Hur man skapar en mötesutskrift år 2023

Transkribering av möte observeras när yrkesverksamma i ett blåbelyst rum tittar på ett videosamtal med tre personer.
Låt mötessekreteraren anteckna vad som sägs på dina möten

Transkriptor 2022-08-13

Nedan följer den ultimata guiden om mötestranskriptioner. Du kommer att lära dig vad de är, varför de är viktiga och hur du får mötesinspelningar och transkriberar dina möten i framtiden.

Vad är en mötestranskription?

Mötesavskrifter är textposter av talade konversationer under ett möte. En fullständig mötesutskrift bör dock innehålla talare och tidsstämplar för enklare hänvisningar.
Det finns 3 huvudtyper av mötestranskription:

Vad är redigerad transkription?

En redigerad transkription är ett komplett skript som är anpassat för läsbarhet. Detta inkluderar att korrigera grammatik och stavning och ta bort slang eller ofullständiga ord. En redigerad transkription kan vara användbar för ett möte om du behöver presentera det skriftliga dokumentet formellt i framtiden.

Vad är ordagrann transkription?

Ordagrann transkribering är en exakt kopia av det muntliga mötet. Det inkluderar pauser och icke-verbala ljud (harkling, bakgrundsljud). Det finns inte mycket användning för en fullständig ordagrann mötestranskription om det inte är i ett juridiskt sammanhang.
En liten variation är en icke-ordagrann transkription. Detta tar bort pauser och icke-verbala ljud samtidigt som formuleringen förblir densamma.

Vad är Intelligent Verbatim transkription?

Intelligent Verbatim transkriptioner behåller huvudtalet samtidigt som de redigerar bort utfyllnadsord, upprepningar, icke-standardiserade ord och pauser. Det tar bort off-topic och löpande meningar.
Syftet med en Intelligent Verbatim transkription är att behålla talarens röst samtidigt som texten blir läsbar. Den används i videokonferenser och affärsrelaterade evenemang eftersom den kan citeras eller enkelt konverteras till andra medier, till exempel ett manus eller en skriven artikel.

Ska du använda redigerad transkription eller ordagrann transkription?

Intelligent Verbatim transkriptioner är mest meningsfulla i de flesta affärssammanhang eftersom de ger en lättläst avskrift samtidigt som talarnas röst och betydelse bibehålls. Om du vill använda en mer kraftigt redigerad version kan du göra detta i framtiden från startdokumentet.

Varför ska du transkribera möten?

Anledningen till att göra mötesdiktat är att föra ett skriftligt register över diskussionsämnen . Detta bidrar till andra orsaker, bland annat:

  • För att öka fokus.Om deltagarna inte behöver göra egna anteckningar under mötet kan de fokusera på det som diskuteras. Som sådan förbättrar mötesutskrifter engagemanget.
  • För att göra det lättare att referera.Om någon behöver hänvisa tillbaka till mötesdiskussionerna är en utskrift det enklaste sättet att göra detta. Att använda någons anteckningar kan leda till misstag om de har skrivit information felaktigt.
  • För att spara tid.Att generera mötesutskrifter sparar tid för deltagarna eftersom de inte behöver titta på en inspelning flera gånger för att få den information de behöver. Ett skriftligt dokument är mycket lättare att gå igenom.
  • för att öka avkastningen på investeringen. Ett möte med en viktig talare kan bli dyrt. Att ta en utskrift innebär därför att människor kan fokusera mer, och du kan använda det skriftliga dokumentet för marknadsföring för att förbättra affärsförbindelserna.

Hur kan du använda mötesutskrifter?

En mötesutskrift kan vara en informationskälla för kundinriktade marknadsföringsinsatser. Om en grupp anställda till exempel diskuterar branschförändringar eller trender kan du sedan omvandla utskriften till:

  • Ett blogginlägg
  • Ett YouTube videomanus
  • Ett poddavsnitt
  • Bildtexter för sociala medier
  • YouTube undertexter

Mötestranskriptionen gör det inte bara möjligt för dig att få flera delar av innehållet från samma dokument, utan hjälper dig också att visa expertis och stärka din affärsauktoritet. Om du ändå skapar marknadsföringsinnehåll kan du spara tid genom att använda en mötestranskription för information, särskilt eftersom den kan konverteras till de flesta av dessa formulär med mycket lite redigering.

Hur transkriberar jag ett möte?

Du kan transkribera ett möte själv eller anlita en av mötestranskriberingstjänsterna för att göra det åt dig. Beroende på din skrivhastighet och förmåga att behålla information behöver det inte vara en komplicerad process att transkribera ett möte. Här är stegen för hur du skapar en mötestranskription.

1. Spela in mötet

Det första steget är att få en inspelning av mötet. Även om du kan försöka göra anteckningar när det händer, är detta inte en korrekt informationskälla. Hur du spelar in mötet beror på var det äger rum och hur många talare det finns.
Inspelningsalternativen inkluderar:

  • Programvara för skärm- och ljudinspelning för virtuella möten
  • Din smartphone för småskaliga möten med några få personer
  • Mikrofoner med flera riktningar för större styrelserum
  • Programvara som har både inspelnings- och transkriptionsfunktioner.

