2023'te Toplantı Transkripsiyonu Nasıl Oluşturulur?

Toplantı transkripsiyonu nedir?

Toplantı dökümleri, bir toplantı sırasında konuşulan konuşmaların metin kayıtlarıdır. Ancak, tam bir toplantı transkripti, daha kolay yönlendirmeler için konuşmacıları ve zaman damgalarını içermelidir.
3 ana toplantı transkripsiyonu türü vardır:

Düzenlenmiş Transkripsiyon Nedir?

Düzenlenmiş bir transkripsiyon, okunabilirlik için ayarlanmış eksiksiz bir komut dosyasıdır. Bu, dilbilgisi ve imlayı düzeltmeyi ve argo veya eksik kelimeleri kaldırmayı içerir. Düzenlenmiş bir transkripsiyon, gelecekte yazılı belgeyi resmi olarak sunmanız gerekiyorsa, bir toplantı için yararlı olabilir.

Verbatim Transkripsiyon Nedir?

Kelimesi kelimesine transkripsiyon, sözlü toplantının tam bir kopyasıdır. Duraklamaları ve sözel olmayan sesleri (boğaz temizleme, arka plan gürültüsü) içerir. Yasal bir bağlamda olmadıkça, tam bir kelimesi kelimesine toplantı transkripsiyonu için fazla bir kullanım yoktur.
Küçük bir varyasyon, kelimesi kelimesine olmayan bir transkripsiyondur. Bu, ifadeleri aynı tutarken duraklamaları ve sözsüz sesleri ortadan kaldırır.

Intelligent Verbatim Transkripsiyon Nedir?

Intelligent Verbatim transkripsiyonlar, dolgu sözcüklerini, tekrarları, standart olmayan sözcükleri ve duraklamaları düzenlerken ana konuşmayı korur. Konu dışı ve devam eden cümleleri kaldırır.
Bir Intelligent Verbatim transkriptinin amacı, metni okunabilir hale getirirken konuşmacının sesini korumaktır. Video konferanslarda ve işle ilgili etkinliklerde kullanılır, çünkü alıntılanabilir veya senaryo veya yazılı makale gibi başka medyalara kolayca dönüştürülebilir.

Düzenlenmiş Transkripsiyon mu yoksa Kelimesi Kelimesine Transkripsiyon mu Kullanmalısınız?

Intelligent Verbatim transkripsiyonları, konuşmacıların sesini ve anlamını korurken okunması kolay bir transkript sağladıkları için çoğu iş bağlamında en mantıklıdır. Daha yoğun bir şekilde düzenlenmiş bir sürüm kullanmak istiyorsanız, bunu gelecekte başlangıç belgesinden yapabilirsiniz.

Toplantıları Neden Yazıya Dökmelisiniz?

Toplantı diktelerinin yapılmasının nedeni, tartışma konularının yazılı kaydını tutmaktır. Bu, aşağıdakiler de dahil olmak üzere diğer nedenleri besler:

• Odaklanmayı Artırmak İçin.Katılımcıların toplantı sırasında kendi notlarını almaları gerekmiyorsa, tartışılan şeye odaklanabilirler. Bu nedenle, toplantı transkriptleri katılımı artırır.
• Referans Vermeyi Kolaylaştırmak İçin.Birinin toplantı tartışmalarına geri dönmesi gerekiyorsa, bunu yapmanın en kolay yolu bir transkripttir. Birinin notlarını kullanmak, bilgileri yanlış yazmışsa hatalara neden olabilir.
• Zamandan Tasarruf Etmek İçin.İhtiyaç duydukları bilgileri almak için bir kaydı birkaç kez yeniden izlemeleri gerekmeyeceğinden, toplantı dökümleri oluşturmak katılımcılara zaman kazandırır. Yazılı bir belgeyi taramak çok daha kolaydır.
• yatırım getirisini artırmak için. Önemli bir konuşmacıyla toplantı pahalı olabilir. Bu nedenle, bir transkript almak, insanların daha fazla odaklanabileceği anlamına gelir ve yazılı belgeyi iş bağlantılarını geliştirmek için pazarlama için kullanabilirsiniz.

