Miten luoda kokouspöytäkirja vuonna 2023?

Mikä on kokouksen transkriptio?

Kokoustranskriptiot ovat tekstitallenteita kokouksen aikana puhutuista keskusteluista. Koko kokoustranskription tulisi kuitenkin sisältää puhujat ja aikaleimat viittausten helpottamiseksi.
Kokouksen transkriptioita on 3 päätyyppiä:

Mikä on muokattu transkriptio

Muokattu transkriptio on täydellinen komentosarja, jonka luettavuutta säädetään. Tämä sisältää kieliopin ja oikeinkirjoituksen korjaamisen sekä slangin tai epätäydellisten sanojen poistamisen. Muokattu transkriptio voi olla hyödyllinen kokouksessa, jos sinun on esitettävä kirjallinen asiakirja virallisesti tulevaisuudessa.

Mikä on sanatarkka transkriptio

Sanatarkka transkriptio on tarkka kopio puhutusta kokouksesta. Se sisältää taukoja ja ei-sanallisia ääniä (kurkun tyhjennys, taustamelu). Täydelliselle sanatarkalle kokoustranskriptiolle ei ole paljon käyttöä, ellei se ole oikeudellisessa yhteydessä.
Pieni muunnelma on ei-sanatarkka transkriptio. Tämä poistaa tauot ja sanattomat äänet ja säilyttää sanamuodon samana.

Mikä on Intelligent Verbatim transkriptio

Intelligent Verbatim transkriptiot säilyttävät pääpuheen samalla kun editoidaan täytesanoja, toistoa, epätyypillisiä sanoja ja taukoja. Se poistaa aiheen ulkopuoliset ja juoksevat lauseet.
Intelligent Verbatim transkription tarkoituksena on säilyttää puhujan ääni ja tehdä tekstistä luettava. Sitä käytetään videoneuvotteluissa ja liiketoimintaan liittyvissä tapahtumissa, koska sitä voidaan lainata tai muuntaa helposti muuhun mediaan, kuten käsikirjoitukseen tai kirjoitettuun artikkeliin.

Pitäisikö sinun käyttää muokattua transkriptiota vai sanatarkkaa transkriptiota?

Intelligent Verbatim transkriptiot ovat järkevimpiä useimmissa liike-elämän yhteyksissä, koska ne tarjoavat helposti luettavan transkription säilyttäen samalla puhujien äänen ja merkityksen. Jos haluat käyttää voimakkaammin muokattua versiota, voit tehdä sen tulevaisuudessa lähtöasiakirjasta.

Miksi sinun pitäisi litteroida kokoukset?

Syy kokouksen sanelujen tekemiseen on pitää kirjaa keskusteluaiheista. Tämä ruokkii muita syitä, mukaan lukien:

• Jos osallistujien ei tarvitse tehdä omia muistiinpanojaan kokouksen aikana, he voivat keskittyä siihen, mistä keskustellaan. Sellaisenaan kokoustranskriptiot parantavat sitoutumista.
• Jos jonkun on viitattava takaisin kokouskeskusteluihin, transkriptio on helpoin tapa tehdä tämä. Jonkun muistiinpanojen käyttäminen voi johtaa virheisiin, jos hän on kirjoittanut tietoja väärin.
• Kokoustranskriptioiden luominen säästää osallistujien aikaa, koska heidän ei tarvitse katsoa tallennetta uudelleen useita kertoja saadakseen tarvitsemansa tiedot. Kirjoitettu asiakirja on paljon helpompi skannata läpi.
• ROI: n lisäämiseksi. Tapaaminen tärkeän puhujan kanssa voi olla kallista. Siksi transkription ottaminen tarkoittaa, että ihmiset voivat keskittyä enemmän, ja voit käyttää kirjoitettua asiakirjaa markkinointiin liikeyhteyksien parantamiseksi.

Kuinka voit käyttää kokoustranskriptioita?

Kokouksen transkriptio voi olla tietolähde asiakaskohtaisille markkinointitoimille. Jos esimerkiksi työntekijäryhmä keskustelee toimialan muutoksista tai trendeistä, voit muuttaa transkription seuraavasti:

• Blogikirjoitus
• YouTube videokäsikirjoitus
• Podcast-jakso
• Sosiaalisen median kuvatekstit
YouTube tekstitys

Sen lisäksi, että kokouksen transkription avulla voit saada useita sisältöjä samasta asiakirjasta, se auttaa myös osoittamaan asiantuntemusta ja vahvistamaan yrityksesi auktoriteettia. Jos luot markkinointisisältöä joka tapauksessa, kokouksen transkription käyttäminen tietoihin voi säästää aikaa, varsinkin kun se voidaan muuntaa useimpiin näistä lomakkeista hyvin pienellä muokkauksella.

Miten kirjoitan kokouksen puhtaaksi?

Voit litteroida kokouksen itse tai palkata yhden kokouksen transkriptiopalveluista tekemään sen puolestasi. Kirjoitusnopeudestasi ja kyvystäsi säilyttää tietoja riippuen kokouksen transkription ei tarvitse olla monimutkainen prosessi. Tässä on ohjeet kokouksen transkription luomiseen.

