Níže naleznete dokonalý návod, jak přepisovat schůzky. Dozvíte se, co to jsou, proč jsou důležité a jak v budoucnu pořizovat záznamy schůzek a přepisovat je.
Co je to přepis schůzky?
Zápisy z jednání jsou textové záznamy mluvených rozhovorů během jednání. Úplný přepis schůzky by však měl obsahovat řečníky a časové značky pro snazší vyhledávání.
Existují 3 hlavní typy přepisů schůzek:
Co je upravený přepis
Upravený přepis je kompletní skript, který je upraven pro lepší čitelnost. To zahrnuje opravu gramatiky a pravopisu a odstranění slangových nebo neúplných slov. Upravený přepis může být užitečný na schůzce, pokud potřebujete v budoucnu písemný dokument oficiálně prezentovat.
Co je doslovný přepis
Doslovný přepis je přesná kopie mluveného jednání. Zahrnuje pauzy a neverbální zvuky (odkašlávání, šum v pozadí). Úplný doslovný přepis jednání není příliš užitečný, pokud se nejedná o právní kontext.
Mírnou odchylkou je nedoslovný přepis. Tím se odstraní pauzy a neverbální zvuky, přičemž znění zůstane stejné.
Co je inteligentní doslovný přepis
Inteligentní doslovný přepis zachovává hlavní část řeči, zatímco editace odstraňuje výplňková slova, opakování, nestandardní slova a pauzy. Odstraňuje věty mimo téma a věty, které se opakují.
Účelem inteligentního doslovného přepisu je zachovat hlas řečníka a zároveň zajistit čitelnost textu. Používá se při videokonferencích a obchodních akcích, protože jej lze citovat nebo snadno převést do jiných médií, například do scénáře nebo psaného článku.
Měli byste na používat upravený přepis nebo doslovný přepis?
Inteligentní doslovné přepisy mají největší smysl ve většině obchodních situací, protože poskytují snadno čitelný přepis a zároveň zachovávají hlas a význam mluvčího. Pokud chcete použít silněji upravenou verzi, můžete tak učinit v budoucnu z výchozího dokumentu.
Proč byste měli přepisovat schůzky?
Důvod pro uskutečnění schůzky diktáty je vést písemný záznam o tématech diskuse. Z toho vyplývají další důvody, včetně:
- Pokud si účastníci nemusí během schůzky dělat vlastní poznámky, mohou se soustředit na to, o čem se diskutuje. Zápisy ze schůzek tak zvyšují angažovanost.
- Pokud se někdo potřebuje vrátit k diskusi na schůzce, je zápis nejjednodušším způsobem, jak to udělat. Použití něčích poznámek by mohlo vést k chybám, pokud by někdo zapsal informace nesprávně.
- Generování přepisů schůzek šetří čas účastníků, protože nemusí několikrát opakovat záznam, aby získali potřebné informace. Písemný dokument se mnohem lépe skenuje.
- Zvýšení návratnosti investic. Setkání s významným řečníkem může být nákladné. Pořízení zápisu tedy znamená, že se lidé mohou více soustředit, a vy můžete písemný dokument využít k marketingu a zlepšit tak obchodní kontakty.
Jak můžete využít přepisy z jednání?
Zápis ze schůzky může být zdrojem informací pro marketingové aktivity zaměřené na zákazníky. Pokud například skupina zaměstnanců diskutuje o změnách nebo trendech v odvětví, můžete z tohoto zápisu vytvořit:
- Příspěvek na blogu
- Scénář videa na YouTube
- Epizoda podcastu
- Popisky na sociálních sítích
- Titulky na Youtube
Přepis schůzky vám nejen umožní získat více částí obsahu z jednoho dokumentu, ale také vám pomůže ukázat. odborné znalosti a upevníte tak svou obchodní autoritu.Pokud i tak vytváříte marketingový obsah, může být použití přepisu schůzky pro informace. ušetřit čas, zejména proto, že je lze do většiny těchto formulářů převést jen s minimálními úpravami.
Jak mohu přepsat schůzku?
Schůzku můžete přepsat sami nebo si na to můžete najmout některou ze služeb přepisu schůzek. V závislosti na rychlosti psaní a schopnosti uchovávat informace nemusí být přepisování schůzky složitý proces. Zde jsou uvedeny kroky , jak vytvořit přepis schůzky.
1. Záznam schůzky
Prvním krokem je pořízení záznamu z jednání. Můžete si sice zkusit dělat poznámky, ale to není přesný zdroj informací. Způsob nahrávání schůzky závisí na tom, kde se koná a kolik řečníků na ní vystoupí.
Možnosti nahrávání zahrnují:
- Software pro nahrávání obrazovky a zvuku pro virtuální schůzky
- Váš smartphone pro malé schůzky několika lidí
- Vícesměrové mikrofony pro větší zasedací místnosti
- Software s funkcemi nahrávání i přepisu.
