Miten luoda kokouspöytäkirja vuonna 2022?

Kokouspöytäkirja on helpoin tapa kirjata ylös, mistä kokouksessa keskusteltiin. Vaikka perinteinen tapa oli kirjoittaa transkriptio käsin, tekniikka mahdollistaa tämän prosessin automatisoinnin.

Seuraavassa on perimmäinen opas kokousten transkriptioista. Opit, mitä ne ovat, miksi ne ovat tärkeitä ja miten voit tulevaisuudessa kirjoittaa kokouksistasi puhtaaksi .

Mitä ovat kokouspöytäkirjat?

Kokouspöytäkirjat ovat kokouksen aikana käytyjen keskustelujen tekstitallenteita. Kokouksen täydellisen pöytäkirjamerkinnän tulisi kuitenkin sisältää puhujat ja aikaleimat, jotta viittaaminen olisi helpompaa.

Kokousten transkriptioita on 3 päätyyppiä:

1. Mikä on editoitu transkriptio

Muokattu transkriptio on täydellinen käsikirjoitus, jota on muokattu luettavuuden parantamiseksi. Tähän sisältyy kieliopin ja oikeinkirjoituksen korjaaminen sekä slangisanojen ja epätäydellisten sanojen poistaminen. Muokattu transkriptio voi olla hyödyllinen kokouksessa, jos sinun on esitettävä kirjallinen asiakirja virallisesti tulevaisuudessa.

2. Mikä on sanatarkka transkriptio

Sanatarkka transkriptio on tarkka kopio puhutusta kokouksesta. Siihen sisältyy taukoja ja sanattomia ääniä (kurkun raivaus, taustamelu). Kokouksen sanatarkasta puhtaaksikirjoituksesta ei ole paljon hyötyä, ellei kyseessä ole oikeudellinen asiayhteys.

Pieni variaatio on sanatarkka transkriptio. Tämä poistaa tauot ja ei-sanalliset äänet, mutta pitää sanamuodon samana. 

3. Mikä on älykäs sanatarkka transkriptio

Älykkäät sanatarkat transkriptiot säilyttävät pääpuheen ja poistavat samalla täytesanat, toistot, epätyypilliset sanat ja tauot. Se poistaa aiheen ulkopuoliset ja jatkuvat lauseet.

Älykkään sanatarkan puhtaaksikirjoituksen tarkoituksena on säilyttää puhujan ääni ja tehdä tekstistä luettavaa. Sitä käytetään liike-elämässä, koska sitä voidaan lainata tai muuntaa helposti muuksi mediaksi, kuten käsikirjoitukseksi tai kirjoitetuksi artikkeliksi.

Pitäisikö sinun käyttää editoitua transkriptiota vai sanatarkkaa transkriptiota?

Useimmissa liiketoimintaympäristöissä loogisin vaihtoehto on älykäs sanatarkka transkriptio. Vaikka haluaisitkin käyttää vahvemmin muokattua versiota, voit tehdä sen tulevaisuudessa lähtöasiakirjasta. Sinun tehtäväsi on päättää, kuinka vahvasti haluat muokata transkriptiota asiayhteydestä riippuen.


paikka kokouksia varten


Miksi sinun pitäisi kirjoittaa kokouksia?

Kokousten puhtaaksikirjoittamisen tarkoituksena on säilyttää kirjallinen muistiinpano keskustelujen aiheista.. Tämä vaikuttaa myös muihin syihin, kuten:

  • Keskittymisen lisääminen. Jos osallistujien ei tarvitse tehdä omia muistiinpanoja kokouksen aikana, he voivat keskittyä keskustelun kulkuun. Näin ollen kokouspöytäkirjat parantavat sitoutumista.
  • Viittaamisen helpottamiseksi. Jos jonkun on palattava kokouksessa käytyihin keskusteluihin, pöytäkirja on helpoin tapa tehdä se. Jonkun henkilön muistiinpanojen käyttäminen voi johtaa virheisiin, jos hän on kirjoittanut tiedot väärin.
  • Ajan säästämiseksi. Kokouspöytäkirjojen tuottaminen säästää osallistujien aikaa, koska heidän ei tarvitse katsoa nauhoitusta useita kertoja uudelleen saadakseen tarvitsemansa tiedot. Kirjallinen asiakirja on paljon helpompi lukea läpi.
  • ROI:n lisääminen. Tapaaminen tärkeän puhujan kanssa voi tulla kalliiksi. Siksi transkriptin ottaminen tarkoittaa, että ihmiset voivat keskittyä enemmän, ja voit käyttää kirjallista asiakirjaa markkinoinnissa parantaaksesi liikesuhteita.

