Hur man skapar en mötesutskrift i 2022

En mötesutskrift är det enklaste sättet att registrera vad som diskuterades under mötet. Även om den traditionella metoden var att skriva transkriptionen manuellt, kan du med hjälp av tekniken automatisera denna process.

Nedan följer den ultimata guiden om hur du transkriberar möten. Du får veta vad de är, varför de är viktiga och hur du kan transkribera dina möten i framtiden.

Vad är mötesprotokoll?

Mötesutskrifter är en text av muntliga samtal under ett möte. En fullständig mötesutskrift bör dock innehålla talare och tidsstämplar för att underlätta hänvisningar.

Det finns tre huvudtyper av mötesutskrifter:

1. Vad är redigerad transkription

En redigerad transkription är ett komplett manuskript som har anpassats för att bli lättare att läsa. Detta innebär att du korrigerar grammatik och stavning och tar bort slang eller ofullständiga ord. En redigerad transkription kan vara användbar vid ett möte om du behöver presentera det skriftliga dokumentet formellt i framtiden.

2. Vad är verbatimtranskribering?

En ordagrann transkription är en exakt kopia av det talade mötet. Den innehåller pauser och icke-verbala ljud (röjning av halsen, bakgrundsbrus). Det finns inte mycket användning för en fullständig ordagrann mötesutskrift om det inte är i ett juridiskt sammanhang.

En liten variation är en icke ordagrann transkription. På så sätt tas pauser och icke-verbala ljud bort samtidigt som ordalydelsen förblir densamma. 

3. Vad är Intelligent Verbatim Transcription?

Intelligenta ordagranna transkriptioner behåller huvuddelen av talet samtidigt som fyllnadsord, upprepningar, icke-standardiserade ord och pauser redigeras bort. Den tar bort meningar som inte har med ämnet att göra och meningar som är långa.

Syftet med en intelligent ordagrann utskrift är att behålla talarens röst och samtidigt göra texten läsbar. Det används i näringslivet eftersom det kan citeras eller lätt omvandlas till andra medier, t.ex. ett manus eller en skriftlig artikel.

Ska du använda redigerad transkription eller ordagrann transkription?

Det mest logiska alternativet i de flesta affärssammanhang är en intelligent ordagrann utskrift. Även om du kanske vill använda en mer redigerad version kan du göra detta i framtiden från startdokumentet. Det är ditt jobb att avgöra hur mycket du vill att transkriptionen ska redigeras, beroende på sammanhanget.


en plats för möten


Varför ska du transkribera möten?

Anledningen till att man skriver ut möten är att man vill ha ett skriftligt referat av diskussionsämnena.. Detta har andra orsaker, bland annat:

  • För att öka fokus. Om deltagarna inte behöver föra egna anteckningar under mötet kan de fokusera på det som diskuteras. Mötesprotokoll ökar engagemanget.
  • För att göra det lättare att referera. Om någon behöver referera till mötesdiskussionerna är en utskrift det enklaste sättet att göra det. Om du använder någon annans anteckningar kan det leda till misstag om de har skrivit informationen fel.
  • För att spara tid. Genom att skapa mötesutskrifter sparar deltagarna tid eftersom de inte behöver titta på en inspelning flera gånger för att få den information de behöver. Ett skriftligt dokument är mycket lättare att läsa igenom.
  • För att öka avkastningen. Ett möte med en viktig talare kan vara dyrt. Därför innebär en utskrift att människor kan fokusera mer, och du kan använda det skriftliga dokumentet i marknadsföringen för att förbättra affärsförbindelserna.

Hur kan mötesprotokoll användas?

En mötesutskrift kan vara en informationskälla för marknadsföringsinsatser som vänder sig till kunderna. Om en grupp anställda till exempel diskuterar förändringar eller trender inom branschen kan du omvandla utskriften till:

  • Ett blogginlägg
  • Ett manus till en YouTube-video
  • Ett avsnitt av en podcast
  • Bildtexter i sociala medier

Mötesanteckningar gör det inte bara möjligt att få fram flera delar av innehållet från samma dokument, utan de hjälper dig också att visa din expertis och stärka din auktoritet.

Om du ändå skapar marknadsföringsinnehåll kan du spara tid genom att använda en mötesutskrift för information, särskilt eftersom den kan omvandlas till de flesta av dessa former med mycket liten redigering.

Hur man tar och transkriberar protokoll från ett möte

Beroende på hur snabbt du skriver och hur bra du är på att hålla reda på information behöver det inte vara komplicerat att transkribera ett möte. Här är stegen för hur du skapar en mötesutskrift.

