Cara Membuat Transkripsi Rapat pada tahun 2023

Apa itu transkripsi rapat?

Transkrip rapat adalah rekaman teks percakapan lisan selama rapat. Namun, transkrip rapat lengkap harus menyertakan pembicara dan stempel waktu untuk referensi yang lebih mudah.
Ada 3 jenis utama transkripsi rapat:

Apa itu Transkripsi yang Diedit

Transkripsi yang diedit adalah skrip lengkap yang disesuaikan agar mudah dibaca. Ini termasuk mengoreksi tata bahasa dan ejaan dan menghapus bahasa gaul atau kata-kata yang tidak lengkap. Transkripsi yang diedit dapat berguna untuk rapat jika Anda perlu mempresentasikan dokumen tertulis secara resmi di masa mendatang.

Apa itu Transkripsi Kata Demi Kata

Transkripsi kata demi kata adalah salinan persis dari pertemuan lisan. Ini termasuk jeda dan suara non-verbal (pembersihan tenggorokan, kebisingan latar belakang). Tidak banyak gunanya transkripsi rapat kata demi kata lengkap kecuali dalam konteks hukum.
Sedikit variasi adalah transkripsi non-verbatim. Ini menghilangkan jeda dan suara non-verbal sambil menjaga kata-katanya tetap sama.

Apa itu Transkripsi Intelligent Verbatim

Intelligent Verbatim transkripsi mempertahankan pidato utama saat mengedit kata-kata pengisi, pengulangan, kata-kata non-standar, dan jeda. Ini menghapus kalimat di luar topik dan run-on.
Tujuan dari transkrip Intelligent Verbatim adalah untuk menjaga suara pembicara sambil membuat teks dapat dibaca. Ini digunakan dalam konferensi video dan acara terkait bisnis karena dapat dikutip atau dengan mudah dikonversi ke media lain, seperti skrip atau artikel tertulis.

Haruskah Anda menggunakan transkripsi yang diedit atau transkripsi kata demi kata?

Transkripsi Intelligent Verbatim paling masuk akal di sebagian besar konteks bisnis karena memberikan transkrip yang mudah dibaca sambil mempertahankan suara dan makna pembicara. Jika Anda ingin menggunakan versi yang lebih banyak diedit, Anda dapat melakukannya di masa mendatang dari dokumen awal.

Mengapa Anda Harus Mentranskripsikan Rapat?

Alasan untuk membuat dikte pertemuan adalah untuk menyimpan catatan tertulis tentang topik diskusi. Ini masuk ke alasan lain, termasuk:

• Jika peserta tidak perlu membuat catatan sendiri selama rapat, mereka dapat fokus pada apa yang sedang dibahas. Dengan demikian, transkrip rapat meningkatkan keterlibatan.
• Jika seseorang perlu merujuk kembali ke diskusi rapat, transkrip adalah cara termudah untuk melakukannya. Menggunakan catatan seseorang dapat mengakibatkan kesalahan jika mereka salah menulis informasi.
• Membuat transkrip rapat menghemat waktu peserta karena mereka tidak perlu menonton ulang rekaman beberapa kali untuk mendapatkan informasi yang mereka butuhkan. Dokumen tertulis jauh lebih mudah untuk dipindai.
• Untuk meningkatkan ROI. Pertemuan dengan pembicara penting bisa mahal. Oleh karena itu, mengambil transkrip berarti orang dapat lebih fokus, dan Anda dapat menggunakan dokumen tertulis untuk pemasaran untuk meningkatkan koneksi bisnis.

Bagaimana Anda Bisa Menggunakan Transkrip Rapat?

Transkrip rapat dapat menjadi sumber informasi untuk upaya pemasaran yang dihadapi pelanggan. Misalnya, jika sekelompok karyawan membahas perubahan atau tren industri, Anda kemudian dapat mengubah transkrip menjadi:

• Postingan blog
• Skrip video YouTube
• Episode podcast
• Teks media sosial
YouTube subtitle

Transkripsi rapat tidak hanya memungkinkan Anda mendapatkan banyak konten dari dokumen yang sama, tetapi juga akan membantu Anda menunjukkan keahlian dan memperkuat otoritas bisnis Anda. Jika Anda tetap membuat konten pemasaran, menggunakan transkripsi rapat untuk informasi dapat menghemat waktu, terutama karena dapat dikonversi menjadi sebagian besar formulir ini dengan sedikit pengeditan.

Bagaimana cara menyalin rapat?

Anda dapat mentranskripsikan rapat sendiri, atau menyewa salah satu layanan transkripsi rapat untuk melakukannya untuk Anda. Tergantung pada kecepatan mengetik dan kemampuan Anda untuk menyimpan informasi, menyalin rapat tidak harus menjadi proses yang rumit. Berikut adalah langkah-langkah cara membuat transkripsi rapat.

