Kako napraviti transkripciju sastanka u 2022

Transkripcija sastanka je najlakši način da zabilježite ono o čemu se razgovaralo tijekom sastanka. Iako je tradicionalna metoda bila ručno pisanje transkripcije, tehnologija vam omogućuje automatizaciju ovog procesa.

Ispod je ultimativni vodič za transkripcije sastanaka. Naučit ćete što su oni, zašto su važni i kako transkribirati svoje sastanke u budućnosti.

Što su transkripti sastanaka?

Transkripti sastanka tekstualni su zapisi govornih razgovora tijekom sastanka . Međutim, puni prijepis sastanka trebao bi uključivati govornike i vremenske oznake radi lakšeg upućivanja.

Postoje 3 glavne vrste transkripcije sastanka:

1. Što je uređena transkripcija

Uređeni prijepis cjelovito je pismo prilagođeno za čitljivost. To uključuje ispravljanje gramatike i pravopisa te uklanjanje slenga ili nepotpunih riječi. Uređeni prijepis može biti koristan za sastanak ako u budućnosti trebate službeno predstaviti pisani dokument.

2. Što je doslovna transkripcija

Doslovni prijepis je točna kopija govornog sastanka. Uključuje stanke i neverbalne zvukove (pročišćavanje grla, pozadinsku buku). Nema puno koristi od punog doslovnog prijepisa sastanka osim ako nije u pravnom kontekstu.

Mala varijacija je nedoslovni prijepis. Time se uklanjaju pauze i neverbalni zvukovi, a tekst ostaje isti. 

3. Što je inteligentna doslovna transkripcija

Inteligentni doslovni prijepisi zadržavaju glavni govor uz uređivanje riječi za popunjavanje, ponavljanja, nestandardnih riječi i pauza. Uklanja rečenice koje se ne odnose na temu i ponavljaju se rečenice.

Svrha inteligentnog doslovnog prijepisa je zadržati glas govornika dok tekst čini čitljivim. Koristi se u poslovanju jer se može citirati ili lako pretvoriti u druge medije, poput scenarija ili pisanog članka.

Trebate li koristiti uređenu transkripciju ili doslovnu transkripciju?

Najlogičnija opcija u većini poslovnih konteksta je inteligentni verbatim prijepis. Iako biste možda željeli koristiti jače uređenu verziju, to možete učiniti u budućnosti iz početnog dokumenta. Vaš je posao da odlučite koliko želite da transkripcija bude uređena, ovisno o kontekstu.


mjesto za sastanke


Zašto biste trebali transkribirati sastanke?

Razlog za transkribiranje sastanaka je vođenje pisanog zapisa o temama rasprave. To dovodi do drugih razloga, uključujući:

  • Za povećanje fokusa. Ako sudionici ne moraju voditi vlastite bilješke tijekom sastanka, mogu se usredotočiti na ono o čemu se raspravlja. Kao takvi, prijepisi sastanaka poboljšavaju angažman.
  • Za lakše referenciranje. Ako se netko treba vratiti na rasprave sa sastanka, prijepis je najlakši način da to učinite. Korištenje nečijih bilješki moglo bi rezultirati pogreškama ako je osoba netočno napisala podatke.
  • Za uštedu vremena. Generiranje prijepisa sastanaka štedi vrijeme sudionicima jer neće morati ponovno gledati snimku nekoliko puta kako bi dobili potrebne informacije. Pisani dokument puno je lakše skenirati.
  • Za povećanje povrata ulaganja. Sastanak s važnim govornikom može biti skup. Stoga uzimanje prijepisa znači da se ljudi mogu više usredotočiti, a pisani dokument možete koristiti za marketing kako biste poboljšali poslovne veze.

Kako se mogu koristiti transkripti sastanaka?

Transkript sastanka može biti izvor informacija za marketinške napore usmjerene na kupce.  Na primjer, ako grupa zaposlenika raspravlja o promjenama ili trendovima u industriji, prijepis možete pretvoriti u:

  • Post na blogu
  • YouTube video skripta
  • Epizoda podcasta
  • Naslovi na društvenim mrežama

Ne samo da će vam transkripcija sastanka omogućiti da dobijete više dijelova sadržaja iz istog dokumenta, već će vam također pomoći da pokažete stručnost i učvrstite svoj poslovni autoritet.

Ako ionako stvarate marketinški sadržaj, korištenje transkripcije sastanka za informacije može uštedjeti vrijeme, osobito jer se može pretvoriti u većinu ovih oblika uz vrlo malo uređivanja.

Kako voditi i prepisivati zapisnik sa sastanka

Ovisno o vašoj brzini tipkanja i sposobnosti zadržavanja informacija, transkribiranje sastanka ne mora biti kompliciran proces. Evo koraka za stvaranje prijepisa sastanka.

