Sådan opretter du en mødereferat i 2023

Hvad er en mødetransskription?

Mødeafskrifter er tekstposter af talte samtaler under et møde. En fuld mødeudskrift bør dog indeholde talere og tidsstempler for lettere henvisninger.
Der er 3 hovedtyper af mødetransskription:

Hvad er redigeret transkription

En redigeret transskription er et komplet script, der er justeret for læsbarhed. Dette omfatter rettelse af grammatik og stavning og fjernelse af slang eller ufuldstændige ord. En redigeret transskription kan være nyttig til et møde, hvis du formelt skal præsentere det skriftlige dokument i fremtiden.

Hvad er Verbatim-transskription

Ordret transskription er en nøjagtig kopi af det talte møde. Det omfatter pauser og ikke-verbale lyde (halsrensning, baggrundsstøj). Der er ikke meget brug for en fuld ordret mødetransskription, medmindre det er i en juridisk sammenhæng.
En lille variation er en ikke-ordret transskription. Dette fjerner pauser og ikke-verbale lyde, samtidig med at ordlyden forbliver den samme.

Hvad er Intelligent Verbatim transskription

Intelligent Verbatim transskriptioner bevarer hovedtalen, mens du redigerer fyldord, gentagelser, ikke-standardord og pauser. Det fjerner off-topic og run-on sætninger.
Formålet med en Intelligent Verbatim udskrift er at holde talerens stemme og samtidig gøre teksten læsbar. Det bruges i videokonferencer og forretningsrelaterede begivenheder, fordi det kan citeres eller let konverteres til andre medier, såsom et script eller en skriftlig artikel.

Skal du bruge redigeret transskription eller ordret transskription?

Intelligent Verbatim transskriptioner giver mest mening i de fleste forretningssammenhænge, fordi de giver en letlæselig udskrift, samtidig med at højttalernes stemme og betydning bevares. Hvis du vil bruge en mere redigeret version, kan du gøre dette i fremtiden fra startdokumentet.

Hvorfor skal du transskribere møder?

Årsagen til at lave mødediktater er at føre en skriftlig oversigt over diskussionsemner. Dette bidrager til andre årsager, herunder:

• For at øge fokus.Hvis deltagerne ikke behøver at tage deres egne noter under mødet, kan de fokusere på det, der diskuteres. Som sådan forbedrer mødeudskrifter engagementet.
• For at gøre henvisninger lettere.Hvis nogen har brug for at henvise tilbage til mødediskussionerne, er en udskrift den nemmeste måde at gøre dette på. Brug af en persons noter kan resultere i fejl, hvis de har skrevet oplysninger forkert.
• Generering af mødeafskrifter sparer deltagerne tid, fordi de ikke behøver at se en optagelse flere gange igen for at få de oplysninger, de har brug for. Et skriftligt dokument er meget lettere at scanne igennem.
• For at øge ROI. Et møde med en vigtig taler kan være dyrt. Derfor betyder det at tage en udskrift, at folk kan fokusere mere, og du kan bruge det skriftlige dokument til markedsføring for at forbedre forretningsforbindelser.

Hvordan kan du bruge mødeudskrifter?

En mødeudskrift kan være en kilde til information til kundeorienteret marketingindsats. Hvis en gruppe medarbejdere f.eks. diskuterer brancheændringer eller tendenser, kan du derefter omdanne udskriften til:

• Et blogindlæg
• Et YouTube videoscript
• En podcast-episode
• Undertekster på sociale medier
YouTube undertekster

Mødetransskriptionen giver dig ikke kun mulighed for at få flere stykker indhold fra det samme dokument, det hjælper dig også med at vise ekspertise og styrke din forretningsautoritet. Hvis du alligevel opretter marketingindhold, kan du spare tid ved at bruge en mødetransskription til information, især da det kan konverteres til de fleste af disse formularer med meget lidt redigering.

Hvordan transskriberer jeg et møde?

Du kan transskribere et møde selv eller hyre en af mødetransskriptionstjenesterne til at gøre det for dig. Afhængigt af din skrivehastighed og evne til at bevare oplysninger behøver transskribering af et møde ikke at være en kompliceret proces. Her er trinnene til, hvordan du opretter en mødetransskription.

