Sådan opretter du en mødereferat i 2022

En mødereferat er den nemmeste måde at registrere, hvad der blev drøftet under mødet. Selv om den traditionelle metode var at skrive transskriptionen manuelt, giver teknologien dig mulighed for at automatisere denne proces.

Nedenfor finder du den ultimative vejledning i transskription af møder. Du lærer, hvad de er, hvorfor de er vigtige, og hvordan du kan transskribere dine møder i fremtiden.

Hvad er mødereferater?

Mødeudskrifter er tekstoptegnelser af talte samtaler under et møde. En fuldstændig udskrift af mødet bør dog indeholde talere og tidsstempler for at gøre det lettere at henvise til dem.

Der findes 3 hovedtyper af mødeudskrifter:

1. Hvad er redigeret transskription

En redigeret transskription er et komplet manuskript, der er tilpasset for at gøre det lettere at læse. Dette omfatter rettelse af grammatik og stavning og fjernelse af slang eller ufuldstændige ord. En redigeret transskription kan være nyttig til et møde, hvis du skal præsentere det skriftlige dokument formelt i fremtiden.

2. Hvad er en udførlig transskription

En ordret transskription er en nøjagtig kopi af det talte møde. Den omfatter pauser og ikke-verbale lyde (rømning af halsen, baggrundsstøj). Der er ikke meget brug for en fuldstændig ordret transskription af et møde, medmindre det er i en juridisk sammenhæng.

En lille variation er en ikke-verbatim transskription. På den måde fjernes pauser og ikke-verbale lyde, mens ordlyden forbliver den samme. 

3. Hvad er intelligent verbatim-transskription

Intelligente ordrette transskriptioner bevarer hovedindholdet af talen, mens fyldord, gentagelser, ikke-standardiserede ord og pauser redigeres væk. Den fjerner sætninger, der ikke er relevante for emnet, og sætninger, der løber ud i sømmene.

Formålet med en intelligent ordret udskrift er at bevare talerens stemme og samtidig gøre teksten læsbar. Det bruges i erhvervslivet, fordi det kan citeres eller nemt konverteres til andre medier, f.eks. et manuskript eller en skriftlig artikel.

Skal du bruge redigeret transskription eller ordret transskription?

Den mest logiske løsning i de fleste erhvervssammenhænge er en intelligent ordret udskrift. Selv om du måske ønsker at bruge en mere redigeret version, kan du gøre dette i fremtiden fra startdokumentet. Det er din opgave at beslutte, hvor kraftigt redigeret du vil have transskriptionen, afhængigt af konteksten.


et sted til møder


Hvorfor skal du transskribere møder?

Grunden til at transskribere møder er at holde en skriftlig optegnelse af diskussionsemnerne. Dette er en del af andre årsager, herunder:

  • For at øge fokus. Hvis deltagerne ikke behøver at tage deres egne noter under mødet, kan de fokusere på det, der bliver diskuteret. Mødereferater forbedrer således engagementet.
  • For at gøre det nemmere at henvise. Hvis nogen har brug for at referere tilbage til drøftelserne på mødet, er en udskrift den nemmeste måde at gøre det på. Hvis du bruger andres noter, kan det resultere i fejl, hvis de har skrevet oplysningerne forkert.
  • For at spare tid. Ved at generere mødeudskrifter sparer deltagerne tid, fordi de ikke behøver at gense en optagelse flere gange for at få de oplysninger, de har brug for. Et skriftligt dokument er meget nemmere at læse igennem.
  • For at øge ROI. Et møde med en vigtig taler kan være dyrt. Derfor betyder en udskrift, at folk kan fokusere mere, og du kan bruge det skriftlige dokument til markedsføring for at forbedre forretningsforbindelserne.

Hvordan kan mødereferater bruges?

En mødeudskrift kan være en kilde til information til markedsføringsindsatser over for kunderne. Hvis en gruppe medarbejdere f.eks. diskuterer ændringer eller tendenser i branchen, kan du lave udskriftet om til:

  • Et blogindlæg
  • Et manuskript til en YouTube-video
  • Et podcast-afsnit
  • Billedtekster på sociale medier

Ikke alene giver mødeudskrift dig mulighed for at få flere dele af indholdet fra det samme dokument, men det hjælper dig også med at vise din ekspertise og styrke din virksomheds autoritet.

Hvis du alligevel er i gang med at skabe markedsføringsindhold, kan du spare tid ved at bruge en mødeudskrift til information, især fordi den kan konverteres til de fleste af disse former med meget lidt redigering.

Sådan tager og transskriberer du referater af et møde

Afhængigt af din skrivehastighed og evne til at huske information behøver det ikke at være en kompliceret proces at transskribere et møde. Her er trinene for, hvordan du opretter en mødereferat.

