Aufgrund dieser Verschiebung in der Kommunikation sind viele Menschen immer noch unsicher, wie sie sich bei virtuellen Anrufen verhalten sollen, und beherrschen die Kunst noch nicht ganz. Um hier Abhilfe zu schaffen, bespreche ich im Folgenden die Etikette für virtuelle Meetings, damit Sie in Ihren nächsten Videoanruf einsteigen und allen anderen zeigen können, wie es geht.
Pünktlichkeit und Bereitschaft
Virtuelle Meetings haben in der Regel eine Start- und Endzeit. Seien Sie rücksichtsvoll und halten Sie sich an diese Zeiten. Kommen Sie nicht 10 Minuten zu spät und lassen Sie alle warten. Respektieren Sie auch die Zeit der Teilnehmer und vermeiden Sie es, lange nach dem geplanten Ende der Besprechung zu schwafeln oder alle im Gespräch zu halten.
Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die Tagesordnung des Meetings kennen! Sie sollten sich über das Thema, das, was diskutiert wird, und die wichtigsten Punkte, die angesprochen werden, im Klaren sein.
Richtiger Dresscode und Erscheinungsbild
Wir alle haben die Memes und Aufnahmen von Mitarbeitern gesehen, die in ihren Morgenmänteln oder Pyjamas an virtuellen Anrufen teilnehmen. Sei nicht diese Person. Nur weil Sie zu Hause sind, heißt das nicht, dass Sie sich leger kleiden oder sich nicht um einen Videoanruf bemühen sollten. Denken Sie daran, dass Ihr äußeres Erscheinungsbild und Ihre Kleidung viel über Ihre Persönlichkeit und Denkweise als Mitarbeiter aussagen.
Vertrautheit mit der gewählten Plattform
Als ich ein virtueller Meeting-Neuling war, habe ich diesen Fehler gemacht - ich war unvorbereitet und hatte keine Vorkenntnisse über die Konferenzplattform. Ich musste Zoom im Handumdrehen installieren und hatte daher keine Ahnung, was ich tat oder wie ich mein Video aktivieren sollte.
Mach nicht den Fehler, den ich gemacht habe! Wenn Sie wissen, dass ein virtuelles Meeting bevorsteht, stellen Sie sicher, dass Sie wissen, welche Plattform verwendet wird, und machen Sie sich mit der Funktionsweise vertraut.
Hintergrund und Umfeld
Wie beim Pyjama-Szenario haben wir alle auch schon Clips von Menschen gesehen, die in ihren Betten oder in einer belebten Kneipe an Videokonferenzen teilnehmen. Ihr Videohintergrund und Ihre Umgebung sind besonders wichtig.
Im Idealfall möchten Sie keine Ablenkungen wie Haustiere, und Ihr Hintergrund sollte schlicht sein, damit der Fokus auf Ihnen liegt. Vermeiden Sie Bereiche mit Lärm, damit Ihr Ton die anderen Teilnehmer nicht stört.
Etikette zum Stummschalten und Aufheben der Stummschaltung
Lassen Sie Ihr Mikrofon während eines virtuellen Meetings nicht ständig eingeschaltet, da je nach Stärke Hintergrundgeräusche aufgenommen werden können, die ablenken können. Stattdessen ist die richtige Etikette für virtuelle Meetings, das Mikrofon stumm zu schalten, wenn Sie nicht sprechen.
Kameranutzung und Blickkontakt
Das Schwierigste, was ich an virtuellen Meetings finde, ist der Augenkontakt und der Umgang mit meiner Kamera. Das Problem ist die Dualität von Kamera und Bildschirm. Ihre Kamera befindet sich an einem Ort, während sich Ihr Bildschirm an einer anderen Position befindet.
Das bedeutet, dass Sie eine Wahl treffen müssen, wo Sie suchen. Die richtige Etikette für virtuelle Meetings besteht darin, in die Kamera und nicht auf den Bildschirm zu schauen, wenn Sie mit jemandem sprechen. Das kommt dem Augenkontakt am nächsten, sonst beginnt man am Bildschirm und es sieht unprofessionell aus.
Natürlich müssen Sie auf den Bildschirm schauen, um die Reaktionen abzuschätzen und andere Leute zu beobachten, aber der Trick besteht darin, zwischen der Kamera und Ihrem Bildschirm zu wechseln, wenn Sie sprechen, aber die meiste Zeit Ihre Augen auf die Kamera zu richten.
Partizipation und Engagement
Partizipation und Engagement sind besonders wichtig und man muss lernen, wann man sprechen darf und wann nicht. Zunächst sollten Sie sich bemühen, Teil des Meetings zu sein, um die richtige virtuelle Meeting-Etikette einzuhalten - sitzen Sie nicht einfach da, ohne zu sprechen oder Interaktion zu zeigen.
Zweitens muss man Rücksicht auf andere nehmen und wissen, wann es angebracht ist, zu sprechen. Sprechen Sie nicht über andere hinweg und stellen Sie sicher, dass es der richtige Zeitpunkt ist, um sich zu engagieren.
Richtige Notizen machen
Ich kann nicht zählen, wie oft ich ein virtuelles Meeting beendet habe, nur um danach mit Fragen oder Klärungen bombardiert zu werden, nur weil die Teilnehmer sich keine Notizen gemacht haben.
Notizen zu machen ist besonders wichtig für die virtuelle Meeting-Etikette, da es nicht so einfach ist, danach einfach mit einem Teilnehmer zu sprechen. Machen Sie sich gründlich Notizen und bitten Sie den Gastgeber bei Bedarf, das Meeting aufzuzeichnen. Sie können auch Videos in Text transkribieren , damit Sie eine schriftliche Aufzeichnung des virtuellen Meetings haben, auf die Sie zu einem späteren Zeitpunkt zurückgreifen können.
Meistern Sie Ihr nächstes virtuelles Meeting mit diesen Knigge-Tipps
Ich hoffe, Sie strotzen jetzt vor Selbstvertrauen und haben ein klareres Verständnis für die Etikette virtueller Meetings. Der Schlüssel ist, sich daran zu erinnern, dass, obwohl Sie nicht physisch in der Besprechung anwesend sind, ein grundlegendes Maß an Professionalität, Selbstbeherrschung und Beteiligung erwartet wird und Sie sich nicht anders verhalten sollten, als wenn Sie sich in einer Büroumgebung befänden.
