2022’de Toplantı Transkripsiyonu Nasıl Oluşturulur

Toplantı deşifresi, toplantı sırasında konuşulanları kaydetmenin en kolay yoludur. Geleneksel yöntem transkripsiyonu manuel olarak yazmak olsa da, teknoloji bu süreci otomatikleştirmenize olanak tanır.

Aşağıda, toplantı deşifrelerine ilişkin nihai nasıl yapılır kılavuzu yer almaktadır. Bunların ne olduğunu, neden önemli olduklarını ve gelecekte toplantılarınızı nasıl yazıya dökeceğinizi öğreneceksiniz.

Toplantı Transkriptleri Nedir?

Toplantı transkriptleri, bir toplantı sırasında yapılan konuşmaların metin kayıtlarıdır. Bununla birlikte, daha kolay yönlendirmeler için tam bir toplantı transkripti konuşmacıları ve zaman damgalarını içermelidir.

3 ana toplantı transkripsiyonu türü vardır:

1. Düzenlenmiş Transkripsiyon Nedir

Düzenlenmiş bir transkripsiyon, okunabilirlik için ayarlanmış eksiksiz bir senaryodur. Bu, dilbilgisi ve yazım kurallarının düzeltilmesini ve argo veya eksik kelimelerin çıkarılmasını içerir. Yazılı belgeyi gelecekte resmi olarak sunmanız gerekiyorsa, düzenlenmiş bir transkripsiyon toplantı için yararlı olabilir.

2. Verbatim Transkripsiyon Nedir

Kelimesi kelimesine transkripsiyon, konuşulan toplantının birebir kopyasıdır. Duraklamalar ve sözel olmayan sesler (boğaz temizleme, arka plan gürültüsü) içerir. Yasal bir bağlam söz konusu olmadığı sürece, toplantının kelimesi kelimesine deşifre edilmesinin pek bir faydası yoktur.

Küçük bir varyasyon, kelimesi kelimesine olmayan bir transkripsiyondur. Bu, ifadeyi aynı tutarken duraklamaları ve sözel olmayan sesleri ortadan kaldırır. 

3. Akıllı Verbatim Transkripsiyon Nedir

Akıllı kelimesi kelimesine transkripsiyonlar ana konuşmayı korurken, dolgu kelimeleri, tekrarları, standart olmayan kelimeleri ve duraklamaları düzenler. Konu dışı ve devrik cümleleri kaldırır.

Akıllı bir kelimesi kelimesine transkriptin amacı, metni okunabilir hale getirirken konuşmacının sesini korumaktır. İş dünyasında kullanılır çünkü alıntılanabilir veya senaryo veya yazılı makale gibi başka bir medyaya kolayca dönüştürülebilir.

Düzenlenmiş Transkripsiyon mu Yoksa Verbatim Transkripsiyon mu Kullanmalısınız?

Çoğu iş bağlamında en mantıklı seçenek, akıllı kelimesi kelimesine transkripttir. Daha yoğun bir şekilde düzenlenmiş bir sürümü kullanmak isteyebilirsiniz, ancak bunu ileride başlangıç belgesinden yapabilirsiniz. Bağlama bağlı olarak transkripsiyonun ne kadar yoğun bir şekilde düzenlenmesini istediğinize karar vermek sizin işinizdir.


toplantılar için bir yer


Toplantıları Neden Yazıya Dökmelisiniz?

Toplantıları yazıya dökmenin nedeni, tartışma konularının yazılı bir kaydını tutmaktır. Bu durum, aşağıdakiler de dahil olmak üzere diğer sebepleri beslemektedir:

  • Odaklanmayı Artırmak İçin. Katılımcılar toplantı sırasında kendi notlarını almak zorunda kalmazlarsa, tartışılan konuya odaklanabilirler. Bu nedenle, toplantı transkriptleri katılımı artırır.
  • Referans Vermeyi Kolaylaştırmak İçin. Birinin toplantı tartışmalarına geri dönmesi gerekiyorsa, bir transkript bunu yapmanın en kolay yoludur. Birinin notlarını kullanmak, bilgileri yanlış yazmışlarsa hatalara neden olabilir.
  • Zaman Kazanmak İçin. Toplantı transkriptleri oluşturmak katılımcılara zaman kazandırır çünkü ihtiyaç duydukları bilgileri almak için bir kaydı birkaç kez yeniden izlemeleri gerekmez. Yazılı bir belgeyi taramak çok daha kolaydır.
  • Yatırım Getirisini Artırmak İçin. Önemli bir konuşmacıyla yapılacak bir toplantı pahalıya mal olabilir. Bu nedenle, bir transkript almak, insanların daha fazla odaklanabileceği ve iş bağlantılarını geliştirmek için yazılı belgeyi pazarlama için kullanabileceğiniz anlamına gelir.