1. Tallenna kokous

Ensimmäinen askel on saada tallenne kokouksesta. Vaikka voit yrittää tehdä muistiinpanoja sen tapahtuessa, tämä ei ole tarkka tietolähde. Kokouksen tallennustapa riippuu siitä, missä se pidetään ja kuinka monta puhujaa on.
Tallennusvaihtoehtoja ovat:

• Näytön ja äänen tallennusohjelmisto virtuaalikokouksiin
• Älypuhelimesi muutaman henkilön pienimuotoisiin kokouksiin
• Monisuuntaiset mikrofonit suurempiin kokoushuoneisiin
• Ohjelmisto, jossa on sekä tallennus- että transkriptioominaisuuksia.

Valitsitpa minkä vaihtoehdon tahansa, muista testata tallennusympäristö ennen kokouksen alkua. On tärkeää, että äänenlaatu on selkeä, kun puhe muunnetaan tekstiksi . Varmista lopuksi, että sinulla on kaikkien oikeudet tallentaa kokous.

2. Kuuntele ääntä

Siirrä seuraavaksi äänitiedosto tarvittaessa tietokoneelle. Kuuntele tiedosto kokonaan yrittämättä tehdä muistiinpanoja. Näin voit selvittää, onko ongelmia tai äänen katkeamista. Sinun kannattaa tuntea tiedoston sisältö, ennen kuin yrität litteroida.

3. Aloita transkriptio

Kuuntele ääni toisen kerran ja aloita transkriptio. Helpoin tapa tehdä tämä manuaalisesti on vain kirjoittaa huolehtimatta liikaa välimerkeistä ja oikeinkirjoituksesta. Kun huomaat uuden kaiuttimen, lisää rivinvaihto erottamaan ne toisistaan. Tämä vaihe auttaa sinua lisäämään aikaleimoja myöhemmin.

4. Siivoa transkriptiosi

Käy äänitiedosto läpi uudelleen parantaaksesi transkriptiota. Tämän vaiheen aikana sinun tulee tarkistaa epätarkat sanat ja pyrkiä siihen, että puhuja hajottaa osiot. Vaikka sinun ei tarvitse vielä lisätä nimiä, ainakin sinulla pitäisi olla tarkat tekstilohkot jokaiselle. Kun olet tehnyt tämän, käy tekstitiedosto läpi ilman ääntä ja aloita kieliopin ja oikeinkirjoituksen muokkaaminen. Tämän vaiheen laajuus riippuu siitä, millaisen transkription haluat, mutta sanat tulisi kirjoittaa oikein, ja pitäisi olla pisteitä ja isoja kirjaimia, joissa luulet lauseiden muuttuvan.

5. Lisää kaiuttimet ja aikaleimat

Jos olet tyytyväinen kokouksen transkription laatuun, voit kuunnella ääntä uudelleen ja aloittaa aikaleimojen ja kaiuttimien lisäämisen. Voit tehdä tämän keskeyttämällä videon aina, kun uusi henkilö alkaa puhua, ja lisäämällä seuraavat tiedot:
[tunti:minuutti:sekunti] [puhuja]: (Puhe)
Kun olet tehnyt tämän, sinulla pitäisi olla täydellinen ja tarkka kokoustranskriptio.

6. Muunna lyhyeksi yhteenvedoksi

Kokouksen transkriptio eroaa kokouspöytäkirjoista. Siinä missä transkriptio on sanatarkka tiedosto, pöytäkirjat ovat kirjaus pääkohdista. Joten jos haluat sen sijaan minuutteja, käy läpi tekstitiedoston poiminta:

• Esiin tuodut kysymykset
• Ehdotuksia
• Toimenpiteet
• Päätetyt tulokset
• Määräajat

Tämän tekeminen on paljon helpompaa, kun sinulla on tarkka transkriptio kokouksesta, toisin kuin työskentely suoraan äänitiedostosta .

Onko mahdollista luoda reaaliaikaisia transkriptioita Teams-kokouksista?

Kyllä, kokous on mahdollista litteroida transkriptiotyökalulla tai manuaalisella transkriptiolla. Ihmiset käyttävät työkaluja tai toimistoja webinaarien, Microsoft Teams ja Zoom kokousten, haastattelujen ja paljon muuta. Transkriptiopalvelulle on monia vaihtoehtoja. Mobiilisovelluksia on sekä Android että iOS, verkkosovellukset ja transkriptiotoimistot.
Kun valitset transkriptiopalvelua, sinun tulee tarkastella muutamia tekijöitä, kuten hinnoittelusuunnitelmia, tarkkuutta ja nopeutta. Myös palvelun ominaisuudet ovat tärkeitä. Jotkut palvelut voivat esimerkiksi tehdä reaaliaikaista transkriptiota, niissä on erilaisia työkaluja, integraatioita ja toimintoja.

Onko mahdollista litteroida kokouksia automaattisesti?

