Debido a este cambio en la comunicación, muchas personas aún no están seguras de cómo comportarse durante las llamadas virtuales y no dominan del todo el arte. Para remediar eso, discuto la etiqueta de la reunión virtual a continuación para que pueda saltar a su próxima videollamada y mostrarles a todos los demás cómo se hace.
Puntualidad y preparación
Las reuniones virtuales suelen tener una hora de inicio y finalización. Sé considerado y adhiérete a estos tiempos. No llegues 10 minutos tarde y hagas esperar a todos. Del mismo modo, respete el tiempo de las personas y evite vacilar o mantener a todos en la reunión mucho después de su finalización programada.
Además, ¡asegúrese de conocer la agenda de la reunión! Debes tener claro el tema, lo que se está discutiendo y los puntos principales que se van a abordar.
Código de vestimenta y apariencia adecuados
Todos hemos visto los memes y las imágenes de los empleados que asisten a llamadas virtuales en bata o pijama. No seas esa persona. El hecho de que estés en casa no significa que debas vestirte de forma informal o no hacer un esfuerzo para una videollamada. Recuerde que su apariencia física y vestimenta dicen mucho sobre su personalidad y mentalidad como empleado.
Familiaridad con la plataforma elegida
Cuando era un novato en las reuniones virtuales, cometí este error: no estaba preparado y no tenía conocimientos previos de la plataforma de conferencias. Tuve que instalar Zoom sobre la marcha y, como resultado, no tenía ni idea de lo que estaba haciendo ni de cómo hacer algo como habilitar mi vídeo.
¡No cometas el error que yo cometí! Si sabe que tiene una reunión virtual próximamente, asegúrese de saber qué plataforma se está utilizando y familiarícese con su funcionamiento.
Antecedentes y entorno
Al igual que el escenario del pijama, todos también hemos visto clips de personas que asisten a videoconferencias en sus camas o en un pub concurrido. El fondo y el entorno del vídeo son especialmente importantes.
Lo ideal es que no quieras distracciones, como mascotas, y que tu fondo sea sencillo para que la atención se centre en ti. Evite las áreas con ruido para que su audio no interrumpa a los demás participantes.
Silenciar y reactivar el sonido de la etiqueta
No dejes el micrófono encendido constantemente durante una reunión virtual, ya que, dependiendo de la intensidad, se puede captar ruido de fondo, lo que puede distraer. En cambio, la etiqueta correcta de la reunión virtual es silenciar el micrófono cuando no se está hablando.
Uso de la cámara y contacto visual
La parte más difícil que encuentro de las reuniones virtuales es el contacto visual y cómo usar mi cámara. El problema es la dualidad de la cámara y la pantalla. La cámara está en una ubicación, mientras que la pantalla está en una posición diferente.
Esto significa que tienes que elegir dónde mirar. La etiqueta correcta de la reunión virtual es mirar a la cámara y no a la pantalla cuando se habla con alguien. Esto es lo más cerca que puede estar del contacto visual, de lo contrario, está comenzando en la pantalla y se ve poco profesional.
Obviamente, tienes que mirar la pantalla para medir las reacciones y observar a otras personas, pero el truco es alternar entre la cámara y la pantalla cuando estás hablando, pero en su mayor parte, mantén los ojos en la cámara.
Participación y compromiso
La participación y el compromiso son especialmente importantes y hay que aprender cuándo hablar y cuándo no. En primer lugar, debe esforzarse por ser parte de la reunión para la etiqueta adecuada de la reunión virtual: no se quede sentado allí sin hablar ni mostrar ninguna interacción.
En segundo lugar, tienes que ser considerado con los demás y saber cuándo es apropiado hablar. No hables por encima de los demás y asegúrate de que es el momento adecuado para participar.
Toma de notas adecuada
No puedo contar las veces que he concluido una reunión virtual solo para ser bombardeado con preguntas o aclaraciones sobre cosas simplemente porque los participantes no tomaron notas.
Tomar notas es especialmente importante para la etiqueta de la reunión virtual porque no es tan fácil simplemente ir y hablar con un participante después. Sea minucioso con su toma de notas y, si es necesario, pídale al anfitrión que grabe la reunión. También puede transcribir el video a texto para tener un registro escrito de la reunión virtual para consultarlo en una fecha posterior.
Domina tu próxima reunión virtual con estos consejos de etiqueta
Espero que ahora esté lleno de confianza y tenga una comprensión más clara de la etiqueta de las reuniones virtuales. La clave es recordar que, aunque no esté físicamente presente en la reunión, se espera un nivel básico de profesionalismo, autocontrol y participación y no debe actuar de manera diferente que si estuviera en un entorno de oficina.