Ať už zvolíte jakoukoli možnost, nezapomeňte před zahájením schůzky otestovat prostředí pro nahrávání. Při převodu je důležité mít čistou kvalitu zvuku. převod řeči na text. Nakonec se ujistěte, že máte od všech souhlas s nahráváním schůzky.
2. Poslechněte si zvukový záznam
Poté v případě potřeby přeneste zvukový soubor do počítače. Poslechněte si soubor úplně, aniž byste se snažili dělat si poznámky. Takto můžete zjistit, zda nedochází k problémům nebo výpadkům zvuku. Než začnete soubor přepisovat, musíte se seznámit s jeho obsahem.
3. Zahájení přepisu
Poslechněte si zvuk podruhé a začněte přepisovat. Nejjednodušší způsob, jak to udělat ručně, je prostě napsat text a příliš se nestarat o interpunkci a pravopis. Když si všimnete nového mluvčího, přidejte k jejich odlišení oddělovač řádků. Tento krok vám pomůže později přidat časová razítka .
4. Udělejte si pořádek v přepisu
Znovu si projděte zvukový soubor a vylepšete svůj přepis. Během tohoto kroku byste měli zkontrolovat, zda nepřesná slova, a snažit se, aby byly úseky rozděleny mluvčím. I když ještě nemusíte přidávat jména, měli byste mít alespoň přesné bloky textu pro každého z nich.Jakmile to uděláte, projděte textový soubor bez zvuku a začněte upravovat z hlediska gramatiky a pravopisu. Rozsah tohoto kroku závisí na tom, jaký druh přepisu chcete, ale slova by měla být napsána správně a v místech, kde se podle vás mění věty, by měly být tečky a velká písmena.
5. Přidání reproduktorů a časových značek
Pokud jste s kvalitou přepisu schůzky spokojeni, můžete si zvuk znovu poslechnout a začít přidávat časová razítka a mluvčí. Za tímto účelem pozastavte video pokaždé, když začne mluvit nová osoba, a přidejte následující údaje:
[hour:minute:second] [speaker]: (Řeč)
Po provedení těchto úkonů byste měli mít k dispozici úplný a přesný přepis schůzky.
6. Převést do krátkého shrnutí
Přepis jednání se liší od zápisu z jednání. Zatímco přepis je doslovný soubor, zápis je záznamem hlavních bodů. Pokud tedy místo toho chcete minuty, projděte si textový soubor, který vybíráte:
- Nastolené otázky
- Návrhy
- Akční body
- Rozhodnuté výsledky
- Termíny
To je mnohem snazší, když máte k dispozici přesný přepis schůzky, než když pracujete přímo s nahrávkou. zvukový soubor.
Je možné vytvářet živé přepisy schůzek týmu?
Ano, schůzku je možné přepsat pomocí přepisovacího nástroje nebo ručně. Lidé používají nástroje nebo agentury pro přepis webinářů, týmů Microsoft a schůzek se zoomem, rozhovory a mnoho dalšího. Existuje mnoho možností, jak si vybrat přepisovací službu. Existují mobilní aplikace pro Android i iOS, webové aplikace a přepisovací agentury.
Při výběru přepisovací služby byste se měli zaměřit na několik faktorů, jako jsou cenové plány, přesnost a rychlost. Důležité jsou také vlastnosti služby. Některé služby například umí přepisovat v reálném čase, mají různé nástroje, integrace a funkce.
Je možné přepisovat schůzky automaticky?
Ruční přepis zvuku je zdlouhavý proces a ne vždy zaručuje takovou úroveň přesnosti, jaká je požadována u přepisů z jednání. Alternativou je použití softwaru pro automatický přepis, jako je např. Transkriptor.
Funguje to takto:
- Vytvořte zvukový záznam schůzky.
- Nahrajte jej do softwaru pro přepis schůzek a nechte jej převést.
- Po dokončení budete upozorněni a obdržíte seznam úkolů.
- Patří mezi ně kontrola textového souboru a případné úpravy z hlediska přesnosti. Ty vyplňte před finalizací souboru.
- Po úpravách stáhněte textový soubor ve zvoleném formátu.
Výhodou používání platformy pro automatický přepis je, že vás zbaví velké části opakující se práce při přepisu.
Co je to příklad formátu přepisu schůzky?
Ačkoli se délka a složitost zápisu z jednání bude lišit, zde je příklad typického inteligentního doslovného zápisu.
[00:00:10 Steve]: Vítejte všichni. Doufám, že jste si všichni užili hezký víkend. Zdá se, že nyní je vhodná doba na to, abychom se podívali, jak jsme na tom se zaváděním nového softwaru.
