Hvordan lage en møtetranskripsjon i 2023

Hva er en møtetranskripsjon?

Møteutskrifter er tekstopptak av muntlige samtaler under et møte. En fullstendig møteutskrift bør imidlertid inneholde høyttalere og tidsstempler for enklere henvisninger.
Det er 3 hovedtyper av møtetranskripsjon:

Hva er redigert transkripsjon

En redigert transkripsjon er et komplett skript som er justert for lesbarhet. Dette inkluderer korrigering av grammatikk og staving og fjerning av slang eller ufullstendige ord. En redigert transkripsjon kan være nyttig for et møte hvis du trenger å presentere det skriftlige dokumentet formelt i fremtiden.

Hva er Verbatim-transkripsjon

Ordrett transkripsjon er en nøyaktig kopi av det talte møtet. Det inkluderer pauser og ikke-verbale lyder (halsrydding, bakgrunnsstøy). Det er ikke mye bruk for en fullstendig ordrett møtetranskripsjon med mindre det er i en juridisk sammenheng.
En liten variasjon er en ikke-ordrett transkripsjon. Dette fjerner pauser og ikke-verbale lyder, samtidig som ordlyden forblir den samme.

Hva er Intelligent Verbatim transkripsjon

Intelligent Verbatim transkripsjoner beholder hovedtalen mens du redigerer ut fyllord, repetisjon, ikke-standardord og pauser. Det fjerner off-topic og run-on setninger.
Hensikten med en Intelligent Verbatim transkripsjon er å holde talerens stemme samtidig som teksten blir lesbar. Den brukes i videokonferanser og forretningsrelaterte hendelser fordi den kan siteres eller enkelt konverteres til andre medier, for eksempel et skript eller en skriftlig artikkel.

Bør du bruke redigert transkripsjon eller ordrett transkripsjon?

Intelligent Verbatim transkripsjoner gir mest mening i de fleste forretningssammenhenger fordi de gir en lettlest transkripsjon samtidig som stemmen og betydningen til høyttalerne opprettholdes. Hvis du vil bruke en mer tungt redigert versjon, kan du gjøre dette i fremtiden fra startdokumentet.

Hvorfor bør du transkribere møter?

Grunnen til å lage møtediktater er å holde en skriftlig oversikt over diskusjonsemner. Dette fører til andre grunner, inkludert:

• Hvis deltakerne ikke trenger å ta sine egne notater under møtet, kan de fokusere på det som diskuteres. Som sådan forbedrer møteutskrifter engasjementet.
• Hvis noen trenger å referere tilbake til møtediskusjonene, er en transkripsjon den enkleste måten å gjøre dette på. Bruk av noens notater kan føre til feil hvis de har skrevet informasjon feil.
• Generering av møteutskrifter sparer deltakerne tid fordi de ikke trenger å se et opptak på nytt flere ganger for å få informasjonen de trenger. Et skriftlig dokument er mye lettere å skanne gjennom.
• For å øke avkastningen. Et møte med en viktig foredragsholder kan være dyrt. Derfor betyr det å ta en transkripsjon at folk kan fokusere mer, og du kan bruke det skriftlige dokumentet til markedsføring for å forbedre forretningsforbindelser.

Hvordan kan du bruke møteutskrifter?

En møteutskrift kan være en informasjonskilde for kunderettede markedsføringstiltak. Hvis for eksempel en gruppe ansatte diskuterer bransjeendringer eller trender, kan du gjøre transkripsjonen om til:

• Et blogginnlegg
• Et YouTube videoskript
• En podkastepisode
• Bildetekster på sosiale medier
YouTube undertekster

Ikke bare vil møtetranskripsjonen tillate deg å få flere innholdsdeler fra samme dokument, det vil også hjelpe deg med å vise ekspertise og styrke forretningsautoriteten din. Hvis du likevel oppretter markedsføringsinnhold, kan du spare tid ved å bruke en møtetranskripsjon for informasjon, spesielt siden det kan konverteres til de fleste av disse skjemaene med svært lite redigering.

Hvordan transkriberer jeg et møte?

Du kan transkribere et møte selv, eller leie en av møtetranskripsjonstjenestene for å gjøre det for deg. Avhengig av skrivehastigheten og evnen til å beholde informasjon, trenger det ikke å være en komplisert prosess å transkribere et møte. Her er trinnene for hvordan du oppretter en møtetranskripsjon.

