Ako vytvoriť prepis stretnutia v roku 2023

Čo je prepis schôdze?

Prepisy schôdzí sú textové záznamy hovorených konverzácií počas schôdze. Úplný prepis schôdze by však mal obsahovať rečníkov a časové pečiatky pre jednoduchšie odporúčania.
Existujú 3 hlavné typy prepisu stretnutí:

Čo je upravený prepis

Upravený prepis je kompletný skript, ktorý je prispôsobený čitateľnosti. To zahŕňa opravu gramatiky a pravopisu a odstránenie slangu alebo neúplných slov. Upravený prepis môže byť užitočný pre stretnutie, ak budete v budúcnosti potrebovať formálne predložiť písomný dokument.

Čo je doslovný prepis

Doslovný prepis je presná kópia hovoreného stretnutia. Zahŕňa pauzy a neverbálne zvuky (čistenie hrdla, hluk v pozadí). Úplný doslovný prepis schôdze nemá veľký význam, pokiaľ nie je v právnom kontexte.
Malou odchýlkou je nedoslovný prepis. Tým sa odstránia prestávky a neverbálne zvuky, pričom znenie zostane rovnaké.

Čo je Intelligent Verbatim prepis

Intelligent Verbatim prepisy zachovávajú hlavnú reč pri úprave výplňových slov, opakovania, neštandardných slov a prestávok. Odstraňuje vety mimo témy a vety.
Účelom Intelligent Verbatim prepisu je zachovať hlas rečníka a zároveň urobiť text čitateľným. Používa sa pri videokonferenciách a obchodných podujatiach, pretože sa dá citovať alebo ľahko konvertovať na iné médiá, napríklad skript alebo písaný článok.

Mali by ste použiť upravený prepis alebo doslovný prepis?

Intelligent Verbatim prepisy majú najväčší zmysel vo väčšine obchodných kontextov, pretože poskytujú ľahko čitateľný prepis pri zachovaní hlasu a významu rečníkov. Ak chcete použiť výraznejšie upravenú verziu, môžete to v budúcnosti urobiť z východiskového dokumentu.

Prečo by ste mali prepisovať stretnutia?

Dôvodom diktátu schôdze je viesť písomný záznam o diskusných témach. To prispieva k ďalším dôvodom vrátane:

• Ak si účastníci počas schôdze nemusia robiť vlastné poznámky, môžu sa sústrediť na to, o čom sa diskutuje. Prepisy stretnutí ako také zlepšujú angažovanosť.
• Na uľahčenie odkazovania.Ak sa niekto potrebuje vrátiť k diskusiám na schôdzi, prepis je najjednoduchší spôsob, ako to urobiť. Používanie poznámok niekoho iného môže mať za následok chyby, ak napísal informácie nesprávne.
• Ak chcete ušetriť čas.Generovanie prepisov schôdzí šetrí účastníkom čas, pretože nebudú musieť opakovane sledovať nahrávku, aby získali informácie, ktoré potrebujú. Písomný dokument je oveľa jednoduchšie skenovať.
• Zvýšiť návratnosť investícií. Stretnutie s dôležitým rečníkom môže byť drahé. Preto prepis znamená, že ľudia sa môžu viac sústrediť a písomný dokument môžete použiť na marketing na zlepšenie obchodných vzťahov.

Ako môžete použiť prepisy stretnutí?

Prepis schôdze môže byť zdrojom informácií pre marketingové úsilie orientované na zákazníka. Ak napríklad skupina zamestnancov diskutuje o zmenách alebo trendoch v odvetví, prepis môžete zmeniť na:

• Blogový príspevok
• YouTube videoskript
• Epizóda podcastu
• Titulky sociálnych médií
YouTube titulky

Prepis schôdze vám nielenže umožní získať viac častí obsahu z toho istého dokumentu, ale tiež vám pomôže preukázať odborné znalosti a upevniť vašu obchodnú autoritu. Ak napriek tomu vytvárate marketingový obsah, použitie prepisu informácií zo schôdze môže ušetriť čas, najmä preto, že by sa mohol konvertovať do väčšiny týchto formulárov s veľmi malými úpravami.

Ako prepíšem schôdzu?

Schôdzu môžete prepísať sami alebo si najať niektorú zo služieb prepisu schôdze, ktorá to urobí za vás. V závislosti od rýchlosti písania a schopnosti uchovávať informácie nemusí byť prepis schôdze zložitý proces. Tu sú kroky, ako vytvoriť prepis schôdze.

