A continuación se muestra la guía práctica definitiva sobre transcripciones de reuniones. Aprenderá qué son, por qué son importantes y cómo obtener grabaciones de reuniones y transcribir sus reuniones en el futuro.
¿Qué es la transcripción de una reunión?
Las transcripciones de reuniones son registros de texto de conversaciones habladas durante una reunión. Sin embargo, una transcripción completa de la reunión debe incluir oradores y marcas de tiempo para facilitar las referencias.
Hay 3 tipos principales de transcripción de reuniones:
¿Qué es la transcripción editada?
Una transcripción editada es un guión completo que se ajusta para facilitar la lectura. Esto incluye corregir la gramática y la ortografía y eliminar la jerga o las palabras incompletas. Una transcripción editada puede ser útil para una reunión si necesita presentar formalmente el documento escrito en el futuro.
¿Qué es la transcripción literal?
La transcripción literal es una copia exacta de la reunión hablada. Incluye pausas y sonidos no verbales (carraspeo, ruido de fondo). No sirve de mucho la transcripción literal completa de una reunión a menos que sea en un contexto legal.
Una ligera variación es una transcripción no literal. Esto elimina las pausas y los sonidos no verbales mientras mantiene la misma redacción.
¿Qué es Intelligent Verbatim transcripción?
Intelligent Verbatim transcripciones conservan el discurso principal mientras se editan las palabras de relleno, la repetición, las palabras no estándar y las pausas. Elimina las frases fuera de tema y las que se alargan.
El propósito de una transcripción Intelligent Verbatim es mantener la voz del hablante mientras hace que el texto sea legible. Se utiliza en videoconferencias y eventos relacionados con los negocios porque se puede citar o convertir fácilmente en otros medios, como un guión o un artículo escrito.
¿Debería utilizar la transcripción editada o la transcripción literal?
Intelligent Verbatim transcripciones tienen más sentido en la mayoría de los contextos empresariales porque proporcionan una transcripción fácil de leer al tiempo que mantienen la voz y el significado de los hablantes. Si desea utilizar una versión más editada, puede hacerlo en el futuro desde el documento inicial.
¿Por qué debería transcribir reuniones?
La razón para hacer dictados de reuniones es mantener un registro escrito de los temas de discusión. Esto alimenta otras razones, entre ellas:
- Si los participantes no necesitan tomar sus propias notas durante la reunión, pueden concentrarse en lo que se está discutiendo. Como tal, las transcripciones de las reuniones mejoran el compromiso.
- Para facilitar la referencia.Si alguien necesita volver a consultar las discusiones de la reunión, una transcripción es la forma más fácil de hacerlo. Usar las notas de alguien podría resultar en errores si ha escrito información incorrectamente.
- Para ahorrar tiempo.La generación de transcripciones de reuniones ahorra tiempo a los participantes porque no tendrán que volver a ver una grabación varias veces para obtener la información que necesitan. Un documento escrito es mucho más fácil de escanear.
- para aumentar el retorno de la inversión. Una reunión con un orador importante puede ser costosa. Por lo tanto, tomar una transcripción significa que las personas pueden concentrarse más y puede usar el documento escrito para marketing para mejorar las conexiones comerciales.
¿Cómo se pueden utilizar las transcripciones de las reuniones?
La transcripción de una reunión puede ser una fuente de información para los esfuerzos de marketing orientados al cliente. Por ejemplo, si un grupo de empleados discute los cambios o tendencias de la industria, puede convertir la transcripción en:
- Una entrada de blog
- Un guión de vídeo YouTube
- Un episodio de podcast
- Leyendas para redes sociales
La transcripción de la reunión no solo le permitirá obtener múltiples piezas de contenido del mismo documento, sino que también lo ayudará a mostrar experiencia y solidificar su autoridad comercial. Si estás creando contenido de marketing de todos modos, el uso de una transcripción de reuniones para obtener información puede ahorrar tiempo, sobre todo porque podría convertirse en la mayoría de estos formularios con muy poca edición.
¿Cómo transcribo una reunión?
Puede transcribir una reunión usted mismo o contratar uno de los servicios de transcripción de reuniones para que lo haga por usted. Dependiendo de su velocidad de escritura y capacidad para retener información, transcribir una reunión no tiene por qué ser un proceso complicado. Estos son los pasos para crear una transcripción de reunión.
1. Graba la reunión
El primer paso es obtener una grabación de la reunión. Si bien podría intentar tomar notas a medida que sucede, esta no es una fuente precisa de información. La forma de grabar la reunión dependerá del lugar donde se celebre y del número de oradores que haya.
