Fie că este vorba de Zoom sau Microsoft Teams, transcrierile ședințelor sunt cea mai simplă modalitate de a înregistra cuvintele participanților la ședințe. Deși metoda tradițională era de a obține manual notele de ședință, acum Transkriptor vă permite să automatizați acest proces!
Aplicație pentru smartphone care transcrie întâlniri
Acces de pe toate dispozitivele.
Transformă fișierele audio în text în iphone și Android.
Iată mai jos ghidul final de transcriere a ședințelor. Veți afla ce sunt, de ce sunt importante și cum să obțineți înregistrări ale ședințelor și cum să vă transcrieți ședințele în viitor.
Ce este o transcriere a unei ședințe?
Transcrierile ședințelor sunt înregistrări de text ale conversațiilor vorbite în timpul unei ședințe. Cu toate acestea, o transcriere completă a reuniunii ar trebui să includă vorbitorii și marcajele de timp pentru a facilita referințele.
Există 3 tipuri principale de transcriere a ședințelor:
1. Ce este transcrierea editată
O transcriere editată este un scenariu complet care este ajustat pentru a fi mai ușor de citit. Aceasta include corectarea gramaticii și a ortografiei și eliminarea cuvintelor argotice sau incomplete. O transcriere editată poate fi utilă pentru o ședință, în cazul în care trebuie să prezentați în mod oficial documentul scris în viitor.
2. Ce este transcrierea textuală
Transcrierea textuală este o copie exactă a ședinței vorbite. Acesta include pauze și sunete non-verbale (trosnituri în gât, zgomot de fond). Nu prea este utilă o transcriere integrală a ședinței, cu excepția cazului în care este vorba de un context juridic.
O ușoară variație este o transcriere non-verbatim. În acest fel se elimină pauzele și sunetele non-verbale, păstrând însă aceeași formulare.
3. Ce este transcrierea textuală inteligentă
Transcrierile textuale inteligente rețin discursul principal, eliminând în același timp cuvintele de umplutură, repetițiile, cuvintele non-standard și pauzele. Elimină propozițiile fără subiect și propozițiile fără subiect.
Scopul unei transcrieri verbatim inteligente este de a păstra vocea vorbitorului, făcând în același timp textul lizibil. Este utilizat în cadrul conferințelor video și al evenimentelor de afaceri, deoarece poate fi citat sau poate fi ușor convertit în alte medii, cum ar fi un scenariu sau un articol scris.
Ar trebui să Folosiți transcrierea editată sau transcrierea textuală?
Transcrierile textuale inteligente au cel mai mult sens în majoritatea contextelor de afaceri, deoarece oferă o transcriere ușor de citit, păstrând în același timp vocea și sensul vorbitorilor. Dacă doriți să folosiți o versiune mai mult editată, puteți face acest lucru în viitor, din documentul de pornire.
De ce ar trebui să transcrieți ședințele?
Motivul pentru care se fac dictări ale ședințelor este acela de a păstra o înregistrare scrisă a subiectelor de discuție. Acest lucru contribuie la alte motive, printre care:
- Pentru a crește concentrarea. Dacă participanții nu trebuie să ia notițe în timpul ședinței, se pot concentra asupra a ceea ce se discută. Ca atare, transcrierile ședințelor îmbunătățesc angajamentul.
- Pentru a face mai ușoară referința. În cazul în care cineva are nevoie să se refere la discuțiile din cadrul reuniunii, o transcriere este cea mai ușoară modalitate de a face acest lucru. Folosirea notițelor cuiva ar putea duce la greșeli dacă acesta a scris informațiile în mod incorect.
- Pentru a economisi timp. Generarea de transcrieri ale ședințelor economisește timp pentru participanți, deoarece aceștia nu vor mai fi nevoiți să revadă o înregistrare de mai multe ori pentru a obține informațiile de care au nevoie. Un document scris este mult mai ușor de parcurs.
- Pentru a crește ROI. O întâlnire cu un vorbitor important poate fi costisitoare. Prin urmare, transcrierea înseamnă că oamenii se pot concentra mai mult, iar dvs. puteți folosi documentul scris pentru marketing în vederea îmbunătățirii legăturilor de afaceri.
Cum puteți utiliza transcrierile ședințelor?
O transcriere a unei ședințe poate fi o sursă de informații pentru eforturile de marketing orientate către clienți. De exemplu, dacă un grup de angajați discută despre schimbările sau tendințele din industrie, puteți transforma transcrierea în:
- O postare pe blog
- Un script video YouTube
- Un episod de podcast
- Legende pentru social media
- Youtube subtitrări
Dacă oricum creați conținut de marketing, utilizarea unei transcrieri de ședință pentru informații poate economisi timp, mai ales că aceasta poate fi convertită în majoritatea acestor forme cu foarte puțină editare.
Cum transcriu o ședință?
