Kuidas luua koosoleku transkriptsioon aastal 2022

Koosoleku transkriptsioon on kõige lihtsam viis salvestada, mida koosolekul arutati. Kuigi traditsiooniline meetod oli transkriptsiooni kirjutamine käsitsi, võimaldab tehnoloogia seda protsessi automatiseerida.

Järgnevalt on esitatud lõplik juhend koosolekute transkribeerimise kohta. Saate teada, mis need on, miks need on olulised ja kuidas tulevikus oma koosolekuid transkribeerida .

Mis on koosolekute protokollid?

Koosolekute protokollid on koosoleku ajal peetud vestluste tekstisalvestused. Täielik koosoleku protokoll peaks siiski sisaldama kõnelejaid ja ajatähiseid, et oleks lihtsam viidata.

On 3 peamist koosolekute transkriptsiooni tüüpi:

1. Mis on töödeldud transkriptsioon

Redigeeritud transkriptsioon on täielik käsikiri, mida on loetavuse huvides kohandatud. See hõlmab grammatika ja õigekirja parandamist ning slängi või ebatäielike sõnade eemaldamist. Redigeeritud transkriptsioon võib olla kasulik koosolekul, kui teil on vaja kirjalikku dokumenti tulevikus ametlikult esitada.

2. Mis on sõna-sõnaline transkriptsioon

Sõnasõnaline transkriptsioon on täpne koopia kõneldud koosolekust. See hõlmab pausid ja mitteverbaalsed helid (kurgu puhastamine, taustamüra). Täielikust sõna-sõnalisest koosoleku transkriptsioonist ei ole palju kasu, välja arvatud juhul, kui tegemist on juriidilise kontekstiga.

Väike varieerumine on mitte-sõnaline transkriptsioon. See eemaldab pausid ja mitteverbaalsed helid, säilitades samal ajal sõnastuse. 

3. Mis on intelligentne sõna-sõnaline transkriptsioon

Intelligentne sõnasõnaline transkriptsioon säilitab põhilise kõne, kuid jätab välja täitesõnad, kordused, ebastandardsed sõnad ja pausid. See eemaldab teemavälised ja katkendlikud laused.

Intelligentse stenogrammi eesmärk on säilitada kõneleja hääl, muutes samas teksti loetavaks. Seda kasutatakse äris, sest seda saab tsiteerida või hõlpsasti teisendada muuks meediumiks, näiteks käsikirjaks või kirjalikuks artikliks.

Kas peaksite kasutama toimetatud transkriptsiooni või sõna-sõnalist transkriptsiooni?

Enamikus ärikontekstides on kõige loogilisem valik intelligentne sõnasõnaline ärakiri. Kuigi te võite kasutada tugevamalt redigeeritud versiooni, saate seda tulevikus teha algdokumendist. Teie ülesanne on otsustada, kui tugevalt te soovite transkriptsiooni toimetada, sõltuvalt kontekstist.


kohtumispaik


Miks peaksite koosolekud transkribeerima?

Koosolekute transkribeerimise põhjuseks on aruteluteemade kirjalik jäädvustamine.. See toob kaasa muid põhjusi, sealhulgas:

  • Keskendumise suurendamiseks. Kui osalejad ei pea koosoleku ajal ise märkmeid tegema, saavad nad keskenduda sellele, mida arutatakse. Sellisel juhul parandavad koosolekute protokollimineerimistoimingud kaasamist.
  • Viitamise lihtsustamiseks. Kui kellelgi on vaja tagasi pöörduda koosoleku arutelude juurde, siis on kõige lihtsam viis seda teha ärakirja abil. Kellegi märkmete kasutamine võib põhjustada vigu, kui ta on teabe valesti kirjutanud.
  • Aja säästmiseks. Koosolekute ärakirjade koostamine säästab osalejate aega, sest nad ei pea salvestust mitu korda uuesti vaatama, et saada vajalikku teavet. Kirjalikku dokumenti on palju lihtsam läbi lugeda.
  • ROI suurendamiseks. Kohtumine tähtsa kõnelejaga võib olla kallis. Seega tähendab ärakirja tegemine, et inimesed saavad rohkem keskenduda ja te saate kirjalikku dokumenti kasutada turunduses, et parandada ärisidemeid.

