Cara Membuat Transkripsi Rapat pada tahun 2022

Transkripsi Rapat adalah cara termudah untuk mencatat apa yang dibahas selama rapat. Meskipun metode tradisional adalah menulis transkripsi secara manual, namun teknologi memungkinkan Anda mengotomatisasi proses ini.

Di bawah ini adalah panduan cara utama tentang transkripsi rapat. Anda akan mempelajari apa itu, mengapa hal itu penting, dan bagaimana cara mentranskrip rapat Anda di masa mendatang.

Apa yang dimaksud dengan Transkrip Rapat?

Transkrip rapat adalah catatan teks dari percakapan lisan selama rapat. Namun demikian, transkrip rapat lengkap harus menyertakan pembicara dan stempel waktu untuk rujukan yang lebih mudah.

Ada 3 jenis utama transkripsi rapat:

1. Apa itu Transkripsi yang Diedit

Transkripsi yang diedit adalah naskah lengkap yang disesuaikan agar mudah dibaca. Hal ini termasuk mengoreksi tata bahasa dan ejaan serta menghapus kata-kata gaul atau tidak lengkap. Transkripsi yang sudah diedit bisa berguna untuk rapat jika Anda perlu mempresentasikan dokumen tertulis secara formal di kemudian hari.

2. Apa itu Transkripsi Verbatim

Transkripsi Verbatim adalah salinan persis dari pertemuan yang diucapkan. Ini mencakup jeda dan suara non-verbal (suara tenggorokan, suara latar belakang). Tidak banyak gunanya transkripsi rapat verbatim lengkap kecuali dalam konteks hukum.

Sedikit variasi adalah transkripsi non-verbatim. Hal ini menghilangkan jeda dan suara non-verbal sambil tetap mempertahankan kata-kata yang sama. 

3. Apa itu Transkripsi Verbatim Cerdas

Transkripsi kata demi kata yang cerdas mempertahankan ucapan utama sambil mengedit kata-kata pengisi, pengulangan, kata-kata non-standar, dan jeda. Ini menghilangkan kalimat yang tidak sesuai topik dan kalimat yang tidak lengkap.

Tujuan dari transkrip kata demi kata yang cerdas adalah untuk menjaga suara pembicara sekaligus membuat teks dapat dibaca. Ini digunakan dalam bisnis karena dapat dikutip atau dengan mudah diubah menjadi media lain, seperti naskah atau artikel tertulis.

Haruskah Anda Menggunakan Transkripsi yang Diedit atau Transkripsi Verbatim?

Pilihan yang paling logis dalam sebagian besar konteks bisnis adalah transkrip kata demi kata yang cerdas. Meskipun Anda mungkin ingin menggunakan versi yang lebih banyak diedit, namun Anda bisa melakukan ini di kemudian hari dari dokumen awal. Tugas Anda untuk memutuskan seberapa banyak Anda ingin transkripsi diedit, tergantung pada konteksnya.


tempat untuk pertemuan


Mengapa Anda Harus Mentranskripsikan Rapat?

Alasan untuk menuliskan transkrip pertemuan adalah untuk menyimpan catatan tertulis tentang topik diskusi. Hal ini menjadi alasan lain, termasuk:

  • Untuk Meningkatkan Fokus. Jika peserta tidak perlu membuat catatan sendiri selama rapat, mereka dapat fokus pada apa yang sedang dibahas. Dengan demikian, transkrip rapat meningkatkan keterlibatan.
  • Untuk Mempermudah Perujukan. Jika seseorang perlu merujuk kembali ke diskusi rapat, transkrip adalah cara termudah untuk melakukannya. Menggunakan catatan seseorang bisa mengakibatkan kesalahan jika mereka salah menulis informasi.
  • Untuk Menghemat Waktu. Membuat transkrip rapat menghemat waktu peserta karena mereka tidak perlu menonton ulang rekaman beberapa kali untuk mendapatkan informasi yang mereka butuhkan. Dokumen tertulis jauh lebih mudah untuk dipindai.
  • Untuk Meningkatkan ROI. Pertemuan dengan pembicara penting bisa jadi mahal. Oleh karena itu, dengan mengambil transkrip, berarti orang bisa lebih fokus, dan Anda bisa menggunakan dokumen tertulis untuk pemasaran guna meningkatkan koneksi bisnis.

