Ako vytvoriť prepis stretnutia v roku 2022

Prepis stretnutia je najjednoduchší spôsob, ako zaznamenať, o čom sa na stretnutí diskutovalo. Hoci tradičnou metódou bolo ručné písanie prepisu, technológia umožňuje tento proces automatizovať.

Nižšie je uvedený dokonalý návod na prepisovanie schôdzí. Dozviete sa, čo sú to zápisky, prečo sú dôležité a ako v budúcnosti prepisovať svoje stretnutia .

Čo sú prepisy zo stretnutí?

Zápisy zo stretnutí sú textové záznamy hovorených rozhovorov počas stretnutia. Úplný prepis stretnutia by však mal obsahovať rečníkov a časové značky pre ľahšie vyhľadávanie.

Existujú 3 hlavné typy prepisov schôdzí:

1. Čo je upravený prepis

Upravený prepis je kompletné písmo, ktoré je upravené tak, aby bolo čitateľné. To zahŕňa opravu gramatiky a pravopisu a odstránenie slangu alebo nedokončených slov. Upravený prepis môže byť užitočný na stretnutí, ak potrebujete v budúcnosti oficiálne prezentovať písomný dokument.

2. Čo je doslovný prepis

Doslovný prepis je presnou kópiou hovoreného stretnutia. Zahŕňa pauzy a neverbálne zvuky (čistenie hrdla, šum v pozadí). Úplný doslovný prepis stretnutia nie je veľmi užitočný, pokiaľ nejde o právny kontext.

Miernou obmenou je nedoslovný prepis. Tým sa odstránia pauzy a neverbálne zvuky, pričom znenie zostane rovnaké. 

3. Čo je inteligentný doslovný prepis

Inteligentné doslovné prepisy zachovávajú hlavnú reč a zároveň odstraňujú výplňové slová, opakovanie, neštandardné slová a pauzy. Odstraňuje vety mimo témy a rozvité vety.

Cieľom inteligentného doslovného prepisu je zachovať hlas rečníka a zároveň zabezpečiť čitateľnosť textu. Používa sa v podnikaní, pretože sa dá citovať alebo ľahko previesť do iných médií, napríklad do scenára alebo písaného článku.

Mali by ste používať upravený prepis alebo doslovný prepis?

Najlogickejšou možnosťou vo väčšine obchodných situácií je inteligentný doslovný prepis. Aj keď možno budete chcieť použiť silnejšie upravenú verziu, môžete to v budúcnosti urobiť z východiskového dokumentu. Je na vás, aby ste sa rozhodli, ako veľmi chcete prepis upraviť v závislosti od kontextu.


miesto na stretnutia


Prečo by ste mali prepisovať stretnutia?

Dôvodom prepisovania stretnutí je zachovanie písomného záznamu o témach diskusie. To sa spája s ďalšími dôvodmi vrátane:

  • Zvýšenie sústredenia. Ak si účastníci nemusia počas stretnutia robiť vlastné poznámky, môžu sa sústrediť na to, o čom sa diskutuje. Zápisy zo stretnutí tak zvyšujú angažovanosť.
  • Zjednodušenie odkazovania. Ak sa niekto potrebuje vrátiť k diskusiám na stretnutí, najjednoduchším spôsobom je prepis. Použitie poznámok niekoho iného by mohlo viesť k chybám, ak by informácie zapísal nesprávne.
  • Úspora času. Vytváranie prepisov stretnutí šetrí čas účastníkov, pretože nemusia niekoľkokrát opakovane sledovať záznam, aby získali potrebné informácie. Písomný dokument sa oveľa ľahšie skenuje.
  • Zvýšenie návratnosti investícií. Stretnutie s dôležitým rečníkom môže byť nákladné. Preto sa ľudia môžu viac sústrediť a písomný dokument môžete použiť na marketing s cieľom zlepšiť obchodné kontakty.

Ako sa môžu používať prepisy zo stretnutí?

Zápis zo stretnutia môže byť zdrojom informácií pre marketingové aktivity zamerané na zákazníka. Ak napríklad skupina zamestnancov diskutuje o zmenách alebo trendoch v odvetví, môžete z prepisu vytvoriť:

  • Príspevok na blogu
  • Scenár videa YouTube
  • Epizóda podcastu
  • Titulky v sociálnych médiách

Prepis stretnutia vám nielenže umožní získať viacero častí obsahu z toho istého dokumentu, ale pomôže vám aj preukázať odborné znalosti a upevniť vašu obchodnú autoritu.

Ak aj tak vytvárate marketingový obsah, použitie prepisu informácií zo stretnutia vám môže ušetriť čas, najmä preto, že by sa dali previesť do väčšiny týchto foriem s malými úpravami.

Ako vyhotoviť a prepísať zápisnicu zo stretnutia

V závislosti od vašej rýchlosti písania a schopnosti uchovávať informácie nemusí byť prepisovanie schôdzky zložitý proces. Tu sú kroky na vytvorenie prepisu schôdzky.

