Cómo crear una transcripción de una reunión en 2022

La transcripción de una reunión es la forma más fácil de registrar lo que se ha discutido durante la misma. Aunque el método tradicional era escribir la transcripción manualmente, la tecnología permite automatizar este proceso.

A continuación, la guía definitiva para la transcripción de reuniones. Aprenderás qué son, por qué son importantes y cómo transcribir tus reuniones en el futuro.

¿Qué son las transcripciones de las reuniones?

Las transcripciones de las reuniones son registros de texto de las conversaciones habladas durante una reunión. Sin embargo, una transcripción completa de la reunión debería incluir a los oradores y las marcas de tiempo para facilitar las referencias.

Hay tres tipos principales de transcripción de reuniones:

1. Qué es la transcripción editada

Una transcripción editada es un guión completo que se ha ajustado para facilitar la lectura. Esto incluye la corrección de la gramática y la ortografía y la eliminación de la jerga o las palabras incompletas. Una transcripción editada puede ser útil para una reunión si necesitas presentar formalmente el documento escrito en el futuro.

2. ¿Qué es la transcripción literal?

La transcripción literal es una copia exacta de la reunión hablada. Incluye pausas y sonidos no verbales (carraspeo, ruido de fondo). La transcripción literal de una reunión no es muy útil, a menos que sea en un contexto legal.

Una ligera variación es una transcripción no literal. Así se eliminan las pausas y los sonidos no verbales manteniendo la misma redacción. 

3. Qué es la transcripción literal inteligente

Las transcripciones literales inteligentes conservan el discurso principal y eliminan las palabras de relleno, las repeticiones, las palabras atípicas y las pausas. Elimina las frases fuera de tema y las frases atropelladas.

El objetivo de una transcripción literal inteligente es mantener la voz del orador y hacer que el texto sea legible. Se utiliza en los negocios porque se puede citar o convertir fácilmente en otros medios, como un guión o un artículo escrito.

¿Debe utilizar la transcripción editada o la transcripción literal?

La opción más lógica en la mayoría de los contextos empresariales es la transcripción literal inteligente. Si bien es posible que desee utilizar una versión más editada, puede hacerlo en el futuro desde el documento inicial. Tú decides el grado de edición de la transcripción en función del contexto.


un lugar de encuentro


¿Por qué hay que transcribir las reuniones?

La razón para transcribir las reuniones es mantener un registro escrito de los temas de discusión. Esto alimenta otras razones, entre ellas:

  • Para aumentar la concentración. Si los participantes no tienen que tomar sus propias notas durante la reunión, pueden concentrarse en lo que se está discutiendo. Así, las transcripciones de las reuniones mejoran el compromiso.
  • Para facilitar las referencias. Si alguien necesita consultar las discusiones de la reunión, una transcripción es la forma más fácil de hacerlo. Utilizar los apuntes de alguien podría dar lugar a errores si han escrito la información de forma incorrecta.
  • Para ahorrar tiempo. Generar transcripciones de las reuniones ahorra tiempo a los participantes, ya que no tendrán que volver a ver una grabación varias veces para obtener la información que necesitan. Un documento escrito es mucho más fácil de hojear.
  • Aumentar el retorno de la inversión. Una reunión con un orador importante puede resultar cara. Por lo tanto, tomar una transcripción significa que la gente puede concentrarse más, y usted puede utilizar el documento escrito para el marketing para mejorar las conexiones comerciales.

¿Cómo se pueden utilizar las transcripciones de las reuniones?

La transcripción de una reunión puede ser una fuente de información para los esfuerzos de marketing de cara al cliente. Por ejemplo, si un grupo de empleados discute sobre los cambios o las tendencias del sector, puede convertir la transcripción en:

  • Una entrada del blog
  • Un guión de vídeo de YouTube
  • Un episodio del podcast
  • Leyendas en las redes sociales

La transcripción de la reunión no sólo le permitirá obtener varios contenidos del mismo documento, sino que también le ayudará a demostrar su experiencia y a consolidar su autoridad empresarial.

Si está creando contenido de marketing de todos modos, utilizar la transcripción de una reunión para obtener información puede ahorrar tiempo, sobre todo porque podría convertirse en la mayoría de estas formas con muy poca edición.

Cómo redactar y transcribir el acta de una reunión

Dependiendo de tu velocidad de escritura y de tu capacidad para retener información, transcribir una reunión no tiene por qué ser un proceso complicado. A continuación se indican los pasos para crear una transcripción de una reunión.

