chú thích trên mạng xã hội
YouTube phụ đề

Bản chép lại cuộc họp không chỉ cho phép bạn nhận được nhiều phần nội dung từ cùng một tài liệu, nó còn giúp bạn thể hiện chuyên môn và củng cố thẩm quyền kinh doanh của mình. Nếu bạn vẫn đang tạo nội dung tiếp thị, việc sử dụng bản chép lại cuộc họp cho thông tin có thể tiết kiệm thời gian, đặc biệt là vì nó có thể được chuyển đổi thành hầu hết các biểu mẫu này với rất ít chỉnh sửa.

Làm cách nào để phiên âm cuộc họp?

Bạn có thể tự phiên âm cuộc họp hoặc thuê một trong các dịch vụ phiên âm cuộc họp để thực hiện việc đó cho bạn. Tùy thuộc vào tốc độ đánh máy và khả năng lưu giữ thông tin của bạn, việc sao chép cuộc họp không phải là một quá trình phức tạp. Dưới đây là các bước về cách tạo bản chép lại cuộc họp.

1. Ghi lại cuộc họp

Bước đầu tiên là để có được một bản ghi của cuộc họp. Mặc dù bạn có thể cố gắng ghi chú khi nó đang xảy ra, nhưng đây không phải là một nguồn thông tin chính xác. Cách bạn ghi lại cuộc họp sẽ phụ thuộc vào nơi diễn ra và có bao nhiêu diễn giả.
Các tùy chọn ghi âm bao gồm:

• Phần mềm ghi màn hình và âm thanh cho các cuộc họp ảo
• Điện thoại thông minh của bạn cho các cuộc họp quy mô nhỏ của một vài người
• Micrô đa hướng để thiết lập phòng họp lớn hơn
• Phần mềm có cả tính năng ghi âm và phiên âm.

Dù bạn chọn tùy chọn nào, hãy đảm bảo bạn kiểm tra môi trường ghi trước khi cuộc họp bắt đầu. Điều quan trọng là phải có chất lượng âm thanh rõ ràng khi chuyển đổi giọng nói thành văn bản . Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng bạn có sự cho phép của mọi người để ghi lại cuộc họp.

2. Nghe âm thanh

Tiếp theo, chuyển tệp âm thanh của bạn sang máy tính nếu cần. Nghe tệp hoàn toàn mà không cần cố gắng ghi chú. Điều này là để bạn có thể xác định xem có bất kỳ sự cố hoặc sự cố nào bị ngắt âm thanh hay không. Bạn sẽ muốn làm quen với nội dung của tệp trước khi bắt đầu cố gắng phiên âm.

3. Bắt đầu phiên âm

Nghe âm thanh lần thứ hai và bắt đầu phiên âm. Cách dễ nhất để làm điều này theo cách thủ công là chỉ cần gõ mà không phải lo lắng quá nhiều về dấu câu và chính tả. Khi bạn nhận thấy một loa mới, hãy thêm ngắt dòng để phân biệt chúng. Bước này sẽ giúp bạn thêm dấu thời gian sau này.

4. Dọn dẹp phiên âm của bạn

Xem lại tệp âm thanh để cải thiện bản phiên âm của bạn. Trong bước này, bạn nên kiểm tra các từ không chính xác và nhằm mục đích chia nhỏ các phần của người nói. Mặc dù bạn chưa phải thêm tên, nhưng ít nhất bạn nên có các khối văn bản chính xác cho từng tên. Khi bạn đã thực hiện việc này, hãy xem qua tệp văn bản không có âm thanh và bắt đầu chỉnh sửa ngữ pháp và chính tả. Mức độ của bước này phụ thuộc vào loại phiên âm bạn muốn, nhưng các từ phải được viết đúng chính tả, và nên có dấu chấm và chữ in hoa mà bạn nghĩ rằng câu thay đổi.

