Hvordan lage en møtetranskripsjon i 2022

En møtetranskripsjon er den enkleste måten å registrere det som ble diskutert under møtet. Selv om den tradisjonelle metoden var å skrive transkripsjonen manuelt, lar teknologien deg automatisere denne prosessen.

Nedenfor er den ultimate veiledningen for møtetranskripsjoner. Du vil lære hva de er, hvorfor de er viktige, og hvordan du kan transkribere møtene dine i fremtiden.

Hva er møteutskrift?

Møteutskrifter er tekstregistreringer av talte samtaler under et møte . En fullstendig møteutskrift bør imidlertid inneholde foredragsholdere og tidsstempler for enklere henvisninger.

Det er tre hovedtyper for møtetranskripsjon:

1. Hva er redigert transkripsjon

En redigert transkripsjon er et komplett skript som er justert for lesbarhet. Dette inkluderer korrigering av grammatikk og stavemåte og fjerning av slang eller ufullstendige ord. En redigert transkripsjon kan være nyttig for et møte hvis du trenger å formelt presentere det skriftlige dokumentet i fremtiden.

2. Hva er ordrett transkripsjon

Ordrett transkripsjon er en nøyaktig kopi av det muntlige møtet. Den inkluderer pauser og ikke-verbale lyder (halsrykking, bakgrunnsstøy). Det er ikke mye bruk for en fullstendig ordrett møtetranskripsjon med mindre det er i en juridisk kontekst.

En liten variasjon er en ikke-ordlig transkripsjon. Dette fjerner pauser og ikke-verbale lyder samtidig som ordlyden holdes den samme. 

3. Hva er intelligent ordrett transkripsjon

Intelligente ordrett-transkripsjoner beholder hovedtalen mens de redigerer utfyllingsord, repetisjoner, ikke-standardord og pauser. Den fjerner setninger som ikke er tema og kjører på.

Hensikten med en intelligent ordrett transkripsjon er å beholde talerens stemme samtidig som teksten blir lesbar. Det brukes i næringslivet fordi det kan siteres eller enkelt konverteres til andre medier, for eksempel et manus eller skrevet artikkel.

Bør du bruke redigert transkripsjon eller ordrett transkripsjon?

Det mest logiske alternativet i de fleste forretningssammenhenger er intelligent ordrett utskrift. Selv om du kanskje vil bruke en mer redigert versjon, kan du gjøre dette i fremtiden fra startdokumentet. Det er din jobb å bestemme hvor tungt redigert du vil at transkripsjonen skal være, avhengig av konteksten.


et sted for møter


Hvorfor bør du transkribere møter?

Grunnen til å transkribere møter er å føre en skriftlig oversikt over diskusjonsemner. Dette har andre årsaker, inkludert:

  • For å øke fokus. Hvis deltakerne ikke trenger å ta egne notater under møtet, kan de fokusere på det som diskuteres. Som sådan forbedrer møteutskrifter engasjementet.
  • For å gjøre referanser enklere. Hvis noen har behov for å referere tilbake til møtediskusjonene, er en utskrift den enkleste måten å gjøre dette på. Bruk av noens notater kan føre til feil hvis de har skrevet informasjon feil.
  • For å spare tid. Generering av møteutskrifter sparer deltakerne tid fordi de ikke trenger å se et opptak på nytt flere ganger for å få informasjonen de trenger. Et skriftlig dokument er mye lettere å skanne gjennom.
  • For å øke avkastningen. Et møte med en viktig foredragsholder kan være dyrt. Derfor betyr det å ta en transkripsjon at folk kan fokusere mer, og du kan bruke det skriftlige dokumentet til markedsføring for å forbedre forretningsforbindelser.

Hvordan kan møteutskrift brukes?

Et møteutskrift kan være en informasjonskilde for kunderettet markedsføring.  For eksempel, hvis en gruppe ansatte diskuterer bransjeendringer eller trender, kan du gjøre transkripsjonen om til:

  • Et blogginnlegg
  • Et YouTube-videomanus
  • En podcast-episode
  • Sosiale medier bildetekster

Ikke bare vil møtetranskripsjonen tillate deg å få flere deler av innholdet fra det samme dokumentet, det vil også hjelpe deg å vise ekspertise og styrke virksomhetens autoritet.

Hvis du uansett lager markedsføringsinnhold, kan bruk av en møtetranskripsjon for informasjon spare tid, spesielt siden den kan konverteres til de fleste av disse skjemaene med svært lite redigering.

Hvordan ta og transkribere referater fra et møte

Avhengig av skrivehastigheten din og evnen til å beholde informasjon, trenger ikke transkribere et møte å være en komplisert prosess. Her er trinnene for hvordan du lager en møtetranskripsjon.