Puteți să transcrieți singur o ședință sau să angajați unul dintre serviciile de transcriere a ședințelor pentru a o face pentru dumneavoastră. În funcție de viteza dumneavoastră de dactilografiere și de capacitatea de a reține informații, transcrierea unei ședințe nu trebuie să fie un proces complicat. Iată care sunt pașii pentru a crea o transcriere a unei ședințe.
1. Înregistrarea reuniunii
Primul pas este să obțineți o înregistrare a ședinței. Deși ați putea încerca să luați notițe pe măsură ce se întâmplă, aceasta nu este o sursă precisă de informații. Modul în care înregistrați ședința va depinde de locul în care are loc și de numărul de vorbitori.
Opțiunile de înregistrare includ:
- Software de înregistrare a ecranului și audio pentru întâlniri virtuale
- Smartphone-ul dvs. pentru întâlniri la scară mică cu câteva persoane
- Microfoane multidirecționale pentru configurații mai mari în sala de ședințe
- Programe care au atât funcții de înregistrare, cât și de transcriere.
Indiferent de opțiunea pe care o alegeți, asigurați-vă că testați mediul de înregistrare înainte de începerea reuniunii. Este important să aveți o calitate audio clară atunci când convertiți discursul în text.
În cele din urmă, asigurați-vă că aveți permisiunea tuturor de a înregistra ședința.
2. Ascultați înregistrarea audio
În continuare, transferați fișierul audio pe un computer, dacă este necesar. Ascultați fișierul în întregime, fără a încerca să luați notițe. Acest lucru vă permite să stabiliți dacă există probleme sau întreruperi audio. Va trebui să vă familiarizați cu conținutul fișierului înainte de a începe să transcrieți.
3. Începeți transcrierea
Ascultați înregistrarea audio a doua oară și începeți să transcrieți. Cel mai simplu mod de a face acest lucru manual este să tastați fără a vă îngrijora prea mult de punctuație și ortografie. Atunci când observați un nou vorbitor, adăugați o pauză de linie pentru a-l distinge. Acest pas vă va ajuta să adăugați mai târziu marcaje de timp.
4. Faceți ordine în transcrierea dvs.
Parcurgeți din nou fișierul audio pentru a vă îmbunătăți transcrierea. În timpul acestei etape, ar trebui să verificați dacă există cuvinte inexacte și să urmăriți ca secțiunile să fie întrerupte de vorbitor. Deși nu trebuie să adăugați încă numele, ar trebui cel puțin să aveți blocuri de text precise pentru fiecare.
După ce ați făcut acest lucru, parcurgeți fișierul text fără audio și începeți să editați gramatica și ortografia. Amploarea acestui pas depinde de tipul de transcriere pe care îl doriți, dar cuvintele trebuie să fie ortografiate corect și trebuie să existe puncte și majuscule acolo unde credeți că se schimbă propozițiile.
5. Adăugați difuzoare și marcaje de timp
În cazul în care sunteți mulțumit de calitatea transcrierii ședinței, puteți asculta din nou înregistrarea audio și puteți începe să adăugați marcaje de timp și vorbitori. Pentru a face acest lucru, întrerupeți videoclipul de fiecare dată când o nouă persoană începe să vorbească și adăugați următoarele detalii:
[hour:minute:second] [speaker]: (Discurs)
După ce ați făcut acest lucru, ar trebui să aveți o transcriere completă și exactă a ședinței.
6. Conversia în rezumat scurt
Transcrierea ședinței este diferită de procesul-verbal al ședinței. În timp ce o transcriere este un fișier textual, procesul-verbal este o înregistrare a punctelor principale. Deci, dacă doriți minute în schimb, treceți prin fișierul text alegând:
- Probleme ridicate
- Sugestii
- Puncte de acțiune
- Rezultate decise
- Termene limită
Acest lucru este mult mai ușor de realizat odată ce aveți o transcriere exactă a ședinței, spre deosebire de lucrul direct din fișierul audio.
Este posibilă crearea de transcrieri în direct ale reuniunilor Teams?
Da, este posibil să transcrieți o ședință cu ajutorul unui instrument de transcriere sau prin transcriere manuală. Oamenii folosesc instrumente sau agenții pentru a transcrie webinarii, întâlniri Microsoft Teams și zoom, interviuri și multe altele. Există mai multe opțiuni din care puteți alege pentru un serviciu de transcriere. Există aplicații mobile, atât pe Android, cât și pe iOS, aplicații web și agenții de transcriere.
Atunci când alegeți un serviciu de transcriere, ar trebui să luați în considerare câțiva factori, cum ar fi planurile de tarifare, acuratețea și viteza. Caracteristicile serviciului sunt, de asemenea, importante. De exemplu, unele servicii pot face transcrieri în timp real, au diverse instrumente, integrări și funcționalități.
Este posibilă transcrierea automată a ședințelor?
Transcrierea manuală a înregistrărilor audio este un proces de durată și nu garantează întotdeauna nivelurile de acuratețe necesare pentru transcrierea ședințelor. O alternativă este utilizarea unui software de transcriere automată, cum ar fi Transkriptor.
