Jak vytvořit přepis schůzky v roce 2022

Přepis schůzky je nejjednodušší způsob, jak zaznamenat, o čem se na schůzce diskutovalo. Ačkoli tradiční metodou bylo psát přepis ručně, technologie umožňuje tento proces automatizovat.

Níže naleznete dokonalý návod, jak přepisovat schůzky. Dozvíte se, co to jsou, proč jsou důležité a jak v budoucnu přepisovat schůzky .

Co jsou zápisy ze schůzí?

Zápisy z jednání jsou textové záznamy mluvených rozhovorů během jednání. Úplný přepis schůzky by však měl obsahovat řečníky a časové značky pro snazší vyhledávání.

Existují 3 hlavní typy přepisů schůzek:

1. Co je upravený přepis

Upravený přepis je kompletní skript, který je upraven pro lepší čitelnost. To zahrnuje opravu gramatiky a pravopisu a odstranění slangových nebo neúplných slov. Upravený přepis může být užitečný na schůzce, pokud potřebujete v budoucnu písemný dokument oficiálně prezentovat.

2. Co je doslovný přepis

Doslovný přepis je přesnou kopií mluveného jednání. Zahrnuje pauzy a neverbální zvuky (odkašlávání, šum v pozadí). Úplný doslovný přepis jednání není příliš užitečný, pokud se nejedná o právní kontext.

Mírnou odchylkou je nedoslovný přepis. Tím se odstraní pauzy a neverbální zvuky, přičemž znění zůstane stejné. 

3. Co je inteligentní doslovný přepis

Inteligentní doslovný přepis zachovává hlavní část řeči a zároveň odstraňuje výplňková slova, opakování, nestandardní slova a pauzy. Odstraňuje věty mimo téma a věty, které se opakují.

Účelem inteligentního doslovného přepisu je zachovat hlas řečníka a zároveň zajistit čitelnost textu. Používá se v obchodě, protože se dá citovat nebo snadno převést do jiných médií, například do scénáře nebo psaného článku.

Měli byste používat upravený přepis nebo doslovný přepis?

Nejlogičtější možností ve většině obchodních situací je inteligentní doslovný přepis. I když budete chtít použít silněji upravenou verzi, můžete to v budoucnu udělat z výchozího dokumentu. Je na vás, abyste se rozhodli, jak silně chcete přepis upravit v závislosti na kontextu.


místo pro setkání


Proč byste měli přepisovat schůzky?

Důvodem pro přepisování schůzek je uchovávání písemného záznamu o tématech diskuse.. Z toho vyplývají další důvody, včetně:

  • Zvýšení soustředění. Pokud si účastníci nemusí během schůzky dělat vlastní poznámky, mohou se soustředit na to, o čem se diskutuje. Zápisy ze schůzek tak zvyšují angažovanost.
  • Usnadnění odkazování. Pokud se někdo potřebuje vrátit k diskusím na schůzce, je nejjednodušší pořídit zápis. Použití něčích poznámek by mohlo vést k chybám, pokud by někdo zapsal informace nesprávně.
  • Úspora času. Vytváření přepisů schůzek šetří čas účastníků, protože nemusí několikrát opakovaně sledovat záznam, aby získali potřebné informace. Písemný dokument se mnohem lépe skenuje.
  • Zvýšení návratnosti investic. Setkání s významným řečníkem může být nákladné. Pořízení zápisu tedy znamená, že se lidé mohou více soustředit, a vy můžete písemný dokument využít k marketingu a zlepšit tak obchodní kontakty.

Jak lze přepisy z jednání použít?

Zápis ze schůzky může být zdrojem informací pro marketingové aktivity zaměřené na zákazníky. Pokud například skupina zaměstnanců diskutuje o změnách nebo trendech v oboru, můžete z přepisu vytvořit:

  • Příspěvek na blogu
  • Scénář videa na YouTube
  • Epizoda podcastu
  • Popisky na sociálních sítích

Přepis schůzky vám nejen umožní získat více částí obsahu z jednoho dokumentu, ale také vám pomůže prokázat odborné znalosti a upevnit vaši obchodní autoritu.

Pokud i tak vytváříte marketingový obsah, může použití přepisu schůzky pro informace ušetřit čas, zejména proto, že je lze do většiny těchto forem převést jen s minimálními úpravami.

Jak pořídit a přepsat zápis z jednání

V závislosti na rychlosti psaní a schopnosti uchovávat informace nemusí být přepisování schůzky složitý proces. Zde je uveden postup pro vytvoření přepisu schůzky.