Toplantı Tutanaklarını Nasıl Kullanabilirsiniz?

Bir toplantı dökümü, müşteriye yönelik pazarlama çabaları için bir bilgi kaynağı olabilir. Örneğin, bir grup çalışan sektördeki değişiklikleri veya eğilimleri tartışıyorsa, transkripti şuna dönüştürebilirsiniz:

• Bir blog yazısı
• YouTube bir video komut dosyası
• Bir podcast bölümü
• Sosyal medya altyazıları
YouTube altyazılar

Toplantı transkripsiyonu yalnızca aynı belgeden birden fazla içerik almanıza izin vermekle kalmaz, aynı zamanda uzmanlığınızı göstermenize ve iş otoritenizi sağlamlaştırmanıza da yardımcı olur. Yine de pazarlama içeriği oluşturuyorsanız, bilgi için bir toplantı transkripsiyonu kullanmak, özellikle çok az düzenleme ile bu formların çoğuna dönüştürülebildiğinden, zaman kazandırabilir.

Bir toplantıyı nasıl yazıya dökebilirim?

Bir toplantıyı kendiniz yazıya dökebilir veya bunu sizin yerinize yapması için toplantı transkripsiyon hizmetlerinden birini kiralayabilirsiniz. Yazma hızınıza ve bilgileri saklama yeteneğinize bağlı olarak, bir toplantıyı yazıya dökmek karmaşık bir süreç olmak zorunda değildir. İşte bir toplantı transkripsiyonunun nasıl oluşturulacağına ilişkin adımlar.

1. Toplantıyı Kaydedin

İlk adım, toplantının kaydını almaktır. Olduğu gibi not almaya çalışabilirsiniz, ancak bu doğru bir bilgi kaynağı değildir. Toplantıyı nasıl kaydedeceğiniz, nerede gerçekleştiğine ve kaç konuşmacı olduğuna bağlı olacaktır.
Kayıt seçenekleri şunları içerir:

• Sanal toplantılar için ekran ve ses kayıt yazılımı
• Birkaç kişilik küçük ölçekli toplantılar için akıllı telefonunuz
• Daha büyük toplantı odası kurulumları için çok yönlü mikrofonlar
• Hem kayıt hem de transkripsiyon özelliklerine sahip yazılımlar.

Hangi seçeneği seçerseniz seçin, toplantı başlamadan önce kayıt ortamını test ettiğinizden emin olun. Konuşmayı metne dönüştürürken net bir ses kalitesine sahip olmak önemlidir. Son olarak, toplantıyı kaydetmek için herkesin iznine sahip olduğunuzdan emin olun.

2. Sesi Dinleyin

Ardından, gerekirse ses dosyanızı bir bilgisayara aktarın. Herhangi bir not almaya çalışmadan dosyayı tamamen dinleyin. Bu, herhangi bir sorun veya ses kesintisi olup olmadığını belirleyebilmeniz içindir. Yazıya dökmeye başlamadan önce dosyanın içeriğine aşina olmak isteyeceksiniz.

3. Yazıya Dökmeye Başlayın

Sesi ikinci kez dinleyin ve yazıya dökmeye başlayın. Bunu manuel olarak yapmanın en kolay yolu, noktalama işaretleri ve yazım konusunda çok fazla endişelenmeden yazmaktır. Yeni bir konuşmacı fark ettiğinizde, onları ayırt etmek için bir satır sonu ekleyin. Bu adım, daha sonra zaman damgaları eklemenize yardımcı olacaktır.