Las opciones de grabación incluyen:
- Software de grabación de pantalla y audio para reuniones virtuales
- Su teléfono inteligente para reuniones a pequeña escala de pocas personas
- Micrófonos multidireccionales para configuraciones de salas de juntas más grandes
- Software que tiene funciones de grabación y transcripción.
Sea cual sea la opción que elijas, asegúrate de probar el entorno de grabación antes de que comience la reunión. Es importante tener una calidad de audio clara al convertir voz en texto . Finalmente, asegúrese de tener el permiso de todos para grabar la reunión.
2. Escucha el audio
A continuación, transfiere tu archivo de audio a una computadora si es necesario. Escuche el archivo completamente sin intentar tomar notas. Esto es para que pueda determinar si hay algún problema o interrupciones de audio. Querrá familiarizarse con el contenido del archivo antes de comenzar a intentar transcribirlo.
3. Comienza a transcribir
Escuche el audio por segunda vez y comience a transcribirlo. La forma más fácil de hacerlo manualmente es simplemente escribir sin preocuparse demasiado por la puntuación y la ortografía. Cuando veas un nuevo altavoz, añade un salto de línea para distinguirlo. Este paso te ayudará a agregar marcas de tiempo más adelante.
4. Ordena tu transcripción
Vuelve a revisar el archivo de audio para mejorar tu transcripción. Durante este paso, debes comprobar si hay palabras inexactas y tratar de que el orador divida las secciones. Si bien aún no tiene que agregar nombres, al menos debe tener bloques de texto precisos para cada uno. Una vez que hayas hecho esto, revisa el archivo de texto sin el audio y comienza a editar la gramática y la ortografía. El alcance de este paso depende del tipo de transcripción que desees, pero las palabras deben escribirse correctamente y debe haber puntos y letras mayúsculas en los que creas que cambian las oraciones.
5. Añade altavoces y marcas de tiempo
Siempre que esté satisfecho con la calidad de la transcripción de su reunión, puede volver a escuchar el audio y comenzar a agregar marcas de tiempo y oradores. Para hacer esto, pausa el video cada vez que una nueva persona comience a hablar y agrega los siguientes detalles:
[hora:minuto:segundo] [orador]: (Discurso)
Una vez hecho esto, deberías tener una transcripción completa y precisa de la reunión.
6. Convertir en resumen corto
La transcripción de las reuniones es diferente de las actas de las reuniones. Mientras que una transcripción es un archivo literal, las actas son un registro de los puntos principales. Por lo tanto, si desea minutos en su lugar, revise el archivo de texto seleccionando:
- Cuestiones planteadas
- Sugerencias
- Puntos de acción
- Resultados decididos
- Plazos
Hacer esto es mucho más fácil una vez que tenga una transcripción precisa de la reunión, en lugar de trabajar directamente desde el archivo de audio .
¿Es posible crear transcripciones en vivo de reuniones de Teams?
Sí, es posible transcribir una reunión con una herramienta de transcripción o transcripción manual. Las personas utilizan herramientas o agencias para transcribir seminarios web, Microsoft Teams y Zoom reuniones,
entrevistas
y mucho más. Hay muchas opciones para elegir un servicio de transcripción. Hay aplicaciones móviles tanto en Android como en iOS, aplicaciones web y agencias de transcripción.
A la hora de elegir un servicio de transcripción, debes tener en cuenta algunos factores, como los planes de precios, la precisión y la velocidad. Las características del servicio también son importantes. Por ejemplo, algunos servicios pueden hacer transcripción en tiempo real, tienen varias herramientas, integraciones y funcionalidades.
¿Es posible transcribir reuniones automáticamente?
La transcripción manual de audio es un proceso largo y no siempre garantiza los niveles de precisión requeridos en las transcripciones de las reuniones. Una alternativa es utilizar un software de transcripción automática, como
Transkriptor
.
Así es como funciona:
- Cree una grabación de audio de la reunión.
- Cárguelo en el software de transcripción de reuniones y déjelo convertir.
- Una vez que haya terminado, se le notificará y se le dará una lista de tareas.
- Estos incluyen revisar el archivo de texto y editarlo para verificar su precisión si es necesario. Complételos antes de finalizar el archivo.
- Después de editarlo, descargue el archivo de texto en el formato elegido.
La ventaja de utilizar una plataforma de transcripción automática es que elimina gran parte del trabajo repetitivo de la transcripción.
¿Qué es un ejemplo de formato de transcripción de reuniones?
Aunque la longitud y la complejidad de la transcripción de la reunión variarán, aquí hay un ejemplo de una transcripción de Intelligent Verbatim típica.
[00:00:10 Steve]: Bienvenidos todos. Espero que hayáis tenido un buen fin de semana. Ahora parece un buen momento para ponernos al día con el lanzamiento del nuevo software.