1. Záznam schůzky

Prvním krokem je pořízení záznamu z jednání. Můžete si sice zkusit dělat poznámky, ale to není přesný zdroj informací. Způsob nahrávání schůzky závisí na tom, kde se koná a kolik řečníků na ní vystoupí.

Možnosti nahrávání zahrnují:

  • Software pro nahrávání obrazovky a zvuku pro virtuální schůzky
  • Váš smartphone pro malé schůzky několika lidí
  • Vícesměrové mikrofony pro větší zasedací místnosti

Ať už se rozhodnete pro jakoukoli možnost, nezapomeňte před začátkem schůzky otestovat její kvalitu. Musíte se ujistit, že jste všechny problémy vyřešili předem, aby vám nestály v cestě. Na kvalitě zvuku závisí také přesnost přepisu schůzky.

Nakonec se ujistěte, že máte od všech souhlas s nahráváním schůzky.

2. Poslechněte si zvukový záznam

Poté v případě potřeby přeneste zvukový soubor do počítače. Poslechněte si soubor úplně, aniž byste se snažili dělat si poznámky. Takto můžete zjistit, zda nedochází k problémům nebo výpadkům zvuku. Než začnete soubor přepisovat, musíte se seznámit s jeho obsahem.

3. Zahájení přepisu

Poslechněte si zvuk podruhé a začněte přepisovat. Nejjednodušší způsob, jak to udělat ručně, je prostě napsat text a příliš se nestarat o interpunkci a pravopis. Když si všimnete nového mluvčího, přidejte k jejich odlišení oddělovač řádků. Tento krok vám později pomůže přidat časová razítka.

4. Udělejte si pořádek v přepisu

Znovu si projděte zvukový soubor a vylepšete svůj přepis. V tomto kroku byste měli zkontrolovat, zda se v textu nevyskytují nepřesná slova, a snažit se, aby byly úseky rozděleny podle mluvčích. I když ještě nemusíte přidávat jména, měli byste mít alespoň přesné bloky textu pro každou z nich.

Jakmile tak učiníte, projděte textový soubor bez zvuku a začněte jej upravovat z hlediska gramatiky a pravopisu. Rozsah tohoto kroku závisí na tom, jaký druh přepisu chcete, ale slova by měla být napsána správně a v místech, kde se podle vás mění věty, by měly být tečky a velká písmena.

5. Přidání reproduktorů a časových značek

Pokud jste s kvalitou přepisu schůzky spokojeni, můžete si zvuk znovu poslechnout a začít přidávat časové značky a mluvčí. Za tímto účelem pozastavte video pokaždé, když začne mluvit nová osoba, a přidejte následující údaje:

[hour:minute:second] [speaker]: (Řeč)

Po provedení těchto úkonů byste měli mít k dispozici úplný a přesný přepis schůzky.

6. Převést do krátkého shrnutí

Zápis z jednání se liší od zápisu z jednání. Zatímco přepis je doslovný soubor, zápis je záznamem hlavních bodů. Pokud tedy chcete místo toho minuty, projděte textový soubor a vyberte si:

  • Nastolené otázky
  • Návrhy
  • Akční body
  • Rozhodnuté výsledky
  • Termíny

To je mnohem snazší, když máte k dispozici přesný přepis schůzky, než když pracujete přímo se zvukovým souborem.

Alternativa k ručnímu přepisu

Ruční přepis je zdlouhavý proces a ne vždy zaručuje přesnost požadovanou pro přepisy z jednání. Alternativou je použití softwaru pro automatický přepis, například Transkriptor.

Funguje to takto:

  1. Vytvořte zvukový záznam schůzky.
  2. Nahrajte jej do softwaru pro automatický přepis a nechte jej převést.
  3. Po dokončení budete upozorněni a obdržíte seznam úkolů.
  4. Patří mezi ně kontrola textového souboru a jeho případná úprava. Ty vyplňte před finalizací souboru.
  5. Po úpravách stáhněte textový soubor ve zvoleném formátu.

Výhodou používání platformy pro automatický přepis je, že vás zbaví velké části opakující se práce při přepisu.

Co je to příklad přepisu schůzky?

Ačkoli se délka a složitost zápisu z jednání bude lišit, zde je příklad typického inteligentního doslovného zápisu.

[00:00:10 Steve]:       Vítejte všichni. Doufám, že jste si všichni užili hezký víkend. Zdá se, že nyní je vhodná doba na to, abychom se podívali, jak jsme na tom se zaváděním nového softwaru.

[00:00:40 Becky]:      V současné době jsme na cestě k zavedení na konci měsíce, ale narazili jsme na několik problémů s uživatelským rozhraním. Nechám to vysvětlit Bena, protože to byl on, kdo se tím zabýval.