1. Registrar la reunión

El primer paso es conseguir una grabación de la reunión. Aunque puedes intentar tomar notas mientras ocurre, esto no es una fuente de información precisa. La forma de grabar la reunión dependerá del lugar donde se celebre y del número de oradores.

Las opciones de grabación incluyen:

  • Software de grabación de pantalla y audio para reuniones virtuales
  • Su teléfono inteligente para reuniones a pequeña escala de unas pocas personas
  • Micrófonos multidireccionales para salas de juntas más grandes

Sea cual sea la opción que elijas, asegúrate de probar la calidad antes de que empiece la reunión. Debes asegurarte de haber resuelto cualquier problema con antelación para que no se interponga en el camino. Además, la calidad del audio determina la precisión de la transcripción de la reunión.

Por último, asegúrate de tener el permiso de todos para grabar la reunión.

2. Escuchar el audio

A continuación, transfiere tu archivo de audio a un ordenador si es necesario. Escuche el archivo por completo sin intentar tomar notas. Esto es para que puedas determinar si hay algún problema o caída de audio. Antes de empezar a transcribir, debes conocer el contenido del archivo.

3. Comenzar a transcribir

Escucha el audio por segunda vez y comienza a transcribirlo. La forma más fácil de hacerlo manualmente es simplemente escribir sin preocuparse demasiado por la puntuación y la ortografía. Cuando se note que hay un nuevo orador, añada un salto de línea para distinguirlo. Este paso le ayudará a añadir marcas de tiempo más adelante.

4. Ponga en orden su transcripción

Vuelve a revisar el archivo de audio para mejorar tu transcripción. Durante este paso, debe comprobar si hay palabras inexactas y procurar que las secciones estén divididas por hablantes. Aunque no es necesario que añadas los nombres todavía, al menos deberías tener bloques de texto precisos para cada uno.

Una vez hecho esto, revisa el archivo de texto sin el audio y comienza a editarlo para corregir la gramática y la ortografía. El alcance de este paso depende del tipo de transcripción que quieras, pero las palabras deben estar correctamente escritas y debe haber puntos y mayúsculas donde creas que cambian las frases.

5. Añadir altavoces y marcas de tiempo

Si estás satisfecho con la calidad de la transcripción de la reunión, puedes volver a escuchar el audio y empezar a añadir marcas de tiempo y oradores. Para ello, pon en pausa el vídeo cada vez que empiece a hablar una nueva persona y añade los siguientes datos:

[hour:minute:second] [speaker](Discurso)

Una vez hecho esto, deberías tener una transcripción completa y precisa de la reunión.

6. Convertir en resumen breve

La transcripción de una reunión es diferente al acta de la misma. Mientras que una transcripción es un archivo literal, las actas son un registro de los puntos principales. Por lo tanto, si quieres minutos en su lugar, ir a través del archivo de texto de selección:

  • Cuestiones planteadas
  • Sugerencias
  • Puntos de acción
  • Resultados decididos
  • Fechas límite

Esto es mucho más fácil cuando se tiene una transcripción exacta de la reunión, en lugar de trabajar directamente a partir del archivo de audio.

Alternativa a la transcripción manual

La transcripción manual es un proceso largo y no siempre garantiza los niveles de precisión requeridos en las transcripciones de reuniones. Una alternativa es utilizar un software de transcripción automática, como Transkriptor.

Así es como funciona:

  1. Crea una grabación de audio de la reunión.
  2. Cárguelo en el software de transcripción automática y déjelo para que se convierta.
  3. Una vez que haya terminado, se le notificará y se le dará una lista de tareas.
  4. Esto incluye la revisión del archivo de texto y la edición de la exactitud, si es necesario. Complételos antes de finalizar el archivo.
  5. Tras la edición, descargue el archivo de texto en el formato que haya elegido.

La ventaja de utilizar una plataforma de transcripción automática es que elimina gran parte del trabajo repetitivo de la transcripción.

¿Qué es un ejemplo de transcripción de una reunión?

Aunque la longitud y la complejidad de la transcripción de su reunión variarán, a continuación se ofrece un ejemplo de una típica transcripción literal inteligente.

[00:00:10 Steve]:       Bienvenidos todos. Espero que todos hayan tenido un buen fin de semana. Ahora parece un buen momento para ponerse al día sobre la situación de la implantación del nuevo software.