Kuidas saab koosolekute protokolle kasutada?

Koosolekute protokollid võivad olla teabeallikaks kliendile suunatud turundustegevuses. Näiteks kui töötajate rühm arutab tööstuse muutusi või suundumusi, saate protokolli muuta:

  • Blogipostitus
  • YouTube’i video skript
  • Podcasti episood
  • Pealkirjad sotsiaalmeedias

Koosolekute transkriptsioon ei võimalda teil mitte ainult saada ühest ja samast dokumendist mitu sisu, vaid see aitab teil ka näidata asjatundlikkust ja kinnistada oma äritegevuse autoriteeti.

Kui te niikuinii loote turundussisu, võib koosoleku transkriptsiooni kasutamine teabe saamiseks aega säästa, eriti kuna seda saab enamikku neist vormidest muuta väga vähese redigeerimisega.

Kuidas koostada ja transkribeerida koosolekute protokollid

Sõltuvalt teie kirjutamiskiirusest ja võimest teavet säilitada, ei pea koosoleku transkribeerimine olema keeruline protsess. Siin on esitatud sammud, kuidas luua koosoleku transkriptsiooni.

1. Koosoleku salvestamine

Esimene samm on saada koosoleku salvestus. Kuigi te võite üritada teha märkmeid, kui see toimub, ei ole see täpne teabeallikas. See, kuidas te koosolekut salvestate, sõltub sellest, kus see toimub ja kui palju kõnelejaid on.

Salvestamise võimalused on järgmised:

  • Ekraani- ja helisalvestustarkvara virtuaalsete koosolekute jaoks
  • Teie nutitelefon mõne inimese väikesemahulisteks koosolekuteks
  • Mitmesuunalised mikrofonid suuremate koosolekuruumide jaoks

Ükskõik millise variandi valite, veenduge, et testite kvaliteeti enne koosoleku algust. Peate tagama, et olete kõik probleemid eelnevalt lahendanud, nii et need ei takista teid. Ka heli kvaliteet määrab teie koosoleku transkriptsiooni täpsuse.

Lõpuks veenduge, et teil on kõigilt luba koosoleku salvestamiseks.

2. Kuulake heli

Seejärel kandke oma helifail vajadusel arvutisse. Kuulake faili täielikult ära, ilma et püüaksite teha märkmeid. Nii saate kindlaks teha, kas on mingeid probleeme või helikatkestusi. Enne kui hakkate transkribeerima, peaksite olema tuttav faili sisuga.

3. Alusta transkribeerimist

Kuulake heli teist korda ja alustage transkribeerimist. Kõige lihtsam viis seda käsitsi teha on lihtsalt kirjutada, muretsemata liigselt kirjavahemärkide ja õigekirja pärast. Kui märkate uut kõnelejat, lisage nende eristamiseks reavahe. See samm aitab teil hiljem ajatemplite lisamisel.

4. Korrastage oma transkriptsiooni

Vaadake helifaili uuesti läbi, et parandada oma transkriptsiooni. Selle sammu ajal peaksite kontrollima ebatäpsete sõnade olemasolu ja püüdma jaotada lõigud kõnelejate kaupa. Kuigi te ei pea veel nimesid lisama, peaks teil vähemalt olema igaühe jaoks täpne tekstiplokk.

Kui olete selle teinud, vaadake tekstifail ilma helita läbi ja hakake seda grammatika ja õigekirja osas redigeerima. Selle sammu ulatus sõltub sellest, millist transkriptsiooni te soovite, kuid sõnad peaksid olema õigesti kirjutatud ning seal, kus teie arvates laused muutuvad, peaksid olema punktid ja suurtähed.

