Cách ghi chép nội dung cuộc họp: Hướng dẫn chi tiết nhất

Tại hầu hết các doanh nghiệp hiện nay, làm việc từ xa và họp trực tuyến đã trở nên phổ biến. Tuy nhiên, thách thức lớn nhất là làm thế nào để quy trình vận hành trơn tru. Trong một cuộc họp, bạn rất dễ bỏ lỡ những chi tiết quan trọng. Nhiều công cụ ghi âm hiện nay có thể tích hợp vào quy trình làm việc để lưu lại nội dung. Giải pháp chuyển lời thoại cuộc họp sau đó sẽ chuyển đổi âm thanh đã ghi thành văn bản.

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu sâu hơn về việc chuyển lời thoại cuộc họp, các lợi ích cũng như những thách thức thường gặp. Cuối cùng, bạn sẽ được giới thiệu các công cụ như Transkriptor, Otter.ai, Rev và Sonix cùng với các tính năng nổi bật của chúng.

Chuyển biên cuộc họp là gì?

Chuyển biên cuộc họp là định dạng văn bản có thể đọc được, hiển thị lại những gì đã được thảo luận trong một cuộc họp nhóm. Đó có thể là một cuộc họp hội đồng quản trị, họp nhóm hoặc gặp mặt trực tiếp. Chuyển biên cuộc họp khác với ghi chú hay tóm tắt cuộc họp kèm theo diễn giải. Đây chỉ đơn thuần là một bản ghi lại những gì đã được nói trong cuộc họp, không phải là cách hiểu về các sự kiện nhất định.

Thị trường xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) dựa trên giọng nói dự kiến sẽ đạt 21,27 tỷ USD vào năm 2025 . So với toàn cầu, quy mô thị trường lớn nhất sẽ là Hoa Kỳ (5,67 tỷ USD vào năm 2025).

Cách thức hoạt động của chuyển biên cuộc họp

Chuyển biên cuộc họp là quy trình chuyển đổi bản ghi âm cuộc họp thành văn bản bằng phần mềm chuyên dụng. Nó thường ở dạng nguyên văn (verbatim), nghĩa là ghi lại chính xác những gì đã nói, ai nói, khi nào và bất kỳ quyết định nào đã được đưa ra. Bạn có thể thực hiện chuyển biên cuộc họp theo phương pháp thủ công hoặc tự động.

Chuyển biên thủ công bao gồm việc lắng nghe cuộc họp và nhập lại những gì đã nghe được. Chuyển biên tự động sử dụng phần mềm chuyển biên cho các cuộc họp với công nghệ nhận dạng giọng nói AI. Các công cụ hỗ trợ AI có thể cung cấp phụ đề trực tiếp và dịch thuật cuộc họp ngay lập tức.

Lợi ích của việc chuyển biên cuộc họp

Khi nghe một nội dung nào đó trong cuộc họp, bạn thường quên mất 70% lượng thông tin đó ngay khi bước ra khỏi phòng. Theo một nghiên cứu từ Báo cáo Tình trạng Làm việc Từ xa của Buffer cho biết có tới 61% nhân viên phản hồi rằng số lượng cuộc họp của họ tăng lên sau đại dịch COVID-19. Đây chính là lúc việc chép lời cuộc họp phát huy tác dụng. Những lợi ích của việc chép lời cuộc họp bao gồm:

1. Tránh Sai sót Thông tin : Bản chép lời cuộc họp mang lại nhiều lợi ích, bao gồm việc đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ phần quan trọng nào. Chúng cũng cho phép bạn đọc lại nội dung đã trao đổi bất cứ khi nào thuận tiện.

2. Không bao giờ Bỏ lỡ Cập nhật: Nếu bạn vắng mặt trong một cuộc họp quan trọng, bạn luôn có thể tham khảo bản chép lời. Các bản chép lời cung cấp văn bản ghi lại chi tiết ai đã nói gì, nhờ đó tính trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cuộc họp được đảm bảo.

3. Tiếp cận Toàn cầu: Bạn có thể tổ chức một cuộc họp toàn cầu vào khung giờ lý tưởng cho đa số các nhóm. Sau đó, những người khác có thể đọc bản chép lời để nhanh chóng nắm bắt tình hình.

4. Lưu trữ Đa ngôn ngữ : Với phần mềm chuyển thư ký cuộc họp, bạn có thể ghi lại cuộc họp bằng bất kỳ ngôn ngữ nào. Tính năng này giúp các thành viên từ các khu vực khác dễ dàng tiếp cận nội dung cuộc họp bằng ngôn ngữ họ mong muốn.