Toplantı Tutanakları Nasıl Kullanılabilir?

Bir toplantı transkripti, müşteriye yönelik pazarlama çalışmaları için bir bilgi kaynağı olabilir. Örneğin, bir grup çalışan sektördeki değişiklikleri veya trendleri tartışıyorsa, transkripti bir pazarlama çalışmasına dönüştürebilirsiniz:

  • Bir blog yazısı
  • Bir YouTube video senaryosu
  • Bir podcast bölümü
  • Sosyal medya başlıkları

Toplantı transkripsiyonu, aynı belgeden birden fazla içerik almanızı sağlamakla kalmaz, aynı zamanda uzmanlığınızı göstermenize ve iş otoritenizi sağlamlaştırmanıza yardımcı olur.

Zaten pazarlama içeriği oluşturuyorsanız, bilgi için bir toplantı transkripsiyonu kullanmak zaman kazandırabilir, özellikle de çok az düzenleme ile bu formların çoğuna dönüştürülebileceğinden.

Toplantı Tutanakları Nasıl Tutulur ve Yazıya Dökülür

Yazma hızınıza ve bilgileri akılda tutma yeteneğinize bağlı olarak, bir toplantıyı yazıya dökmek karmaşık bir süreç olmak zorunda değildir. İşte bir toplantı transkripsiyonunun nasıl oluşturulacağına ilişkin adımlar.

1. Toplantıyı Kaydedin

İlk adım toplantının kaydını almaktır. Olaylar olurken not almaya çalışabilirsiniz, ancak bu doğru bir bilgi kaynağı değildir. Toplantıyı nasıl kaydedeceğiniz, toplantının nerede yapıldığına ve kaç konuşmacı olduğuna bağlı olacaktır.

Kayıt seçenekleri şunları içerir:

  • Sanal toplantılar için ekran ve ses kayıt yazılımı
  • Birkaç kişilik küçük ölçekli toplantılar için akıllı telefonunuz
  • Daha büyük toplantı odası kurulumları için çok yönlü mikrofonlar

Hangi seçeneği seçerseniz seçin, toplantı başlamadan önce kaliteyi test ettiğinizden emin olun. Yolunuza çıkmamaları için her türlü sorunu önceden çözdüğünüzden emin olmalısınız. Ayrıca, ses kalitesi toplantı transkripsiyonunuzun doğruluğunu belirler.

Son olarak, toplantıyı kaydetmek için herkesin iznini aldığınızdan emin olun.

2. Sesi Dinleyin

Ardından, gerekirse ses dosyanızı bir bilgisayara aktarın. Herhangi bir not almaya çalışmadan dosyayı tamamen dinleyin. Böylece herhangi bir sorun veya ses kesintisi olup olmadığını belirleyebilirsiniz. Transkripsiyona başlamadan önce dosyanın içeriğine aşina olmak isteyeceksiniz.

3. Transkripsiyona Başlayın

Sesi ikinci kez dinleyin ve yazıya dökmeye başlayın. Bunu manuel olarak yapmanın en kolay yolu, noktalama işaretleri ve yazım konusunda çok fazla endişelenmeden sadece yazmaktır. Yeni bir konuşmacı fark ettiğinizde, onları ayırt etmek için bir satır sonu ekleyin. Bu adım daha sonra zaman damgası eklemenize yardımcı olacaktır.

4. Transkripsiyonunuzu Düzenleyin

Transkripsiyonunuzu geliştirmek için ses dosyasını tekrar gözden geçirin. Bu adım sırasında, hatalı kelimeleri kontrol etmeli ve bölümlerin konuşmacıya göre ayrılmasını hedeflemelisiniz. Henüz isimleri eklemek zorunda olmasanız da, en azından her biri için doğru metin bloklarına sahip olmalısınız.

Bunu yaptıktan sonra, metin dosyasını ses olmadan gözden geçirin ve dilbilgisi ve yazım için düzenlemeye başlayın. Bu adımın kapsamı ne tür bir transkripsiyon istediğinize bağlıdır, ancak kelimeler doğru yazılmalı ve cümlelerin değiştiğini düşündüğünüz yerlerde noktalar ve büyük harfler olmalıdır.