1. Ta opp møtet

Det første trinnet er å få et opptak av møtet. Selv om du kan prøve å ta notater mens det skjer, er dette ikke en nøyaktig kilde til informasjon. Hvordan du tar opp møtet vil avhenge av hvor det finner sted og hvor mange høyttalere det er.
Opptaksalternativer inkluderer:

• Skjerm- og lydopptaksprogramvare for virtuelle møter
• Smarttelefonen din for små møter med noen få personer
• Multidireksjonelle mikrofoner for større styreromsoppsett
• Programvare som har både opptaks- og transkripsjonsfunksjoner.

Uansett hvilket alternativ du velger, må du teste opptaksmiljøet før møtet starter. Det er viktig å ha en klar lydkvalitet når du konverterer tale til tekst . Til slutt, sørg for at du har alles tillatelse til å ta opp møtet.

2. Lytt til lyden

Deretter overfører du lydfilen til en datamaskin om nødvendig. Lytt til filen helt uten å prøve å lage noen notater. Dette er slik at du kan finne ut om det er noen problemer eller lydavbrudd. Du vil være kjent med filens innhold før du begynner å prøve å transkribere.

3. Begynn å transkribere

Lytt til lyden en gang til og begynn å transkribere. Den enkleste måten å gjøre dette manuelt på er å bare skrive uten å bekymre deg for mye om tegnsetting og stavemåte. Når du legger merke til en ny høyttaler, legger du til et linjeskift for å skille dem. Dette trinnet hjelper deg med å legge til tidsstempler senere.

4. Rydd opp i transkripsjonen din

Gå gjennom lydfilen igjen for å forbedre transkripsjonen. I løpet av dette trinnet bør du se etter unøyaktige ord og sikte på å få seksjoner brutt opp av høyttaleren. Selv om du ikke trenger å legge til navn ennå, bør du i det minste ha nøyaktige tekstblokker for hver. Når du har gjort dette, går du gjennom tekstfilen uten lyd og begynner å redigere for grammatikk og stavemåte. Omfanget av dette trinnet avhenger av hva slags transkripsjon du ønsker, men ord bør staves riktig, og det bør være punktum og store bokstaver der du tror setninger endres.

5. Legg til høyttalere og tidsstempler

Forutsatt at du er fornøyd med kvaliteten på møtetranskripsjonen, kan du lytte til lyden igjen og begynne å legge til tidsstempler og høyttalere. For å gjøre dette, sett videoen på pause hver gang en ny person begynner å snakke, og legg til følgende detaljer:
[time:minutt:sekund] [høyttaler]: (Tale)
Etter at du har gjort dette, bør du ha en fullstendig og nøyaktig møtetranskripsjon.

6. Konverter til kort sammendrag

Møtetranskripsjon er forskjellig fra møtereferater. Mens en transkripsjon er en ordrett fil, er referater en oversikt over hovedpunktene. Så hvis du vil ha minutter i stedet, gå gjennom tekstfilen og plukk ut:

• Problemstillinger som reises
• Forslag
• Handlingspunkter
• Avgjorde utfall
• Tidsfrister

Å gjøre dette er mye enklere når du har en nøyaktig transkripsjon av møtet, i motsetning til å jobbe direkte fra lydfilen .

Er det mulig å lage live transkripsjoner av Teams-møter?

Ja, det er mulig å transkribere et møte med et transkripsjonsverktøy eller manuell transkripsjon. Folk bruker verktøy eller byråer til å transkribere webinarer, Microsoft Teams og Zoom møter, intervjuer og mye mer. Det er mange alternativer å velge mellom for en transkripsjonstjeneste. Det finnes mobilapper både på Android og iOS, webapper og transkripsjonsbyråer.
Når du velger en transkripsjonstjeneste, bør du se på noen få faktorer som prisplaner, nøyaktighet og hastighet. Funksjonene i tjenesten er også viktige. Noen tjenester kan for eksempel gjøre transkripsjon i sanntid, ha forskjellige verktøy, integrasjoner og funksjoner.

Er det mulig å transkribere møter automatisk?