5. Cải tiến Quy trình: Bằng cách chuyển đổi nội dung cuộc họp thành văn bản, bạn có thể xem lại sau đó để nhận diện các điểm cần cải thiện. Một bản ghi chi tiết sẽ bao quát mọi khía cạnh, giảm thiểu rủi ro bỏ lỡ các thông tin quan trọng.

6. Tra cứu nhanh chóng: Các bản ghi cung cấp điểm tham chiếu nhanh giúp đội ngũ xác định lại các quyết định đã chốt. Văn bản cuộc họp giúp làm rõ những điều chưa chắc chắn và đảm bảo mọi người đều có cùng một cách hiểu.

7. Truy cập đa nền tảng: Bạn có thể chuyển đổi bản ghi thành tệp PDF hoặc tài liệu văn bản để truy cập trên nhiều nền tảng khác nhau.

Những thách thức thường gặp khi chuyển thư ký cuộc họp

Việc ghi chép văn bản cuộc họp đối mặt với nhiều thách thức như tiếng ồn nền, giọng vùng miền, việc chỉnh sửa nội dung, v.v.

1. Tiếng ồn nền: Tiếng ồn nền làm giảm độ chính xác của bản transkripsiyon, nhưng sử dụng phần mềm hỗ trợ micro chất lượng cao có thể giúp giảm thiểu các âm thanh không mong muốn.

2. Sự đa dạng về ngữ pháp và từ ngữ: Chất giọng địa phương và phương ngữ có thể gây khó khăn cho việc transkripsiyon.

3. Các tập tin có nhiều người nói: Việc quản lý cuộc hội thoại có nhiều người nói sẽ dễ dàng hơn khi có nhãn tên và định dạng phù hợp để xác định danh tính từng người.

Tự động ghi chép biên bản cuộc họp. Nhận bản ghi chép, tóm tắt và danh sách việc cần làm với độ chính xác 99% — tất cả đều được tạo tự động để bạn hoàn toàn tập trung vào cuộc thảo luận. Dùng thử ghi chép tự động miễn phí ngay

Tiếng ồn nền

Xử lý tiếng ồn nền là một trong những thử thách lớn nhất khi thực hiện transkripsiyon. Nó gây nhiễu âm thanh giọng nói, làm người thực hiện mất tập trung và dẫn đến sai sót. Để khắc phục, bạn có thể sử dụng micro chất lượng cao hoặc phần mềm khử ồn để loại bỏ các âm thanh không mong muốn.

Sự đa dạng về ngữ pháp và từ ngữ

Sự khác biệt về ngữ pháp và cách dùng từ tùy theo vùng miền được gọi là giọng địa phương hoặc phương ngữ. Đôi khi, điều này khiến việc chuyển đổi từ ngữ từ âm thanh sang văn bản trở nên khó khăn. Để giải quyết, bạn nên sử dụng phần mềm transkriptor hỗ trợ đa ngôn ngữ. Transkriptor là một giải pháp tiêu biểu, có khả năng chuyển đổi âm thanh sang văn bản với hơn 100 ngôn ngữ khác nhau.

Tài liệu có nhiều người nói

Khi làm việc với các tệp có nhiều người nói, việc chuyển đổi thành văn bản có thể gây ra nhiều bối rối. Rất khó để xác định chính xác ai đang nói gì và vào thời điểm nào. Hãy sử dụng một hệ thống định danh người nói rõ ràng và nhất quán. Bạn có thể dán nhãn người nói bằng số, tên viết tắt hoặc tên riêng. Ngoài ra, hãy sử dụng các dấu câu để đánh dấu thời điểm người nói bắt đầu và kết thúc phần trình bày trong cuộc họp.

Các công cụ hàng đầu để chuyển văn bản cuộc họp tự động

Với sự ra đời của AI, việc chuyển văn bản cuộc họp tự động đã thay đổi hoàn toàn quy trình làm việc. Dưới đây là một số công cụ tốt nhất giúp bạn chuyển âm thanh cuộc họp thành văn bản chỉ trong vài phút:

1. Transkriptor: Với công nghệ chuyển đổi bằng AI, công cụ này cung cấp độ chính xác lên tới 99% và hỗ trợ hơn 100 ngôn ngữ. Giao diện thân thiện và mức giá tối ưu giúp Transkriptor trở thành lựa chọn lý tưởng cho cả cá nhân và đội ngũ.

2. Otter.ai: Đây là lựa chọn lý tưởng cho việc cộng tác nhóm, hỗ trợ chuyển văn bản theo thời gian thực và tự động tóm tắt nội dung. Tuy nhiên, các gói cơ bản của công cụ này vẫn còn hạn chế về thời lượng ghi âm.