1. Zaznamenajte stretnutie

Prvým krokom je získanie záznamu zo stretnutia. Aj keď by ste sa mohli pokúsiť robiť si poznámky, keď sa to deje, nie je to presný zdroj informácií. Spôsob nahrávania schôdze bude závisieť od toho, kde sa koná a koľko rečníkov je.
Možnosti nahrávania zahŕňajú:

• Softvér na nahrávanie obrazovky a zvuku pre virtuálne stretnutia
• Váš smartfón na malé stretnutia niekoľkých ľudí
• Viacsmerové mikrofóny pre väčšie zostavy zasadacích miestností
• Softvér, ktorý má funkcie nahrávania aj prepisu.

Bez ohľadu na to, akú možnosť si vyberiete, nezabudnite pred začiatkom schôdze otestovať prostredie nahrávania. Pri konverzii reči na text je dôležité mať jasnú kvalitu zvuku . Nakoniec sa uistite, že máte povolenie všetkých na nahrávanie schôdze.

2. Vypočujte si zvuk

Potom v prípade potreby preneste zvukový súbor do počítača. Vypočujte si súbor úplne bez toho, aby ste sa snažili robiť si poznámky. Je to preto, aby ste mohli zistiť, či sa vyskytli nejaké problémy alebo výpadky zvuku. Skôr než sa začnete pokúšať o prepis, mali by ste sa oboznámiť s obsahom súboru.

3. Začnite prepisovať

Vypočujte si zvuk druhýkrát a začnite prepisovať. Najjednoduchší spôsob, ako to urobiť manuálne, je jednoducho písať bez toho, aby ste sa príliš starali o interpunkciu a pravopis. Keď si všimnete nového reproduktora, pridajte zlom riadka, aby ste ho odlíšili. Tento krok vám pomôže pridať časové pečiatky neskôr.

4. Urobte si poriadok v prepise

Znova prejdite zvukovým súborom, aby ste zlepšili svoj prepis. Počas tohto kroku by ste mali skontrolovať nepresné slová a zamerať sa na to, aby rečník rozdelil sekcie. Aj keď ešte nemusíte pridávať mená, prinajmenšom by ste mali mať presné bloky textu pre každého. Keď to urobíte, prejdite textovým súborom bez zvuku a začnite upravovať gramatiku a pravopis. Rozsah tohto kroku závisí od toho, aký druh prepisu chcete, ale slová by mali byť napísané správne a mali by existovať bodky a veľké písmená, kde si myslíte, že sa vety menia.

5. Pridajte reproduktory a časové pečiatky

Ak ste spokojní s kvalitou prepisu schôdze, môžete si znova vypočuť zvuk a začať pridávať časové pečiatky a reproduktory. Ak to chcete urobiť, pozastavte video vždy, keď začne hovoriť nová osoba, a pridajte nasledujúce podrobnosti:
[hodina:minúta:sekunda] [rečník]: (Reč)
Po vykonaní tohto kroku by ste mali mať úplný a presný prepis schôdze.

6. Previesť na krátke zhrnutie

Prepis schôdze sa líši od zápisnice zo schôdze. Zatiaľ čo prepis je doslovný spis, zápisnica je záznamom hlavných bodov. Ak teda chcete namiesto toho minúty, prejdite výberom textového súboru:

• Otázky
• Návrhy
• Akčné body
• Rozhodnuté výsledky
• Termíny

Je to oveľa jednoduchšie, keď máte presný prepis stretnutia, na rozdiel od práce priamo zo zvukového súboru .

Je možné vytvárať živé prepisy schôdzí cez Teams?

Áno, stretnutie je možné prepísať pomocou prepisovacieho nástroja alebo manuálneho prepisu. Ľudia používajú nástroje alebo agentúry na prepis webinárov, Microsoft Teams a Zoom stretnutí, rozhovorov a oveľa viac. Existuje veľa možností, z ktorých si môžete vybrať pre prepisovaciu službu. Existujú mobilné aplikácie na Android aj iOS, webové aplikácie a prepisovacie agentúry.
Pri výbere prepisovacej služby by ste sa mali pozrieť na niekoľko faktorov, ako sú cenové plány, presnosť a rýchlosť. Dôležité sú aj vlastnosti služby. Niektoré služby môžu napríklad prepis v reálnom čase, majú rôzne nástroje, integrácie a funkcie.

Je možné prepisovať schôdze automaticky?

Manuálny prepis zvuku je zdĺhavý proces a nie vždy zaručuje úroveň presnosti požadovanú pri prepisoch stretnutí. Alternatívou je použitie softvéru na automatický prepis, napríklad Transkriptor .

