Hvernig á að búa til fundaruppskrift árið 2022

Afrit af fundi er auðveldasta leiðin til að skrá það sem rætt var á fundinum. Þó hefðbundin aðferð hafi verið að skrifa uppskriftina handvirkt, gerir tæknin þér kleift að gera þetta ferli sjálfvirkt.

Hér að neðan er fullkominn leiðarvísir um fundaruppskrift. Þú munt læra hvað þeir eru, hvers vegna þeir eru mikilvægir og hvernig á að skrifa upp fundina þína í framtíðinni.

Hvað eru fundarafrit?

Fundarafrit eru textaskrár af töluðum samtölum á fundi . Hins vegar ætti fullt fundarrit að innihalda ræðumenn og tímastimpla til að auðvelda tilvísun.

Það eru 3 aðalgerðir af fundaruppskrift:

1. Hvað er breytt umritun

Ritstýrð uppskrift er fullkomið handrit sem er aðlagað fyrir læsileika. Þetta felur í sér að leiðrétta málfræði og stafsetningu og fjarlægja slangur eða ófullkomin orð. Ritstýrð uppskrift getur verið gagnleg fyrir fund ef þú þarft að leggja fram skriflega skjalið formlega í framtíðinni.

2. Hvað er orðrétt umritun

Orðrétt uppskrift er nákvæm afrit af ræðufundinum. Það felur í sér hlé og óorðin hljóð (hálshreinsun, bakgrunnshljóð). Það er ekki mikið gagn af fullri orðréttri fundaruppskrift nema það sé í lagalegu samhengi.

Lítilsháttar afbrigði er umritun sem ekki er orðrétt. Þetta fjarlægir hlé og óorðin hljóð á sama tíma og orðalagið er óbreytt. 

3. Hvað er greindur orðrétt umritun

Greindar orðréttar uppskriftir halda aðalræðunni á meðan útfyllingarorðum, endurtekningum, óstöðluðum orðum og hléum er breytt. Það fjarlægir setningar utan efnis og keyrslu.

Tilgangur greindar orðréttrar afrits er að halda rödd þess sem talar um leið og textinn er læsilegur. Það er notað í viðskiptum vegna þess að það er hægt að vitna í það eða breyta því auðveldlega í aðra miðla, svo sem handrit eða skriflega grein.

Ættir þú að nota breytta umritun eða orðrétta umritun?

Rökréttasti kosturinn í flestum viðskiptasamhengi er greindur orðrétt afrit. Þó að þú gætir viljað nota meira breytta útgáfu, geturðu gert þetta í framtíðinni frá upphafsskjalinu. Það er þitt hlutverk að ákveða hversu mikið ritstýrt þú vilt að uppskriftin sé, allt eftir samhenginu.


staður fyrir fundi


Hvers vegna ættir þú að afrita fundi?

Ástæðan fyrir því að afrita fundi er að halda skriflega skrá yfir umræðuefni. Þetta nær til annarra ástæðna, þar á meðal:

  • Til að auka fókus. Ef þátttakendur þurfa ekki að skrifa eigin minnispunkta á fundinum geta þeir einbeitt sér að því sem verið er að ræða. Sem slík bæta fundarafrit þátttöku.
  • Til að gera tilvísun auðveldari. Ef einhver þarf að vísa aftur til fundarsumræðna er afrit auðveldasta leiðin til þess. Notkun minnismiða einhvers gæti valdið mistökum ef þeir hafa skrifað upplýsingar rangt.
  • Til að spara tíma. Að búa til fundarafrit sparar þátttakendum tíma vegna þess að þeir þurfa ekki að horfa aftur á upptöku nokkrum sinnum til að fá þær upplýsingar sem þeir þurfa. Skrifað skjal er miklu auðveldara að skanna í gegnum.
  • Til að auka arðsemi. Fundur með mikilvægum ræðumanni getur verið dýr. Því að taka afrit þýðir að fólk getur einbeitt sér meira og þú getur notað skriflega skjalið til markaðssetningar til að bæta viðskiptatengsl.