[00:01:04 Ben]:         Díky, Becky. Problém, se kterým se nyní potýkáme, spočívá v tom, že přístup k nastavení účtu nutí uživatele k odhlášení. Nemůžeme zcela…

[00:01:20 Steve]:       Zdá se, že je to velký problém, který by se měl řešit v tak pozdní fázi vývoje. Souvisí to s něčím jiným, nebo je to ojedinělý problém?

[00:01:34 Ben]:         Pokud víme, je to ojedinělé. Během testování produktu nebyly zjištěny žádné jiné funkce nebo nabídky, takže se domníváme, že se jedná o relativně nový problém od zavedení poslední aktualizace designu. Proč se jedná o chybu, není v současné době známo, ale to je přece radost z vývoje softwaru, ne?

[00:02:01 Steve]:       Ano, to je pravda. Becky, myslím, že to musí být hlavní prioritou tohoto týdne, protože bychom neměli provádět žádné další změny, dokud to nebude vyřešeno. Organizaci nechám na vás, ale myslím, že bychom na to měli nasadit všechny dostupné lidi, protože to bude znamenat velké zdržení. Na konci týdne si to vyřídíme, ano?

[00:02:43 Becky]:      To je v pořádku, díky, Steve. Požádám Bena, aby to zkoordinoval s ostatními IT pracovníky a zjistil, co s tím můžeme co nejdříve udělat.


jednací stůl


Lze přepisovat schůzky pomocí asynchronních dálkových mikrofonů?

Technicky ano, ale vyžaduje to složitý software nebo spoustu času při ručním kombinování souborů.

Asynchronní mikrofony zaznamenávají stejný zvuk, ale nejsou organizovány tak, aby tak činily současně. Příkladem jsou chytré telefony, tablety a notebooky, které mají zabudované mikrofony.

Distanční prvek pochází z těchto asynchronních mikrofonů umístěných na různých místech místnosti. Například na schůzce v zasedací místnosti může každý účastník používat své zařízení k nahrávání schůzky. Výsledkem jsou asynchronní vzdálené mikrofony.

Jaké jsou nevýhody používání asynchronních vzdálených mikrofonů?

Asynchronní vzdálené mikrofony by zaznamenávaly každý svou verzi schůzky, takže nejbližší mluvčí by byl nejsrozumitelnější. To by umožnilo pořídit použitelný zvukový záznam pro každou osobu, ale problémy by pak zahrnovaly:

  • Sloučení nejpřesnějšího zvuku pro každého mluvčího do jednoho souboru
  • Použití rozpoznávání řeči k určení mluvčího může být ovlivněno kvalitou mikrofonu.
  • Pletení zvukových úryvků dohromady by trvalo dlouho, pokud by se provádělo ručně nebo pomocí velmi složitého přepisovacího softwaru.

V roce 2019 zahájila společnost Microsoft studii, která se zabývá využitím asynchronních vzdálených mikrofonů pro přepisování schůzek. Výzkumníci museli použít širokou škálu složitých algoritmů umělé inteligence a zvuku, aby vytvořili soubor s přepisem s přesností o 3 % nižší než u směrových mikrofonů. Skutečnost, že se jedná o špičkovou studii provedenou společností Microsoft, by měla zdůraznit její snadné použití v reálném světě.

Podívejte se, co o nás řekli naši zákazníci!

Sloužíme tisícům lidí z jakéhokoli věku, profese a země. Klikněte na komentáře nebo na tlačítko níže a přečtěte si o nás více upřímných recenzí.

Maricelly G.
Profesor
Read More
Hlavním přínosem je pro mě čas. Pro mě skvělý nástroj, právě teď mohu svou práci dělat rychle a kvalitně. Transkriptor je opravdu dobrý nástroj pro výzkumníky, protože tento druh úkolů musíme dělat a na přepis nemáme moc času.
Jimena L.
Zakladatel
Read More
Vše je velmi dobré, není to drahé, dobrý poměr ceny a kvality a je to i docela rychlé. Velká přesnost ve vztahu k časům titulků a v rozpoznávání slov. Bylo třeba provést velmi málo oprav.
Jaqueline B.
Sociolog
Read More
Na transkryptoru se mi nejvíce líbilo, jak má vysokou přesnost. Díky snadno použitelné platformě jsem potřeboval pouze upravit interpunkci
Previous
Next

Často kladené otázky

Přepis jednání je nezbytný pro přesnost, referenci a obsahový marketing. Nestojí však za to trávit hodiny ručním zapisováním zvukového souboru schůzky.

Pokud potřebujete přepis schůzky, vyzkoušejte přepisovací software. Jejich použití je rychlé a snadné a první přepis je zdarma.