Kako ustvariti transkripcijo sestanka v letu 2022

Prepis sestanka je najlažji način za zapisovanje tega, o čemer se je razpravljalo na sestanku. Čeprav je bila tradicionalna metoda ročna transkripcija, vam tehnologija omogoča, da ta postopek avtomatizirate.

V nadaljevanju je predstavljen končni priročnik za prepisovanje sestankov. Izvedeli boste, kaj so, zakaj so pomembni in kako v prihodnje prepisovati sestanke .

Kaj so prepisi sestankov?

Prepisi sestankov so besedilni zapisi govorjenih pogovorov med sestankom. Vendar mora celoten zapis sestanka vključevati govornike in časovne oznake za lažje sklicevanje.

Obstajajo tri glavne vrste prepisovanja sestankov:

1. Kaj je urejeno prepisovanje

Urejeni prepis je celoten scenarij, ki je prilagojen za lažje branje. To vključuje popravljanje slovnice in pravopisa ter odstranjevanje slengovskih ali nepopolnih besed. Urejeni prepis je lahko uporaben na sestanku, če boste morali pisni dokument v prihodnosti uradno predstaviti.

2. Kaj je dobesedni prepis

Dobesedni prepis je natančna kopija govorjenega srečanja. Vključuje pavze in neverbalne zvoke (čiščenje grla, hrup v ozadju). Popolni dobesedni prepis sestanka ni preveč uporaben, razen v pravnem kontekstu.

Majhna sprememba je neslovenski prepis. S tem se odstranijo premori in neverbalni zvoki, besedilo pa ostane enako. 

3. Kaj je inteligentni dobesedni prepis

Inteligentni dobesedni prepisi ohranijo glavnino govora, hkrati pa odstranijo polnila, ponavljanje, nestandardne besede in premori. Odstranjuje stavke, ki niso v zvezi s temo, in stavke, ki se ponavljajo.

Namen inteligentnega dobesednega prepisa je ohraniti glas govorca in hkrati omogočiti, da je besedilo berljivo. Uporablja se v poslovnem okolju, saj ga je mogoče citirati ali enostavno pretvoriti v druge medije, kot je scenarij ali pisni članek.

Ali naj uporabite urejeno ali dobesedno transkripcijo?

Najbolj logična možnost v večini poslovnih kontekstov je inteligentni dobesedni prepis. Čeprav boste morda želeli uporabiti bolj urejeno različico, lahko to v prihodnosti storite iz izhodiščnega dokumenta. Glede na kontekst se morate odločiti, kako močno želite urediti prepis.


prostor za sestanke


Zakaj bi morali prepisovati sestanke?

Razlog za prepisovanje sestankov je pisni zapis teme razprave.. To je povezano z drugimi razlogi, med drugim z naslednjimi:

  • Povečanje osredotočenosti. Če udeležencem med sestankom ni treba pisati zapiskov, se lahko osredotočijo na razpravo. Zato zapisi sestankov izboljšujejo sodelovanje.
  • Enostavnejše sklicevanje. Če se mora nekdo vrniti k razpravam na sestanku, lahko to najlažje stori s prepisom. Če uporabite zapiske nekoga drugega, lahko pride do napak, če je napačno zapisal informacije.
  • Varčevanje s časom. Ustvarjanje prepisov sestankov udeležencem prihrani čas, saj jim ni treba večkrat ponoviti posnetka, da bi dobili informacije, ki jih potrebujejo. Pisni dokument je veliko lažje pregledati.
  • Povečanje donosnosti naložbe. Srečanje s pomembnim govornikom je lahko drago. Zato se lahko ljudje bolj osredotočijo na zapisnik, pisni dokument pa lahko uporabite za trženje in izboljšanje poslovnih stikov.

Kako se lahko uporabljajo prepisi sestankov?

Zapisnik sestanka je lahko vir informacij za trženjska prizadevanja, usmerjena k strankam. Če na primer skupina zaposlenih razpravlja o spremembah ali trendih v panogi, lahko prepis spremenite v:

  • Prispevek na blogu
  • Scenarij videoposnetka YouTube
  • Epizoda podkasta
  • Podnapisi v družabnih medijih

Prepisovanje sestankov vam ne bo le omogočilo, da iz istega dokumenta pridobite več delov vsebine, temveč vam bo pomagalo tudi pokazati strokovno znanje in utrditi avtoriteto vašega podjetja.

Če vseeno ustvarjate trženjsko vsebino, lahko s prepisom sestanka prihranite čas, še posebej zato, ker ga lahko z majhnim urejanjem pretvorite v večino teh oblik.

Kako sestaviti in prepisati zapisnik sestanka

Glede na vašo hitrost tipkanja in sposobnost ohranjanja informacij prepisovanje sestanka ni nujno zapleten postopek. Tukaj so opisani koraki za ustvarjanje prepisa sestanka.