1. Optag mødet

Det første skridt er at få en optagelse af mødet. Du kan forsøge at tage noter, mens det sker, men det er ikke en præcis kilde til information. Hvordan du optager mødet afhænger af, hvor det finder sted, og hvor mange talere der er.

Optagelsesmulighederne omfatter:

  • Software til optagelse af skærm og lyd til virtuelle møder
  • Din smartphone til mindre møder med få personer
  • Multidirektionelle mikrofoner til større bestyrelseslokaler

Uanset hvilken løsning du vælger, skal du sørge for at teste kvaliteten, inden mødet starter. Du skal sikre dig, at du har løst eventuelle problemer på forhånd, så de ikke kommer i vejen. Lydkvaliteten er også afgørende for nøjagtigheden af din mødetransskription.

Endelig skal du sikre dig, at du har alles tilladelse til at optage mødet.

2. Lyt til lyden

Derefter skal du overføre din lydfil til en computer, hvis det er nødvendigt. Lyt til filen helt uden at forsøge at tage noter. Dette er for at du kan afgøre, om der er problemer eller lydudfald. Du skal være bekendt med filens indhold, før du begynder at transskribere.

3. Begynd at transskribere

Lyt til lyden en anden gang, og begynd at transskribere. Den nemmeste måde at gøre det manuelt på er ved at skrive uden at bekymre sig for meget om tegnsætning og stavning. Når du bemærker en ny taler, skal du tilføje et linjeskift for at skelne dem fra hinanden. Dette trin vil hjælpe dig med at tilføje tidsstempler senere.

4. Ryd op i din transskription

Gennemgå lydfilen igen for at forbedre din transskription. Under dette trin bør du kontrollere, om der er ukorrekte ord, og tilstræbe, at afsnittene er opdelt efter taler. Du behøver ikke at tilføje navne endnu, men du bør i det mindste have præcise tekstblokke for hver enkelt.

Når du har gjort dette, kan du gennemgå tekstfilen uden lyden og begynde at redigere den for grammatik og stavning. Omfanget af dette trin afhænger af, hvilken slags transskription du ønsker, men ord skal staves korrekt, og der skal være punktum og store bogstaver, hvor du mener, at sætninger ændres.

5. Tilføj højttalere og tidsstempler

Hvis du er tilfreds med kvaliteten af din transskription af mødet, kan du lytte til lyden igen og begynde at tilføje tidsstempler og talere. Du kan gøre dette ved at sætte videoen på pause, hver gang en ny person begynder at tale, og tilføje følgende oplysninger:

[hour:minute:second] [speaker]: (Tale)

Når du har gjort dette, bør du have en komplet og præcis transskription af mødet.

6. Konverter til et kort resumé

En mødereferat er ikke det samme som et mødereferat. Mens en transskription er en ordret fil, er et referat en registrering af de vigtigste punkter. Så hvis du i stedet vil have minutter, skal du gå igennem tekstfilen og vælge ud:

  • Problemer, der er rejst
  • Forslag
  • Handlingspunkter
  • Besluttede resultater
  • Frister

Det er meget nemmere at gøre dette, når du har en nøjagtig transskription af mødet, i modsætning til at arbejde direkte fra lydfilen.

Alternativ til manuel transskription

Manuel transskription er en langsommelig proces og garanterer ikke altid den nøjagtighed, der kræves i mødeudskrifter. Et alternativ er at bruge software til automatisk transskription, f.eks. Transkriptor.

Sådan fungerer det:

  1. Lav en lydoptagelse af mødet.
  2. Upload det til den automatiske transskriptionssoftware, og lad det konvertere.
  3. Når den er færdig, får du en besked og en liste over opgaver.
  4. Disse omfatter kontrol af tekstfilen og redigering af den for at sikre nøjagtighed, hvis det er nødvendigt. Udfyld disse, før du færdiggør filen.
  5. Efter redigering skal du downloade tekstfilen i det format, du har valgt.

Fordelen ved at bruge en platform til automatisk transskription er, at den fjerner en stor del af det gentagne arbejde med transskription.

Hvad er et eksempel på en transskription af et møde?

Selv om længden og kompleksiteten af din mødeudskrift varierer, er her et eksempel på en typisk intelligent ordret udskrift.

[00:00:10 Steve]:       Velkommen, alle sammen. Jeg håber, at I alle har haft en god weekend. Nu er det et godt tidspunkt til at fortælle, hvor vi er nået med den nye softwareudrulning.

[00:00:40 Becky]:      Vi er i øjeblikket på vej til at lancere den i slutningen af måneden, men vi er stødt på et par problemer med brugergrænsefladen. Jeg vil lade Ben forklare det, for det er ham, der har været den, der har beskæftiget sig med dette.