Hvernig er hægt að nota fundarafrit?

Afrit af fundi getur verið uppspretta upplýsinga fyrir markaðsaðgerðir sem snúa að viðskiptavinum.  Til dæmis, ef hópur starfsmanna ræðir breytingar eða þróun iðnaðarins gætirðu breytt afritinu í:

  • Bloggfærsla
  • YouTube myndbandshandrit
  • Podcast þáttur
  • Skýringarmyndir á samfélagsmiðlum

Ekki aðeins mun fundaruppskriftin gera þér kleift að fá mörg efni úr sama skjalinu, hún mun einnig hjálpa þér að sýna sérþekkingu og styrkja viðskiptayfirvald þitt.

Ef þú ert samt að búa til markaðsefni getur það sparað tíma að nota fundaruppskrift til að fá upplýsingar, sérstaklega þar sem hægt væri að breyta því í flest þessara forma með mjög litlum breytingum.

Hvernig á að taka og afrita fundargerðir af fundi

Það fer eftir innsláttarhraða þínum og getu til að varðveita upplýsingar, það þarf ekki að vera flókið ferli að afrita fund . Hér eru skrefin fyrir hvernig á að búa til fundaruppskrift.

1. Taktu upp fundinn

Fyrsta skrefið er að fá upptöku af fundinum . Þó að þú gætir reynt að taka minnispunkta þegar það er að gerast, þá er þetta ekki nákvæm uppspretta upplýsinga. Hvernig þú tekur upp fundinn fer eftir því hvar hann fer fram og hversu margir ræðumenn eru.

Upptökuvalkostir eru:

  • Skjá- og hljóðupptökuhugbúnaður fyrir sýndarfundi
  • Snjallsíminn þinn fyrir fámenna fundi í litlum mæli
  • Fjölstefnuhljóðnemar fyrir stærri fundarherbergi

Hvaða valkost sem þú velur, vertu viss um að prófa gæðin áður en fundur hefst. Þú verður að tryggja að þú hafir flokkað öll mál fyrirfram svo þau komi ekki í veg fyrir. Einnig ákvarða hljóðgæði nákvæmni fundaruppskriftar þinnar.

Að lokum skaltu ganga úr skugga um að þú hafir leyfi allra til að taka upp fundinn.

2. Hlustaðu á hljóðið

Næst skaltu flytja hljóðskrána þína yfir á tölvu ef þörf krefur. Hlustaðu á skrána alveg án þess að reyna að gera athugasemdir. Þetta er svo þú getir ákvarðað hvort það séu einhver vandamál eða hljóðbrot. Þú þarft að kynna þér innihald skrárinnar áður en þú byrjar að reyna að umrita.

3. Byrjaðu að umrita

Hlustaðu á hljóðið í annað sinn og byrjaðu að umrita. Auðveldasta leiðin til að gera þetta handvirkt er að skrifa bara án þess að hafa of miklar áhyggjur af greinarmerkjum og stafsetningu. Þegar þú tekur eftir nýjum hátalara skaltu bæta við línuskilum til að greina þá að. Þetta skref mun hjálpa þér að bæta við tímastimplum síðar.

4. Snyrtu uppskriftina þína

Farðu í gegnum hljóðskrána aftur til að bæta uppskriftina þína . Í þessu skrefi ættir þú að athuga hvort orð séu ónákvæm og stefna að því að hlutar séu brotnir upp eftir hátalara. Þó að þú þurfir ekki að bæta við nöfnum ennþá, ættirðu að minnsta kosti að hafa nákvæma textablokka fyrir hvern.

Þegar þú hefur gert þetta skaltu fara í gegnum textaskrána án hljóðsins og byrja að breyta fyrir málfræði og stafsetningu. Umfang þessa skrefs fer eftir því hvers konar umritun þú vilt, en orð ættu að vera rétt stafsett og það ættu að vera punktar og hástafir þar sem þú heldur að setningar breytist.