1. Optag mødet

Det første skridt er at få en optagelse af mødet. Selvom du kan prøve at tage noter, mens det sker, er dette ikke en nøjagtig informationskilde. Hvordan du optager mødet, afhænger af, hvor det finder sted, og hvor mange talere der er.
Optagelsesmuligheder inkluderer:

• Skærm- og lydoptagelsessoftware til virtuelle møder
• Din smartphone til små møder med nogle få personer
• Multidirektionelle mikrofoner til større bestyrelsesopsætninger
• Software, der har både optagelses- og transskriptionsfunktioner.

Uanset hvilken mulighed du vælger, skal du sørge for at teste optagelsesmiljøet, før mødet starter. Det er vigtigt at have en klar lydkvalitet, når du konverterer tale til tekst . Endelig skal du sørge for, at du har alles tilladelse til at optage mødet.

2. Lyt til lyden

Overfør derefter din lydfil til en computer, hvis det er nødvendigt. Lyt til filen helt uden at forsøge at tage noter. Dette er så du kan afgøre, om der er problemer eller lydudfald. Du skal være fortrolig med filens indhold, før du begynder at forsøge at transskribere.

3. Begynd at transskribere

Lyt til lyden en anden gang, og begynd at transskribere. Den nemmeste måde at gøre dette manuelt på er bare at skrive uden at bekymre sig for meget om tegnsætning og stavning. Når du bemærker en ny højttaler, skal du tilføje et linjeskift for at skelne dem. Dette trin hjælper dig med at tilføje tidsstempler senere.

4. Ryd op i din transskription

Gå gennem lydfilen igen for at forbedre din transskription. I løbet af dette trin skal du kontrollere for unøjagtige ord og sigte mod at få sektioner opdelt af højttaleren. Selvom du ikke behøver at tilføje navne endnu, skal du i det mindste have nøjagtige tekstblokke for hver. Når du har gjort dette, skal du gå gennem tekstfilen uden lyden og begynde at redigere grammatik og stavning. Omfanget af dette trin afhænger af, hvilken slags transskription du ønsker, men ord skal staves korrekt, og der skal være punktummer og store bogstaver, hvor du tror, sætninger ændres.

5. Tilføj højttalere og tidsstempler

Forudsat at du er tilfreds med kvaliteten af din mødetransskription, kan du lytte til lyden igen og begynde at tilføje tidsstempler og højttalere. For at gøre dette skal du sætte videoen på pause, hver gang en ny person begynder at tale, og tilføje følgende detaljer:
[time:minut:sekund] [taler]: (Tale)
Når du har gjort dette, bør du have en komplet og nøjagtig mødetransskription.

6. Konverter til kort resumé

Mødetransskription er forskellig fra mødereferater. Mens en transskription er en ordret fil, er referater en registrering af hovedpunkterne. Så hvis du vil have minutter i stedet, skal du gennemgå tekstfilen og vælge:

• Rejste spørgsmål
• Forslag
• Indsatsområder
• Afgørede resultater
• Frister

Det er meget lettere at gøre dette, når du har en nøjagtig transskription af mødet, i modsætning til at arbejde direkte fra lydfilen .

Er det muligt at oprette live transskriptioner af Teams-møder?

Ja, det er muligt at transskribere et møde med et transskriptionsværktøj eller manuel transskribering. Folk bruger værktøjer eller bureauer til at transskribere webinarer, Microsoft Teams og Zoom møder, interviews og meget mere. Der er mange muligheder at vælge imellem for en transskriptionstjeneste. Der er mobilapps både på Android og iOS, webapps og transskriptionsbureauer.
Når du vælger en transskriptionstjeneste, skal du se på et par faktorer som prisplaner, nøjagtighed og hastighed. Funktionerne i tjenesten er også vigtige. For eksempel kan nogle tjenester udføre transskription i realtid, have forskellige værktøjer, integrationer og funktionaliteter.

Er det muligt at transskribere møder automatisk?

Manuel lydtransskription er en langvarig proces og garanterer ikke altid de nøjagtighedsniveauer, der kræves i mødeudskrifter. Et alternativ er at bruge automatisk transskriptionssoftware, såsom Transkriptor .