5. Thêm loa và dấu thời gian

Với điều kiện bạn hài lòng với chất lượng bản chép lại cuộc họp của mình, bạn có thể nghe lại âm thanh và bắt đầu thêm dấu thời gian và loa. Để thực hiện việc này, hãy tạm dừng video mỗi khi một người mới bắt đầu nói và thêm các chi tiết sau:
[giờ:phút:giây] [loa]: (Bài phát biểu)
Sau khi thực hiện việc này, bạn sẽ có bản chép lại cuộc họp đầy đủ và chính xác.

6. Chuyển đổi thành Tóm tắt ngắn

Phiên âm cuộc họp khác với biên bản cuộc họp. Trong khi phiên âm là một tệp nguyên văn, phút là bản ghi các điểm chính. Vì vậy, nếu bạn muốn vài phút thay vào đó, hãy xem qua tệp văn bản chọn ra:

• Các vấn đề đặt ra
• Gợi ý
• Điểm hành động
• Kết quả quyết định
• Thời hạn

Thực hiện việc này dễ dàng hơn nhiều khi bạn có bản chép lại chính xác cuộc họp, trái ngược với làm việc trực tiếp từ tệp âm thanh .

Có thể tạo Bản chép lại trực tiếp của các cuộc họp Teams không?

Có, có thể phiên âm cuộc họp bằng công cụ phiên âm hoặc phiên âm thủ công. Mọi người sử dụng các công cụ hoặc đại lý để phiên âm hội thảo trên web, các cuộc họp Microsoft Teams và Zoom , phỏng vấn , v.v. Có nhiều tùy chọn để lựa chọn cho dịch vụ phiên âm. Có các ứng dụng di động cả trên Android và iOS, ứng dụng web và cơ quan phiên âm.
Khi chọn dịch vụ phiên âm, bạn nên xem xét một số yếu tố như gói định giá, độ chính xác và tốc độ. Các tính năng của dịch vụ cũng rất quan trọng. Ví dụ: một số dịch vụ có thể thực hiện phiên âm thời gian thực, có nhiều công cụ, tích hợp và chức năng khác nhau.

Có thể phiên âm cuộc họp tự động không?

Phiên âm âm thanh thủ công là một quá trình dài dòng và không phải lúc nào cũng đảm bảo mức độ chính xác cần thiết trong bản chép lại cuộc họp. Một cách khác là sử dụng phần mềm phiên âm tự động, chẳng hạn như Transkriptor .

1. Tạo bản ghi âm cuộc họp.
2. Tải nó lên phần mềm phiên âm cuộc họp và để nó chuyển đổi.
3. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ được thông báo và cung cấp danh sách các nhiệm vụ.
4. Chúng bao gồm kiểm tra tệp văn bản và chỉnh sửa độ chính xác nếu cần. Hoàn thành những điều này trước khi bạn hoàn thành tệp.
5. Sau khi chỉnh sửa, hãy tải xuống tệp văn bản ở định dạng bạn đã chọn.

Lợi ích của việc sử dụng nền tảng phiên âm tự động là nó lấy đi nhiều công việc lặp đi lặp lại của việc sao chép.

Ví dụ về Định dạng Bản chép lại Cuộc họp là gì?

Mặc dù độ dài và độ phức tạp của bản chép lại cuộc họp của bạn sẽ khác nhau, đây là ví dụ về bản chép lại Intelligent Verbatim điển hình.

[00:00:10 Steve]: Chào mừng tất cả mọi người. Tôi hy vọng tất cả các bạn đã có một ngày cuối tuần vui vẻ. Bây giờ có vẻ là thời điểm tốt để bắt kịp nơi chúng ta đang ở với việc triển khai phần mềm mới.

[00:00:40 Becky]: Chúng tôi hiện đang trên đà triển khai vào cuối tháng, nhưng chúng tôi đã gặp phải một số vấn đề về giao diện người dùng. Tôi sẽ để Ben giải thích vì anh ấy là người giải quyết vấn đề này.