1. Vytvorte zvukovú nahrávku schôdze.
2. Nahrajte ho do softvéru na prepis schôdze a nechajte ho konvertovať.
3. Po dokončení dostanete oznámenie a zoznam úloh.
4. Patrí medzi ne kontrola textového súboru a v prípade potreby úprava presnosti. Pred dokončením súboru ich vyplňte.
5. Po úprave si stiahnite textový súbor vo zvolenom formáte.

Výhodou použitia platformy automatického prepisu je, že odoberá veľkú časť opakujúcej sa práce s prepisom.

Čo je príklad formátu prepisu schôdze?

Hoci dĺžka a zložitosť prepisu schôdze sa budú líšiť, tu je príklad typického prepisu Intelligent Verbatim .

[00:00:10 Steve]: Vitajte, všetci. Dúfam, že ste všetci mali dobrý víkend. Teraz sa zdá, že je vhodný čas dohnať to, kde sa nachádzame so zavádzaním nového softvéru.

[00:00:40 Becky]: V súčasnosti sme na dobrej ceste k zavedeniu na konci mesiaca, ale narazili sme na niekoľko problémov s používateľským rozhraním. Nechám Bena vysvetliť, pretože on bol ten, kto sa tým zaoberal.

[00:01:04 Ben]: Vďaka, Becky. Problém, ktorý teraz máme, je, že prístup k nastaveniam účtu núti používateľa odhlásiť sa. Nemôžeme celkom-

[00:01:20 Steve]: Zdá sa, že je to veľký problém mať to neskoro vo vývoji. Súvisí to s niečím iným, alebo je to ojedinelý problém?

[00:01:34 Ben]: Pokiaľ vieme, je izolovaný. Počas testovania produktu neboli chybné žiadne ďalšie funkcie ani ponuky, takže sa domnievame, že ide o relatívne nový problém, pretože sme implementovali najnovšiu aktualizáciu dizajnu. Prečo to spôsobilo chybu, nie je v súčasnosti známe, ale to je radosť z vývoja softvéru, však?

[00:02:01 Steve]: Áno, to je pravda. No, Becky, myslím si, že to musí byť najvyššia priorita týždňa, pretože by sme sa nemali snažiť implementovať žiadne ďalšie zmeny, kým sa to nevyrieši. Organizáciu nechám na vás, ale myslím si, že by sme do toho mali zapojiť všetkých dostupných ľudí, pretože to bude veľké oneskorenie. Dobehneme to na konci týždňa, dobre?

[00:02:43 Becky]: To je v poriadku, vďaka, Steve. Nechám Bena, aby sa koordinoval s ostatnými IT chlapcami, aby sme zistili, čo s tým môžeme čo najskôr urobiť.

Aké sú nevýhody používania asynchrónnych vzdialených mikrofónov?

• Zhromaždenie najpresnejšieho zvuku pre každý reproduktor do jedného súboru
• Používanie rozpoznávania reči na zistenie toho, kto hovorí, môže byť ovplyvnené kvalitou mikrofónu
• Pletenie zvukových úryvkov dohromady by trvalo dlho, kým by ste to urobili manuálne alebo veľmi zložitý prepisovací softvér

V roku 2019 Microsoft spustil štúdiu zameranú na používanie asynchrónnych vzdialených mikrofónov na prepisy stretnutí. Výskumníci museli použiť širokú škálu zložitých AI a zvukových algoritmov na vytvorenie transkripčného súboru s presnosťou o 3% nižšou ako smerové mikrofóny. Skutočnosť, že išlo o špičkovú štúdiu vykonanú spoločnosťou Microsoft , by mala zdôrazniť jej jednoduchosť použitia v reálnom svete.

Najlepšia možnosť: Transkriptor!

Čo keby sme vám povedali, že existuje rýchly a cenovo dostupný spôsob, ako prepísať všetky vaše dôležité obchodné stretnutia v priebehu niekoľkých minút? Transkriptor bude vaším zdrojom prepisov číslo jedna na dennej báze so svojimi nákladovo efektívnymi a spoľahlivými službami!

Píšte veci na cestách.

Prístup zo všetkých zariadení. Premeňte zvukové súbory na text v iPhone a Android.

Pozrite sa, čo o nás povedali naši zákazníci!

Slúžime tisícom ľudí z akéhokoľvek veku, profesie a krajiny. Kliknite na komentáre alebo tlačidlo nižšie a prečítajte si o nás viac úprimných recenzií.

Hodnotenie vynikajúce 4,4/5 na základe 50+ hodnotení na Capterra.