5. Konuşmacılar ve Zaman Damgaları Ekleme

Toplantı transkripsiyonunuzun kalitesinden memnunsanız, sesi tekrar dinleyebilir ve zaman damgaları ile konuşmacıları eklemeye başlayabilirsiniz. Bunu yapmak için, yeni bir kişi konuşmaya her başladığında videoyu duraklatın ve aşağıdaki ayrıntıları ekleyin:

[hour:minute:second] [speaker]: (Konuşma)

Bunu yaptıktan sonra, eksiksiz ve doğru bir toplantı transkripsiyonuna sahip olmalısınız.

6. Kısa Özete Dönüştür

Toplantı deşifresi, toplantı tutanağından farklıdır. Transkripsiyon kelimesi kelimesine bir dosya iken, tutanaklar ana noktaların bir kaydıdır. Bunun yerine dakika istiyorsanız, metin dosyasını seçerek inceleyin:

  • Gündeme getirilen konular
  • Öneriler
  • Eylem noktaları
  • Kararlaştırılan sonuçlar
  • Son Teslim Tarihleri

Doğrudan ses dosyasından çalışmak yerine, toplantının doğru bir transkripsiyonuna sahip olduğunuzda bunu yapmak çok daha kolaydır.

Manuel Transkripsiyona Alternatif

Manuel transkripsiyon uzun soluklu bir süreçtir ve toplantı transkriptlerinde gereken doğruluk seviyelerini her zaman garanti etmez. Bir alternatif de Transkriptor gibi otomatik transkripsiyon yazılımı kullanmaktır.

Şöyle çalışıyor:

  1. Toplantının ses kaydını oluşturun.
  2. Otomatik transkripsiyon yazılımına yükleyin ve dönüştürmeye bırakın.
  3. Bittiğinde, size bildirim gönderilecek ve bir görev listesi verilecektir.
  4. Bunlar, metin dosyasını tekrar kontrol etmeyi ve gerekirse doğruluk için düzenlemeyi içerir. Dosyayı sonlandırmadan önce bunları tamamlayın.
  5. Düzenledikten sonra, metin dosyasını seçtiğiniz formatta indirin.

Otomatik deşifre platformu kullanmanın faydası, deşifre etmenin tekrarlayan işlerinin çoğunu ortadan kaldırmasıdır.

Toplantı Transkripsiyonu Örneği Nedir?

Toplantı transkriptinizin uzunluğu ve karmaşıklığı değişiklik gösterse de, burada tipik bir akıllı kelimesi kelimesine transkript örneği verilmiştir.

[00:00:10 Steve]:       Hepiniz hoş geldiniz. Umarım hepiniz iyi bir hafta sonu geçirmişsinizdir. Şimdi yeni yazılımın kullanıma sunulmasıyla ilgili geldiğimiz noktayı değerlendirmek için iyi bir zaman gibi görünüyor.

[00:00:40 Becky]:      Şu anda ay sonunda kullanıma sunma yolunda ilerliyoruz, ancak birkaç kullanıcı arayüzü sorunuyla karşılaştık. Ben’in açıklamasına izin vereceğim çünkü bu konuyla ilgilenen kişi o.

[00:01:04 Ben]:         Teşekkürler, Becky. Şu anda yaşadığımız sorun, hesap ayarlarına erişmenin kullanıcıyı oturumu kapatmaya zorlamasıdır. Yapamayız-

[00:01:20 Steve]:       Bu, geliştirme sürecinin bu kadar ilerlemiş bir aşamasında büyük bir sorun gibi görünüyor. Başka bir şeyle bağlantılı mı, yoksa münferit bir sorun mu?

[00:01:34 Ben]:         Söyleyebildiğimiz kadarıyla, izole edilmiş. Ürün testi sırasında başka hiçbir özellik veya menüde hata görülmedi, bu nedenle bunun en son tasarım güncellemesini uyguladığımızdan beri nispeten yeni bir sorun olduğuna inanıyoruz. Neden bir hataya neden olduğu şu anda bilinmiyor, ancak yazılım geliştirmenin keyfi de bu, değil mi?

