2023年の会議録の作り方

会議の文字起こしとは?

会議の議事録は、会議中に話された会話のテキスト記録です。ただし、完全な会議の議事録には、紹介を容易にするために、講演者とタイムスタンプを含める必要があります。
会議の文字起こしには、主に 3 つのタイプがあります。

編集された文字起こしとは

編集された文字起こしは、読みやすく調整された完全なスクリプトです。これには、文法やスペルの修正、俗語や不完全な単語の削除が含まれます。編集された文字起こしは、将来、文書を正式に提示する必要がある場合に、会議に役立ちます。

逐語的文字起こしとは

逐語的文字起こしは、口頭での会議の正確なコピーです。これには、一時停止と非言語的な音(喉のすっきり、バックグラウンドノイズ)が含まれます。完全な逐語的な会議の文字起こしは、法的な文脈でない限り、あまり役に立ちません。
わずかなバリエーションは、非逐語的な文字起こしです。これにより、言葉遣いを同じに保ちながら、間や非言語的な音を取り除きます。

Intelligent Verbatim文字起こしとは

Intelligent Verbatim文字起こしでは、メインスピーチを保持しながら、フィラーワード、繰り返し、非標準ワード、一時停止を編集します。トピックから外れた文章や実行中の文章を削除します。
Intelligent Verbatimトランスクリプトの目的は、テキストを読みやすくしながら、話者の声を維持することです。ビデオ会議やビジネス関連のイベントで使用されているのは、引用したり、台本や文章などの他のメディアに簡単に変換したりできるためです。

編集された文字起こしと逐語的な文字起こしのどちらを使うべきか?

Intelligent Verbatim文字起こしは、話者の声と意味を維持しながら読みやすい文字起こしを提供するため、ほとんどのビジネスコンテキストで最も理にかなっています。より大幅に編集されたバージョンを使用する場合は、後で開始ドキュメントからこれを行うことができます。

なぜ会議の文字起こしが必要なのか?

会議の 口述筆記 をする理由は、議論のトピックを書面で記録しておくためです。これは、次のような他の理由につながります。

• 集中力を高めるため:会議中に参加者が自分でメモを取る必要がない場合は、議論の内容に集中できます。そのため、会議の議事録はエンゲージメントを向上させます。
• 参照を容易にするために誰かが会議のディスカッションを参照する必要がある場合、トランスクリプトはこれを行う最も簡単な方法です。誰かのメモを使用すると、情報を誤って書いた場合、間違いを犯す可能性があります。
• 時間を節約する会議の議事録を生成すると、必要な情報を得るために録画を何度も見直す必要がなくなるため、参加者の時間を節約できます。書かれた文書は、スキャンするのがはるかに簡単です。
• ROIを向上させるため。重要な講演者との会議には費用がかかる場合があります。したがって、トランスクリプトを取ることで、人々はより集中できるようになり、書かれた文書をマーケティングに使用してビジネス上のつながりを向上させることができます。

会議の議事録はどのように使用できますか?

会議の議事録は、顧客向けのマーケティング活動の情報源になります。たとえば、従業員のグループが業界の変化やトレンドについて話し合う場合、トランスクリプトを次のように変換できます。

• ブログ記事
• YouTubeビデオスクリプト
• ポッドキャストのエピソード
• ソーシャルメディアのキャプション
YouTube字幕

会議の文字起こしは、同じドキュメントから複数のコンテンツを取得できるだけでなく、専門知識を示し、ビジネスの権威を固めるのにも役立ちます。いずれにせよ、マーケティングコンテンツを作成している場合、情報に会議の文字起こしを使用すると、特に編集をほとんど行わずにこれらのフォームのほとんどに変換できるため、時間を節約できます。

会議の文字起こしはどうすればよいですか?

会議の文字起こしは自分で行うこともできますし、会議の文字起こしサービスに依頼することもできます。タイピングの速度と情報を保持する能力にもよりますが、会議の文字起こしは複雑なプロセスである必要はありません。会議の文字起こしを作成する手順は次のとおりです。

1. 会議を録画する

最初のステップは、会議の記録を取得することです。その場でメモを取ろうとすることもできますが、これは正確な情報源ではありません。会議の録画方法は、会議が開催される場所と発言者の数によって異なります。
記録オプションには次のものがあります。

• 仮想会議用の画面および音声録音ソフトウェア
• 少人数の小規模な会議用のスマートフォン
• 大規模な会議室設置のための多指向性マイク
• 録音機能と文字起こし機能の両方を備えたソフトウェア。

どのオプションを選択する場合でも、会議が始まる前に必ず録画環境をテストしてください。 音声をテキスト に変換するときは、クリアなオーディオ品質を使用することが重要です。最後に、会議を録画する全員の許可を得ていることを確認してください。

2.音声を聞く

次に、必要に応じてオーディオファイルをコンピューターに転送します。メモを取ろうとせずにファイルを完全に聞きます。これは、問題やオーディオのドロップアウトがあるかどうかを判断できるようにするためです。文字起こしを始める前に、ファイルの内容をよく理解しておく必要があります。

3. 文字起こしを始める

もう一度音声を聞いて、文字起こしを開始します。これを手動で行う最も簡単な方法は、句読点やスペルをあまり気にせずに入力することです。新しいスピーカーに気付いたら、改行を追加して区別します。この手順は、後でタイムスタンプを追加するのに役立ちます。