3. Rev: Rev là lựa chọn phù hợp cho các nội dung kỹ thuật chuyên sâu và phức tạp, nhưng mức phí khá cao (1.99 USD mỗi phút) và vẫn cần đến sự hiệu đính thủ công từ con người.

4. Sonix: Sonix hỗ trợ chuyển đổi giọng nói thành văn bản với hơn 50 ngôn ngữ, cung cấp các tính năng chỉnh sửa nâng cao và tích hợp với các công cụ CRM. Tuy nhiên, dịch vụ này chưa có ứng dụng di động và không có bản dùng thử miễn phí.

1. Transkriptor: Giải pháp hỗ trợ bởi AI tốt nhất

Transkriptor là công cụ chuyển đổi âm thanh thành văn bản với công nghệ AI tiên tiến và giao diện đơn giản. Đây là một trong những công cụ chuyển chữ tốt nhất hiện nay, hỗ trợ mọi định dạng tệp video và âm thanh, giúp bạn tiết kiệm thời gian chuyển đổi. Với Trợ lý Chat AI, bạn thậm chí có thể tóm tắt các cuộc họp đã được ghi lại. Bạn có thể đặt bất kỳ câu hỏi nào và nhận được câu trả lời chính xác dựa trên bản dịch của mình.

Các tính năng chính

• Độ chính xác cao: Tùy thuộc vào chất lượng âm thanh, Transkriptor có thể đạt độ chính xác lên tới 99% khi chuyển mã các tệp của bạn.

• Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Transkriptor có thể dịch các bản ghi của bạn sang bất kỳ ngôn ngữ nào chỉ với một cú nhấp chuột. Công cụ này hỗ trợ hơn 100 ngôn ngữ, bao gồm tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Thổ Nhĩ Kỳ, tiếng Hindi, tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Hà Lan, tiếng Ả Rập, tiếng Do Thái, tiếng Đức và nhiều ngôn ngữ khác.

• Công cụ chỉnh sửa dễ dàng: Bạn có thể sử dụng trình chỉnh sửa văn bản đa năng để sửa các lỗi nhỏ trên Transkriptor. Sau khi chỉnh sửa, bạn có thể tải tệp xuống dưới các định dạng như SRT, TXT, Văn bản thô, PDF hoặc Word.

Điểm nổi bật

• Thân thiện với người dùng: Giao diện thân thiện giúp người mới bắt đầu dễ dàng tiếp cận. Bạn có thể cộng tác trên các tệp với nhóm của mình, chỉnh sửa quyền truy cập và sắp xếp các tệp cũng như thư mục một cách khoa học.

• Tiết kiệm chi phí: Mức giá của Transkriptor thấp hơn so với hầu hết các dịch vụ transkripsiyon cuộc họp khác. Bạn sẽ nhận được bản dùng thử transkripsiyon miễn phí ngay khi đăng ký.

2. Otter.ai: Tốt nhất cho cộng tác nhóm

Otter.ai là một trợ lý cuộc họp AI khác có thể tạo bản transkripsiyon, tóm tắt tự động và hơn thế nữa. Bạn có thể trò chuyện với bot Otter để nhận câu trả lời từ ghi chú cuộc họp của mình. Với các cập nhật không đồng bộ, bạn có thể kết hợp các cuộc hội thoại trực tiếp.

Các tính năng chính

• Ghi chép (Transcription) theo thời gian thực: Với Otter, bạn có thể tập trung thảo luận và làm việc năng suất hơn nhờ hệ thống ghi chép biên bản cuộc họp tự động theo thời gian thực.

• Tích hợp với các công cụ làm việc: Bạn có thể kết nối Otter với nhiều công cụ khác nhau, bao gồm Salesforce, HubSpot và nhiều hơn nữa.

Điểm nổi bật

• Thiết kế tối ưu cho nhóm làm việc từ xa và kết hợp: Nâng tầm hiệu quả cuộc họp nhờ sức mạnh AI. Bạn có thể đặt lịch để OtterPilot tự động tham gia các buổi họp trên Zoom, Microsoft Teams hoặc Google Meet, giúp ghi chép và chia sẻ nội dung cuộc họp một cách nhanh chóng.

3. Rev: Lựa chọn tốt nhất cho sự kết hợp giữa AI và con người

Với Rev, bạn có thể ghi âm từ bất cứ đâu và bảo vệ nội dung của mình một cách tập trung. Bạn có thể tải ứng dụng Rev trên Android và iOS để ghi lại các cuộc phỏng vấn, ý tưởng và cuộc họp chỉ với một chạm. Tuy nhiên, bạn sẽ cần phải tự chỉnh sửa và soát lỗi bản dịch trong Rev.

