Karena pergeseran komunikasi ini, banyak orang masih tidak yakin bagaimana berperilaku selama panggilan virtual dan belum cukup menguasai seni. Untuk mengatasinya, saya membahas etiket rapat virtual di bawah ini sehingga Anda dapat melompat ke panggilan video berikutnya dan menunjukkan kepada semua orang bagaimana hal itu dilakukan.
Ketepatan Waktu dan Kesiapan
Rapat virtual biasanya memiliki waktu mulai dan berakhir. Bersikaplah penuh perhatian dan patuhi waktu-waktu ini. Jangan datang terlambat 10 menit dan buat semua orang menunggu. Demikian pula, hormati waktu orang lain dan hindari wafel atau menjaga semua orang dalam rapat lama setelah akhir yang dijadwalkan.
Juga, pastikan Anda mengetahui agenda rapat! Anda harus jelas tentang subjek, apa yang sedang dibahas, dan poin-poin utama yang akan dibahas.
Kode Berpakaian dan Penampilan yang Tepat
Kita semua telah melihat meme dan rekaman karyawan yang menghadiri panggilan virtual dengan gaun rias atau piyama mereka. Jangan menjadi orang itu. Hanya karena Anda berada di rumah, itu tidak berarti bahwa Anda harus berpakaian atau tidak berusaha untuk panggilan video. Ingatlah bahwa penampilan fisik dan pakaian Anda mengatakan banyak tentang kepribadian dan pola pikir Anda sebagai karyawan.
Keakraban dengan Platform yang Dipilih
Ketika saya masih pemula pertemuan virtual, saya membuat kesalahan ini - saya tidak siap dan tidak memiliki pengetahuan sebelumnya tentang platform konferensi. Saya harus menginstal Zoom dengan cepat dan sebagai hasilnya, saya tidak tahu apa yang saya lakukan atau bagaimana melakukan sesuatu seperti mengaktifkan video saya.
Jangan membuat kesalahan yang saya lakukan! Jika Anda tahu Anda memiliki rapat virtual yang akan datang, pastikan Anda tahu platform mana yang digunakan, dan biasakan diri Anda dengan cara kerjanya.
Latar Belakang dan Lingkungan
Seperti skenario piyama, kita semua juga pernah melihat klip orang-orang yang menghadiri konferensi video di tempat tidur mereka atau di pub yang sibuk. Latar belakang dan lingkungan video Anda sangat penting.
Idealnya, Anda tidak ingin ada gangguan seperti hewan peliharaan, dan latar belakang Anda harus jelas sehingga fokusnya ada pada Anda. Hindari area dengan kebisingan sehingga audio Anda tidak mengganggu peserta lain.
Membisukan dan Mengaktifkan Etiket
Jangan biarkan mikrofon Anda menyala terus-menerus selama rapat virtual karena tergantung pada kekuatannya, kebisingan latar belakang dapat ditangkap yang dapat mengganggu. Sebaliknya, etiket rapat virtual yang benar adalah membisukan mikrofon Anda saat Anda tidak berbicara.
Penggunaan Kamera dan Kontak Mata
Bagian tersulit yang saya temukan tentang rapat virtual adalah kontak mata dan cara menggunakan kamera saya. Masalahnya adalah dualitas kamera dan layar. Kamera Anda berada di satu lokasi, sementara layar Anda berada di posisi yang berbeda.
Ini berarti Anda harus membuat pilihan di mana Anda melihat. Etiket rapat virtual yang benar adalah melihat kamera dan bukan layar Anda saat berbicara dengan seseorang. Ini adalah yang paling dekat Anda bisa mendapatkan kontak mata, jika tidak, Anda mulai di layar dan terlihat tidak profesional.
Jelas, Anda harus melihat layar untuk mengukur reaksi dan menonton orang lain, tetapi triknya adalah dengan menjentikkan antara kamera dan layar Anda ketika Anda berbicara, tetapi untuk sebagian besar, tetap perhatikan kamera.
Partisipasi dan Keterlibatan
Partisipasi dan keterlibatan sangat penting dan Anda harus belajar kapan harus dan tidak berbicara. Pertama, Anda harus berusaha untuk menjadi bagian dari pertemuan untuk etiket pertemuan virtual yang tepat - jangan hanya duduk di sana tanpa berbicara atau menunjukkan interaksi apa pun.
Kedua, Anda harus mempertimbangkan orang lain dan tahu kapan waktu yang tepat untuk berbicara. Jangan berbicara tentang orang lain dan pastikan ini adalah waktu yang tepat untuk terlibat.
Pencatatan yang Tepat
Saya tidak dapat menghitung waktu ketika saya menyelesaikan pertemuan virtual hanya untuk dibombardir dengan pertanyaan sesudahnya atau klarifikasi tentang berbagai hal hanya karena para peserta tidak mencatat.
Mencatat sangat penting untuk etiket rapat virtual karena tidak semudah pergi dan berbicara dengan peserta sesudahnya. Teliti dengan pencatatan Anda dan jika perlu, minta tuan rumah untuk merekam pertemuan. Anda juga dapat menyalin video ke teks sehingga Anda memiliki catatan tertulis tentang rapat virtual untuk dirujuk kembali di kemudian hari.
Kuasai pertemuan virtual Anda berikutnya dengan tips etiket ini
Saya harap Anda sekarang penuh percaya diri dan memiliki pemahaman yang lebih jelas tentang etiket pertemuan virtual. Kuncinya adalah untuk mengingat bahwa meskipun Anda tidak hadir secara fisik dalam rapat, tingkat dasar profesionalisme, pengendalian diri, dan partisipasi diharapkan dan Anda harus bertindak tidak berbeda dari jika Anda berada di lingkungan kantor.