4. Transkripsiyonunuzu Düzenleyin

Transkripsiyonunuzu geliştirmek için ses dosyasını tekrar gözden geçirin. Bu adım sırasında, yanlış kelimeleri kontrol etmeli ve bölümlerin konuşmacı tarafından bölünmesini hedeflemelisiniz. Henüz ad eklemeniz gerekmese de, en azından her biri için doğru metin bloklarına sahip olmalısınız. Bunu yaptıktan sonra, metin dosyasını ses olmadan gözden geçirin ve dilbilgisi ve yazım için düzenlemeye başlayın. Bu adımın kapsamı, ne tür bir transkripsiyon istediğinize bağlıdır, ancak kelimeler doğru yazılmalı ve cümlelerin değiştiğini düşündüğünüz noktalar ve büyük harfler olmalıdır.

5. Konuşmacılar ve Zaman Damgaları Ekleyin

Toplantı transkripsiyonunuzun kalitesinden memnun kalırsanız, sesi tekrar dinleyebilir ve zaman damgaları ve konuşmacılar eklemeye başlayabilirsiniz. Bunu yapmak için, yeni bir kişi her konuşmaya başladığında videoyu duraklatın ve aşağıdaki ayrıntıları ekleyin:
[saat:dakika:saniye] [konuşmacı]: (Konuşma)
Bunu yaptıktan sonra, eksiksiz ve doğru bir toplantı transkripsiyonuna sahip olmalısınız.

6. Kısa Özete Dönüştür

Toplantı dökümü, toplantı tutanaklarından farklıdır. Bir transkripsiyon kelimesi kelimesine bir dosya iken, tutanaklar ana noktaların bir kaydıdır. Bu nedenle, bunun yerine dakikalar istiyorsanız, aşağıdakileri seçerek metin dosyasını gözden geçirin:

• Ortaya çıkan sorunlar
• Öneri
• Eylem noktaları
• Karar verilen sonuçlar
• Tarihler

Doğrudan ses dosyasından çalışmanın aksine, toplantının doğru bir transkripsiyonuna sahip olduğunuzda bunu yapmak çok daha kolaydır.

Teams toplantılarının canlı Transkripsiyonlarını oluşturmak mümkün müdür?

Evet, bir toplantıyı bir transkripsiyon aracıyla veya manuel transkripsiyonla yazıya dökmek mümkündür. İnsanlar web seminerlerini, Microsoft Teams ve Zoom toplantılarını, röportajları ve çok daha fazlasını yazıya dökmek için araçlar veya ajanslar kullanır. Bir transkripsiyon hizmeti için aralarından seçim yapabileceğiniz birçok seçenek vardır. Hem Android hem de iOSmobil uygulamalar, web uygulamaları ve transkripsiyon ajansları vardır.
Bir transkripsiyon hizmeti seçerken fiyatlandırma planları, doğruluk ve hız gibi birkaç faktöre bakmalısınız. Hizmetin özellikleri de önemlidir. Örneğin, bazı hizmetler gerçek zamanlı transkripsiyon yapabilir, çeşitli araçlara, entegrasyonlara ve işlevlere sahip olabilir.

Toplantıları Otomatik Olarak Yazıya Dökmek Mümkün mü?

Manuel ses transkripsiyonu uzun soluklu bir süreçtir ve toplantı transkriptlerinde gereken doğruluk düzeylerini her zaman garanti etmez. Bir alternatif, Transkriptor gibi otomatik transkripsiyon yazılımı kullanmaktır.

1. Toplantının ses kaydını oluşturun.
2. Toplantı transkripsiyon yazılımına yükleyin ve dönüştürmeye bırakın.
3. Tamamlandığında, size bildirilecek ve bir görev listesi verilecektir.
4. Bunlar, metin dosyasını kontrol etmeyi ve gerekirse doğruluk için düzenlemeyi içerir. Dosyayı sonlandırmadan önce bunları tamamlayın.
5. Düzenledikten sonra, metin dosyasını seçtiğiniz formatta indirin.

Otomatik bir transkripsiyon platformu kullanmanın yararı, tekrarlayan transkripsiyon işinin çoğunu ortadan kaldırmasıdır.

Toplantı Transkripsiyon Formatı Örneği Nedir?

Toplantı dökümünüzün uzunluğu ve karmaşıklığı değişse de, burada tipik bir Intelligent Verbatim transkripti örneği verilmiştir.