5. Lisage kõlarid ja ajatemplid

Kui olete koosoleku transkriptsiooni kvaliteediga rahul, võite kuulata heli uuesti ja alustada ajatemplite ja kõlarite lisamist. Selleks peatage video iga kord, kui uus inimene hakkab rääkima, ja lisage järgmised andmed:

[hour:minute:second] [speaker]: (Kõne)

Pärast seda peaks teil olema täielik ja täpne koosoleku transkriptsioon.

6. Teisenda lühikokkuvõtteks

Koosolekute protokoll erineb koosolekute protokollist. Kui transkriptsioon on sõna-sõnaline fail, siis protokoll on põhipunktide salvestus. Nii et kui soovite hoopis minuteid, minge tekstifaili valides läbi:

  • Tõstatatud küsimused
  • Ettepanekud
  • Tegevuspunktid
  • Otsustatud tulemused
  • Tähtajad

Seda on palju lihtsam teha, kui teil on koosoleku täpne transkriptsioon, erinevalt sellest, kui töötate otse helifaili põhjal.

Alternatiiv käsitsi transkribeerimisele

Käsitsi transkribeerimine on pikaajaline protsess ja ei taga alati nõutavat täpsust koosolekute transkriptsioonides. Alternatiiviks on kasutada automaatset transkriptsioonitarkvara, näiteks Transkriptor.

See toimib järgmiselt:

  1. Looge koosoleku helisalvestus.
  2. Laadige see üles automaatsesse transkriptsioonitarkvarasse ja jätke see teisendada.
  3. Kui see on lõppenud, saadetakse teile teade ja ülesannete nimekiri.
  4. Nende hulka kuulub tekstifaili üle kontrollimine ja vajaduse korral täpsuse huvides toimetamine. Täitke need enne faili lõplikku vormistamist.
  5. Pärast redigeerimist laadige tekstifail valitud formaadis alla.

Automaatse transkriptsiooniplatvormi kasutamise eelis on see, et see võtab ära suure osa transkribeerimisega seotud korduvast tööst.

Mis on koosoleku transkriptsiooni näide?

Kuigi teie koosoleku protokolli pikkus ja keerukus on erinev, on siin näide tüüpilisest intelligentsest sõnasõnalisest protokollist.

[00:00:10 Steve]:       Tere tulemast, kõik. Loodan, et teil kõigil oli hea nädalavahetus. Nüüd tundub olevat hea aeg, et saada teada, kus me oleme uue tarkvara kasutuselevõtuga.

[00:00:40 Becky]:      Oleme praegu kavas kuu lõpus välja tuua, kuid meil on tekkinud mõned kasutajaliidese probleemid. Ma lasen Benil selgitada, sest tema on sellega tegelenud.

[00:01:04 Ben]:         Aitäh, Becky. Niisiis, meie probleem seisneb nüüd selles, et kontoseadetele juurdepääs sunnib kasutajat välja logima. Me ei saa päris…

[00:01:20 Steve]:       See näib olevat suur probleem, mis on nii hilises arengujärgus. Kas see on seotud millegi muuga või on see üksikprobleem?

[00:01:34 Ben]:         Niipalju kui me saame öelda, on see isoleeritud. Toote testimise ajal ei ilmnenud ühtegi muud funktsiooni või menüüd, seega usume, et tegemist on suhteliselt uue probleemiga pärast viimase disainiuuenduse kasutuselevõttu. Miks see viga tekitas, on hetkel teadmata, kuid see ongi tarkvaraarenduse rõõm, eks?

[00:02:01 Steve]:       Jah, see on tõsi. Noh, Becky, ma arvan, et see peab olema nädala prioriteet, sest me ei tohiks rakendada mingeid täiendavaid muudatusi enne, kui see on lahendatud. Ma jätan organiseerimise teile, kuid ma arvan, et me peaksime panema kõik olemasolevad inimesed selle peale, sest see on suur viivitus. Saame nädala lõpus järele, okei?