Manuell lydtranskripsjon er en langvarig prosess og garanterer ikke alltid nøyaktighetsnivåene som kreves for å møte transkripsjoner. Et alternativ er å bruke automatisk transkripsjonsprogramvare, for eksempel Transkriptor .

1. Lag et lydopptak av møtet.
2. Last den opp i møtetranskripsjonsprogramvaren og la den konvertere.
3. Når den er ferdig, vil du bli varslet og gitt en liste over oppgaver.
4. Disse inkluderer å sjekke tekstfilen over og redigere for nøyaktighet om nødvendig. Fullfør disse før du fullfører filen.
5. Etter redigering, last ned tekstfilen i det valgte formatet.

Fordelen med å bruke en automatisk transkripsjonsplattform er at den tar bort mye av det repeterende arbeidet med å transkribere.

Hva er et eksempel på et møtetranskripsjonsformat?

Selv om lengden og kompleksiteten på møteutskriften vil variere, er det et eksempel på en typisk Intelligent Verbatim transkripsjon.

[00:00:10 Steve]: Velkommen, alle sammen. Jeg håper dere alle hadde en god helg. Nå virker det som et godt tidspunkt å ta igjen hvor vi er med den nye programvareutrullingen.

[00:00:40 Becky]: Vi er for øyeblikket på vei til å rulle ut i slutten av måneden, men vi har støtt på noen UI-problemer. Jeg skal la Ben forklare fordi han har vært den som arbeider med dette.

[00:01:04 Ben]: Takk, Becky. Så problemet vi har nå er at tilgang til kontoinnstillinger tvinger brukeren til å logge ut. Vi kan ikke helt-

[00:01:20 Steve]: Det virker som et stort problem å ha dette sent i utviklingen. Er det knyttet til noe annet, eller er det et isolert problem?

[00:01:34 Ben]: Så vidt vi kan se, er det isolert. Ingen andre funksjoner eller menyer ble avlyttet under produkttestingen, så vi tror dette er et relativt nytt problem siden vi implementerte den siste designoppdateringen. Hvorfor det er forårsaket en feil er foreløpig ukjent, men det er gleden ved programvareutvikling, ikke sant?

[00:02:01 Steve]: Ja, det er sant. Vel, Becky, jeg tror dette må være en topp prioritet for uken, da vi ikke bør se etter å implementere ytterligere endringer før dette er løst. Jeg overlater det til deg å organisere, men jeg tror vi bør sette alle tilgjengelige mennesker på dette fordi det vil være en stor forsinkelse. Vi tar igjen på slutten av uken, OK?

[00:02:43 Becky]: Det er greit, takk, Steve. Jeg skal få Ben til å koordinere med de andre IT-gutta for å se hva vi kan gjøre med dette ASAP.

Hva er ulempene ved å bruke asynkrone fjernmikrofoner?

• Sortere den mest nøyaktige lyden for hver høyttaler i én fil
• Bruk av talegjenkjenning til å finne ut hvem som snakker, kan påvirkes av mikrofonkvaliteten
• Å strikke lydutdragene sammen vil ta lang tid å gjøre manuelt eller svært komplekst transkripsjonsprogramvare

I 2019 lanserte Microsoft en studie for å se på bruk av asynkrone fjerne mikrofoner for møtetranskripsjoner. Forskerne måtte bruke et bredt spekter av komplekse AI - og lydalgoritmer for å produsere en transkripsjonsfil med en nøyaktighet på 3% mindre enn retningsmikrofoner. Det faktum at dette var en banebrytende studie utført av Microsoft bør fremheve brukervennligheten i den virkelige verden.

Det beste alternativet: Transkriptor!

Hva om vi fortalte deg at det var en rask og rimelig måte å transkribere alle viktige forretningsmøter på få minutter? Transkriptor vil være din viktigste kilde for transkripsjoner på daglig basis med sine kostnadseffektive og pålitelige tjenester!

Skriv ting mens du er på farten.

Tilgang fra alle enheter. Slå lydfiler til tekst i iPhone og Android.

Se hva kundene våre har sagt om oss!

Vi betjener tusenvis av mennesker fra alle aldre, yrker og land. Klikk på kommentarene eller knappen nedenfor for å lese mer ærlige anmeldelser om oss.

Vurdert utmerket 4.4 / 5 basert på 50+ anmeldelser på Capterra.