Các tính năng chính

• Chuyển đổi âm thanh bằng AI với tùy chọn chỉnh sửa từ con người để đạt độ chính xác tối đa: Rev là lựa chọn ưu tiên cho các nội dung kỹ thuật chuyên sâu và phức tạp. Sau khi chuyển đổi nội dung, bạn có thể chọn dịch vụ chỉnh sửa bởi chuyên gia để bản thảo tự nhiên hơn.

Điểm nổi bật

• Đáng tin cậy cho các nội dung nhạy cảm hoặc phức tạp: Rev được xây dựng trên các mô hình mạng thần kinh tiên tiến và hàng giờ dữ liệu huấn luyện, mang lại độ chính xác vượt trội.

4. Sonix: Tốt nhất cho các đội ngũ toàn cầu

Sonix là một công cụ hỗ trợ bởi AI khác, có khả năng tự động chuyển âm thanh thành văn bản với hơn 50 ngôn ngữ. Để tối ưu hóa Sonix, hãy tích hợp quy trình làm việc của bạn với các công cụ như Zoom hoặc Adobe Premiere. Tuy nhiên, Sonix hiện chưa có ứng dụng di động cho thiết bị Android hoặc iOS.

Các tính năng chính

• Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Sonix cung cấp dịch vụ chuyển âm thanh thành văn bản chính xác với hơn 50 ngôn ngữ. Bạn có thể chép lời các cuộc họp, bài giảng, phỏng vấn và nhiều hơn thế nữa.

• Tính năng chỉnh sửa nâng cao: Bạn có thể tìm kiếm, phát, chỉnh sửa, sắp xếp và chia sẻ bản chép lời của mình ở bất cứ đâu trên mọi thiết bị.

Điểm nổi bật

• Sonix là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp có nhu cầu làm việc đa ngôn ngữ.

Chép lời cuộc họp với Transkriptor: Hướng dẫn từ A đến Z

Chép lời các cuộc họp bằng Transkriptor là một quy trình nhanh chóng và đơn giản. Dưới đây là các bước để thực hiện việc này với Transkriptor:

1. Bước 1: Truy cập trang web Transkriptor, đăng ký hoặc đăng nhập và xác minh email của bạn để vào bảng điều khiển.

2. Bước 2: Kích hoạt bot “Trình ghi cuộc họp thông minh” để ghi lại các buổi họp trực tuyến trên Zoom, Google Meet hoặc Microsoft Teams.

3. Bước 3: Tải lên các tệp cuộc họp đã ghi âm sẵn dưới các định dạng được hỗ trợ như WAV, MP3, MP4 hoặc đồng bộ hóa từ lưu trữ đám mây.

4. Bước 4: Điều chỉnh các tính năng như mốc thời gian và lựa chọn giữa văn bản đầy đủ chi tiết hoặc bản tóm tắt cho nội dung transkripsiyon.

5. Bước 5: Nhấp vào “Chuyển văn bản” để tạo bản phiên âm và chỉnh sửa bằng trình chỉnh sửa tích hợp sẵn.

6. Bước 6: Tải bản bản ghi chép cuối cùng về dưới định dạng bạn muốn hoặc chia sẻ trực tiếp với nhóm của bạn.

Bước 1: Đăng ký và Thiết lập Tài khoản Transkriptor của bạn

Truy cập trang web Transkriptor và nhấp vào nút đăng nhập/đăng ký ở góc trên bên phải. Sau đó, đăng nhập bằng cách xác minh email của bạn. Khi hoàn tất, bạn sẽ được quyền truy cập vào bảng điều khiển của mình.

Bước 2: Sử dụng Trình hỗ trợ Cuộc họp (Lựa chọn 1)

Đối với các cuộc họp trực tiếp, hãy kích hoạt tính năng trợ lý họp. Tính năng này nằm ở góc ngoài cùng bên phải của bảng điều khiển với tên gọi “Trình ghi cuộc họp thông minh”. Trợ lý này tích hợp mượt mà với các nền tảng phổ biến như Zoom, Microsoft Teams hoặc Google Meet.

Bước 3: Tải lên Tệp âm thanh hoặc Video cuộc họp của bạn (Lựa chọn 2)

Nếu bạn đã có bản ghi âm cuộc họp, hãy vào bảng điều khiển và chọn mục đầu tiên — "Tải tập tin âm thanh hoặc video lên". Chọn tập tin của bạn hoặc đồng bộ hóa từ lưu trữ đám mây. Hãy đảm bảo định dạng tệp được hỗ trợ (ví dụ: MP3, MP4, WAV).