[00:02:01 Steve]:       Evet, bu doğru. Becky, bence bu haftanın en önemli önceliği bu olmalı, çünkü bu sorun çözülene kadar başka değişiklikleri uygulamaya çalışmamalıyız. Organize etme işini size bırakıyorum ama bence müsait olan herkesi bu işe dahil etmeliyiz çünkü bu büyük bir gecikme olacak. Hafta sonunda görüşürüz, tamam mı?

[00:02:43 Becky]:      Sorun değil, teşekkürler Steve. Ben’e bu konuda en kısa sürede ne yapabileceğimizi görmesi için diğer BT çalışanlarıyla koordinasyon kurmasını söyleyeceğim.


bir toplantı masası


Eşzamansız Uzak Mikrofonlar Kullanarak Toplantıları Yazıya Dökebilir misiniz?

Teknik olarak evet, ancak karmaşık bir yazılım veya dosyaları manuel olarak birleştirmek için çok zaman gerekir.

Eşzamansız mikrofonlar aynı sesi kaydeder ancak bunu eşzamanlı olarak yapacak şekilde düzenlenmemiştir. Örnekler arasında, hepsinde gömülü mikrofon bulunan akıllı telefonlar, tabletler ve dizüstü bilgisayarlar yer almaktadır.

Mesafe unsuru, bir odanın farklı noktalarında bulunan bu eşzamansız mikrofonlardan gelir. Örneğin, bir toplantı odasında gerçekleşen bir toplantıda, her katılımcı toplantıyı kaydetmek için kendi cihazını kullanabilir. Sonuç, eşzamansız uzak mikrofonlardır.

Eşzamansız Uzak Mikrofon Kullanımının Dezavantajları Nelerdir?

Eşzamansız uzak mikrofonların her biri toplantının kendi versiyonunu kaydedecek ve en yakın konuşmacıyı en net hale getirecektir. Bu, her bir kişi için kullanılabilir bir ses kaydı sağlayacaktır, ancak sorunlar daha sonra şunları içerecektir:

  • Her konuşmacı için en doğru sesin tek bir dosyada toplanması
  • Kimin konuştuğunu anlamak için konuşma tanıma özelliğini kullanmak mikrofon kalitesinden etkilenebilir
  • Ses alıntılarını bir araya getirmek, manuel olarak veya çok karmaşık transkripsiyon yazılımlarıyla uzun zaman alacaktır

2019 yılında Microsoft, toplantı transkripsiyonları için eşzamansız uzak mikrofonların kullanımını incelemek üzere bir çalışma başlattı. Araştırmacılar, yönlü mikrofonlardan %3 daha az doğrulukta bir transkripsiyon dosyası üretmek için çok çeşitli karmaşık yapay zeka ve ses algoritmaları kullanmak zorunda kaldı. Bunun Microsoft tarafından yapılan son teknoloji bir çalışma olması, gerçek dünyada kullanım kolaylığını vurgulamalıdır.

Müşterilerimizin Hakkımızda Ne Dediklerini Görün!

Her yaştan, meslekten ve ülkeden binlerce kişiye hizmet veriyoruz. Bizimle ilgili daha dürüst yorumları okumak için yorumları veya aşağıdaki düğmeyi tıklayın.

Maricelly G.
Profesör
Read More
Benim için asıl faydası zaman. Benim için ne güzel alet, şimdi işimi hızlı ve kaliteli bir şekilde yapabilirim. Transkriptor, araştırmacılar için gerçekten iyi bir araçtır, çünkü bu tür bir görevi yapmak zorundayız ve transkript için fazla zamanımız yok.
Jimena L.
Kurucu
Read More
Her şey çok iyi, pahalı değil, fiyat-kalite ilişkisi iyi ve aynı zamanda oldukça hızlı. Altyazıların zamanları ve kelimelerin tanınmasıyla ilgili olarak büyük hassasiyet. Çok az düzeltme yapılması gerekiyordu.
Jacqueline B.
Sosyolog
Read More
Transkriptor hakkında en çok sevdiğim şey, yüksek bir doğruluğa sahip olması. Kullanımı kolay bir platformla sadece noktalama ayarlamaları yapmam gerekiyordu
Previous
Next

Sıkça Sorulan Sorular

Toplantı deşifresi doğruluk, referans ve içerik pazarlaması için gereklidir. Ancak, bir toplantının ses dosyasını manuel olarak yazmak için saatler harcamaya değmez.

Toplantı transkripsiyonuna ihtiyacınız varsa, transkripsiyon yazılımını deneyin. Kullanımı hızlı ve kolaydır ve ilk transkripsiyon ücretsizdir.