[00:00:40 Becky]:      Estamos en camino de lanzarlo a finales de mes, pero hemos encontrado algunos problemas de interfaz de usuario. Dejaré que Ben lo explique porque ha sido él quien se ha ocupado de esto.

[00:01:04 Ben]:         Gracias, Becky. Así, el problema que tenemos ahora es que al acceder a la configuración de la cuenta se obliga al usuario a cerrar la sesión. No podemos dejar de…

[00:01:20 Steve]:       Eso parece un gran problema para tenerlo a estas alturas del desarrollo. ¿Está relacionado con algo más o es un problema aislado?

[00:01:34 Ben]:         Por lo que sabemos, está aislado. Durante las pruebas del producto no se produjeron fallos en otras funciones o menús, por lo que creemos que se trata de un problema relativamente nuevo desde que implementamos la última actualización del diseño. Por el momento se desconoce por qué ha causado un error, pero esa es la alegría del desarrollo de software, ¿no?

[00:02:01 Steve]:       Sí, es cierto. Bueno, Becky, creo que esto tiene que ser una de las principales prioridades de la semana, ya que no debemos buscar implementar ningún otro cambio hasta que esto se haya resuelto. Dejaré que te organices, pero creo que deberíamos poner a toda la gente disponible en esto porque será un retraso importante. Nos pondremos al día al final de la semana, ¿vale?

[00:02:43 Becky]:      Está bien, gracias, Steve. Haré que Ben se coordine con los demás informáticos para ver qué podemos hacer al respecto lo antes posible.


una mesa de reuniones


¿Se pueden transcribir reuniones con micrófonos a distancia asíncronos?

Técnicamente, sí, pero requiere un software complejo o mucho tiempo para combinar manualmente los archivos.

Los micrófonos asíncronos graban el mismo audio pero no están organizados para hacerlo simultáneamente. Algunos ejemplos son los teléfonos inteligentes, las tabletas y los ordenadores portátiles, todos ellos con micrófonos integrados.

El elemento de distancia proviene de estos micrófonos asíncronos situados en diferentes puntos de la sala. Por ejemplo, en una reunión que se celebra en una sala de juntas, cada participante puede utilizar su dispositivo para grabar la reunión. El resultado son micrófonos asíncronos a distancia.

¿Cuáles son las desventajas de utilizar micrófonos a distancia asíncronos?

Los micrófonos asíncronos a distancia grabarían cada uno su versión de la reunión, haciendo que el orador más cercano sea el más claro. Esto proporcionaría una grabación de audio utilizable para cada persona, pero los problemas serían entonces:

  • Recopilación del audio más preciso para cada orador en un solo archivo
  • El uso del reconocimiento de voz para averiguar quién está hablando puede verse afectado por la calidad del micrófono
  • Unir los fragmentos de audio llevaría mucho tiempo si se hiciera manualmente o con un software de transcripción muy complejo

En 2019, Microsoft puso en marcha un estudio para analizar el uso de micrófonos asíncronos a distancia para la transcripción de reuniones. Los investigadores tuvieron que utilizar una amplia gama de complejos algoritmos de IA y audio para producir un archivo de transcripción con una precisión del 3% menos que los micrófonos direccionales. El hecho de que se trate de un estudio de vanguardia realizado por Microsoft debería poner de manifiesto su facilidad de uso en el mundo real.

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Maricelly G.
Profesor
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El principal beneficio para mí es el tiempo. Que gran herramienta para mi, ahora mismo puedo hacer mi trabajo rápido y con calidad. Transkriptor es una muy buena herramienta para los investigadores, porque tenemos que hacer este tipo de tareas y no tenemos mucho tiempo para la transcripción.
jimena l
Fundador
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Todo está muy bien, no es caro, buena relación entre precio y calidad, y además es bastante rápido. Gran precisión en relación a los tiempos de los subtítulos y en el reconocimiento de las palabras. Hubo que hacer muy pocas correcciones.
Jaqueline B.
Sociólogo
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Lo que más me gustó de Transkryptor es que tiene una gran precisión. Con una plataforma fácil de usar, solo necesitaba hacer ajustes de puntuación
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Preguntas frecuentes

La transcripción de reuniones es necesaria para la precisión, la referencia y el marketing de contenidos. Sin embargo, no vale la pena pasar horas escribiendo manualmente el archivo de audio de una reunión.

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