1. Snimite sastanak

Prvi korak je nabaviti snimku sastanka . Iako biste mogli pokušati voditi bilješke dok se to događa, ovo nije točan izvor informacija. Način snimanja sastanka ovisit će o tome gdje se održava i koliko govornika ima.

Opcije snimanja uključuju:

  • Softver za snimanje zaslona i zvuka za virtualne sastanke
  • Vaš pametni telefon za manje sastanke nekoliko ljudi
  • Višesmjerni mikrofoni za veće prostorije za sastanke

Koju god opciju odabrali, svakako provjerite kvalitetu prije početka sastanka. Morate osigurati da ste sve probleme riješili unaprijed kako vam ne bi stali na put. Također, kvaliteta zvuka određuje točnost transkripcije vašeg sastanka.

Na kraju, provjerite imate li svačije dopuštenje za snimanje sastanka.

2. Slušajte audio zapis

Zatim prenesite audio datoteku na računalo ako je potrebno. Preslušajte datoteku u potpunosti bez pokušaja pravljenja bilješki. To je kako biste mogli utvrditi postoje li problemi ili ispadanja zvuka. Htjet ćete se upoznati sa sadržajem datoteke prije nego počnete pokušavati transkribirati.

3. Započnite transkribiranje

Poslušajte zvuk drugi put i počnite s transkripcijom. Najlakši način da to učinite ručno je da samo upisujete bez previše brige o interpunkciji i pravopisu. Kada primijetite novog govornika, dodajte prijelom retka kako biste ga razlikovali. Ovaj korak će vam pomoći da kasnije dodate vremenske oznake.

4. Sredite svoj prijepis

Ponovno pregledajte audio datoteku kako biste poboljšali svoj prijepis . Tijekom ovog koraka trebali biste provjeriti postoje li netočne riječi i nastojati da se dijelovi razdvoje po govorniku. Iako još ne morate dodavati imena, barem biste trebali imati točne blokove teksta za svaki.

Nakon što to učinite, prođite kroz tekstualnu datoteku bez zvuka i počnite uređivati radi gramatike i pravopisa. Opseg ovog koraka ovisi o vrsti transkripcije koju želite, ali riječi bi trebale biti pravilno napisane, a tamo gdje mislite da se rečenice mijenjaju trebale bi postojati točke i velika slova.

5. Dodajte govornike i vremenske oznake

Pod uvjetom da ste zadovoljni kvalitetom prijepisa sastanka, možete ponovno poslušati zvuk i početi dodavati vremenske oznake i govornike. Da biste to učinili, pauzirajte videozapis svaki put kada nova osoba počne govoriti i dodajte sljedeće pojedinosti:

[hour:minute:second] [speaker]: (Govor)

Nakon što to učinite, trebali biste imati potpun i točan prijepis sastanka.

6. Pretvori u kratki sažetak

Prijepis sastanka razlikuje se od zapisnika sa sastanka. Dok je prijepis doslovna datoteka, zapisnik je zapis glavnih točaka. Dakle, ako umjesto toga želite minute, prođite kroz odabir tekstualne datoteke:

  • Istaknuta pitanja
  • Prijedlozi
  • Akcijski bodovi
  • Odlučni ishodi
  • Rokovi

To je puno lakše učiniti nakon što imate točan prijepis sastanka, za razliku od rada izravno iz audio datoteke.

Alternativa ručnom prijepisu

Ručno prepisivanje je dugotrajan proces i ne jamči uvijek razine točnosti potrebne u prijepisima sastanaka. Alternativa je korištenje softvera za automatsko prepisivanje, kao što je Transkriptor .

Evo kako to funkcionira:

  1. Napravite audio zapis sastanka.
  2. Učitajte ga u softver za automatsko prepisivanje i ostavite da se pretvori.
  3. Kada završi, bit ćete obaviješteni i dobit ćete popis zadataka.
  4. To uključuje provjeru tekstualne datoteke i uređivanje radi točnosti, ako je potrebno. Dovršite ih prije finaliziranja datoteke.
  5. Nakon uređivanja preuzmite tekstualnu datoteku u odabranom formatu.

Prednost korištenja platforme za automatsko prepisivanje je u tome što uklanja velik dio ponavljajućeg posla prepisivanja.

Što je primjer prijepisa sastanka?

Iako će duljina i složenost vašeg prijepisa sastanka varirati, ovdje je primjer tipičnog inteligentnog doslovnog prijepisa.

[00:00:10 Steve]:       Dobrodošli svi. Nadam se da ste svi dobro proveli vikend. Čini se da je sada dobro vrijeme da uhvatimo korak s uvođenjem novog softvera.

[00:00:40 Becky]:      Trenutačno smo na putu da ga pustimo krajem mjeseca, ali smo naišli na nekoliko problema s korisničkim sučeljem. Pustit ću Bena da mi objasni jer se on bavio ovime.