4. 文字起こしを片付ける

音声ファイルをもう一度確認して、文字起こしを改善します。このステップでは、不正確な単語をチェックし、スピーカーがセクションを分割することを目指します。まだ名前を追加する必要はありませんが、少なくともそれぞれに正確なテキストブロックが必要です。これが終わったら、音声のないテキストファイルを調べて、文法とスペルの編集を開始します。このステップの範囲は、どのような文字起こしをしたいかによって異なりますが、単語のスペルは正しく、文が変わると思われるピリオドと大文字が必要です。

5.話者とタイムスタンプを追加する

会議の文字起こしの品質に満足していれば、音声をもう一度聴いて、タイムスタンプとスピーカーの追加を開始できます。これを行うには、新しい人が話し始めるたびにビデオを一時停止し、次の詳細を追加します。
[時:分:秒][話者]:(スピーチ)
これを行うと、完全で正確な会議の文字起こしができあがります。

6.短い要約に変換する

会議の文字起こしは、会議の議事録とは異なります。文字起こしが逐語的なファイルであるのに対し、議事録は要点の記録です。したがって、代わりに分が必要な場合は、テキストファイルを選択してください。

• 提起された問題
• 提案
• アクションポイント
• 決定された結果
• 期限

これを行うのは、 音声ファイル から直接作業するのとは対照的に、会議の正確な文字起こしがあればはるかに簡単です。

Teams会議のライブ文字起こしを作成することは可能ですか?

はい、文字起こしツールや手動の文字起こしで会議を文字起こしすることは可能です。人々はツールや代理店を使用して、ウェビナー、 Microsoft Teams および Zoom 会議、 インタビュー などを書き起こします。トランスクリプションサービスには多くのオプションがあります。 Android と iOSの両方にモバイルアプリ、Webアプリ、文字起こし会社があります。
文字起こしサービスを選択する際には、料金プラン、精度、速度など、いくつかの要素を検討する必要があります。サービスの機能も重要です。たとえば、一部のサービスはリアルタイムの文字起こしを行うことができ、さまざまなツール、統合、および機能を備えています。

会議を自動的に文字起こしすることは可能ですか?

手作業による音声文字起こしは時間のかかるプロセスであり、会議の議事録に必要なレベルの精度を常に保証するわけではありません。別の方法は、 Transkriptor などの自動文字起こしソフトウェアを使用することです。

1. 会議の音声録音を作成します。
2. 会議の文字起こしソフトウェアにアップロードし、変換します。
3. 完了すると、通知が届き、タスクのリストが表示されます。
4. これらには、テキストファイルのチェックと、必要に応じて正確な編集が含まれます。ファイルをファイナライズする前に、これらを完了してください。
5. 編集後、選択した形式でテキストファイルをダウンロードします。

自動文字起こしプラットフォームを使用する利点は、文字起こしの繰り返し作業の多くをなくすことです。

会議の文字起こし形式の例とは?

会議の議事録の長さと複雑さはさまざまですが、ここでは一般的な Intelligent Verbatim 議事録の例を示します。

[00:00:10 スティーブ]: 皆さん、ようこそ。良い週末をお過ごしください。今こそ、新しいソフトウェアのロールアウトの現状に追いつく良い機会のようです。

[00:00:40 Becky]: 現在、月末のロールアウトに向けて順調に進んでいますが、UI の問題がいくつか発生しています。ベンに説明させよう、なぜなら彼はこれに対処してきたからだ。

[00:01:04 Ben]: ありがとう、ベッキー。したがって、現在発生している問題は、アカウント設定にアクセスすると、ユーザーが強制的にログアウトすることです。私たちは完全にすることはできません-

[00:01:20 Steve]: 開発の後半にこのような問題を抱えているのは大きな問題のように思えます。それは他の何かに関連していますか、それとも孤立した問題ですか?

[00:01:34 Ben]: 私たちが知る限り、それは孤立しています。製品テスト中に他の機能やメニューにバグはなかったため、最新の設計アップデートを実装したため、これは比較的新しい問題であると考えています。なぜバグが発生したのかは今のところ不明ですが、それがソフトウェア開発の醍醐味ですよね。

[00:02:01 スティーブ]: ええ、その通りです。さて、ベッキー、これが解決されるまではこれ以上の変更を実装するべきではないので、これは今週の最優先事項である必要があると思います。整理はお任せしますが、大幅な遅れになるので、これに利用可能なすべての人を入れるべきだと思います。週末には追いつきますね。

[00:02:43 Becky]: 大丈夫だよ、ありがとう、スティーブ。Ben に他の IT 担当者と調整してもらい、できるだけ早くこれについて何ができるかを検討してもらいます。

非同期遠隔マイクを使用することの欠点は何ですか?

• 各スピーカーの最も正確な音声を 1 つのファイルに照合する
• 音声認識を使用して誰が話しているかを把握するには、マイクの品質に影響を与える可能性があります
• 音声の抜粋を編み合わせるには、手作業や非常に複雑な文字起こしソフトウェアに長い時間がかかります

2019年、 Microsoft は会議の文字起こしに非同期の遠隔マイクを使用することを検討する調査を開始しました。研究者たちは、指向性マイクよりも3%低い精度で文字起こしファイルを作成するために、さまざまな複雑な AI およびオーディオアルゴリズムを使用する必要がありました。これが Microsoft によって行われた最先端の研究であるという事実は、現実世界での使いやすさを際立たせるはずです。

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外出先で物事を書く。

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