Bagaimana Transkrip Rapat Dapat Digunakan?

Transkrip rapat bisa menjadi sumber informasi untuk upaya pemasaran yang dihadapi pelanggan. Misalnya, jika sekelompok karyawan mendiskusikan perubahan atau tren industri, Anda dapat mengubah transkrip tersebut menjadi:

  • Sebuah postingan blog
  • Naskah video YouTube
  • Sebuah episode podcast
  • Keterangan media sosial

Transkripsi rapat tidak hanya akan memungkinkan Anda untuk mendapatkan banyak konten dari dokumen yang sama, tetapi juga akan membantu Anda menunjukkan keahlian dan memperkuat otoritas bisnis Anda.

Jika Anda tetap membuat konten pemasaran, menggunakan transkripsi rapat untuk informasi dapat menghemat waktu, khususnya karena dapat dikonversi ke dalam sebagian besar bentuk ini dengan sedikit pengeditan.

Cara Mengambil dan Mentranskrip Notulen Rapat

Tergantung pada kecepatan mengetik dan kemampuan Anda untuk menyimpan informasi, mentranskripsikan rapat tidak harus menjadi proses yang rumit. Berikut ini langkah-langkah cara membuat transkripsi rapat.

1. Rekam Pertemuan

Langkah pertama adalah mendapatkan rekaman pertemuan. Meskipun Anda bisa mencoba membuat catatan saat hal itu terjadi, namun ini bukanlah sumber informasi yang akurat. Cara Anda merekam pertemuan akan tergantung pada tempat pertemuan berlangsung dan berapa banyak pembicara yang ada.

Opsi perekaman termasuk:

  • Perangkat lunak perekaman layar dan audio untuk rapat virtual
  • Ponsel cerdas Anda untuk pertemuan skala kecil yang terdiri dari beberapa orang
  • Mikrofon multi-arah untuk pengaturan ruang rapat yang lebih besar

Apa pun opsi yang Anda pilih, pastikan Anda menguji kualitasnya sebelum rapat dimulai. Anda harus memastikan bahwa Anda telah menyelesaikan masalah apa pun sebelumnya, sehingga tidak menghalangi. Selain itu, kualitas audio menentukan keakuratan transkripsi rapat Anda.

Terakhir, pastikan Anda memiliki izin semua orang untuk merekam rapat.

2. Dengarkan Audio

Selanjutnya, transfer file audio Anda ke komputer jika perlu. Dengarkan file sepenuhnya tanpa mencoba membuat catatan apa pun. Hal ini supaya Anda bisa menentukan, apakah ada masalah atau audio yang terputus. Anda harus memahami isi file sebelum Anda mulai mencoba mentranskripsi.

3. Mulai Mentranskripsi

Dengarkan audio untuk kedua kalinya dan mulailah menyalin. Cara termudah untuk melakukan ini secara manual adalah dengan mengetik saja tanpa terlalu mencemaskan tanda baca dan ejaan. Apabila Anda melihat pembicara baru, tambahkan jeda baris untuk membedakannya. Langkah ini akan membantu Anda untuk menambahkan timestamp nanti.

4. Rapikan Transkripsi Anda

Periksa kembali file audio untuk memperbaiki transkripsi Anda. Selama langkah ini, Anda harus memeriksa kata-kata yang tidak akurat, dan usahakan agar bagian-bagiannya dipecah berdasarkan pembicara. Meskipun Anda belum harus menambahkan nama, paling tidak Anda harus memiliki blok teks yang akurat untuk masing-masing.

Setelah Anda melakukan ini, periksa file teks tanpa audio dan mulai mengedit tata bahasa dan ejaan. Tingkat langkah ini tergantung pada jenis transkripsi yang Anda inginkan, tetapi kata-kata harus dieja dengan benar, dan harus ada titik dan huruf kapital di mana Anda berpikir bahwa kalimat berubah.

