A causa di questo cambiamento nella comunicazione, molte persone non sono ancora sicure di come comportarsi durante le chiamate virtuali e non hanno ancora imparato l'arte. Per rimediare a ciò, discuto di seguito il galateo delle riunioni virtuali in modo che tu possa passare alla tua prossima videochiamata e mostrare a tutti gli altri come si fa.
Puntualità e preparazione
Le riunioni virtuali di solito hanno un'ora di inizio e di fine. Sii premuroso e rispetta questi tempi. Non arrivare con 10 minuti di ritardo e far aspettare tutti. Allo stesso modo, rispetta il tempo delle persone ed evita di chiacchierare o di tenere tutti in riunione molto tempo dopo la fine programmata.
Inoltre, assicurati di essere a conoscenza dell'ordine del giorno della riunione! Dovresti essere chiaro sull'argomento, su ciò che viene discusso e sui punti principali che verranno affrontati.
Codice di abbigliamento e aspetto adeguati
Abbiamo visto tutti i meme e i filmati dei dipendenti che partecipano alle chiamate virtuali in vestaglia o pigiama. Non essere quella persona. Solo perché sei a casa, non significa che dovresti vestirti in modo informale o non fare uno sforzo per una videochiamata. Ricorda che il tuo aspetto fisico e il tuo abbigliamento dicono molto sulla tua personalità e mentalità come dipendente.
Familiarità con la piattaforma scelta
Quando ero un principiante delle riunioni virtuali ho commesso questo errore: ero impreparato e non avevo alcuna conoscenza preliminare della piattaforma di conferenza. Ho dovuto installare Zoom al volo e, di conseguenza, non avevo idea di cosa stessi facendo o di come fare qualcosa come abilitare il mio video.
Non fare l'errore che ho fatto io! Se sai di avere una riunione virtuale imminente, assicurati di sapere quale piattaforma viene utilizzata e familiarizza con il suo funzionamento.
Contesto e ambiente
Come lo scenario del pigiama, abbiamo visto tutti anche clip di persone che partecipano a videoconferenze nei loro letti o in un pub affollato. Lo sfondo e l'ambiente del video sono particolarmente importanti.
Idealmente, non vuoi distrazioni come animali domestici e il tuo sfondo dovrebbe essere chiaro in modo che l'attenzione sia su di te. Evita le aree con rumore in modo che l'audio non disturbi gli altri partecipanti.
Etichetta di silenziamento e riattivazione dell'audio
Non lasciare il microfono costantemente acceso durante una riunione virtuale poiché, a seconda della potenza, il rumore di fondo può essere rilevato e può distrarre. Invece, il galateo corretto delle riunioni virtuali è quello di disattivare il microfono quando non stai parlando.
Utilizzo della fotocamera e contatto visivo
La parte più difficile delle riunioni virtuali è il contatto visivo e l'uso della fotocamera. Il problema è la dualità della fotocamera e dello schermo. La fotocamera si trova in una posizione, mentre lo schermo è in una posizione diversa.
Ciò significa che devi fare una scelta su dove guardare. Il galateo corretto delle riunioni virtuali è quello di guardare la telecamera e non lo schermo quando si parla con qualcuno. Questo è il modo più vicino al contatto visivo, altrimenti si inizia dallo schermo e sembra poco professionale.
Ovviamente, devi guardare lo schermo per valutare le reazioni e guardare le altre persone, ma il trucco è passare dalla fotocamera allo schermo quando parli, ma per la maggior parte, tieni gli occhi sulla fotocamera.
Partecipazione e coinvolgimento
La partecipazione e l'impegno sono particolarmente importanti e devi imparare quando parlare e quando non parlare. In primo luogo, dovresti sforzarti di far parte della riunione per una corretta etichetta della riunione virtuale: non sederti lì senza parlare o mostrare alcuna interazione.
In secondo luogo, devi essere rispettoso degli altri e sapere quando è appropriato parlare. Non parlare sopra gli altri e assicurati che sia il momento giusto per impegnarti.
Prendere appunti in modo corretto
Non riesco a contare le volte in cui ho concluso una riunione virtuale solo per essere bombardato di domande o chiarimenti sulle cose semplicemente perché i partecipanti non hanno preso appunti.
Prendere appunti è particolarmente importante per il galateo delle riunioni virtuali perché non è così facile andare semplicemente a parlare con un partecipante in seguito. Prendi appunti in modo scrupoloso e, se necessario, chiedi all'organizzatore di registrare la riunione. Puoi anche trascrivere il video in testo in modo da avere una registrazione scritta della riunione virtuale a cui fare riferimento in un secondo momento.
Supera la tua prossima riunione virtuale con questi consigli di galateo
Spero che ora tu stia esplodendo di fiducia e abbia una comprensione più chiara del galateo delle riunioni virtuali. La chiave è ricordare che, anche se non sei fisicamente presente alla riunione, ci si aspetta un livello base di professionalità, autocontrollo e partecipazione e non dovresti agire in modo diverso rispetto a se fossi in un ambiente d'ufficio.