Miten kokouspöytäkirjoja voidaan käyttää?

Kokouspöytäkirja voi olla tietolähde asiakaskohtaista markkinointia varten. Jos esimerkiksi ryhmä työntekijöitä keskustelee toimialan muutoksista tai trendeistä, voit tehdä pöytäkirjasta:

  • Blogikirjoitus
  • YouTube-videon käsikirjoitus
  • Podcast-jakso
  • Sosiaalisen median kuvatekstit

Kokouspöytäkirjojen avulla saat samasta asiakirjasta useita sisältöjä, ja lisäksi se auttaa sinua osoittamaan asiantuntemustasi ja vahvistamaan yrityksesi auktoriteettia.

Jos olet joka tapauksessa luomassa markkinointisisältöä, voit säästää aikaa käyttämällä kokouspöytäkirjoja, varsinkin kun ne voidaan muuntaa useimpiin näistä muodoista hyvin pienellä muokkauksella.

Miten ottaa ja kirjoittaa pöytäkirja kokouksesta?

Kokouksen puhtaaksikirjoittamisen ei tarvitse olla monimutkainen prosessi, riippuen kirjoittajanopeudesta ja kyvystä säilyttää tietoa. Seuraavassa on ohjeet kokouspöytäkirjan luomiseen.

1. Kokouksen tallentaminen

Ensimmäinen askel on hankkia kokouksen tallenne. Vaikka voisitkin yrittää tehdä muistiinpanoja tapahtumien kulusta, se ei ole tarkka tietolähde. Se, miten nauhoitat kokouksen, riippuu siitä, missä kokous pidetään ja kuinka monta puhujaa on paikalla.

Tallennusvaihtoehtoja ovat mm:

  • Näytön ja äänen tallennusohjelmisto virtuaalikokouksia varten
  • Älypuhelin pienimuotoisiin muutaman hengen kokouksiin
  • Monisuuntaiset mikrofonit suuremmille kokoushuoneille

Valitsitpa minkä tahansa vaihtoehdon, varmista, että testaat laadun ennen kokouksen alkua. Sinun on varmistettava, että olet selvittänyt kaikki ongelmat etukäteen, jotta ne eivät ole tiellä. Äänen laatu määrittää myös kokouksen transkription tarkkuuden.

Varmista lopuksi, että sinulla on kaikkien lupa nauhoittaa kokous.

2. Kuuntele ääni

Siirrä äänitiedosto sitten tarvittaessa tietokoneelle. Kuuntele tiedosto kokonaan tekemättä muistiinpanoja. Näin voit määrittää, onko ongelmia tai äänipudotuksia. Sinun on hyvä tuntea tiedoston sisältö ennen kuin alat yrittää transkriboida.

3. Aloita transkribointi

Kuuntele ääni toisen kerran ja aloita puhtaaksikirjoitus. Helpoin tapa tehdä tämä manuaalisesti on vain kirjoittaa tekstiä huolehtimatta liikaa välimerkeistä ja oikeinkirjoituksesta. Kun huomaat uuden puhujan, lisää rivinvaihto erottamaan heidät toisistaan. Tämä vaihe auttaa sinua lisäämään aikaleimoja myöhemmin.

4. Siisti transkriptiosi

Käy äänitiedosto läpi uudelleen parantaaksesi transkriptiotasi. Tämän vaiheen aikana sinun on tarkistettava, että sanat eivät ole virheellisiä, ja pyrittävä siihen, että osiot on jaoteltu puhujittain. Vaikka sinun ei tarvitse vielä lisätä nimiä, sinulla pitäisi ainakin olla tarkat tekstilohkot jokaiselle.

Kun olet tehnyt tämän, käy läpi tekstitiedosto ilman ääntä ja aloita kieliopin ja oikeinkirjoituksen muokkaaminen. Tämän vaiheen laajuus riippuu siitä, millaisen transkription haluat, mutta sanat on kirjoitettava oikein, ja lauseiden muutosten kohdalla on oltava pisteitä ja isoja kirjaimia.