Manuaalinen äänen transkriptio on pitkäveteinen prosessi, eikä se aina takaa kokoustranskriptioiden edellyttämää tarkkuutta. Vaihtoehtona on käyttää automaattista transkriptioohjelmistoa, kuten Transkriptor .

1. Luo kokouksesta äänitallenne.
2. Lataa se kokouksen transkriptioohjelmistoon ja jätä se muunnettavaksi.
3. Kun se on valmis, saat ilmoituksen ja tehtäväluettelon.
4. Näitä ovat tekstitiedoston tarkistaminen ja tarkkuuden muokkaaminen tarvittaessa. Suorita nämä ennen tiedoston viimeistelyä.
5. Kun olet muokannut, lataa tekstitiedosto valitsemassasi muodossa.

Automaattisen transkriptioalustan käytön etuna on, että se poistaa suuren osan toistuvasta transkriptiotyöstä.

Mikä on esimerkki kokouksen transkriptiomuodosta?

Vaikka kokoustranskription pituus ja monimutkaisuus vaihtelevat, tässä on esimerkki tyypillisestä Intelligent Verbatim transkriptiosta.

[00:00:10 Steve]: Tervetuloa kaikki. Toivottavasti teillä kaikilla oli hyvä viikonloppu. Nyt näyttää olevan hyvä aika päästä kiinni siihen, missä vaiheessa olemme uuden ohjelmiston käyttöönoton kanssa.

[00:00:40 Becky]: Olemme tällä hetkellä aikataulussa julkaistavaksi kuun lopussa, mutta olemme kohdanneet muutamia käyttöliittymäongelmia. Annan Benin selittää, koska hän on käsitellyt tätä.

[00:01:04 Ben]: Kiitos, Becky. Joten ongelma, joka meillä on nyt, on se, että tiliasetusten käyttäminen pakottaa käyttäjän kirjautumaan ulos. Emme voi aivan-

[00:01:20 Steve]: Se tuntuu suurelta ongelmalta, että kehitys on näin myöhäistä. Liittyykö se johonkin muuhun vai onko se erillinen asia?

[00:01:34 Ben]: Sikäli kuin voimme kertoa, se on eristetty. Muita ominaisuuksia tai valikoita ei bugattu tuotetestauksen aikana, joten uskomme, että tämä on suhteellisen uusi ongelma, koska toteutimme viimeisimmän suunnittelupäivityksen. Miksi se aiheutti virheen, ei tällä hetkellä tiedetä, mutta se on ohjelmistokehityksen ilo, eikö?

[00:02:01 Steve]: Kyllä, se on totta. No, Becky, mielestäni tämän on oltava viikon ensisijainen tavoite, koska meidän ei pitäisi pyrkiä toteuttamaan muita muutoksia ennen kuin tämä on ratkaistu. Jätän sen teidän tehtäväksenne, mutta mielestäni meidän pitäisi laittaa kaikki käytettävissä olevat ihmiset tähän, koska se tulee olemaan suuri viive. Vaihdamme kuulumisia viikon lopussa, okei?

[00:02:43 Becky]: Se on hienoa, kiitos, Steve. Pyydän Beniä koordinoimaan muiden IT-kavereiden kanssa nähdäksemme, mitä voimme tehdä tälle ASAP: lle.

Mitkä ovat asynkronisten etämikrofonien käytön haitat?

• Kunkin kaiuttimen tarkimman äänen kokoaminen yhteen tiedostoon
• Puheentunnistuksen käyttäminen puhujan selvittämiseen voi vaikuttaa mikrofonin laatuun
• Ääniotteiden neulominen yhteen vie kauan manuaalisen tai erittäin monimutkaisen transkriptioohjelmiston tekeminen

Vuonna 2019 Microsoft käynnisti tutkimuksen, jossa tarkasteltiin asynkronisten etämikrofonien käyttöä kokousten transkriptioissa. Tutkijoiden oli käytettävä laajaa valikoimaa monimutkaisia AI - ja äänialgoritmeja tuottaakseen transkriptiotiedoston, jonka tarkkuus oli 3% pienempi kuin suunnattujen mikrofonien. Sen, että tämä oli Microsoft tekemä huippututkimus, pitäisi korostaa sen helppokäyttöisyyttä todellisessa maailmassa.

Paras vaihtoehto: Transkriptor!

Mitä jos kertoisimme sinulle, että on olemassa nopea ja edullinen tapa kirjoittaa kaikki tärkeät liiketapaamisesi muutamassa minuutissa? Transkriptor on päivittäin transkriptioiden ykköslähde kustannustehokkailla ja luotettavilla palveluillaan!

Kirjoita asioita liikkeellä ollessasi.

Pääsy kaikilta laitteilta. Muuta äänitiedostot tekstiksi iPhone ja Android.

Katso, mitä asiakkaamme ovat sanoneet meistä!

Palvelemme tuhansia ihmisiä iästä, ammatista ja maasta riippumatta. Napsauta alla olevia kommentteja tai painiketta lukeaksesi lisää rehellisiä arvosteluja meistä.

Arvioitu erinomainen 4.4/5 perustuu 50+ arvosteluun Capterra.