5. Bættu við hátölurum og tímastimplum

Að því gefnu að þú sért ánægður með gæði fundaruppskriftarinnar geturðu hlustað á hljóðið aftur og byrjað að bæta inn tímastimplum og hátölurum. Til að gera þetta skaltu gera hlé á myndbandinu í hvert sinn sem nýr einstaklingur byrjar að tala og bæta við eftirfarandi upplýsingum:

[hour:minute:second] [speaker]: (Ræða)

Eftir að þú hefur gert þetta ættirðu að hafa fullkomna og nákvæma fundaruppskrift.

6. Umbreyttu í stutta samantekt

Afrit af fundi er öðruvísi en fundargerðir. Þó að uppskrift sé orðrétt skrá, eru fundargerðir skrá yfir helstu atriði. Svo ef þú vilt mínútur í staðinn skaltu fara í gegnum textaskrána og velja:

  • Álitamál borin upp
  • Tillögur
  • Aðgerðarpunktar
  • Ákveðnar niðurstöður
  • Skilafrestir

Að gera þetta er miklu auðveldara þegar þú hefur nákvæma uppskrift af fundinum, í stað þess að vinna beint úr hljóðskránni.

Valkostur við handvirka umritun

Handvirk umritun er langdregin ferli og tryggir ekki alltaf nákvæmni sem þarf til að mæta afritum. Annar valkostur er að nota sjálfvirkan umritunarhugbúnað, eins og Transkriptor .

Svona virkar það:

  1. Búðu til hljóðupptöku af fundinum.
  2. Hladdu því upp í sjálfvirka umritunarhugbúnaðinn og láttu það umbreyta.
  3. Þegar því er lokið færðu tilkynningu og færð lista yfir verkefni.
  4. Þetta felur í sér að yfirfara textaskrána og breyta henni fyrir nákvæmni, ef þörf krefur. Ljúktu við þetta áður en þú klárar skrána.
  5. Eftir að þú hefur breytt henni skaltu hlaða niður textaskránni á því sniði sem þú valdir.

Ávinningurinn af því að nota sjálfvirkan umritunarvettvang er að það tekur mikið af endurtekinni vinnu við umritun.

Hvað er dæmi um fundaruppskrift?

Þó að lengd og flókin fundarafrit þitt sé mismunandi, þá er hér dæmi um dæmigerða snjöllu orðrétta afrit.

[00:00:10 Steve]:       Verið velkomin, allir. Ég vona að þið hafið öll átt góða helgi. Nú virðist góður tími til að ná því hvar við erum stödd með nýja hugbúnaðarútsetningu.

[00:00:40 Becky]:      Núna erum við á réttri leið með að koma út í lok mánaðarins, en við höfum lent í nokkrum vandamálum við HÍ. Ég læt Ben útskýra vegna þess að hann hefur verið sá að takast á við þetta.

[00:01:04 Ben]:         Takk, Becky. Svo, vandamálið sem við erum með núna er að aðgangur að reikningsstillingum neyðir notandann til að skrá sig út. Við getum ekki alveg-

[00:01:20 Steve]:       Það virðist vera stórt mál að hafa svona seint í þróun. Er það tengt einhverju öðru eða er það einangrað mál?

[00:01:34 Ben]:         Eftir því sem við getum sagt er það einangrað. Engir aðrir eiginleikar eða valmyndir voru bilaðar við vöruprófun, svo við teljum að þetta sé tiltölulega nýtt vandamál síðan við innleiddum nýjustu hönnunaruppfærsluna. Hvers vegna það hefur valdið villu er óþekkt eins og er, en það er gleðin við hugbúnaðarþróun, ekki satt?

[00:02:01 Steve]:       Já það er satt. Jæja, Becky, ég held að þetta þurfi að vera forgangsverkefni vikunnar, þar sem við ættum ekki að leita að frekari breytingum fyrr en þetta hefur verið leyst. Ég læt ykkur um að skipuleggja þetta, en ég held að við ættum að setja allt tiltækt fólk í þetta því það verður mikil töf. Við náum saman í lok vikunnar, allt í lagi?