1. Ta opp møtet

Det første trinnet er å få et opptak av møtet . Selv om du kan prøve å ta notater mens det skjer, er dette ikke en nøyaktig informasjonskilde. Hvordan du tar opp møtet vil avhenge av hvor det finner sted og hvor mange foredragsholdere det er.

Opptaksalternativer inkluderer:

  • Skjerm- og lydopptaksprogramvare for virtuelle møter
  • Din smarttelefon for små møter med noen få personer
  • Flerveismikrofoner for større styreromsoppsett

Uansett hvilket alternativ du velger, sørg for at du tester kvaliteten før møtet starter. Du må sørge for at du har sortert eventuelle problemer på forhånd slik at de ikke kommer i veien. Lydkvaliteten bestemmer også nøyaktigheten av møtetranskripsjonen.

Til slutt, sørg for at du har alles tillatelse til å ta opp møtet.

2. Lytt til lyden

Deretter overfører du lydfilen til en datamaskin om nødvendig. Lytt til filen helt uten å prøve å gjøre noen notater. Dette er slik at du kan finne ut om det er noen problemer eller lydavbrudd. Du bør gjøre deg kjent med filens innhold før du begynner å prøve å transkribere.

3. Begynn å transkribere

Lytt til lyden en gang til og begynn å transkribere. Den enkleste måten å gjøre dette manuelt på er å bare skrive uten å bekymre deg for mye om tegnsetting og stavemåte. Når du ser en ny høyttaler, legg til et linjeskift for å skille dem fra hverandre. Dette trinnet vil hjelpe deg å legge til tidsstempler senere.

4. Rydd opp i transkripsjonen

Gå gjennom lydfilen på nytt for å forbedre transkripsjonen . I løpet av dette trinnet bør du se etter unøyaktige ord og sikte på å få deler opp etter høyttaler. Selv om du ikke trenger å legge til navn ennå, bør du i det minste ha nøyaktige tekstblokker for hver.

Når du har gjort dette, går du gjennom tekstfilen uten lyden og begynner å redigere for grammatikk og stavemåte. Omfanget av dette trinnet avhenger av hva slags transkripsjon du ønsker, men ord bør staves riktig, og det bør være punktum og store bokstaver der du tror setninger endres.

5. Legg til høyttalere og tidsstempler

Forutsatt at du er fornøyd med kvaliteten på møtetranskripsjonen, kan du lytte til lyden igjen og begynne å legge til tidsstempler og høyttalere. For å gjøre dette, sett videoen på pause hver gang en ny person begynner å snakke og legg til følgende detaljer:

[hour:minute:second] [speaker]: (Tale)

Etter at du har gjort dette, bør du ha en fullstendig og nøyaktig møtetranskripsjon.

6. Konverter til kort sammendrag

En møtetranskripsjon er annerledes enn møtereferat. Mens en transkripsjon er en ordrett fil, er referater en oversikt over hovedpunktene. Så hvis du vil ha minutter i stedet, gå gjennom tekstfilen og velg ut:

  • Problemer reist
  • Forslag
  • Handlingspoeng
  • Bestemte utfall
  • Frister

Å gjøre dette er mye enklere når du har en nøyaktig transkripsjon av møtet, i motsetning til å jobbe direkte fra lydfilen.

Alternativ til manuell transkripsjon

Manuell transkripsjon er en langdryg prosess og garanterer ikke alltid nøyaktighetsnivåene som kreves for å møte transkripsjoner. Et alternativ er å bruke programvare for automatisk transkripsjon, for eksempel Transkriptor .

Slik fungerer det:

  1. Lag et lydopptak av møtet.
  2. Last den opp til den automatiske transkripsjonsprogramvaren og la den konvertere.
  3. Når den er ferdig, vil du bli varslet og gitt en liste over oppgaver.
  4. Disse inkluderer kontroll av tekstfilen og redigering for nøyaktighet, om nødvendig. Fullfør disse før du fullfører filen.
  5. Etter redigering, last ned tekstfilen i ditt valgte format.

Fordelen med å bruke en automatisk transkripsjonsplattform er at det tar bort mye av det repeterende arbeidet med å transkribere.

Hva er et møtetranskripsjonseksempel?

Selv om lengden og kompleksiteten på møteutskriften vil variere, er her et eksempel på en typisk intelligent ordrett transkripsjon.

[00:00:10 Steve]:       Velkommen alle sammen. Jeg håper dere alle har hatt en fin helg. Nå ser det ut til å være et godt tidspunkt å ta igjen hvor vi er med den nye programvareutrullingen.

[00:00:40 Becky]:      Vi er for øyeblikket på vei til å rulle ut i slutten av måneden, men vi har støtt på noen UI-problemer. Jeg lar Ben forklare fordi det er han som har jobbet med dette.