5. Tambahkan Pembicara dan Cap Waktu

Asalkan Anda senang dengan kualitas transkripsi rapat Anda, Anda dapat mendengarkan audio lagi dan mulai menambahkan cap waktu dan speaker. Untuk melakukan ini, jeda video setiap kali orang baru mulai berbicara dan tambahkan detail berikut ini:

[hour:minute:second] [speaker](Pidato)

Setelah Anda melakukan ini, Anda harus memiliki transkripsi rapat yang lengkap dan akurat.

6. Ubah menjadi Ringkasan Singkat

Transkripsi rapat berbeda dengan notulen rapat. Sedangkan transkripsi adalah file verbatim, notulen adalah catatan poin-poin utama. Jadi, jika Anda menginginkan menit sebagai gantinya, pilihlah file teks:

  • Masalah yang diangkat
  • Saran
  • Poin tindakan
  • Hasil yang diputuskan
  • Tenggat Waktu

Melakukan hal ini jauh lebih mudah setelah Anda memiliki transkripsi rapat yang akurat, dibandingkan dengan bekerja langsung dari file audio.

Alternatif untuk Transkripsi Manual

Transkripsi manual adalah proses yang bertele-tele dan tidak selalu menjamin tingkat akurasi yang diperlukan dalam transkrip rapat. Alternatifnya adalah menggunakan perangkat lunak transkripsi otomatis, seperti Transkriptor.

Begini cara kerjanya:

  1. Buat rekaman audio pertemuan.
  2. Unggah ke dalam perangkat lunak transkripsi otomatis dan biarkan untuk mengonversinya.
  3. Setelah selesai, Anda akan diberi tahu dan diberi daftar tugas.
  4. Ini termasuk memeriksa file teks dan mengedit untuk akurasi, jika diperlukan. Lengkapi ini sebelum Anda menyelesaikan file.
  5. Setelah mengedit, unduh file teks dalam format yang Anda pilih.

Manfaat menggunakan platform transkripsi otomatis yaitu, menghilangkan banyak pekerjaan transkripsi yang berulang-ulang.

Apa itu Contoh Transkripsi Rapat?

Meskipun panjang dan kompleksitas transkrip rapat Anda akan bervariasi, berikut ini adalah contoh transkrip kata demi kata cerdas yang khas.

[00:00:10 Steve]:       Selamat datang, semuanya. Saya harap Anda semua memiliki akhir pekan yang baik. Sekarang tampaknya saat yang tepat untuk mengejar ketertinggalan kita dalam peluncuran perangkat lunak baru.

[00:00:40 Becky]:      Saat ini kami sedang dalam jalur yang tepat untuk meluncurkannya pada akhir bulan, tetapi kami mengalami beberapa masalah UI. Saya akan membiarkan Ben menjelaskan karena dialah yang menangani hal ini.

[00:01:04 Ben]:         Terima kasih, Becky. Jadi, masalah yang kami hadapi sekarang adalah bahwa mengakses pengaturan akun memaksa pengguna untuk log out. Kita tidak bisa cukup-

[00:01:20 Steve]:       Sepertinya itu masalah besar yang harus dihadapi pada akhir pengembangan ini. Apakah ini terkait dengan hal lain, atau apakah ini merupakan masalah tersendiri?

[00:01:34 Ben]:         Sejauh yang kami tahu, itu terisolasi. Tidak ada fitur atau menu lain yang mengalami bug selama pengujian produk, jadi kami yakin bahwa ini adalah masalah yang relatif baru sejak kami mengimplementasikan pembaruan desain terbaru. Mengapa hal itu menyebabkan bug, saat ini tidak diketahui, tetapi itulah kegembiraan pengembangan perangkat lunak, bukan?

[00:02:01 Steve]:       Ya, itu benar. Nah, Becky, saya pikir ini perlu menjadi prioritas utama untuk minggu ini, karena kita tidak boleh menerapkan perubahan lebih lanjut sampai hal ini diselesaikan. Saya serahkan kepada Anda untuk mengaturnya, tetapi saya pikir kita harus menempatkan semua orang yang tersedia untuk ini karena ini akan menjadi penundaan besar. Kita akan menyusul di akhir minggu, OK?