[00:00:40 Becky]: V současné době jsme na cestě k zavedení na konci měsíce, ale narazili jsme na několik problémů s uživatelským rozhraním. Nechám to vysvětlit Bena, protože to byl on, kdo se tím zabýval.
[00:01:04 Ben]: Díky, Becky. Problém, se kterým se nyní potýkáme, spočívá v tom, že přístup k nastavení účtu nutí uživatele k odhlášení. Nemůžeme zcela…
[00:01:20 Steve]: Zdá se, že je to velký problém, který by se měl řešit v tak pozdní fázi vývoje. Souvisí to s něčím jiným, nebo je to ojedinělý problém?
[00:01:34 Ben]: Pokud víme, je to ojedinělé. Během testování produktu nebyly zjištěny žádné jiné funkce nebo nabídky, takže se domníváme, že se jedná o relativně nový problém od zavedení poslední aktualizace designu. Proč se jedná o chybu, není v současné době známo, ale to je přece radost z vývoje softwaru, ne?
[00:02:01 Steve]: Ano, to je pravda. Becky, myslím, že to musí být hlavní prioritou tohoto týdne, protože bychom neměli provádět žádné další změny, dokud to nebude vyřešeno. Organizaci nechám na vás, ale myslím, že bychom na to měli nasadit všechny dostupné lidi, protože to bude znamenat velké zdržení. Na konci týdne si to vyřídíme, ano?
[00:02:43 Becky]: To je v pořádku, díky, Steve. Požádám Bena, aby to zkoordinoval s ostatními IT pracovníky a zjistil, co s tím můžeme co nejdříve udělat.
Jaké jsou nevýhody používání asynchronních vzdálených mikrofonů?
- Sloučení nejpřesnějšího zvuku pro každého mluvčího do jednoho souboru
- Použití rozpoznávání řeči k určení mluvčího může být ovlivněno kvalitou mikrofonu.
- Pletení zvukových úryvků dohromady by trvalo dlouho, pokud by se provádělo ručně nebo pomocí velmi složitého přepisovacího softwaru.
V roce 2019 zahájila společnost Microsoft studii, která se zabývá využitím asynchronních vzdálených mikrofonů pro přepisování schůzek. Výzkumníci museli použít širokou škálu složitých algoritmů umělé inteligence a zvuku, aby vytvořili soubor s přepisem s přesností o 3 % nižší než u směrových mikrofonů. Skutečnost, že se jedná o špičkovou studii provedenou společností Microsoft, by měla zdůraznit její snadné použití v reálném světě.
Nejlepší možnost: Transkriptor!
Co kdybychom vám řekli, že existuje rychlý a cenově dostupný způsob, jak přepsat všechny vaše důležité obchodní schůzky během několika minut? Transkriptor bude díky svým cenově výhodným a spolehlivým službám vaším každodenním zdrojem přepisů číslo jedna!
Pište věci na cestách.
Přístup ze všech zařízení. Převod zvukových souborů na text v zařízeních iphone a Android.
Podívejte se, co o nás řekli naši zákazníci!
Sloužíme tisícům lidí z jakéhokoli věku, profese a země. Klikněte na komentáře nebo na tlačítko níže a přečtěte si o nás více upřímných recenzí.
Hodnocení vynikající 4,4/5 na základě více než 50 recenzí na Capterra.
Jimena L.Founder Přečtěte si více
Vše je velmi dobré, není to drahé, dobrý poměr ceny a kvality a je to i docela rychlé.
Velká přesnost ve vztahu k časům titulků a v rozpoznávání slov. Bylo třeba provést velmi málo oprav.
Jaqueline B.Sociologist Přečtěte si více
Na transkryptoru se mi nejvíce líbilo, jak má vysokou přesnost. Díky snadno použitelné platformě jsem potřeboval pouze upravit interpunkci
Předchozí
Další
Vyzkoušejte zdarma
Další čtení
Jak přepisovat schůzky Microsoft Teams?
Jak přepisovat schůzky přes Skype?
Jak přepisovat schůzky Google Meet?
Jak přepisovat schůzky Google Hangouts?
Jak přepisovat schůzky GoToMeeting?
Jak přepisovat schůzky BlueJeans?
Často kladené otázky
Měli byste přepisovat schůzky?
Přepis jednání je nezbytný pro přesnost, referenci a obsahový marketing. Nestojí však za to trávit hodiny ručním zapisováním zvukového souboru schůzky.
Pokud potřebujete přepis schůzky, vyzkoušejte přepisovací software. Jejich použití je rychlé a snadné a první přepis je zdarma.
Můžete získat přepis schůzky týmů?
Ano, schůzku Microsoft Teams je možné přepsat. Podívejte se na související blogpost o přepisování schůzek Microsoft Teams.