5. Lisää kaiuttimet ja aikaleimat

Jos olet tyytyväinen kokouksen transkription laatuun, voit kuunnella äänen uudelleen ja aloittaa aikaleimojen ja puhujien lisäämisen. Pysäytä video aina, kun uusi henkilö alkaa puhua, ja lisää seuraavat tiedot:

[hour:minute:second] [speaker]: (Puhe)

Kun olet tehnyt tämän, sinulla pitäisi olla täydellinen ja tarkka kokouspöytäkirja.

6. Muunna lyhyeksi yhteenvedoksi

Kokouspöytäkirja on eri asia kuin kokouspöytäkirja. Pöytäkirja on sanatarkka tiedosto, kun taas pöytäkirjat ovat pääkohdat. Jos siis haluat minuutteja, käy läpi tekstitiedosto poimimalla:

  • Esille tulleet kysymykset
  • Ehdotukset
  • Toimintakohdat
  • Päätetyt tulokset
  • Määräajat

Tämä on paljon helpompaa, kun sinulla on tarkka transkriptio kokouksesta kuin suoraan äänitiedostosta työskentely.

Vaihtoehto manuaaliselle transkriptiolle

Manuaalinen puhtaaksikirjoitus on pitkä prosessi, eikä se aina takaa kokousten puhtaaksikirjoituksilta vaadittavaa tarkkuutta. Vaihtoehtona on käyttää automaattista transkriptio-ohjelmistoa, kuten Transkriptor.

Näin se toimii:

  1. Luo kokouksesta äänitallenne.
  2. Lataa se automaattiseen transkriptioohjelmistoon ja jätä se muuntamaan.
  3. Kun se on valmis, saat ilmoituksen ja luettelon tehtävistä.
  4. Näihin kuuluu tekstitiedoston tarkistaminen ja tarvittaessa muokkaaminen tarkkuuden varmistamiseksi. Täytä nämä ennen tiedoston viimeistelyä.
  5. Muokkauksen jälkeen lataa tekstitiedosto valitsemassasi muodossa.

Automaattisen transkriptioalustan käytön etuna on, että se poistaa suuren osan transkriptioon liittyvästä toistuvasta työstä.

Mikä on kokouspöytäkirjan esimerkki?

Vaikka kokouspöytäkirjan pituus ja monimutkaisuus vaihtelee, tässä on esimerkki tyypillisestä älykkäästä sanatarkasta pöytäkirjasta.

[00:00:10 Steve]:       Tervetuloa, kaikki. Toivottavasti teillä kaikilla oli hyvä viikonloppu. Nyt tuntuu olevan hyvä hetki kertoa, missä vaiheessa uuden ohjelmiston käyttöönotto on.

[00:00:40 Becky]:      Olemme tällä hetkellä aikataulussa, että julkaisu saadaan käyttöön kuun lopussa, mutta olemme kohdanneet muutamia käyttöliittymäongelmia. Annan Benin selittää, koska hän on ollut itse tekemisissä tämän asian kanssa.

[00:01:04 Ben]:         Kiitos, Becky. Ongelmamme on nyt se, että tiliasetusten käyttäminen pakottaa käyttäjän kirjautumaan ulos. Emme voi…

[00:01:20 Steve]:       Se vaikuttaa isolta ongelmalta näin myöhäisessä kehitysvaiheessa. Liittyykö se johonkin muuhun, vai onko se yksittäinen ongelma?

[00:01:34 Ben]:         Sikäli kuin voimme sanoa, se on eristetty. Tuotetestauksen aikana ei ilmennyt muita vikoja muissa ominaisuuksissa tai valikoissa, joten uskomme, että kyseessä on suhteellisen uusi ongelma viimeisimmän suunnittelupäivityksen käyttöönoton jälkeen. Tällä hetkellä ei tiedetä, miksi se on aiheuttanut bugin, mutta sehän on ohjelmistokehityksen ilo, eikö niin?

[00:02:01 Steve]:       Kyllä, se on totta. No, Becky, mielestäni tämän on oltava viikon tärkein painopiste, sillä meidän ei pitäisi pyrkiä toteuttamaan mitään uusia muutoksia ennen kuin tämä on ratkaistu. Jätän organisoinnin teidän huoleksenne, mutta mielestäni meidän pitäisi ottaa kaikki käytettävissä olevat ihmiset mukaan tähän, koska siitä tulee suuri viivästys. Jutellaan loppuviikosta, jooko?