Iată cum funcționează:
- Creați o înregistrare audio a reuniunii.
- Încărcați-l în software-ul de transcriere a ședinței și lăsați-l să convertească.
- După ce se termină, veți fi notificat și veți primi o listă de sarcini.
- Printre acestea se numără verificarea fișierului text și editarea acestuia pentru acuratețe, dacă este necesar. Completați-le înainte de a finaliza fișierul.
- După editare, descărcați fișierul text în formatul ales.
Ce este un exemplu de format de transcriere a unei ședințe?
Deși lungimea și complexitatea transcrierii ședinței dvs. vor varia, iată un exemplu tipic de transcriere textuală inteligentă.
[00:00:10 Steve]: Bine ați venit, toată lumea. Sper că ați avut cu toții un weekend plăcut. Acum pare un moment bun pentru a ne pune la curent cu stadiul în care ne aflăm în ceea ce privește lansarea noului software.
[00:00:40 Becky]: În prezent, suntem în curs de lansare la sfârșitul lunii, dar am întâmpinat câteva probleme legate de interfață. Îl voi lăsa pe Ben să explice, pentru că el a fost cel care s-a ocupat de asta.
[00:01:04 Ben]: Mulțumesc, Becky. Așadar, problema pe care o avem acum este că accesarea setărilor contului obligă utilizatorul să se deconecteze. Nu putem…
[00:01:20 Steve]: Aceasta pare a fi o problemă mare pentru a avea această problemă atât de târziu în dezvoltare. Este legat de altceva sau este o problemă izolată?
[00:01:34 Ben]: Din câte ne putem da seama, este izolat. În timpul testării produsului, nu au fost identificate alte caracteristici sau meniuri care să prezinte erori, astfel încât credem că este o problemă relativ nouă, de când am implementat cea mai recentă actualizare a designului. De ce a cauzat un bug este momentan necunoscut, dar aceasta este bucuria dezvoltării de software, nu?
[00:02:01 Steve]: Da, este adevărat. Ei bine, Becky, cred că acest lucru trebuie să fie o prioritate de top pentru această săptămână, deoarece nu ar trebui să încercăm să implementăm alte modificări până când acest lucru nu va fi rezolvat. Vă las pe voi să vă ocupați de organizare, dar cred că ar trebui să punem toate persoanele disponibile să se ocupe de asta, pentru că va fi o întârziere majoră. Vorbim la sfârșitul săptămânii, bine?
[00:02:43 Becky]: E în regulă, mulțumesc, Steve. Îl voi pune pe Ben să se coordoneze cu ceilalți băieți de la IT pentru a vedea ce putem face cât mai curând posibil.
Care sunt dezavantajele utilizării microfoanelor asincrone la distanță?
- Colectarea celor mai precise înregistrări audio pentru fiecare vorbitor într-un singur fișier
- Utilizarea recunoașterii vocale pentru a afla cine vorbește poate fi influențată de calitatea microfonului.
- Împletirea fragmentelor audio ar dura mult timp pentru a face manual sau un software de transcriere foarte complex.
În 2019, Microsoft a lansat un studiu pentru a analiza utilizarea microfoanelor asincrone la distanță pentru transcrierea ședințelor. Cercetătorii au fost nevoiți să utilizeze o gamă largă de algoritmi AI și audio complecși pentru a produce un fișier de transcriere cu o precizie cu 3% mai mică decât cea a microfoanelor direcționale. Faptul că acesta a fost un studiu de ultimă generație realizat de Microsoft ar trebui să evidențieze ușurința utilizării sale în lumea reală.
Cea mai bună opțiune: Transkriptor!
Ce ați spune dacă v-am spune că există o modalitate rapidă și accesibilă de a transcrie toate întâlnirile de afaceri importante în câteva minute? Transkriptor va fi sursa dvs. numărul unu pentru transcrieri zilnice cu serviciile sale rentabile și fiabile!
Lecturi suplimentare
Cum să transcrieți întâlnirile Microsoft Teams?
Cum să transcrieți întâlnirile Skype?
Cum să transcrieți întâlnirile Webex?
Cum să transcrieți întâlnirile Google Meetings?
Cum să transcrieți întâlnirile Google Hangouts?
Cum să transcrieți întâlnirile GoToMeeting?
Vezi ce au spus clienții noștri despre noi!
Servim mii de oameni de orice vârstă, profesie și țară. Faceți clic pe comentariile sau butonul de mai jos pentru a citi mai multe recenzii sincere despre noi.
întrebări frecvente
Transcrierea ședințelor este necesară pentru acuratețe, referință și marketing de conținut. Cu toate acestea, nu merită să petreceți ore întregi scriind manual fișierul audio al unei ședințe.
Dacă aveți nevoie de transcrierea unei ședințe, încercați un software de transcriere. Acestea sunt rapide și ușor de utilizat, iar prima transcriere este gratuită.
Da, este posibil să transcrieți o ședință Microsoft Teams. Consultați articolul nostru de pe blog legat de transcrierea ședințelor Microsoft Teams.