1. Rekam Rapat

Langkah pertama adalah mendapatkan rekaman rapat. Meskipun Anda dapat mencoba membuat catatan saat itu terjadi, ini bukan sumber informasi yang akurat. Cara Anda merekam rapat akan bergantung pada tempat rapat berlangsung dan jumlah pembicara.
Opsi perekaman meliputi:

• Perangkat lunak perekaman layar dan audio untuk rapat virtual
• Ponsel cerdas Anda untuk rapat skala kecil beberapa orang
• Mikrofon multi-arah untuk pengaturan ruang rapat yang lebih besar
• Perangkat lunak yang memiliki fitur perekaman dan transkripsi.

Apa pun opsi yang Anda pilih, pastikan Anda menguji lingkungan perekaman sebelum rapat dimulai. Sangat penting untuk memiliki kualitas audio yang jelas saat mengonversi ucapan menjadi teks . Terakhir, pastikan Anda memiliki izin semua orang untuk merekam rapat.

2. Dengarkan Audio

Selanjutnya, transfer file audio Anda ke komputer jika diperlukan. Dengarkan file sepenuhnya tanpa mencoba membuat catatan apa pun. Ini agar Anda dapat menentukan apakah ada masalah atau audio terputus. Anda harus terbiasa dengan konten file sebelum mulai mencoba menyalin.

3. Mulai Mentranskripsikan

Dengarkan audio untuk kedua kalinya dan mulailah menyalin. Cara termudah untuk melakukan ini secara manual adalah dengan mengetik tanpa terlalu khawatir tentang tanda baca dan ejaan. Saat Anda melihat speaker baru, tambahkan jeda baris untuk membedakannya. Langkah ini akan membantu Anda menambahkan stempel waktu nanti.

4. Rapikan Transkripsi Anda

Buka file audio lagi untuk meningkatkan transkripsi Anda. Selama langkah ini, Anda harus memeriksa kata-kata yang tidak akurat dan bertujuan untuk memiliki bagian yang dipecah oleh pembicara. Meskipun Anda belum perlu menambahkan nama, setidaknya Anda harus memiliki blok teks yang akurat untuk masing-masing. Setelah Anda selesai melakukannya, buka file teks tanpa audio dan mulailah mengedit untuk tata bahasa dan ejaan. Tingkat langkah ini tergantung pada jenis transkripsi yang Anda inginkan, tetapi kata-kata harus dieja dengan benar, dan harus ada titik dan huruf kapital di mana menurut Anda kalimat berubah.

5. Tambahkan Speaker dan Stempel Waktu

Memberikan Anda puas dengan kualitas transkripsi rapat Anda, Anda dapat mendengarkan audio lagi dan mulai menambahkan stempel waktu dan speaker. Untuk melakukan ini, jeda video setiap kali orang baru mulai berbicara dan tambahkan detail berikut:
[jam:menit:detik] [pembicara]: (Pidato)
Setelah Anda melakukan ini, Anda harus memiliki transkripsi rapat yang lengkap dan akurat.

6. Ubah menjadi Ringkasan Singkat

Transkripsi rapat berbeda dengan notulen rapat. Sedangkan transkripsi adalah file kata demi kata, menit adalah catatan poin utama. Jadi, jika Anda ingin menit sebagai gantinya, buka file teks untuk memilih:

• Masalah yang diangkat
• Saran
• Poin tindakan
• Hasil yang diputuskan
• Tenggat waktu

Melakukan ini jauh lebih mudah setelah Anda memiliki transkripsi rapat yang akurat, dibandingkan dengan bekerja langsung dari file audio .

Apakah mungkin untuk membuat Transkripsi rapat Teams secara langsung?

Ya, dimungkinkan untuk menyalin rapat dengan alat transkripsi atau transkripsi manual. Orang-orang menggunakan alat atau agensi untuk menyalin webinar, Microsoft Teams dan Zoom rapat, wawancara , dan banyak lagi. Ada banyak opsi untuk dipilih untuk layanan transkripsi. Ada aplikasi seluler baik di Android maupun iOS, aplikasi web, dan agensi transkripsi.
Saat memilih layanan transkripsi, Anda harus melihat beberapa faktor seperti paket harga, akurasi, dan kecepatan. Fitur layanan juga penting. Misalnya, beberapa layanan dapat melakukan transkripsi real-time, memiliki berbagai alat, integrasi, dan fungsi.

Apakah Mungkin untuk Mentranskripsikan Rapat Secara Otomatis?

Transkripsi audio manual adalah proses yang bertele-tele dan tidak selalu menjamin tingkat akurasi yang diperlukan dalam memenuhi transkrip. Alternatifnya adalah menggunakan perangkat lunak transkripsi otomatis, seperti Transkriptor .