[00:02:43 Becky]:      Tidak apa-apa, terima kasih, Steve. Saya akan meminta Ben untuk berkoordinasi dengan orang IT lainnya untuk melihat apa yang bisa kami lakukan tentang hal ini secepatnya.


meja pertemuan


Dapatkah Anda Mentranskripsikan Rapat Menggunakan Mikrofon Jarak Jauh Asinkron?

Secara teknis, ya, tetapi memerlukan perangkat lunak yang rumit atau banyak waktu untuk menggabungkan file secara manual.

Mikrofon asinkron merekam audio yang sama, tetapi tidak diatur untuk melakukannya secara bersamaan. Contohnya termasuk smartphone, tablet, dan laptop, yang semuanya memiliki mikrofon tertanam.

Elemen jarak berasal dari mikrofon asinkron yang terletak pada titik-titik berbeda di sekitar ruangan. Contohnya, dalam rapat yang berlangsung di ruang rapat, setiap peserta dapat menggunakan perangkat mereka untuk merekam rapat. Hasilnya adalah mikrofon jauh yang tidak sinkron.

Apa Saja Kelemahan Menggunakan Mikrofon Jarak Jauh Asinkron?

Mikrofon jarak jauh yang asinkron, masing-masing akan merekam versi pertemuan mereka, membuat pembicara terdekat mereka menjadi yang paling jelas. Ini akan memberikan rekaman audio yang dapat digunakan untuk setiap orang, tetapi masalahnya kemudian akan mencakup:

  • Mengumpulkan audio yang paling akurat untuk setiap pembicara ke dalam satu file
  • Menggunakan pengenalan suara untuk mengetahui siapa yang berbicara, dapat dipengaruhi oleh kualitas mikrofon
  • Merajut kutipan audio bersama-sama akan memakan waktu lama untuk dilakukan secara manual atau perangkat lunak transkripsi yang sangat kompleks

Pada tahun 2019, Microsoft meluncurkan studi untuk melihat penggunaan mikrofon jarak jauh asinkron untuk transkripsi rapat. Para peneliti harus menggunakan berbagai algoritme AI dan audio yang kompleks untuk menghasilkan file transkripsi dengan akurasi 3% lebih rendah daripada mikrofon terarah. Fakta bahwa ini adalah studi mutakhir yang dilakukan oleh Microsoft seharusnya menyoroti kemudahan penggunaannya di dunia nyata.

Lihat Apa Kata Pelanggan Kami Tentang Kami!

Kami melayani ribuan orang dari segala usia, profesi dan negara. Klik pada komentar atau tombol di bawah ini untuk membaca ulasan yang lebih jujur tentang kami.

Maricelly G.
Profesor
Read More
Manfaat utama bagi saya adalah waktu. Alat yang luar biasa bagi saya, sekarang saya dapat melakukan pekerjaan saya dengan cepat dan berkualitas. Transkriptor adalah alat yang sangat bagus untuk peneliti, karena kami harus melakukan tugas seperti ini dan kami tidak punya banyak waktu untuk transkripsi.
Jimena L.
Pendiri
Read More
Semuanya sangat bagus, tidak mahal, hubungan baik antara harga dan kualitas, dan juga cukup cepat. Ketepatan besar dalam kaitannya dengan waktu subtitle dan pengenalan kata-kata. Sangat sedikit koreksi yang harus dilakukan.
Jaqueline B.
Sosiolog
Read More
Yang paling saya sukai dari transkryptor adalah akurasinya yang tinggi. Dengan platform yang mudah digunakan, saya hanya perlu melakukan penyesuaian tanda baca
Previous
Next

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Transkripsi rapat diperlukan untuk akurasi, referensi, dan pemasaran konten. Namun demikian, tidak ada gunanya menghabiskan waktu berjam-jam secara manual untuk menulis file audio rapat.

Jika Anda memerlukan transkripsi rapat, cobalah perangkat lunak transkripsi. Mereka cepat dan mudah digunakan, dan transkripsi pertama gratis.