[00:00:40 Becky]: Actualmente estamos en camino de implementarlo a finales de mes, pero nos hemos encontrado con algunos problemas con la interfaz de usuario. Dejaré que Ben me explique porque él ha sido el que se ha ocupado de esto.
[00:01:04 Ben]: Gracias, Becky. Entonces, el problema que tenemos ahora es que acceder a la configuración de la cuenta obliga al usuario a cerrar sesión. No podemos...
[00:01:20 Steve]: Parece un gran problema tener tan tarde en el desarrollo. ¿Está ligado a otra cosa o es un tema aislado?
[00:01:34 Ben]: Por lo que sabemos, está aislado. No se detectaron errores en ninguna otra función o menú durante las pruebas del producto, por lo que creemos que se trata de un problema relativamente nuevo desde que implementamos la última actualización de diseño. Actualmente se desconoce por qué ha causado un error, pero esa es la alegría del desarrollo de software, ¿verdad?
[00:02:01 Steve]: Sí, eso es cierto. Bueno, Becky, creo que esto debe ser una prioridad para la semana, ya que no deberíamos buscar implementar más cambios hasta que esto se haya resuelto. Dejaré que ustedes se organicen, pero creo que deberíamos poner a toda la gente disponible en esto porque será un retraso importante. Nos pondremos al día al final de la semana, ¿de acuerdo?
[00:02:43 Becky]: Está bien, gracias, Steve. Haré que Ben se coordine con los otros chicos de TI para ver qué podemos hacer al respecto lo antes posible.
¿Cuáles son los inconvenientes de usar micrófonos distantes asíncronos?
- Recopilación del audio más preciso para cada altavoz en un solo archivo
- El uso del reconocimiento de voz para averiguar quién está hablando puede verse afectado por la calidad del micrófono
- Tejer los extractos de audio llevaría mucho tiempo hacerlo manualmente o un software de transcripción muy complejo
En 2019, Microsoft lanzó un estudio para analizar el uso de micrófonos distantes asíncronos para las transcripciones de reuniones. Los investigadores tuvieron que utilizar una amplia gama de complejos algoritmos de AI y audio para producir un archivo de transcripción con una precisión de un 3% menor que los micrófonos direccionales. El hecho de que se tratara de un estudio de vanguardia realizado por Microsoft debería destacar su facilidad de uso en el mundo real.
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¿Y si te dijéramos que hay una forma rápida y asequible de transcribir todas tus reuniones de negocios importantes en cuestión de minutos? Transkriptor será su fuente número uno de transcripciones a diario con sus servicios rentables y confiables.
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Preguntas frecuentes
Las aplicaciones de pago tienden a superar a las gratuitas en términos de precisión y velocidad, también deja lo que queda de la edición de artículos en tus manos. Pero las aplicaciones pagas le costarán dinero, por lo que para algunas personas la compensación no vale la pena el dinero que cuesta.
A nadie le gusta lidiar con el pago y la gestión de suscripciones, por lo que estos servicios deben ser algo más que gratuitos para que resistan el paso del tiempo. No siempre ofrecen un soporte técnico de calidad, son pobres en términos de velocidad y precisión, y te dejan mucha edición.
Con tantas herramientas de software de voz a texto en el mercado, es un desafío elegir una.
Una búsqueda general en Google de "voz a texto" mostrará una lista de software útil en el mercado. Sin embargo, uno tiene que examinar cuidadosamente su contenido y elegir un paquete completo con soporte técnico confiable y un servicio al cliente útil, ¡no una política con todo incluido en la que llama a oficinas centralizadas y nadie responde!
Algunos buenos ejemplos son Transkriptor y Otter.
Lecturas adicionales
¿Cómo transcribir Microsoft Teams reuniones?
¿Cómo transcribir Skype reuniones?
¿Cómo transcribir Webex reuniones?
¿Cómo transcribir Google Meet reuniones?
¿Cómo transcribir Google Hangouts reuniones?
¿Cómo transcribir GoToMeeting reuniones?
¿Cómo transcribir Zoom reuniones?
¿Cómo transcribir Bluejeans reuniones?
Preguntas frecuentes
La transcripción de las reuniones es necesaria para la precisión, la referencia y el marketing de contenidos. Sin embargo, no vale la pena pasar horas escribiendo manualmente el archivo de audio de una reunión.
Si necesita la transcripción de una reunión, pruebe el software de transcripción. Son rápidos y fáciles de usar, y la primera transcripción es gratuita.
Sí, es posible transcribir una reunión Microsoft Teams . Consulte nuestra publicación de blog relacionada sobre la transcripción de reuniones Microsoft Teams .