1. Snemanje sestanka

Prvi korak je pridobitev posnetka sestanka. Čeprav si lahko poskušate zapisovati dogajanje, to ni natančen vir informacij. Način snemanja sestanka je odvisen od tega, kje poteka sestanek in koliko je govornikov.

Možnosti snemanja vključujejo:

  • Programska oprema za snemanje zaslona in zvoka za virtualne sestanke
  • Vaš pametni telefon za manjše sestanke z nekaj ljudmi
  • Večsmerni mikrofoni za večje sejne sobe

Ne glede na to, katero možnost izberete, pred začetkom sestanka preverite kakovost. Vse težave morate urediti vnaprej, da vas ne bodo ovirale. Od kakovosti zvoka je odvisna tudi natančnost prepisa sestanka.

Na koncu se prepričajte, da so vam vsi dovolili snemanje sestanka.

2. Poslušajte zvočni posnetek

Nato zvočno datoteko po potrebi prenesite v računalnik. Poslušajte celotno datoteko, ne da bi si delali zapiske. Tako lahko ugotovite, ali obstajajo težave ali izpadi zvoka. Preden začnete prepisovati, se morate seznaniti z vsebino datoteke.

3. Začetek prepisovanja

Drugič poslušajte zvočni posnetek in začnite s prepisovanjem. To najlažje storite ročno, tako da preprosto tipkate in ne skrbite preveč za ločila in pravopis. Ko opazite novega govorca, ga ločite s prelomom vrstice. Ta korak vam bo pomagal pri kasnejšem dodajanju časovnih žigov.

4. Urejanje prepisa

Ponovno si oglejte zvočno datoteko in izboljšajte transkripcijo. V tem koraku preverite, ali so v besedilu netočne besede, in si prizadevajte, da bi bili deli razdeljeni po govorcih. Čeprav vam še ni treba dodati imen, bi morali imeti vsaj natančne bloke besedila za vsakega od njih.

Ko to storite, preberite besedilno datoteko brez zvoka in jo začnite urejati glede slovnice in pravopisa. Obseg tega koraka je odvisen od vrste prepisa, ki ga želite, vendar morajo biti besede pravilno zapisane, na mestih, kjer menite, da se stavki spreminjajo, pa morajo biti pike in velike tiskane črke.

5. Dodajanje zvočnikov in časovnih žigov

Če ste zadovoljni s kakovostjo prepisa sestanka, lahko znova poslušate zvok in začnete dodajati časovne oznake in govorce. To storite tako, da vsakič, ko začne govoriti nova oseba, ustavite videoposnetek in dodajte naslednje podatke:

[hour:minute:second] [speaker]: (govor)

Ko to opravite, morate imeti popoln in natančen prepis sestanka.

6. Pretvarjanje v kratek povzetek

Zapisnik sestanka se razlikuje od zapisnika sestanka. Medtem ko je prepis dobesedni zapis, je zapisnik zapis glavnih točk. Če želite namesto tega zapisati minute, preberite besedilno datoteko in izberite:

  • Zastavljena vprašanja
  • Predlogi
  • Točke ukrepanja
  • Odločeni rezultati
  • Roki

To je veliko lažje, če imate na voljo natančen prepis sestanka, kot če bi delali neposredno iz zvočne datoteke.

Alternativa ročnemu prepisovanju

Ročno prepisovanje je dolgotrajen postopek in ne zagotavlja vedno ravni natančnosti, ki je potrebna za prepise sestankov. Druga možnost je uporaba programske opreme za samodejno prepisovanje, kot je Transkriptor.

Deluje takole:

  1. Ustvarite zvočni posnetek sestanka.
  2. Naložite ga v programsko opremo za samodejno prepisovanje in ga pustite, da se pretvori.
  3. Ko bo končana, boste o tem obveščeni in prejeli seznam nalog.
  4. To vključuje ponovno preverjanje besedilne datoteke in po potrebi urejanje za natančnost. Izpolnite jih, preden dokončate datoteko.
  5. Po urejanju prenesite besedilno datoteko v izbrani obliki.

Prednost uporabe platforme za avtomatsko prepisovanje je, da vam odvzame veliko ponavljajočega se dela pri prepisovanju.

Kaj je primer transkripcije sestanka?

Čeprav se dolžina in zapletenost zapisa vašega sestanka razlikujeta, je tukaj primer tipičnega inteligentnega dobesednega zapisa.

[00:00:10 Steve]:       Dobrodošli vsi. Upam, da ste imeli vsi dober konec tedna. Zdi se, da je zdaj pravi čas, da se seznanimo s tem, kako smo napredovali pri uvajanju nove programske opreme.

[00:00:40 Becky]:      Trenutno smo na dobri poti, da jo uvedemo konec meseca, vendar smo naleteli na nekaj težav z uporabniškim vmesnikom. Pustil bom Benu, da pojasni, ker se je s tem ukvarjal on.