[00:00:10 Steve]: Herkese hoş geldiniz. Umarım hepiniz iyi bir hafta sonu geçirmişsinizdir. Şimdi, yeni yazılım sunumuyla nerede olduğumuzu yakalamak için iyi bir zaman gibi görünüyor.

[00:00:40 Becky]: Şu anda ay sonunda kullanıma sunma yolundayız, ancak birkaç kullanıcı arabirimi sorunuyla karşılaştık. Ben'in açıklamasına izin vereceğim çünkü bununla uğraşan oydu.

[00:01:04 Ben]: Teşekkürler Becky. Bu nedenle, şu anda yaşadığımız sorun, hesap ayarlarına erişmenin kullanıcıyı oturumu kapatmaya zorlamasıdır. Yapamayız oldukça-

[00:01:20 Steve]: Geliştirmenin bu kadar geç olması büyük bir sorun gibi görünüyor. Başka bir şeyle bağlantılı mı, yoksa münferit bir sorun mu?

[00:01:34 Ben]: Söyleyebileceğimiz kadarıyla izole. Ürün testi sırasında başka hiçbir özellik veya menüde hata oluşmadı, bu nedenle en son tasarım güncellemesini uyguladığımızdan beri bunun nispeten yeni bir sorun olduğuna inanıyoruz. Neden bir hataya neden olduğu şu anda bilinmiyor, ancak yazılım geliştirmenin keyfi bu, değil mi?

[00:02:01 Steve]: Evet, bu doğru. Pekala, Becky, bence bu hafta için en önemli öncelik olmalı, çünkü bu çözülene kadar daha fazla değişiklik yapmaya çalışmamalıyız. Organize etmeyi size bırakacağım, ama bence mevcut tüm insanları buna koymalıyız çünkü bu büyük bir gecikme olacak. Hafta sonunda görüşürüz, tamam mı?

[00:02:43 Becky]: Sorun değil, teşekkürler Steve. Bu konuda en kısa sürede neler yapabileceğimizi görmek için Ben'in diğer BT çalışanlarıyla koordinasyon kurmasını sağlayacağım.

Asenkron Uzak Mikrofon Kullanmanın Dezavantajları Nelerdir?

• Her hoparlör için en doğru sesi tek bir dosyada toplama
• Kimin konuştuğunu anlamak için konuşma tanımayı kullanmak, mikrofon kalitesinden etkilenebilir
• Ses alıntılarını bir araya getirmek, manuel olarak veya çok karmaşık transkripsiyon yazılımı yapmak için uzun zaman alacaktır

2019'da Microsoft , toplantı transkripsiyonları için eşzamansız uzak mikrofonların kullanılmasına bakmak için bir çalışma başlattı. Araştırmacılar, yönlü mikrofonlardan %3 daha az doğrulukla bir transkripsiyon dosyası üretmek için çok çeşitli karmaşık AI ve ses algoritmaları kullanmak zorunda kaldılar. Bunun Microsoft tarafından yapılan son teknoloji bir çalışma olması, gerçek dünyada kullanım kolaylığını vurgulamalıdır.

En İyi Seçenek: Transkriptor!

Peki ya size tüm önemli iş toplantılarınızı dakikalar içinde yazıya dökmenin hızlı ve uygun fiyatlı bir yolu olduğunu söylesek? Transkriptor , uygun maliyetli ve güvenilir hizmetleriyle günlük olarak transkripsiyonlar için bir numaralı kaynağınız olacak!

Hareket halindeyken bir şeyler yazın.

Tüm cihazlardan erişim. Ses dosyalarını iPhone ve Android'de metne dönüştürün.

Müşterilerimizin Hakkımızda Neler Söylediğini Görün!

Her yaştan, her meslekten ve ülkeden binlerce insana hizmet veriyoruz. Hakkımızda daha dürüst yorumlar okumak için yorumlara veya aşağıdaki düğmeye tıklayın.

Capterra'da 50+ incelemeye göre mükemmel 4,4/5 olarak derecelendirildi.