1. Záznam stretnutia

Prvým krokom je získanie záznamu zo stretnutia. Hoci by ste si mohli skúsiť robiť poznámky počas diania, nie je to presný zdroj informácií. Spôsob nahrávania stretnutia závisí od toho, kde sa koná a koľko rečníkov na ňom vystúpi.

Možnosti nahrávania zahŕňajú:

  • Softvér na nahrávanie obrazovky a zvuku pre virtuálne stretnutia
  • Váš smartfón na malé stretnutia niekoľkých ľudí
  • Viacsmerové mikrofóny pre väčšie zasadacie miestnosti

Bez ohľadu na zvolenú možnosť si pred začiatkom stretnutia otestujte kvalitu. Musíte sa uistiť, že ste všetky problémy vyriešili vopred, aby vám nestáli v ceste. Od kvality zvuku závisí aj presnosť prepisu stretnutia.

Nakoniec sa uistite, že všetci súhlasili s nahrávaním stretnutia.

2. Počúvanie zvukového záznamu

Potom v prípade potreby preneste zvukový súbor do počítača. Počúvajte súbor úplne bez toho, aby ste sa snažili robiť si poznámky. Takto môžete zistiť, či sa vyskytli nejaké problémy alebo výpadky zvuku. Skôr ako začnete prepisovať, musíte sa oboznámiť s obsahom súboru.

3. Začnite prepisovať

Počúvajte zvuk druhýkrát a začnite prepisovať. Najjednoduchší spôsob, ako to urobiť ručne, je jednoducho písať bez toho, aby ste sa príliš starali o interpunkciu a pravopis. Keď si všimnete nového hovoriaceho, pridajte riadkový zlom, aby ste ich odlíšili. Tento krok vám pomôže neskôr pridať časové značky.

4. Urobte si poriadok v prepise

Znovu si prejdite zvukový súbor, aby ste zlepšili svoj prepis. V tomto kroku by ste mali skontrolovať, či sa v texte nenachádzajú nepresné slová, a snažiť sa o rozdelenie častí podľa hovoriacich. Aj keď ešte nemusíte pridávať mená, mali by ste mať aspoň presné bloky textu pre každý z nich.

Keď ste to urobili, prejdite textový súbor bez zvuku a začnite ho upravovať z hľadiska gramatiky a pravopisu. Rozsah tohto kroku závisí od toho, aký druh prepisu chcete, ale slová by mali byť napísané správne a na miestach, kde sa podľa vás menia vety, by mali byť bodky a veľké písmená.

5. Pridanie reproduktorov a časových značiek

Ak ste s kvalitou prepisu stretnutia spokojní, môžete si znova vypočuť zvuk a začať pridávať časové značky a reproduktory. Ak to chcete urobiť, zastavte video vždy, keď začne hovoriť nová osoba, a pridajte nasledujúce údaje:

[hour:minute:second] [speaker]: (reč)

Po vykonaní týchto úkonov by ste mali mať úplný a presný prepis stretnutia.

6. Previesť do krátkeho zhrnutia

Zápis zo schôdze sa líši od zápisnice zo schôdze. Zatiaľ čo prepis je doslovný súbor, zápisnica je záznamom hlavných bodov. Ak teda chcete namiesto toho minúty, prejdite cez textový súbor a vyberte:

  • Nastolené otázky
  • Návrhy
  • Akčné body
  • Rozhodnuté výsledky
  • Termíny

Je to oveľa jednoduchšie, keď máte presný prepis stretnutia, ako keby ste mali pracovať priamo zo zvukového súboru.

Alternatíva k manuálnemu prepisu

Manuálny prepis je zdĺhavý proces a nie vždy zaručuje presnosť požadovanú pri prepisoch zo stretnutí. Alternatívou je použitie softvéru na automatický prepis, napríklad Transkriptor.

Funguje to takto:

  1. Vytvorte zvukový záznam stretnutia.
  2. Nahrajte ho do softvéru na automatický prepis a nechajte ho previesť.
  3. Po dokončení budete upozornení a dostanete zoznam úloh.
  4. Patrí sem aj opätovná kontrola textového súboru a jeho prípadná úprava na presnosť. Pred finalizáciou súboru ich dokončite.
  5. Po úprave stiahnite textový súbor vo zvolenom formáte.

Výhodou používania platformy na automatický prepis je, že vás zbaví veľkej časti opakovanej práce pri prepisovaní.

Čo je príklad prepisu stretnutia?

Hoci sa dĺžka a zložitosť zápisov z vašich stretnutí bude líšiť, tu je príklad typického inteligentného doslovného zápisu.

[00:00:10 Steve]:       Všetci vás vítame. Dúfam, že ste všetci prežili pekný víkend. Zdá sa, že teraz je vhodný čas na to, aby sme sa pozreli na to, ako sme na tom so zavádzaním nového softvéru.

[00:00:40 Becky]:      V súčasnosti sme na dobrej ceste k uvedeniu na trh koncom mesiaca, ale narazili sme na niekoľko problémov s používateľským rozhraním. Nechám to vysvetliť Bena, pretože to bol on, kto sa tým zaoberal.