Oavsett vilket alternativ du väljer, se till att du testar inspelningsmiljön innan mötet startar. Det är viktigt att ha en tydlig ljudkvalitet när du konverterar tal till text . Slutligen, se till att du har allas tillåtelse att spela in mötet.

2. Lyssna på ljudet

Överför sedan din ljudfil till en dator om det behövs. Lyssna på filen helt utan att försöka göra några anteckningar. Detta för att du ska kunna avgöra om det finns några problem eller ljudavbrott. Du bör känna till filens innehåll innan du börjar försöka transkribera.

3. Börja transkribera

Lyssna på ljudet en andra gång och börja transkribera. Det enklaste sättet att göra detta manuellt är att bara skriva utan att oroa sig för mycket om skiljetecken och stavning. När du lägger märke till en ny talare lägger du till en radbrytning för att skilja dem åt. Det här steget hjälper dig att lägga till tidsstämplar senare.

4. Städa upp din transkription

Gå igenom ljudfilen igen för att förbättra din transkription. Under det här steget bör du kontrollera om det finns felaktiga ord och sträva efter att få avsnitt uppdelade av talaren. Även om du inte behöver lägga till namn ännu, bör du åtminstone ha korrekta textblock för varje. När du har gjort detta, gå igenom textfilen utan ljud och börja redigera för grammatik och stavning. Omfattningen av detta steg beror på vilken typ av transkription du vill ha, men ord ska vara rättstavade och det ska finnas punkter och versaler där du tror att meningarna ändras.

5. Lägg till högtalare och tidsstämplar

Förutsatt att du är nöjd med kvaliteten på din mötestranskription kan du lyssna på ljudet igen och börja lägga till tidsstämplar och talare. Det gör du genom att pausa videon varje gång en ny person börjar tala och lägga till följande information:
[timme:minut:sekund] [talare]: (Tal)
När du har gjort detta bör du ha en fullständig och korrekt mötesutskrift.

6. Konvertera till kort sammanfattning

Mötestranskribering skiljer sig från mötesprotokoll. Medan en transkription är en ordagrann fil, är protokollet en förteckning över de viktigaste punkterna. Så, om du vill ha minuter istället, gå igenom textfilen och plocka ut:

  • Frågor som tagits upp
  • Förslag
  • Åtgärder
  • Beslutade utfall
  • Tidsfrister

Att göra detta är mycket lättare när du har en korrekt transkription av mötet, i motsats till att arbeta direkt från ljudfilen .

Är det möjligt att skapa live-transkriptioner av Teams-möten?

Ja, det är möjligt att transkribera ett möte med ett transkriberingsverktyg eller manuell transkribering. Människor använder verktyg eller byråer för att transkribera webbseminarier, Microsoft Teams och Zoom möten, intervjuer och mycket mer. Det finns många alternativ att välja mellan för en transkriptionstjänst. Det finns mobilappar både på Android och iOS, webbappar och transkriptionsbyråer.
När du väljer en transkriptionstjänst bör du titta på några faktorer som prisplaner, noggrannhet och hastighet. Tjänstens funktioner är också viktiga. Vissa tjänster kan till exempel transkribera i realtid, ha olika verktyg, integrationer och funktioner.

Är det möjligt att transkribera möten automatiskt?

Manuell ljudtranskription är en långdragen process och garanterar inte alltid de nivåer av noggrannhet som krävs i mötesutskrifter. Ett alternativ är att använda programvara för automatisk transkription, till exempel Transkriptor .

microsoft teams meeting

Så här fungerar det:

  1. Skapa en ljudinspelning av mötet.
  2. Ladda upp den till programmet för mötestranskribering och låt den konverteras.
  3. När det är klart får du ett meddelande och en lista med uppgifter.
  4. Dessa inkluderar att kontrollera textfilen och redigera för noggrannhet om det behövs. Slutför dessa innan du slutför filen.
  5. Efter redigering laddar du ner textfilen i ditt valda format.

Fördelen med att använda en plattform för automatisk transkribering är att den tar bort mycket av det repetitiva arbetet med att transkribera.

Vad är ett exempel på ett mötestranskriberingsformat?

Även om längden och komplexiteten på din mötesutskrift kommer att variera, här är ett exempel på en typisk Intelligent Verbatim -utskrift.

[00:00:10 Steve]: Välkommen, allihopa. Hoppas ni alla haft en bra helg. Nu verkar det vara ett bra tillfälle att ta reda på var vi befinner oss med den nya programvaruutrullningen.

[00:00:40 Becky]: Vi är för närvarande på väg att lansera i slutet av månaden, men vi har stött på några problem med användargränssnittet. Jag låter Ben förklara eftersom det är han som har tagit hand om det här.