1. Buat rekaman audio rapat.
2. Unggah ke perangkat lunak transkripsi rapat dan biarkan dikonversi.
3. Setelah selesai, Anda akan diberi tahu dan diberi daftar tugas.
4. Ini termasuk memeriksa file teks dan mengedit untuk akurasi jika diperlukan. Lengkapi ini sebelum Anda menyelesaikan file.
5. Setelah mengedit, unduh file teks dalam format yang Anda pilih.

Manfaat menggunakan platform transkripsi otomatis adalah menghilangkan banyak pekerjaan transkripsi yang berulang.

Apa itu Contoh Format Transkripsi Rapat?

Meskipun panjang dan kompleksitas transkrip rapat Anda akan bervariasi, berikut adalah contoh transkrip Intelligent Verbatim biasa.

[00:00:10 Steve]: Selamat datang, semuanya. Saya harap Anda semua memiliki akhir pekan yang baik. Sekarang tampaknya saat yang tepat untuk mengejar ketinggalan di mana kita berada dengan peluncuran perangkat lunak baru.

[00:00:40 Becky]: Saat ini kami berada di jalur yang tepat untuk diluncurkan pada akhir bulan, tetapi kami mengalami beberapa masalah UI. Aku akan membiarkan Ben menjelaskan karena dialah yang berurusan dengan ini.

[00:01:04 Ben]: Terima kasih, Becky. Jadi, masalah yang kita hadapi sekarang adalah mengakses pengaturan akun memaksa pengguna untuk keluar. Kita tidak bisa cukup-

[00:01:20 Steve]: Sepertinya itu masalah besar untuk memiliki perkembangan yang terlambat ini. Apakah itu terkait dengan hal lain, atau apakah itu masalah yang terisolasi?

[00:01:34 Ben]: Sejauh yang kami tahu, itu terisolasi. Tidak ada fitur atau menu lain yang disadap selama pengujian produk, jadi kami yakin ini adalah masalah yang relatif baru sejak kami menerapkan pembaruan desain terbaru. Mengapa itu menyebabkan bug saat ini tidak diketahui, tetapi itulah kegembiraan pengembangan perangkat lunak, bukan?

[00:02:01 Steve]: Ya, itu benar. Nah, Becky, saya pikir ini perlu menjadi prioritas utama untuk minggu ini, karena kita seharusnya tidak melihat untuk menerapkan perubahan lebih lanjut sampai ini diselesaikan. Saya akan menyerahkannya kepada Anda untuk mengatur, tetapi saya pikir kita harus menempatkan semua orang yang tersedia ke dalam ini karena itu akan menjadi penundaan besar. Kita akan menyusul di akhir minggu, oke?

[00:02:43 Becky]: Tidak apa-apa, terima kasih, Steve. Saya akan meminta Ben untuk berkoordinasi dengan orang-orang IT lainnya untuk melihat apa yang bisa kita lakukan tentang ini secepatnya.

Apa Kekurangan Menggunakan Mikrofon Jauh Asinkron?

• Menyusun audio paling akurat untuk setiap speaker ke dalam satu file
• Menggunakan pengenalan ucapan untuk mengetahui siapa yang berbicara, dapat dipengaruhi oleh kualitas mikrofon
• Merajut kutipan audio bersama-sama akan memakan waktu lama untuk dilakukan secara manual atau perangkat lunak transkripsi yang sangat kompleks

Pada tahun 2019, Microsoft meluncurkan studi untuk melihat penggunaan mikrofon jauh asinkron untuk transkripsi rapat. Para peneliti harus menggunakan berbagai algoritma AI dan audio yang kompleks untuk menghasilkan file transkripsi dengan akurasi 3% lebih rendah dari mikrofon directional. Fakta bahwa ini adalah studi mutakhir yang dilakukan oleh Microsoft harus menyoroti kemudahan penggunaannya di dunia nyata.

Pilihan terbaik: Transkriptor!

Bagaimana jika kami memberi tahu Anda bahwa ada cara cepat dan terjangkau untuk menyalin semua pertemuan bisnis penting Anda dalam hitungan menit? Transkriptor akan menjadi sumber transkripsi nomor satu Anda setiap hari dengan layanannya yang hemat biaya dan andal!

Tulis hal-hal di mana saja.

Akses dari semua perangkat. Ubah file audio menjadi teks dalam iPhone dan Android.

Lihat apa yang dikatakan pelanggan kami tentang kami!

Kami melayani ribuan orang dari segala usia, profesi dan negara. Klik komentar atau tombol di bawah ini untuk membaca ulasan yang lebih jujur tentang kami.

Dinilai hebat 4.4/5 berdasarkan 50+ ulasan di Capterra.