[00:01:04 Ben]:         Vďaka, Becky. Problém, s ktorým sa teraz stretávame, spočíva v tom, že prístup k nastaveniam účtu núti používateľa k odhláseniu. Nemôžeme celkom…

[00:01:20 Steve]:       Zdá sa, že je to veľký problém v takomto neskorom štádiu vývoja. Súvisí to s niečím iným, alebo je to ojedinelý problém?

[00:01:34 Ben]:         Pokiaľ vieme, je to ojedinelé. Počas testovania produktu sa nevyskytli žiadne iné funkcie alebo ponuky, takže sa domnievame, že ide o relatívne nový problém od implementácie najnovšej aktualizácie dizajnu. Prečo to spôsobilo chybu, nie je v súčasnosti známe, ale to je radosť z vývoja softvéru, nie?

[00:02:01 Steve]:       Áno, to je pravda. Becky, myslím si, že to musí byť hlavnou prioritou tohto týždňa, pretože by sme nemali zavádzať žiadne ďalšie zmeny, kým sa to nevyrieši. Organizáciu nechám na vás, ale myslím, že by sme na to mali nasadiť všetkých dostupných ľudí, pretože to bude znamenať veľké zdržanie. Doženieme to koncom týždňa, dobre?

[00:02:43 Becky]:      To je v poriadku, vďaka, Steve. Požiadam Bena, aby sa dohodol s ostatnými IT pracovníkmi a zistil, čo s tým môžeme urobiť čo najskôr.


rokovací stôl


Môžete prepisovať stretnutia pomocou asynchrónnych diaľkových mikrofónov?

Z technického hľadiska áno, ale vyžaduje si to zložitý softvér alebo veľa času na ručné kombinovanie súborov.

Asynchrónne mikrofóny zaznamenávajú rovnaký zvuk, ale nie sú organizované tak, aby ho zaznamenávali súčasne. Príkladom sú smartfóny, tablety a notebooky, ktoré majú zabudované mikrofóny.

Prvok vzdialenosti pochádza z týchto asynchrónnych mikrofónov umiestnených na rôznych miestach v miestnosti. Napríklad na stretnutí v zasadacej miestnosti môže každý účastník používať svoje zariadenie na nahrávanie stretnutia. Výsledkom sú asynchrónne vzdialené mikrofóny.

Aké sú nevýhody používania asynchrónnych vzdialených mikrofónov?

Asynchrónne vzdialené mikrofóny by každý z nich zaznamenával svoju verziu stretnutia, takže najbližší rečník by bol najzrozumiteľnejší. Takto by ste získali použiteľný zvukový záznam pre každú osobu, ale problémy by potom zahŕňali:

  • Zoskupenie najpresnejšieho zvuku pre každého reproduktora do jedného súboru
  • Používanie rozpoznávania reči na určenie hovoriaceho môže byť ovplyvnené kvalitou mikrofónu
  • Spájanie zvukových úryvkov by si vyžadovalo dlhý čas na ručné spracovanie alebo veľmi zložitý softvér na prepis.

V roku 2019 spoločnosť Microsoft spustila štúdiu, v ktorej sa zaoberá používaním asynchrónnych diaľkových mikrofónov na prepisovanie schôdzí. Výskumníci museli použiť širokú škálu zložitých algoritmov umelej inteligencie a zvukových algoritmov, aby vytvorili súbor prepisu s presnosťou o 3 % nižšou ako pri smerových mikrofónoch. Skutočnosť, že ide o špičkovú štúdiu spoločnosti Microsoft, by mala zdôrazniť jej jednoduché použitie v reálnom svete.

Pozrite si, čo o nás povedali naši zákazníci!

Poskytujeme služby tisícom ľudí z akéhokoľvek veku, profesie a krajiny. Kliknite na komentáre alebo na tlačidlo nižšie a prečítajte si o nás úprimnejšie recenzie.

Maricelly G.
profesor
Zobraziť viac
Hlavnou výhodou je pre mňa čas. Aký skvelý nástroj pre mňa, práve teraz môžem robiť svoju prácu rýchlo a kvalitne. Transkriptor je naozaj dobrý nástroj pre výskumníkov, pretože musíme robiť tento druh úloh a nemáme veľa času na prepis.
Jimena L.
Zakladateľ
Zobraziť viac
Všetko je veľmi dobré, nie je to drahé, dobrý pomer ceny a kvality a je to aj celkom rýchle. Veľká presnosť vo vzťahu k časom titulkov a v rozpoznávaní slov. Bolo potrebné vykonať veľmi málo opráv.
Jaqueline B.
sociológ
Zobraziť viac
Na transkryptore sa mi najviac páčilo, že má vysokú presnosť. Vďaka ľahko použiteľnej platforme som potreboval iba upraviť interpunkciu
Predošlé
Ďalšie

často kladené otázky

Prepis stretnutia je potrebný kvôli presnosti, referenciám a marketingu obsahu. Nestojí však za to tráviť hodiny ručným zapisovaním zvukového súboru stretnutia.

Ak potrebujete prepis stretnutia, vyskúšajte softvér na prepis. Ich použitie je rýchle a jednoduché a prvý prepis je zadarmo.