[00:02:43 Becky]:      See on hea, aitäh, Steve. Ma panen Beni kooskõlastama teiste IT-meestega, et näha, mida me saame selle suhtes võimalikult kiiresti teha.


koosolekute laud


Kas koosolekud saab transkribeerida, kasutades asünkroonseid kaugmikrofone?

Tehniliselt jah, kuid see nõuab keerulist tarkvara või palju aega failide käsitsi kombineerimiseks.

Asünkroonsed mikrofonid salvestavad sama heli, kuid neid ei ole korraldatud nii, et nad teeksid seda samaaegselt. Näiteks nutitelefonid, tahvelarvutid ja sülearvutid, millel kõigil on sisseehitatud mikrofonid.

Kauguse element tuleneb nendest asünkroonsetest mikrofonidest, mis asuvad erinevates punktides ümber ruumi. Näiteks koosolekuruumis toimuval koosolekul võib iga osaleja kasutada oma seadet koosoleku salvestamiseks. Tulemuseks on asünkroonsed kaugmikrofonid.

Millised on asünkroonsete kaugmikrofonide kasutamise puudused?

Asünkroonsed kaugmikrofonid salvestaksid igaüks oma versiooni koosolekust, nii et nende lähim kõneleja oleks kõige selgem. See annaks igale isikule kasutatava helisalvestuse, kuid probleemid oleksid siis järgmised:

  • Kõige täpsema heli koondamine iga kõneleja jaoks ühte faili
  • Kõnetuvastuse kasutamine selle väljaselgitamiseks, kes räägib, võib olla mõjutatud mikrofoni kvaliteedist
  • Heliväljavõtete kokku kudumine võtaks palju aega käsitsi või väga keerulise transkriptsioonitarkvara abil.

2019. aastal käivitas Microsoft uuringu, et uurida asünkroonsete kaugmikrofonide kasutamist koosolekute transkribeerimiseks. Teadlased pidid kasutama mitmesuguseid keerulisi tehisintellekti- ja audioalgoritme, et toota transkriptsioonifaili, mille täpsus on 3% väiksem kui suundmikrofonide puhul. Asjaolu, et tegemist oli Microsofti poolt tehtud tipptasemel uuringuga, peaks rõhutama selle kasutusmugavust reaalses maailmas.

Vaadake, mida meie kliendid on meie kohta öelnud!

Teenindame tuhandeid inimesi igas vanuses, elukutsest ja riigist. Meie kohta ausate arvustuste lugemiseks klõpsake kommentaaridel või alloleval nupul.

Maricelly G.
Professor
Read More
Minu jaoks on peamine kasu aeg. Milline suurepärane tööriist minu jaoks, praegu saan oma tööd teha kiiresti ja kvaliteetselt. Transkriptor on teadlastele väga hea tööriist, sest me peame seda tüüpi ülesandeid täitma ja meil pole palju aega transkriptsiooniks.
Jimena L.
Asutaja
Read More
Kõik on väga hea, ei ole kallis, hea hinna ja kvaliteedi suhe ning ka üsna kiire. Suur täpsus subtiitrite aegade ja sõnade äratundmise osas. Parandusi tuli teha väga vähe.
Jaqueline B.
Sotsioloog
Read More
Mulle meeldis transkryptori juures kõige rohkem selle kõrge täpsus. Lihtsalt kasutatava platvormi puhul oli mul vaja ainult kirjavahemärke kohandada
Previous
Next

Korduma kippuvad küsimused

Koosolekute transkriptsioon on vajalik täpsuse, viitamise ja sisuturunduse jaoks. Siiski ei tasu tundide kaupa käsitsi koosolekute helifaili välja kirjutada.

Kui teil on vaja koosolekute transkriptsiooni, proovige transkriptsioonitarkvara. Neid on kiire ja lihtne kasutada ning esimene transkriptsioon on tasuta.