Cum să creați o transcriere a unei ședințe în 2022

Transcrierea unei ședințe este cea mai simplă modalitate de a înregistra ceea ce s-a discutat în timpul ședinței. Deși metoda tradițională consta în scrierea manuală a transcrierii, tehnologia vă permite să automatizați acest proces.

Iată mai jos ghidul final de transcriere a ședințelor. Veți afla ce sunt, de ce sunt importante și cum să vă transcrieți întâlnirile în viitor.

Ce sunt transcrierile ședințelor?

Transcrierile ședințelor sunt înregistrări de text ale conversațiilor vorbite în timpul unei ședințe. Cu toate acestea, o transcriere completă a reuniunii ar trebui să includă vorbitorii și marcajele de timp pentru a facilita referințele.

Există 3 tipuri principale de transcriere a ședințelor:

1. Ce este transcrierea editată

O transcriere editată este un scenariu complet care este ajustat pentru a fi mai ușor de citit. Aceasta include corectarea gramaticii și a ortografiei și eliminarea cuvintelor argotice sau incomplete. O transcriere editată poate fi utilă pentru o ședință, în cazul în care trebuie să prezentați în mod oficial documentul scris în viitor.

2. Ce este transcrierea textuală

Transcrierea textuală este o copie exactă a ședinței vorbite. Acesta include pauze și sunete non-verbale (trosnituri în gât, zgomot de fond). Nu prea este utilă o transcriere integrală a ședinței, cu excepția cazului în care este vorba de un context juridic.

O ușoară variație este o transcriere non-verbatim. În acest fel se elimină pauzele și sunetele non-verbale, păstrând însă aceeași formulare. 

3. Ce este transcrierea textuală inteligentă

Transcrierile textuale inteligente rețin discursul principal, eliminând în același timp cuvintele de umplutură, repetițiile, cuvintele non-standard și pauzele. Elimină propozițiile fără subiect și propozițiile fără subiect.

Scopul unei transcrieri verbatim inteligente este de a păstra vocea vorbitorului, făcând în același timp textul lizibil. Este folosit în afaceri deoarece poate fi citat sau poate fi ușor de convertit în alte medii, cum ar fi un scenariu sau un articol scris.

Ar trebui să folosiți transcrierea editată sau transcrierea textuală?

În majoritatea contextelor de afaceri, cea mai logică opțiune este transcrierea textuală inteligentă. Deși este posibil să doriți să folosiți o versiune mai mult editată, puteți face acest lucru în viitor, pornind de la documentul inițial. Este treaba dumneavoastră să decideți cât de mult doriți să fie editată transcrierea, în funcție de context.


un loc pentru întâlniri


De ce ar trebui să transcrieți ședințele?

Motivul pentru a transcrie ședințele este de a păstra o înregistrare scrisă a subiectelor de discuție.. Acest lucru contribuie la alte motive, printre care:

  • Pentru a crește concentrarea. Dacă participanții nu trebuie să ia notițe în timpul ședinței, se pot concentra asupra a ceea ce se discută. Ca atare, transcrierile ședințelor îmbunătățesc angajamentul.
  • Pentru a face mai ușoară referința. În cazul în care cineva are nevoie să se refere la discuțiile din cadrul reuniunii, o transcriere este cea mai ușoară modalitate de a face acest lucru. Folosirea notițelor cuiva ar putea duce la greșeli dacă acesta a scris informațiile în mod incorect.
  • Pentru a economisi timp. Generarea de transcrieri ale ședințelor economisește timp pentru participanți, deoarece aceștia nu vor mai fi nevoiți să revadă o înregistrare de mai multe ori pentru a obține informațiile de care au nevoie. Un document scris este mult mai ușor de parcurs.
  • Pentru a crește ROI. O întâlnire cu un vorbitor important poate fi costisitoare. Prin urmare, transcrierea înseamnă că oamenii se pot concentra mai mult, iar dvs. puteți folosi documentul scris pentru marketing în vederea îmbunătățirii legăturilor de afaceri.

Cum pot fi folosite transcrierile ședințelor?

O transcriere a unei ședințe poate fi o sursă de informații pentru eforturile de marketing orientate către clienți. De exemplu, dacă un grup de angajați discută despre schimbările sau tendințele din industrie, ați putea transforma transcrierea în:

  • O postare pe blog
  • Un script video YouTube
  • Un episod de podcast
  • Legende pentru social media

Nu numai că transcrierea ședinței vă va permite să obțineți mai multe părți de conținut din același document, dar vă va ajuta și să vă arătați expertiza și să vă consolidați autoritatea în afaceri.

Dacă oricum creați conținut de marketing, utilizarea unei transcrieri de ședință pentru informații poate economisi timp, mai ales că acestea pot fi convertite în majoritatea acestor forme cu foarte puține modificări.

Cum să întocmiți și să transcrieți procesul-verbal al unei ședințe

În funcție de viteza dumneavoastră de dactilografiere și de capacitatea de a reține informații, transcrierea unei ședințe nu trebuie să fie un proces complicat. Iată care sunt pașii pentru a crea o transcriere a unei ședințe.