[00:01:04 Ben]:         Hvala, Becky. Težava, s katero se srečujemo zdaj, je, da se mora uporabnik zaradi dostopa do nastavitev računa odjaviti. Ne moremo povsem…

[00:01:20 Steve]:       Zdi se, da je to veliko vprašanje, ki ga je treba reševati tako pozno v razvoju. Ali je to povezano s čim drugim ali gre za osamljeno težavo?

[00:01:34 Ben]:         Kolikor lahko sklepamo, je to izolirano. Med testiranjem izdelka ni bilo nobenih drugih funkcij ali menijev, zato menimo, da gre za razmeroma novo težavo, ki se je pojavila po uvedbi zadnje posodobitve zasnove. Zakaj je povzročil napako, trenutno ni znano, vendar je to veselje pri razvoju programske opreme, kajne?

[00:02:01 Steve]:       Da, to je res. Becky, mislim, da mora biti to glavna prednostna naloga v tem tednu, saj ne smemo uvajati nobenih nadaljnjih sprememb, dokler to ne bo rešeno. Organizacijo prepuščam vam, vendar menim, da bi morali za to angažirati vse razpoložljive ljudi, saj bo to pomenilo veliko zamudo. Nadoknadili bomo konec tedna, dobro?

[00:02:43 Becky]:      V redu, hvala, Steve. Ben se bo uskladil z drugimi informatiki, da vidimo, kaj lahko storimo glede tega čim prej.


sejna miza


Ali lahko prepisujete sestanke z asinhronimi oddaljenimi mikrofoni?

Tehnično sicer da, vendar je za to potrebna zapletena programska oprema ali veliko časa za ročno združevanje datotek.

Asinhroni mikrofoni snemajo isti zvok, vendar niso organizirani tako, da bi to počeli hkrati. Primeri so pametni telefoni, tablični in prenosni računalniki, ki imajo vgrajene mikrofone.

Element oddaljenosti je posledica asinhronih mikrofonov, nameščenih na različnih točkah v prostoru. Na primer na sestanku v sejni sobi lahko vsak udeleženec s svojo napravo snema sestanek. Rezultat so asinhroni oddaljeni mikrofoni.

Katere so slabosti uporabe asinhronih oddaljenih mikrofonov?

Asinhroni oddaljeni mikrofoni bi vsak posnel svojo različico sestanka, tako da bi bil najbližji govorec najbolj jasen. S tem bi zagotovili uporaben zvočni posnetek za vsako osebo, vendar bi se pri tem pojavila naslednja vprašanja:

  • Zbiranje najnatančnejšega zvoka za vsakega govorca v eno datoteko
  • Kakovost mikrofona lahko vpliva na uporabo prepoznavanja govora za ugotavljanje, kdo govori.
  • Ročno sestavljanje zvočnih odlomkov bi zahtevalo veliko časa ali zelo zapleteno programsko opremo za prepisovanje.

Microsoft je leta 2019 začel izvajati študijo o uporabi asinhronih mikrofonov na daljavo za prepisovanje sestankov. Raziskovalci so morali uporabiti vrsto zapletenih algoritmov umetne inteligence in avdio algoritmov, da so izdelali datoteko za prepisovanje z natančnostjo, ki je bila za 3 % manjša kot pri usmerjenih mikrofonih. Dejstvo, da je šlo za najsodobnejšo študijo, ki jo je opravil Microsoft, bi moralo poudariti enostavnost njene uporabe v resničnem svetu.

Poglejte, kaj so naše stranke povedale o nas!

Služimo na tisoče ljudi vseh starosti, poklica in države. Kliknite na komentarje ali spodnji gumb, če želite prebrati več iskrenih mnenj o nas.

Maricelly G.
profesor
Read More
Glavna prednost zame je čas. Kako odlično orodje zame, zdaj lahko svoje delo opravim hitro in kakovostno. Transkriptor je res dobro orodje za raziskovalce, saj moramo opraviti tovrstne naloge in nimamo veliko časa za transripcijo.
Jimena L.
Ustanovitelj
Read More
Vse je zelo dobro, ni drago, dobro razmerje med ceno in kakovostjo, pa tudi precej hitro. Velika natančnost glede na čas podnapisov in pri prepoznavanju besed. Popravkov je bilo treba narediti zelo malo.
Jaqueline B.
sociolog
Read More
Pri transkriptorju mi je bilo najbolj všeč njegova visoka natančnost. S platformo, ki je preprosta za uporabo, sem potreboval le prilagoditve ločil
Previous
Next

Pogosto zastavljena vprašanja

Prepisovanje sestankov je potrebno zaradi natančnosti, referenc in vsebinskega trženja. Vendar se ne splača porabiti več ur za ročno zapisovanje zvočne datoteke sestanka.

Če potrebujete prepis sestanka, poskusite s programsko opremo za prepisovanje. Uporaba je hitra in preprosta, prvi prepis pa je brezplačen.