1. Registrera mötet

Det första steget är att skaffa en inspelning av mötet. Du kan försöka anteckna medan det händer, men det är inte en korrekt informationskälla. Hur du spelar in mötet beror på var det äger rum och hur många talare det finns.

Inspelningsalternativen omfattar:

  • Programvara för inspelning av skärm och ljud för virtuella möten
  • Din smartphone för småskaliga möten med ett fåtal personer
  • Mikrofoner med flera riktningar för större styrelserum

Oavsett vilket alternativ du väljer, se till att du testar kvaliteten innan mötet börjar. Du måste se till att du har löst eventuella problem i förväg så att de inte kommer i vägen. Ljudkvaliteten är också avgörande för hur noggrann transkriptionen av ditt möte blir.

Slutligen ska du se till att du har allas tillåtelse att spela in mötet.

2. Lyssna på ljudet

Överför sedan ljudfilen till en dator om det behövs. Lyssna på filen helt och hållet utan att försöka göra några anteckningar. På så sätt kan du avgöra om det finns några problem eller ljudbortfall. Du bör känna till filens innehåll innan du börjar transkribera.

3. Börja transkribera

Lyssna på ljudet en andra gång och börja transkribera. Det enklaste sättet att göra detta manuellt är att bara skriva utan att tänka på interpunktion och stavning. När du märker en ny talare, lägg till ett radbryt för att skilja dem åt. Detta steg hjälper dig att lägga till tidsstämplar senare.

4. Rensa upp din transkription

Gå igenom ljudfilen igen för att förbättra din transkription. Under det här steget bör du kontrollera om det finns felaktiga ord och sträva efter att dela upp avsnitt efter talare. Du behöver inte lägga till namn ännu, men du bör åtminstone ha exakta textblock för var och en av dem.

När du har gjort detta går du igenom textfilen utan ljudet och börjar redigera grammatik och stavning. Omfattningen av detta steg beror på vilken typ av transkription du vill ha, men ord ska stavas korrekt och det ska finnas punkter och versaler där du tror att meningar ändras.

5. Lägg till talare och tidsstämplar

Om du är nöjd med kvaliteten på mötets transkription kan du lyssna på ljudet igen och börja lägga till tidsstämplar och talare. Detta gör du genom att pausa videon varje gång en ny person börjar tala och lägga till följande uppgifter:

[hour:minute:second] [speaker]: (Tal)

När du har gjort detta bör du ha en fullständig och korrekt transkribering av mötet.

6. Konvertera till en kort sammanfattning

Ett mötesprotokoll skiljer sig från ett mötesprotokoll. Medan en transkription är en ordagrann fil, är ett protokoll en registrering av de viktigaste punkterna. Om du vill ha minuter i stället kan du gå igenom textfilen och plocka ut dem:

  • Frågor som tagits upp
  • Förslag
  • Åtgärdspunkter
  • Beslutade resultat
  • Tidsfrister

Det är mycket lättare att göra detta när du har en noggrann transkribering av mötet, i motsats till att arbeta direkt från ljudfilen.

Alternativ till manuell transkription

Manuell transkribering är en långdragen process och garanterar inte alltid den noggrannhet som krävs för mötesutskrifter. Ett alternativ är att använda programvara för automatisk transkription, till exempel Transkriptor.

Så här fungerar det:

  1. Gör en ljudinspelning av mötet.
  2. Ladda upp den till programmet för automatisk transkribering och låt den konvertera.
  3. När den är klar får du ett meddelande och en lista med uppgifter.
  4. Detta inkluderar att kontrollera textfilen och vid behov redigera den för att säkerställa att den är korrekt. Fyll i dessa innan du färdigställer filen.
  5. Efter redigering kan du ladda ner textfilen i det format du valt.

Fördelen med att använda en plattform för automatisk transkribering är att den tar bort mycket av det repetitiva arbetet med transkribering.

Vad är ett exempel på en mötesutskrift?

Även om längden och komplexiteten hos din mötesutskrift varierar, finns här ett exempel på en typisk intelligent ordagrann utskrift.

[00:00:10 Steve]:       Välkomna alla. Jag hoppas att ni alla har haft en trevlig helg. Nu är det ett bra tillfälle att berätta om hur vi ligger till med den nya programvaruutrullningen.

[00:00:40 Becky]:      Vi håller för närvarande på att lansera den i slutet av månaden, men vi har stött på några problem med användargränssnittet. Jag ska låta Ben förklara eftersom det är han som har haft hand om detta.