[00:02:43 Becky]:      Hyvä on, kiitos, Steve. Pyydän Beniä koordinoimaan muiden tietotekniikkatyyppien kanssa, jotta näemme, mitä voimme tehdä tälle asialle mahdollisimman pian.


kokouspöytä


Voiko kokouksia transkriboida käyttämällä asynkronisia etämikrofoneja?

Teknisesti kyllä, mutta se vaatii monimutkaisia ohjelmistoja tai paljon aikaa tiedostojen yhdistämiseen manuaalisesti.

Asynkroniset mikrofonit nauhoittavat saman äänen, mutta niitä ei ole järjestetty tekemään sitä samanaikaisesti. Esimerkkejä ovat älypuhelimet, tabletit ja kannettavat tietokoneet, joissa kaikissa on sisäänrakennetut mikrofonit.

Etäisyyselementti tulee näistä asynkronisista mikrofoneista, jotka on sijoitettu eri puolille huonetta. Esimerkiksi neuvotteluhuoneessa pidettävässä kokouksessa jokainen osallistuja voi käyttää laitettaan kokouksen tallentamiseen. Tuloksena on epäsynkroniset kaukomikrofonit.

Mitkä ovat asynkronisten etämikrofonien käytön haitat?

Epäsynkroniset kaukomikrofonit nauhoittaisivat kukin oman versionsa kokouksesta, jolloin lähin puhuja olisi selkein. Näin saataisiin käyttökelpoinen äänitallenne jokaiselle henkilölle, mutta ongelmana olisivat muun muassa seuraavat asiat:

  • Kunkin puhujan tarkimman äänitiedoston kokoaminen yhteen tiedostoon.
  • Mikrofonin laatu voi vaikuttaa puheentunnistuksen käyttämiseen sen selvittämiseksi, kuka puhuu.
  • Äänitiedostojen yhdistäminen yhteen veisi paljon aikaa manuaalisesti tai erittäin monimutkaisella transkriptio-ohjelmistolla.

Microsoft käynnisti vuonna 2019 tutkimuksen, jossa tutkitaan asynkronisten etämikrofonien käyttöä kokousten transkriptioissa. Tutkijat joutuivat käyttämään monenlaisia monimutkaisia tekoäly- ja äänialgoritmeja tuottaakseen transkriptiotiedoston, jonka tarkkuus oli 3 % pienempi kuin suuntaavien mikrofonien. Se, että kyseessä oli Microsoftin tekemä huippututkimus, korostaa sen helppokäyttöisyyttä todellisessa maailmassa.

Katso, mitä asiakkaamme ovat sanoneet meistä!

Palvelemme tuhansia ihmisiä iästä, ammatista ja maasta riippumatta. Napsauta kommentteja tai alla olevaa painiketta lukeaksesi lisää rehellisiä arvosteluja meistä.

Maricelly G.
Professori
Read More
Suurin hyöty minulle on aika. Mikä loistava työkalu minulle, nyt voin tehdä työni nopeasti ja laadukkaasti. Transkriptor on todella hyvä työkalu tutkijoille, koska meidän on tehtävä tällainen tehtävä, eikä meillä ole paljon aikaa transkriptioon.
Jimena L.
Perustaja
Read More
Kaikki on erittäin hyvää, se ei ole kallista, hyvä suhde hinnan ja laadun välillä, ja se on myös melko nopea. Suuri tarkkuus suhteessa tekstitysaikoihin ja sanojen tunnistamiseen. Hyvin vähän korjauksia jouduttiin tekemään.
Jaqueline B.
Sosiologi
Read More
Pidin eniten transkryptorista sen korkeasta tarkkuudesta. Helppokäyttöisen alustan ansiosta minun tarvitsi tehdä vain välimerkkejä
Previous
Next

Usein Kysytyt Kysymykset

Kokousten puhtaaksikirjoitus on tarpeen tarkkuuden, referenssien ja sisältömarkkinoinnin vuoksi. Ei kuitenkaan kannata käyttää tunteja kokouksen äänitiedoston manuaaliseen kirjoittamiseen.

Jos tarvitset kokousten puhtaaksikirjoitusta, kokeile puhtaaksikirjoitusohjelmistoa. Ne ovat nopeita ja helppokäyttöisiä, ja ensimmäinen transkriptio on ilmainen.