[00:01:04 Ben]:         Takk, Becky. Så problemet vi har nå er at tilgang til kontoinnstillinger tvinger brukeren til å logge ut. Vi kan ikke helt-

[00:01:20 Steve]:       Det virker som et stort problem å ha så sent i utviklingen. Er det knyttet til noe annet, eller er det et enkeltstående problem?

[00:01:34 Ben]:         Så vidt vi kan se, er det isolert. Ingen andre funksjoner eller menyer ble feilet under produkttesting, så vi tror dette er et relativt nytt problem siden vi implementerte den siste designoppdateringen. Hvorfor det har forårsaket en feil er foreløpig ukjent, men det er gleden med programvareutvikling, ikke sant?

[00:02:01 Steve]:       Ja, det er sant. Vel, Becky, jeg tror dette må være en toppprioritet for uken, siden vi ikke bør se etter å implementere ytterligere endringer før dette er løst. Jeg overlater til deg å organisere, men jeg tror vi bør sette alle tilgjengelige folk på dette fordi det vil være en stor forsinkelse. Vi tar igjen i slutten av uken, ok?

[00:02:43 Becky]:      Det er greit, takk, Steve. Jeg skal få Ben til å koordinere med de andre IT-gutta for å se hva vi kan gjøre med dette ASAP.


et møtebord


Kan du transkribere møter ved å bruke asynkrone fjernmikrofoner?

Teknisk sett, ja, men det krever kompleks programvare eller mye tid på å manuelt kombinere filene.

Asynkrone mikrofoner tar opp samme lyd, men er ikke organisert for å gjøre det samtidig. Eksempler inkluderer smarttelefoner, nettbrett og bærbare datamaskiner, som alle har innebygde mikrofoner.

Avstandselementet kommer fra disse asynkrone mikrofonene som er plassert på forskjellige punkter rundt i et rom. For eksempel, i et møte som skjer i et styrerom, kan hver deltaker bruke enheten sin til å ta opp møtet. Resultatet er asynkrone fjernmikrofoner.

Hva er ulempene ved å bruke asynkrone fjernmikrofoner?

Asynkrone fjerntliggende mikrofoner tok opp hver sin versjon av møtet, noe som gjorde deres nærmeste taler til den klareste. Dette vil gi et brukbart lydopptak for hver person, men problemene vil da omfatte:

  • Samle den mest nøyaktige lyden for hver høyttaler i én fil
  • Bruk av talegjenkjenning for å finne ut hvem som snakker, kan påvirkes av mikrofonkvaliteten
  • Å strikke lydutdragene sammen ville ta lang tid å gjøre manuelt eller svært kompleks transkripsjonsprogramvare

I 2019 lanserte Microsoft en studie for å se på bruk av asynkrone fjernmikrofoner for møtetranskripsjoner. Forskerne måtte bruke et bredt spekter av komplekse AI og lydalgoritmer for å produsere en transkripsjonsfil med en nøyaktighet på 3 % mindre enn retningsmikrofoner. Det faktum at dette var en banebrytende studie utført av Microsoft burde fremheve brukervennligheten i den virkelige verden.

Se hva kundene våre har sagt om oss!

Vi betjener tusenvis av mennesker fra alle aldre, yrker og land. Klikk på kommentarene eller knappen nedenfor for å lese mer ærlige anmeldelser om oss.

Maricelly G.
Professor
Les mer
Den største fordelen for meg er tid. For et flott verktøy for meg, akkurat nå kan jeg gjøre jobben min raskt og med kvalitet. Transkriptor er et veldig godt verktøy for forskere, fordi vi må gjøre denne typen oppgaver og vi har ikke mye tid til transkripsjon.
Jimena L.
Grunnlegger
Les mer
Alt er veldig bra, det er ikke dyrt, godt forhold mellom pris og kvalitet, og det er også ganske raskt. Stor presisjon i forhold til tidspunktene for undertekstene og i gjenkjennelsen av ordene. Svært få korrigeringer måtte gjøres.
Jaqueline B.
Sosiolog
Les mer
Det jeg likte best med transkryptor er hvordan den har høy nøyaktighet. Med en brukervennlig plattform trengte jeg bare å gjøre tegnsettingsjusteringer
Previous
Next

ofte stilte spørsmål

Møtetranskripsjon er nødvendig for nøyaktighet, referanse og innholdsmarkedsføring. Det er imidlertid ikke verdt å bruke timer på manuelt å skrive ut et møtes lydfil.

Hvis du trenger møtetranskripsjon, prøv transkripsjonsprogramvaren. De er raske og enkle å bruke, og den første transkripsjonen er gratis.