1. Înregistrarea reuniunii

Primul pas este să obțineți o înregistrare a ședinței. Deși ați putea încerca să luați notițe pe măsură ce se întâmplă, aceasta nu este o sursă precisă de informații. Modul în care înregistrați ședința va depinde de locul în care are loc și de numărul de vorbitori.

Opțiunile de înregistrare includ:

  • Software de înregistrare a ecranului și audio pentru întâlniri virtuale
  • Smartphone-ul dvs. pentru întâlniri la scară mică cu câteva persoane
  • Microfoane multidirecționale pentru configurații mai mari în sala de ședințe

Indiferent de opțiunea pe care o alegeți, asigurați-vă că testați calitatea înainte de începerea ședinței. Trebuie să vă asigurați că ați rezolvat orice problemă din timp, astfel încât să nu vă încurce. De asemenea, calitatea audio determină acuratețea transcrierii ședinței.

În cele din urmă, asigurați-vă că aveți permisiunea tuturor de a înregistra ședința.

2. Ascultați înregistrarea audio

În continuare, transferați fișierul audio pe un computer, dacă este necesar. Ascultați fișierul în întregime, fără a încerca să luați notițe. Acest lucru vă permite să stabiliți dacă există probleme sau întreruperi audio. Va trebui să vă familiarizați cu conținutul fișierului înainte de a începe să transcrieți.

3. Începeți transcrierea

Ascultați înregistrarea audio a doua oară și începeți să transcrieți. Cel mai simplu mod de a face acest lucru manual este să tastați fără a vă îngrijora prea mult de punctuație și ortografie. Atunci când observați un nou vorbitor, adăugați o pauză de linie pentru a-l distinge. Acest pas vă va ajuta să adăugați mai târziu marcaje de timp.

4. Faceți ordine în transcrierea dvs.

Parcurgeți din nou fișierul audio pentru a îmbunătăți transcrierea. În timpul acestei etape, ar trebui să verificați dacă există cuvinte inexacte și să încercați să aveți secțiuni împărțite în funcție de vorbitor. Deși nu trebuie să adăugați încă numele, ar trebui cel puțin să aveți blocuri de text precise pentru fiecare.

După ce ați făcut acest lucru, parcurgeți fișierul text fără audio și începeți să editați gramatica și ortografia. Amploarea acestui pas depinde de tipul de transcriere pe care îl doriți, dar cuvintele trebuie să fie ortografiate corect și trebuie să existe puncte și majuscule acolo unde credeți că se schimbă propozițiile.

5. Adăugați difuzoare și marcaje de timp

În cazul în care sunteți mulțumit de calitatea transcrierii ședinței, puteți asculta din nou înregistrarea audio și puteți începe să adăugați marcaje de timp și vorbitori. Pentru a face acest lucru, întrerupeți videoclipul de fiecare dată când o nouă persoană începe să vorbească și adăugați următoarele detalii:

[hour:minute:second] [speaker]: (Discurs)

După ce ați făcut acest lucru, ar trebui să aveți o transcriere completă și exactă a ședinței.

6. Conversia în rezumat scurt

O transcriere a unei ședințe este diferită de un proces-verbal de ședință. În timp ce o transcriere este un fișier textual, procesul-verbal este o înregistrare a punctelor principale. Deci, dacă doriți minute în schimb, treceți prin fișierul text alegând:

  • Probleme ridicate
  • Sugestii
  • Puncte de acțiune
  • Rezultate decise
  • Termene limită

Acest lucru este mult mai ușor de realizat odată ce aveți o transcriere exactă a ședinței, spre deosebire de lucrul direct din fișierul audio.

Alternativă la transcrierea manuală

Transcrierea manuală este un proces de lungă durată și nu garantează întotdeauna nivelurile de acuratețe necesare pentru transcrierea ședințelor. O alternativă este utilizarea unui software de transcriere automată, cum ar fi Transkriptor.

Iată cum funcționează:

  1. Creați o înregistrare audio a reuniunii.
  2. Încărcați-l în software-ul de transcriere automată și lăsați-l să convertească.
  3. După ce se termină, veți fi notificat și veți primi o listă de sarcini.
  4. Printre acestea se numără verificarea fișierului text și editarea pentru acuratețe, dacă este necesar. Completați-le înainte de a finaliza fișierul.
  5. După editare, descărcați fișierul text în formatul ales.

Avantajul utilizării unei platforme de transcriere automată este că elimină o mare parte din munca repetitivă de transcriere.

Ce este un exemplu de transcriere a unei ședințe?

Deși lungimea și complexitatea transcrierii ședinței dvs. vor varia, iată un exemplu tipic de transcriere textuală inteligentă.

[00:00:10 Steve]:       Bine ați venit, toată lumea. Sper că ați avut cu toții un weekend plăcut. Acum pare un moment bun pentru a ne pune la curent cu stadiul în care ne aflăm în ceea ce privește lansarea noului software.