[00:01:04 Ben]:         Tack, Becky. Problemet vi har nu är att användaren tvingas logga ut när han eller hon går in på kontoinställningar. Vi kan inte…

[00:01:20 Steve]:       Det verkar vara ett stort problem att ha så här sent i utvecklingen. Är det kopplat till något annat, eller är det ett isolerat problem?

[00:01:34 Ben]:         Såvitt vi kan se är den isolerad. Inga andra funktioner eller menyer var felaktiga under produkttesterna, så vi tror att detta är ett relativt nytt problem sedan vi implementerade den senaste designuppdateringen. Varför det har orsakat en bugg är för närvarande okänt, men det är väl det som är glädjen med mjukvaruutveckling, eller hur?

[00:02:01 Steve]:       Ja, det är sant. Becky, jag tror att detta måste vara en av veckans högsta prioriteringar, eftersom vi inte bör försöka genomföra några ytterligare ändringar förrän detta har lösts. Jag överlåter åt er att organisera det, men jag tycker att vi bör sätta alla tillgängliga personer på detta eftersom det kommer att bli en stor försening. Vi kommer ikapp i slutet av veckan, okej?

[00:02:43 Becky]:      Det är bra, tack, Steve. Jag ska be Ben att samordna med de andra IT-killarna för att se vad vi kan göra åt detta så snart som möjligt.


ett mötesbord


Kan du transkribera möten med asynkrona distansmikrofoner?

Tekniskt sett, ja, men det kräver en komplicerad programvara eller mycket tid för att kombinera filerna manuellt.

Asynkrona mikrofoner spelar in samma ljud men är inte organiserade för att göra det samtidigt. Exempel på detta är smartphones, surfplattor och bärbara datorer, som alla har inbyggda mikrofoner.

Avståndselementet kommer från dessa asynkrona mikrofoner som är placerade på olika ställen i rummet. Till exempel kan varje deltagare i ett möte i ett styrelserum använda sin enhet för att spela in mötet. Resultatet är asynkrona distansmikrofoner.

Vilka är nackdelarna med att använda asynkrona distansmikrofoner?

Asynkrona distansmikrofoner skulle spela in var sin version av mötet, så att den närmsta talaren skulle bli tydligast. Detta skulle ge en användbar ljudinspelning för varje person, men frågorna skulle då omfatta följande:

  • Samla det mest exakta ljudet för varje talare i en fil.
  • Användning av taligenkänning för att ta reda på vem som talar kan påverkas av mikrofonens kvalitet.
  • Det skulle ta lång tid att sammanställa ljudutdragen manuellt eller med hjälp av en mycket komplicerad transkriptionsprogramvara.

Under 2019 inledde Microsoft en studie för att undersöka hur man kan använda asynkrona distansmikrofoner för transkribering av möten. Forskarna var tvungna att använda ett stort antal komplexa AI- och ljudalgoritmer för att producera en transkriberingsfil med en noggrannhet som var 3 % lägre än för riktmikrofoner. Det faktum att detta var en avancerad studie som gjordes av Microsoft bör understryka att den är lätt att använda i den verkliga världen.

Se vad våra kunder har sagt om oss!

Vi servar tusentals människor från alla åldrar, yrken och land. Klicka på kommentarerna eller knappen nedan för att läsa mer ärliga recensioner om oss.

Maricelly G.
Professor
Läs mer
Den största fördelen för mig är tid. Vilket bra verktyg för mig, just nu kan jag göra mitt jobb snabbt och med kvalitet. Transkriptor är ett riktigt bra verktyg för forskare, eftersom vi måste göra den här typen av uppgifter och vi har inte mycket tid för transskription.
Jimena L.
Grundare
Läs mer
Allt är väldigt bra, det är inte dyrt, bra förhållande mellan pris och kvalitet, och det är också ganska snabbt. Stor precision i förhållande till undertexternas tider och i igenkännandet av orden. Mycket få korrigeringar behövde göras.
Jaqueline B.
Sociolog
Läs mer
Det jag gillade mest med transkryptor är hur den har en hög noggrannhet. Med en lättanvänd plattform behövde jag bara göra skiljeteckenjusteringar
Föregående
Nästa

Vanliga frågor

Transkribering av möten är nödvändig för noggrannhet, referenser och marknadsföring av innehåll. Det är dock inte värt att spendera timmar på att manuellt skriva ut en ljudfil för ett möte.

Om du behöver transkribering av möten kan du prova transkriberingsmjukvara. De är snabba och enkla att använda, och den första transkriptionen är gratis.