[00:02:43 Becky]:      Það er allt í lagi, takk, Steve. Ég fæ Ben til að samráða við hina upplýsingatæknina til að sjá hvað við getum gert í þessu ASAP.


fundarborð


Getur þú afritað fundi með ósamstilltum fjarhljóðnemum?

Tæknilega séð, já, en það krefst flókins hugbúnaðar eða mikils tíma við að sameina skrárnar handvirkt.

Ósamstilltir hljóðnemar taka upp sama hljóð en eru ekki skipulagðir til að gera það samtímis. Sem dæmi má nefna snjallsíma, spjaldtölvur og fartölvur, sem allar eru með innbyggðum hljóðnemum.

Fjarlægðarþátturinn kemur frá þessum ósamstilltu hljóðnemum sem staðsettir eru á mismunandi stöðum í herberginu. Til dæmis, á fundi sem er í stjórnarherbergi, getur hver þátttakandi notað tækið sitt til að taka upp fundinn. Niðurstaðan eru ósamstilltir fjarlægir hljóðnemar.

Hverjir eru gallarnir við að nota ósamstillta fjarhljóðnema?

Ósamstilltir fjarlægir hljóðnemar myndu hver og einn taka upp sína útgáfu af fundinum og gera nánustu ræðumann þeirra skýrasta. Þetta myndi veita nothæfa hljóðupptöku fyrir hvern einstakling, en vandamálin myndu þá fela í sér:

  • Að safna nákvæmasta hljóðinu fyrir hvern hátalara í eina skrá
  • Það getur haft áhrif á gæði hljóðnema að nota talgreining til að finna út hver er að tala
  • Að prjóna hljóðbrotin saman myndi taka langan tíma að gera handvirkt eða mjög flókinn umritunarhugbúnað

Árið 2019 hóf Microsoft rannsókn til að skoða notkun ósamstilltra fjarlægra hljóðnema til að afrita fundi. Rannsakendur þurftu að nota fjölbreytt úrval flókinna gervigreindar og hljóðreiknirita til að búa til umritunarskrá með 3% minni nákvæmni en stefnuvirka hljóðnema. Sú staðreynd að þetta var háþróaða rannsókn sem gerð var af Microsoft ætti að undirstrika hversu auðvelt það er í notkun í hinum raunverulega heimi.

Sjáðu hvað viðskiptavinir okkar hafa sagt um okkur!

Við þjónum þúsundum fólks af öllum aldri, starfsgreinum og landi. Smelltu á athugasemdirnar eða hnappinn hér að neðan til að lesa heiðarlegar umsagnir um okkur.

Maricelly G.
Prófessor
Read More
Helsti ávinningurinn fyrir mig er tíminn. Þvílíkt verkfæri fyrir mig, núna get ég unnið vinnuna mína hratt og af gæðum. Transkriptor er mjög gott tæki fyrir rannsakendur, því við þurfum að vinna svona verkefni og við höfum ekki mikinn tíma til umritunar.
Jimena L.
Stofnandi
Read More
Allt er mjög gott, það er ekki dýrt, gott samband á milli verðs og gæða og það er líka frekar hratt. Mikil nákvæmni í samhengi við tíma texta og í viðurkenningu orðanna. Örfáar leiðréttingar þurfti að gera.
Jaqueline B.
Félagsfræðingur
Read More
Það sem mér líkaði mest við transkryptor er hvernig það hefur mikla nákvæmni. Með auðveldum vettvangi þurfti ég aðeins að gera greinarmerki
Previous
Next

Algengar spurningar

Fundaruppskrift er nauðsynleg fyrir nákvæmni, tilvísun og markaðssetningu á efni. Hins vegar er ekki þess virði að eyða tíma í að skrifa út hljóðskrá fundarins handvirkt.

Ef þú þarft fundaruppskrift skaltu prófa umritunarhugbúnað. Þau eru fljótleg og auðveld í notkun og fyrsta uppskriftin er ókeypis.