[00:01:04 Ben]:         Tak, Becky. Så problemet, vi har nu, er, at adgangen til kontoindstillingerne tvinger brugeren til at logge ud. Vi kan ikke…

[00:01:20 Steve]:       Det virker som et stort problem at have så sent i udviklingen. Er det forbundet med noget andet, eller er det et isoleret problem?

[00:01:34 Ben]:         Så vidt vi kan se, er det isoleret. Ingen andre funktioner eller menuer var fejlbehæftede under produkttesten, så vi mener, at dette er et relativt nyt problem, siden vi implementerede den seneste designopdatering. Hvorfor det har forårsaget en fejl er i øjeblikket ukendt, men det er jo det sjove ved softwareudvikling, ikke?

[00:02:01 Steve]:       Ja, det er sandt. Becky, jeg mener, at dette bør have højeste prioritet i denne uge, da vi ikke bør gennemføre yderligere ændringer, før dette er blevet løst. Jeg overlader det til jer at organisere det, men jeg synes, at vi skal sætte alle tilgængelige folk på dette, for det vil blive en stor forsinkelse. Vi mødes i slutningen af ugen, okay?

[00:02:43 Becky]:      Det er fint, tak, Steve. Jeg får Ben til at koordinere med de andre it-folk for at se, hvad vi kan gøre ved dette hurtigst muligt.


et mødebord


Kan du transskribere møder ved hjælp af asynkrone fjernmikrofoner?

Teknisk set, ja, men det kræver kompleks software eller en masse tid til at kombinere filerne manuelt.

Asynkrone mikrofoner optager den samme lyd, men er ikke organiseret til at gøre det samtidig. Det gælder f.eks. smartphones, tablets og bærbare computere, som alle har indbyggede mikrofoner.

Afstandselementet kommer fra disse asynkrone mikrofoner, der er placeret forskellige steder i rummet. I et møde i et bestyrelseslokale kan hver deltager f.eks. bruge sin enhed til at optage mødet. Resultatet er asynkrone fjernmikrofoner.

Hvad er ulemperne ved at bruge asynkrone fjernmikrofoner?

Asynkrone fjernmikrofoner optager hver sin version af mødet, så den nærmeste taler er den klareste. Dette ville give en brugbar lydoptagelse for hver enkelt person, men spørgsmålene ville så omfatte:

  • Samling af den mest præcise lyd for hver højttaler i én fil
  • Brug af talegenkendelse til at finde ud af, hvem der taler, kan påvirkes af mikrofonens kvalitet
  • Det ville tage lang tid at samle lyduddragene manuelt eller kræve meget kompleks transskriptionssoftware at lave dem

I 2019 lancerede Microsoft en undersøgelse for at se på brugen af asynkrone fjernmikrofoner til transskription af møder. Forskerne måtte bruge en lang række komplekse AI- og lydalgoritmer for at fremstille en transskription med en nøjagtighed på 3 % mindre end retningsbestemte mikrofoner. Det faktum, at der er tale om en avanceret undersøgelse udført af Microsoft, bør understrege, at den er let at bruge i den virkelige verden.

Se hvad vores kunder har sagt om os!

Vi betjener tusindvis af mennesker fra enhver alder, profession og land. Klik på kommentarerne eller knappen nedenfor for at læse flere ærlige anmeldelser om os.

Maricelly G.
Professor
Læs mere
Den største fordel for mig er tid. Sikke et fantastisk værktøj for mig, lige nu kan jeg udføre mit arbejde hurtigt og med kvalitet. Transskriptor er et rigtig godt værktøj for forskere, fordi vi skal klare den slags opgaver, og vi har ikke meget tid til transskription.
Jimena L.
Grundlægger
Læs mere
Alt er meget godt, det er ikke dyrt, godt forhold mellem pris og kvalitet, og det er også ret hurtigt. Stor præcision i forhold til tidspunkterne for underteksterne og i genkendelsen af ordene. Der skulle laves meget få rettelser.
Jaqueline B.
Sociolog
Læs mere
Det, jeg kunne lide mest ved transkryptor, er, hvordan det har en høj nøjagtighed. Med en brugervenlig platform behøvede jeg kun at lave tegnsætningsjusteringer
Tidligere
Næste

Ofte stillede spørgsmål

Transskription af møder er nødvendig af hensyn til nøjagtighed, reference og markedsføring af indhold. Det er dog ikke værd at bruge timer på manuelt at skrive en lydfil til et møde ud manuelt.

Hvis du har brug for transskription af møder, kan du prøve transskriptionssoftware. De er hurtige og nemme at bruge, og den første transskription er gratis.