[00:01:04 Ben]: Tack, Becky. Så problemet vi har nu är att åtkomst till kontoinställningar tvingar användaren att logga ut. Vi kan inte riktigt-

[00:01:20 Steve]: Det verkar vara ett stort problem att ha så här sent i utvecklingen. Är det kopplat till något annat, eller är det en isolerad fråga?

[00:01:34 Ben]: Så vitt vi kan se är det isolerat. Inga andra funktioner eller menyer buggades under produkttestningen, så vi tror att detta är ett relativt nytt problem sedan vi implementerade den senaste designuppdateringen. Varför det orsakar en bugg är för närvarande okänt, men det är det som är glädjen med mjukvaruutveckling, eller hur?

[00:02:01 Steve]: Ja, det är sant. Nåväl, Becky, jag tror att detta måste ha högsta prioritet under veckan, eftersom vi inte bör se till att genomföra några ytterligare förändringar förrän detta har lösts. Jag överlåter åt er att organisera, men jag tycker att vi ska sätta in alla tillgängliga personer på det här eftersom det kommer att bli en stor försening. Vi hörs i slutet av veckan, okej?

[00:02:43 Becky]: Det är bra, tack, Steve. Jag ska få Ben att samordna med de andra IT-killarna för att se vad vi kan göra åt detta ASAP.

Vilka är nackdelarna med att använda asynkrona fjärrmikrofoner?

  • Samla det mest exakta ljudet för varje högtalare i en fil
  • Att använda taligenkänning för att ta reda på vem som talar kan påverkas av mikrofonens kvalitet
  • Att knyta ihop ljudutdragen skulle ta lång tid att göra manuellt eller mycket komplicerat transkriptionsprogram

År 2019 inledde Microsoft en studie för att titta på användningen av asynkrona fjärrmikrofoner för mötestranskriptioner. Forskarna var tvungna att använda ett brett spektrum av komplexa AI - och ljudalgoritmer för att producera en transkriptionsfil med en noggrannhet på 3 % mindre än riktade mikrofoner. Det faktum att detta var en banbrytande studie gjord av Microsoft bör belysa dess användarvänlighet i den verkliga världen.

Det bästa alternativet: Transkriptor!

Tänk om vi berättade för dig att det fanns ett snabbt och prisvärt sätt att transkribera alla dina viktiga affärsmöten på några minuter? Transkriptor kommer att vara din främsta källa för transkriptioner dagligen med sina kostnadseffektiva och pålitliga tjänster!

Skriv saker när du är på språng.

Speech to text mobile app

Åtkomst från alla enheter. Omvandla ljudfiler till text i iPhone och Android.

Se vad våra kunder har sagt om oss!

Vi betjänar tusentals människor i alla åldrar, yrken och länder. Klicka på kommentarerna eller knappen nedan för att läsa fler ärliga recensioner om oss.

Utmärkt 4.4/5 baserat på 50+ recensioner på Capterra.

Vanliga frågor

Betalappar tenderar att överträffa gratis när det gäller noggrannhet och hastighet, det lämnar också det som är kvar av artikelredigering upp till dig. Men betalappar kommer att kosta dig pengar, så för vissa människor är avvägningen inte värd pengarna det kostar.


Ingen gillar att hantera betalningar och hantering av prenumerationer och därför måste dessa tjänster vara mer än bara gratis för att de ska stå emot tidens tand. De erbjuder inte alltid teknisk support av hög kvalitet, de är dåliga när det gäller hastighet och noggrannhet och lämnar mycket redigering åt dig.

Med så många tal-till-text-programvaruverktyg på marknaden är det en utmaning att välja ett.


En allmän sökning i Google efter "tal till text" kommer att ge en lista över användbar programvara på marknaden. Man måste dock noggrant granska deras innehåll och välja ett fullfjädrat paket med pålitlig teknisk support och hjälpsam kundservice – inte en allomfattande policy där du ringer centraliserade kontor och ingen svarar!


Några bra exempel är Transkriptor och Otter.

Vidare läsning

Hur transkriberar man Microsoft Teams möten?

Hur transkriberar man Skype möten?

Hur transkriberar man Webex möten?

Hur transkriberar man Google Meet möten?

Hur transkriberar man Google Hangouts möten?

Hur transkriberar man GoToMeeting möten?

Hur transkriberar man Zoom möten?

Hur transkriberar man Bluejeans möten?

Vanliga frågor

Mötestranskription är nödvändig för noggrannhet, referens och innehållsmarknadsföring. Det är dock inte värt att spendera timmar på att manuellt skriva ut ett mötes ljudfil.

Om du behöver transkribering av möten kan du prova ett transkriberingsprogram. De är snabba och enkla att använda, och den första transkriptionen är gratis.

Ja, det är möjligt att transkribera ett Microsoft Teams möte. Se vårt relaterade blogginlägg om att transkribera Microsoft Teams möten.


Dela inlägg

Tal till text

img

Transkriptor

Konvertera dina ljud- och videofiler till text