Kerana peralihan komunikasi ini, ramai orang masih tidak pasti bagaimana untuk bertindak semasa panggilan maya dan belum menguasai seni. Untuk membetulkannya, saya membincangkan etika mesyuarat maya di bawah supaya anda boleh melompat ke panggilan video anda yang seterusnya dan menunjukkan kepada orang lain bagaimana ia dilakukan.
Menepati Masa dan Kesiapsiagaan
Mesyuarat maya biasanya mempunyai masa mula dan tamat. Bertimbang rasa dan mematuhi masa ini. Jangan terlambat 10 minit dan pastikan semua orang menunggu. Begitu juga, hormati masa orang dan elakkan daripada melambai atau menjaga semua orang dalam mesyuarat lama selepas berakhirnya yang dijadualkan.
Juga, pastikan anda mengetahui agenda mesyuarat! Anda harus jelas mengenai subjek, apa yang sedang dibincangkan, dan perkara utama yang akan ditangani.
Kod pakaian dan penampilan yang betul
Kita semua telah melihat meme dan rakaman pekerja yang menghadiri panggilan maya dalam gaun persalinan atau baju tidur mereka. Jangan jadi orang itu. Hanya kerana anda berada di rumah, itu tidak bermakna anda harus berpakaian atau tidak berusaha untuk panggilan video. Ingat bahawa penampilan fizikal dan pakaian anda banyak mengatakan tentang keperibadian dan pemikiran anda sebagai pekerja.
Kebiasaan dengan Platform Pilihan
Semasa saya menjadi pemula mesyuarat maya, saya membuat kesilapan ini - saya tidak bersedia dan tidak mempunyai pengetahuan terlebih dahulu mengenai platform persidangan. Saya terpaksa memasang Zoom dengan cepat dan akibatnya, saya tidak tahu apa yang saya lakukan atau bagaimana untuk melakukan apa-apa seperti membolehkan video saya.
Jangan buat kesilapan yang saya lakukan! Jika anda tahu anda mempunyai mesyuarat maya yang akan datang, pastikan anda tahu platform mana yang sedang digunakan, dan membiasakan diri dengan cara ia berfungsi.
Latar belakang dan persekitaran
Seperti senario pijama, kita semua juga telah melihat klip orang yang menghadiri persidangan video di katil mereka atau di pub yang sibuk. Latar belakang dan persekitaran video anda amat penting.
Sebaik-baiknya, anda tidak mahu sebarang gangguan seperti haiwan peliharaan, dan latar belakang anda harus jelas supaya tumpuannya adalah pada anda. Elakkan kawasan yang mempunyai bunyi bising supaya audio anda tidak mengganggu peserta lain.
Etika Bisukan dan Unmute
Jangan biarkan mikrofon anda sentiasa dihidupkan semasa mesyuarat maya kerana bergantung pada kekuatan, bunyi latar belakang boleh diambil yang boleh mengganggu. Sebaliknya, etika mesyuarat maya yang betul ialah membisukan mikrofon anda apabila anda tidak bercakap.
Penggunaan Kamera dan Sentuhan Mata
Bahagian yang paling sukar yang saya dapati mengenai mesyuarat maya adalah hubungan mata dan cara menggunakan kamera saya. Isunya ialah dualiti kamera dan skrin. Kamera anda berada di satu lokasi, manakala skrin anda berada dalam kedudukan yang berbeza.
Ini bermakna anda perlu membuat pilihan di mana anda melihat. Etika mesyuarat maya yang betul ialah melihat kamera dan bukan skrin anda apabila bercakap dengan seseorang. Ini adalah yang paling dekat anda boleh menghubungi mata, jika tidak, anda bermula di skrin dan kelihatan tidak profesional.
Jelas sekali, anda perlu melihat skrin untuk mengukur reaksi dan menonton orang lain, tetapi caranya adalah untuk berkelip antara kedua-dua kamera dan skrin anda semasa anda bercakap, tetapi untuk sebahagian besar, perhatikan kamera.
Penyertaan dan Penglibatan
Penyertaan dan penglibatan amat penting dan anda perlu belajar bila hendak dan tidak bercakap. Pertama, anda harus berusaha untuk menjadi sebahagian daripada mesyuarat untuk etika mesyuarat maya yang betul - jangan hanya duduk di sana tanpa bercakap atau menunjukkan sebarang interaksi.
Kedua, anda perlu bertimbang rasa terhadap orang lain dan tahu bila sesuai untuk bercakap. Jangan bercakap tentang orang lain dan pastikan ia adalah masa yang tepat untuk terlibat.
Mengambil Nota yang betul
Saya tidak boleh mengira masa ketika saya membuat kesimpulan mesyuarat maya hanya untuk dihujani dengan soalan selepas itu atau penjelasan mengenai perkara-perkara hanya kerana peserta tidak mengambil nota.
Pengambilan nota amat penting untuk etika mesyuarat maya kerana tidak semudah itu hanya pergi dan bercakap dengan peserta selepas itu. Teliti dengan pengambilan nota anda dan jika perlu, minta tuan rumah merakam mesyuarat. Anda juga boleh menyalin video ke teks supaya anda mempunyai rekod bertulis mesyuarat maya untuk merujuk kembali pada masa akan datang.
Ace mesyuarat maya anda yang seterusnya dengan petua etika ini
Saya harap anda kini penuh keyakinan dan mempunyai pemahaman yang lebih jelas mengenai etika mesyuarat maya. Kuncinya adalah untuk mengingati bahawa walaupun anda tidak hadir secara fizikal dalam mesyuarat, tahap asas profesionalisme, kawalan diri, dan penyertaan diharapkan dan anda harus bertindak tidak berbeza daripada jika anda berada dalam persekitaran pejabat.