Bước 4: Tùy chỉnh cài đặt bản transkripsiyon

Sau khi bản transkripsiyon hoàn tất, bạn có thể kích hoạt các tính năng như dấu mốc thời gian nếu cần. Nhấp vào tùy chọn hiển thị dấu mốc thời gian ở góc trên bên phải bảng điều khiển. Đồng thời, bạn có thể điều chỉnh phong cách bản transkripsiyon, chọn giữa lược dịch hoặc nguyên văn.

Bước 5: Tạo và xem lại bản transkripsiyon

Đối với các tệp đã tải lên, hãy nhấp vào "Transcribe" để bắt đầu quá trình. Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn có thể truy cập tệp transkripsiyon của các phiên trực tiếp. Hãy kiểm tra lại văn bản do AI tạo ra và thực hiện các chỉnh sửa bằng trình biên tập tích hợp sẵn.

Bước 6: Xuất và chia sẻ bản transkripsiyon của bạn

Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào tùy chọn “Tải xuống” để xuất bản bản bản dịch dưới định dạng bạn mong muốn (ví dụ: Word, PDF hoặc TXT). Cuối cùng, hãy lưu tài liệu vào thiết bị của bạn hoặc chia sẻ với các thành viên trong nhóm qua email hoặc các dịch vụ đám mây.

Mẹo hữu ích để có bản transkripsiyon cuộc họp chính xác nhất

Dưới đây là một số mẹo bạn nên lưu ý khi thực hiện transkripsiyon cuộc họp:

1. Sử dụng thiết bị âm thanh chất lượng cao: Hãy đầu tư thiết bị âm thanh chất lượng để đảm bảo bản ghi âm cuộc họp luôn rõ ràng.

2. Giảm thiểu tiếng ồn nền trong các cuộc họp: Tạo không gian yên tĩnh, loại bỏ các tác nhân gây nhiễu và tắt thông báo để cải thiện chất lượng âm thanh.

3. Nhận diện người nói trong các bối cảnh nhiều người tham gia: Kích hoạt tính năng phân biệt người nói để tự động dán nhãn và phân loại từng cá nhân trong đoạn âm thanh.

Ghi chú trong cuộc họp làm giảm sự tập trung và năng suất của bạn. Hãy để bản thân tập trung vào nội dung thảo luận, Transkriptor sẽ thay bạn ghi chép mọi thứ. Kết nối lịch & Tự động tham gia Tài liệu chi tiết & Tóm tắt Tự động hóa ghi chú cuộc họp miễn phí

Sử dụng thiết bị âm thanh chất lượng cao

Việc ghi âm cuộc họp sẽ gặp nhiều khó khăn nếu thiếu không gian yên tĩnh và thiết bị tốt. Hãy dành thời gian tìm hiểu và đầu tư vào các thiết bị phù hợp.

Giảm thiểu tiếng ồn nền khi họp

Bên cạnh việc chọn không gian yên tĩnh, việc hạn chế các tác nhân gây xao nhãng từ bên ngoài cũng rất quan trọng. Hãy báo trước với đồng nghiệp khi bạn cần phòng họp riêng. Đảm bảo phòng làm việc tại nhà không bị làm phiền. Tắt điện thoại, thông báo email và các cửa sổ lịch bật lên.

Nhận diện người nói trong các cuộc hội thoại nhiều người

Phân tách người nói (Speaker diarization) là tính năng cho phép nhận dạng giọng nói thành văn bản của nhiều người trong cùng một đoạn âm thanh. Hệ thống sẽ phát hiện khi người nói thay đổi và đánh số thứ tự cho từng giọng nói được nhận diện.

Kết luận

Phần mềm chuyển đổi cuộc họp thành văn bản đã làm thay đổi bối cảnh kỹ thuật số nhờ những tính năng vượt trội. Giờ đây, bạn có thể hoàn toàn làm chủ công việc và không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ chi tiết nào. Dù là cuộc họp, bài giảng hay dự án cá nhân, Transkriptor giúp tiết kiệm thời gian transkriptor và nâng cao năng suất. Với giao diện thân thiện, công cụ chỉnh sửa nâng cao và nhiều tùy chọn xuất tệp, quy trình làm việc của bạn sẽ trở nên tinh gọn hơn bao giờ hết.

Với Transkriptor, bạn có thể chuyển đổi cuộc họp sang văn bản với hơn 100 ngôn ngữ và tải xuống ở bất kỳ định dạng nào mong muốn. Bạn cũng có thể cùng đội ngũ của mình chỉnh sửa bản văn bản trực tuyến, giúp việc cộng tác từ xa trở nên đơn giản hơn.