[00:00:40 Becky]:      În prezent, suntem pe cale să lansăm aplicația la sfârșitul lunii, dar am întâmpinat câteva probleme legate de interfață. Îl voi lăsa pe Ben să explice, pentru că el a fost cel care s-a ocupat de asta.

[00:01:04 Ben]:         Mulțumesc, Becky. Așadar, problema pe care o avem acum este că accesarea setărilor contului obligă utilizatorul să se deconecteze. Nu putem…

[00:01:20 Steve]:       Aceasta pare a fi o problemă importantă în această fază de dezvoltare. Este legat de altceva sau este o problemă izolată?

[00:01:34 Ben]:         Din câte ne putem da seama, este izolat. În timpul testării produsului, nu au fost identificate alte caracteristici sau meniuri care să prezinte erori, astfel încât credem că este o problemă relativ nouă, de când am implementat cea mai recentă actualizare a designului. De ce a cauzat un bug este momentan necunoscut, dar aceasta este bucuria dezvoltării de software, nu?

[00:02:01 Steve]:       Da, este adevărat. Ei bine, Becky, cred că acest lucru trebuie să fie o prioritate de top pentru această săptămână, deoarece nu ar trebui să încercăm să implementăm alte modificări până când acest lucru nu va fi rezolvat. Vă las pe voi să vă ocupați de organizare, dar cred că ar trebui să punem toate persoanele disponibile să se ocupe de asta, pentru că va fi o întârziere majoră. Vorbim la sfârșitul săptămânii, bine?

[00:02:43 Becky]:      E în regulă, mulțumesc, Steve. Îl voi pune pe Ben să se coordoneze cu ceilalți băieți de la IT pentru a vedea ce putem face cât mai curând posibil.


o masă de ședință


Puteți transcrie ședințele folosind microfoane la distanță asincrone?

Din punct de vedere tehnic, da, dar este nevoie de un software complex sau de mult timp pentru a combina manual fișierele.

Microfoanele asincrone înregistrează același sunet, dar nu sunt organizate pentru a face acest lucru simultan. Printre exemple se numără telefoanele inteligente, tabletele și laptopurile, care au toate microfoane încorporate.

Elementul de distanță provine de la aceste microfoane asincrone amplasate în diferite puncte din jurul unei încăperi. De exemplu, într-o ședință care are loc într-o sală de ședințe, fiecare participant poate utiliza dispozitivul său pentru a înregistra ședința. Rezultatul este microfoane distante asincrone.

Care sunt dezavantajele utilizării microfoanelor asincrone la distanță?

Microfoanele asincrone la distanță ar înregistra fiecare versiunea sa despre ședință, făcând ca vorbitorul cel mai apropiat să fie cel mai clar. Acest lucru ar oferi o înregistrare audio utilizabilă pentru fiecare persoană, dar problemele ar include:

  • Colectarea celor mai precise înregistrări audio pentru fiecare vorbitor într-un singur fișier
  • Utilizarea recunoașterii vocale pentru a afla cine vorbește poate fi influențată de calitatea microfonului.
  • Împletirea fragmentelor audio ar dura mult timp pentru a face manual sau un software de transcriere foarte complex.

În 2019, Microsoft a lansat un studiu pentru a analiza utilizarea microfoanelor asincrone la distanță pentru transcrierea ședințelor. Cercetătorii au fost nevoiți să utilizeze o gamă largă de algoritmi AI și audio complecși pentru a produce un fișier de transcriere cu o precizie cu 3% mai mică decât cea a microfoanelor direcționale. Faptul că acesta a fost un studiu de ultimă generație realizat de Microsoft ar trebui să evidențieze ușurința utilizării sale în lumea reală.

Vezi ce au spus clienții noștri despre noi!

Servim mii de oameni de orice vârstă, profesie și țară. Faceți clic pe comentariile sau butonul de mai jos pentru a citi mai multe recenzii sincere despre noi.

Maricelly G.
Profesor
Read More
Principalul beneficiu pentru mine este timpul. Ce instrument grozav pentru mine, chiar acum îmi pot face treaba rapid și cu calitate. Transcriptor este un instrument foarte bun pentru cercetători, deoarece trebuie să facem acest tip de sarcină și nu avem mult timp pentru transripție.
Jimena L.
Fondator
Read More
Totul este foarte bun, nu este scump, relație bună între preț și calitate și este, de asemenea, destul de rapid. Precizie mare in raport cu timpii subtitrarilor si in recunoasterea cuvintelor. Au trebuit făcute foarte puține corecții.
Jaqueline B.
Sociolog
Read More
Ce mi-a plăcut cel mai mult la transkryptor este faptul că are o precizie ridicată. Cu o platformă ușor de utilizat, aveam nevoie doar să fac ajustări de punctuație
Previous
Next

întrebări frecvente

Transcrierea ședințelor este necesară pentru acuratețe, referință și marketing de conținut. Cu toate acestea, nu merită să petreceți ore întregi scriind manual fișierul audio al unei ședințe.

Dacă aveți nevoie de transcrierea unei ședințe, încercați un software de transcriere. Acestea sunt rapide și ușor de utilizat, iar prima transcriere este gratuită.