1. Opret en lydoptagelse af mødet.
2. Upload det til mødetransskriptionssoftwaren, og lad det konvertere.
3. Når det er færdigt, får du besked og får en liste over opgaver.
4. Disse inkluderer kontrol af tekstfilen og redigering for nøjagtighed, hvis det kræves. Udfyld disse, før du færdiggør filen.
5. Efter redigering skal du downloade tekstfilen i dit valgte format.

Fordelen ved at bruge en automatisk transskriptionsplatform er, at den fjerner meget af det gentagne arbejde med at transskribere.

Hvad er et eksempel på et mødetransskriptionsformat?

Selvom længden og kompleksiteten af din mødeudskrift varierer, er her et eksempel på en typisk Intelligent Verbatim afskrift.

[00:00:10 Steve]: Velkommen, alle sammen. Jeg håber, at I alle havde en god weekend. Nu ser det ud til at være et godt tidspunkt at indhente, hvor vi er med den nye softwareudrulning.

[00:00:40 Becky]: Vi er i øjeblikket på vej til at rulle ud i slutningen af måneden, men vi er stødt på et par UI-problemer. Jeg vil lade Ben forklare, fordi det har været ham, der har beskæftiget sig med dette.

[00:01:04 Ben]: Tak, Becky. Så det problem, vi har nu, er, at adgang til kontoindstillinger tvinger brugeren til at logge ud. Vi kan ikke helt-

[00:01:20 Steve]: Det virker som et stort problem at have så sent i udviklingen. Er det forbundet med noget andet, eller er det et isoleret problem?

[00:01:34 Ben]: Så vidt vi kan se, er det isoleret. Ingen andre funktioner eller menuer blev aflyttet under produkttest, så vi mener, at dette er et relativt nyt problem, da vi implementerede den seneste designopdatering. Hvorfor det har forårsaget en fejl er i øjeblikket ukendt, men det er glæden ved softwareudvikling, ikke?

[00:02:01 Steve]: Ja, det er sandt. Nå, Becky, jeg tror, at dette skal være en topprioritet for ugen, da vi ikke bør se på at gennemføre yderligere ændringer, før dette er løst. Jeg vil overlade det til dig at organisere, men jeg synes, vi skal sætte alle tilgængelige mennesker på dette, fordi det vil være en stor forsinkelse. Vi indhenter i slutningen af ugen, OK?

[00:02:43 Becky]: Det er fint, tak, Steve. Jeg får Ben til at koordinere med de andre it-fyre for at se, hvad vi kan gøre ved dette ASAP.

Hvad er ulemperne ved at bruge asynkrone fjerne mikrofoner?

• Samling af den mest nøjagtige lyd for hver højttaler i én fil
• Brug af talegenkendelse til at finde ud af, hvem der taler, kan påvirkes af mikrofonkvaliteten
• Strikning af lyduddragene sammen ville tage lang tid at lave manuelt eller meget kompleks transskriptionssoftware

I 2019 lancerede Microsoft en undersøgelse for at se på brugen af asynkrone fjernmikrofoner til mødetransskriptioner. Forskerne måtte bruge en bred vifte af komplekse AI - og lydalgoritmer til at producere en transskriptionsfil med en nøjagtighed på 3% mindre end retningsmikrofoner. Det faktum, at dette var en banebrydende undersøgelse udført af Microsoft , bør fremhæve dens brugervenlighed i den virkelige verden.

Den bedste mulighed: Transkriptor!

Hvad hvis vi fortalte dig, at der var en hurtig og overkommelig måde at transskribere alle dine vigtige forretningsmøder på få minutter? Transkriptor vil være din førende kilde til transskriptioner på daglig basis med sine omkostningseffektive og pålidelige tjenester!

Skriv ting på farten.

Adgang fra alle enheder. Gør lydfiler til tekst i iPhone og Android.

Se hvad vores kunder har sagt om os!

Vi betjener tusindvis af mennesker fra alle aldre, erhverv og land. Klik på kommentarerne eller knappen nedenfor for at læse mere ærlige anmeldelser om os.

Bedømt fremragende 4.4/5 baseret på 50+ anmeldelser på Capterra.