[00:01:04 Ben]: Cảm ơn, Becky. Vì vậy, vấn đề chúng tôi đang gặp phải bây giờ là việc truy cập cài đặt tài khoản buộc người dùng phải đăng xuất. Chúng ta không thể hoàn toàn-

[00:01:20 Steve]: Đó có vẻ như là một vấn đề lớn để phát triển muộn như vậy. Nó có liên quan đến bất cứ điều gì khác không, hay nó là một vấn đề riêng biệt?

[00:01:34 Ben]: Theo như chúng tôi có thể nói, nó bị cô lập. Không có tính năng hoặc menu nào khác bị lỗi trong quá trình thử nghiệm sản phẩm, vì vậy chúng tôi tin rằng đây là một vấn đề tương đối mới kể từ khi chúng tôi triển khai bản cập nhật thiết kế mới nhất. Tại sao nó gây ra một lỗi hiện vẫn chưa được biết, nhưng đó là niềm vui của phát triển phần mềm, phải không?

[00:02:01 Steve]: Vâng, đó là sự thật. Vâng, Becky, tôi nghĩ đây cần phải là ưu tiên hàng đầu trong tuần, vì chúng ta không nên tìm cách thực hiện thêm bất kỳ thay đổi nào cho đến khi điều này được giải quyết. Tôi sẽ để bạn tổ chức, nhưng tôi nghĩ chúng ta nên đặt tất cả những người có sẵn vào việc này bởi vì nó sẽ là một sự chậm trễ lớn. Chúng ta sẽ bắt kịp vào cuối tuần, OK?

[00:02:43 Becky]: Không sao, cảm ơn, Steve. Tôi sẽ nhờ Ben phối hợp với những người CNTT khác để xem chúng ta có thể làm gì với điều này càng sớm càng tốt.

Hạn chế của việc sử dụng Micro ở xa không đồng bộ là gì?

• Đối chiếu âm thanh chính xác nhất cho mỗi loa thành một tệp
• Sử dụng nhận dạng giọng nói để tìm ra ai đang nói, có thể bị ảnh hưởng bởi chất lượng micrô
• Việc đan các đoạn trích âm thanh lại với nhau sẽ mất nhiều thời gian để thực hiện phần mềm phiên âm thủ công hoặc rất phức tạp

Vào năm 2019, Microsoft đã đưa ra một nghiên cứu để xem xét việc sử dụng micrô ở xa không đồng bộ để phiên âm cuộc họp. Các nhà nghiên cứu đã phải sử dụng một loạt các thuật toán AI và âm thanh phức tạp để tạo ra một tệp phiên âm với độ chính xác thấp hơn 3% so với micrô định hướng. Thực tế rằng đây là một nghiên cứu tiên tiến được thực hiện bởi Microsoft nên làm nổi bật tính dễ sử dụng của nó trong thế giới thực.

Lựa chọn tốt nhất: Transkriptor!

Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng tôi nói với bạn rằng có một cách nhanh chóng và giá cả phải chăng để ghi lại tất cả các cuộc họp kinh doanh quan trọng của bạn trong vài phút? Transkriptor sẽ là nguồn phiên âm số một của bạn hàng ngày với các dịch vụ đáng tin cậy và tiết kiệm chi phí!

Viết mọi thứ khi đang di chuyển.

Truy cập từ tất cả các thiết bị. Chuyển các tệp âm thanh thành văn bản trong iPhone và Android.

Xem những gì khách hàng của chúng tôi đã nói về chúng tôi!

Chúng tôi phục vụ hàng ngàn người từ mọi lứa tuổi, nghề nghiệp và quốc gia. Nhấp vào bình luận hoặc nút bên dưới để đọc thêm các đánh giá trung thực về chúng tôi.

Được đánh giá xuất sắc 4,4/5 dựa trên 50+ đánh giá trên Capterra .