[00:01:04 Ben]:         Hvala, Becky. Dakle, problem koji sada imamo je da pristup postavkama računa prisiljava korisnika da se odjavi. Ne možemo baš-

[00:01:20 Steve]:       Čini se da je to veliki problem imati ovako kasno u razvoju. Je li to povezano s nečim drugim ili je riječ o izoliranom problemu?

[00:01:34 Ben]:         Koliko možemo reći, izolirano je. Nijedna druga značajka ili izbornici nisu imali bugove tijekom testiranja proizvoda, pa vjerujemo da je ovo relativno nov problem otkako smo implementirali najnovije ažuriranje dizajna. Trenutno nije poznato zašto je došlo do pogreške, ali to je radost razvoja softvera, zar ne?

[00:02:01 Steve]:       Da, to je istina. Pa, Becky, mislim da ovo treba biti glavni prioritet za ovaj tjedan, jer ne bismo trebali tražiti daljnje promjene dok se ovo ne riješi. Prepustit ću vama da to organizirate, ali mislim da bismo trebali angažirati sve raspoložive ljude jer će to biti veliko kašnjenje. Nadoknadit ćemo propušteno krajem tjedna, u redu?

[00:02:43 Becky]:      To je u redu, hvala, Steve. Reći ću Benu da koordinira s ostalim IT momcima da vidimo što možemo učiniti u vezi ovoga što prije.


stol za sastanke


Možete li transkribirati sastanke pomoću asinkronih udaljenih mikrofona?

Tehnički, da, ali zahtijeva složen softver ili puno vremena za ručno kombiniranje datoteka.

Asinkroni mikrofoni snimaju isti zvuk, ali nisu organizirani da to čine istovremeno. Primjeri uključuju pametne telefone, tablete i prijenosna računala, a svi imaju ugrađene mikrofone.

Element udaljenosti dolazi od ovih asinkronih mikrofona smještenih na različitim točkama u prostoriji. Na primjer, na sastanku koji se odvija u sobi za sastanke, svaki sudionik može koristiti svoj uređaj za snimanje sastanka. Rezultat su asinkroni udaljeni mikrofoni.

Koji su nedostaci korištenja asinkronih udaljenih mikrofona?

Asinkroni udaljeni mikrofoni snimali bi svaki svoju verziju sastanka, čineći najbližeg govornika najjasnijim. To bi osiguralo upotrebljivu audio snimku za svaku osobu, ali problemi bi tada uključivali:

  • Spajanje najtočnijeg zvuka za svaki zvučnik u jednu datoteku
  • Na korištenje prepoznavanja govora za utvrđivanje tko govori može utjecati kvaliteta mikrofona
  • Ručno spajanje zvučnih izvadaka ili vrlo složen softver za prijepis potrajalo bi dugo

Microsoft je 2019. godine pokrenuo studiju o korištenju asinkronih udaljenih mikrofona za transkripcije sastanaka. Istraživači su morali upotrijebiti širok raspon složenih AI i audio algoritama kako bi proizveli datoteku transkripcije s točnošću od 3% manjom od usmjerenih mikrofona. Činjenica da je ovo bila vrhunska studija koju je proveo Microsoft trebala bi istaknuti njegovu jednostavnost korištenja u stvarnom svijetu.

Pogledajte što su naši kupci rekli o nama!

Služimo tisućama ljudi iz bilo koje dobi, profesije i zemlje. Kliknite na komentare ili gumb ispod da pročitate iskrenije recenzije o nama.

Maricelly G.
Profesor
Read More
Glavna prednost za mene je vrijeme. Kakav sjajan alat za mene, jer sada mogu svoj posao obavljati brzo i kvalitetno. Transkriptor je stvarno dobar alat za istraživače, jer mi moramo obaviti ovakav zadatak, a nemamo puno vremena za transripciju.
Jimena L.
Osnivač
Read More
Sve je jako dobro, nije skupo, dobar odnos cijene i kvalitete, a i dosta je brzo. Velika preciznost u odnosu na vrijeme titlova i u prepoznavanju riječi. Moralo se napraviti vrlo malo ispravaka.
Jaqueline B.
Sociolog
Read More
Ono što mi se najviše svidjelo kod transkriptora je to što ima visoku točnost. Uz platformu jednostavnu za korištenje, trebao sam samo prilagoditi interpunkcijske znakove
Previous
Next

Često postavljana pitanja

Transkripcija sastanka neophodna je za točnost, referencu i marketing sadržaja. Međutim, ne isplati se trošiti sate ručno ispisujući audio datoteku sastanka.

Ako trebate transkripciju sastanka, isprobajte softver za transkripciju. Brzi su i jednostavni za korištenje, a prvi prijepis je besplatan.