Etiqueta en las reuniones virtuales: reglas que hay que conocer en la era del teletrabajo

La etiqueta de la reunión virtual se muestra con una pantalla de computadora e íconos de participantes.
Navegue por la etiqueta de las reuniones virtuales en la era del trabajo desde casa con nuestras reglas y consejos esenciales.

Transkriptor 2024-01-17

En el mundo actual de los negocios y después de la pandemia de COVID-19, un número cada vez mayor de personas trabaja desde casa. Esto se ha convertido en la norma y, como resultado, estamos ideando nuevas formas de comunicarnos, siendo el método más popular la llamada virtual o videollamada.

Debido a este cambio en la comunicación, muchas personas aún no están seguras de cómo comportarse durante las llamadas virtuales y no dominan del todo el arte. Para remediar eso, discuto la etiqueta de la reunión virtual a continuación para que pueda saltar a su próxima videollamada y mostrarles a todos los demás cómo se hace.

Puntualidad y preparación

Las reuniones virtuales suelen tener una hora de inicio y finalización. Sé considerado y adhiérete a estos tiempos. No llegues 10 minutos tarde y hagas esperar a todos. Del mismo modo, respete el tiempo de las personas y evite vacilar o mantener a todos en la reunión mucho después de su finalización programada.

Además, ¡asegúrese de conocer la agenda de la reunión! Debes tener claro el tema, lo que se está discutiendo y los puntos principales que se van a abordar.

Collage de diversos profesionales en una reunión virtual, que muestra la inclusión en el lugar de trabajo.
Domine la etiqueta de las reuniones virtuales para prosperar en la era del trabajo desde casa.

Código de vestimenta y apariencia adecuados

Todos hemos visto los memes y las imágenes de los empleados que asisten a llamadas virtuales en bata o pijama. No seas esa persona. El hecho de que estés en casa no significa que debas vestirte de forma informal o no hacer un esfuerzo para una videollamada. Recuerde que su apariencia física y vestimenta dicen mucho sobre su personalidad y mentalidad como empleado.

Familiaridad con la plataforma elegida

Cuando era un novato en las reuniones virtuales, cometí este error: no estaba preparado y no tenía conocimientos previos de la plataforma de conferencias. Tuve que instalar Zoom sobre la marcha y, como resultado, no tenía ni idea de lo que estaba haciendo ni de cómo hacer algo como habilitar mi vídeo.

¡No cometas el error que yo cometí! Si sabe que tiene una reunión virtual próximamente, asegúrese de saber qué plataforma se está utilizando y familiarícese con su funcionamiento.

Antecedentes y entorno

Al igual que el escenario del pijama, todos también hemos visto clips de personas que asisten a videoconferencias en sus camas o en un pub concurrido. El fondo y el entorno del vídeo son especialmente importantes.

Lo ideal es que no quieras distracciones, como mascotas, y que tu fondo sea sencillo para que la atención se centre en ti. Evite las áreas con ruido para que su audio no interrumpa a los demás participantes.

Silenciar y reactivar el sonido de la etiqueta

No dejes el micrófono encendido constantemente durante una reunión virtual, ya que, dependiendo de la intensidad, se puede captar ruido de fondo, lo que puede distraer. En cambio, la etiqueta correcta de la reunión virtual es silenciar el micrófono cuando no se está hablando.

Uso de la cámara y contacto visual

La parte más difícil que encuentro de las reuniones virtuales es el contacto visual y cómo usar mi cámara. El problema es la dualidad de la cámara y la pantalla. La cámara está en una ubicación, mientras que la pantalla está en una posición diferente.

Esto significa que tienes que elegir dónde mirar. La etiqueta correcta de la reunión virtual es mirar a la cámara y no a la pantalla cuando se habla con alguien. Esto es lo más cerca que puede estar del contacto visual, de lo contrario, está comenzando en la pantalla y se ve poco profesional.

Obviamente, tienes que mirar la pantalla para medir las reacciones y observar a otras personas, pero el truco es alternar entre la cámara y la pantalla cuando estás hablando, pero en su mayor parte, mantén los ojos en la cámara.

Participación y compromiso

La participación y el compromiso son especialmente importantes y hay que aprender cuándo hablar y cuándo no. En primer lugar, debe esforzarse por ser parte de la reunión para la etiqueta adecuada de la reunión virtual: no se quede sentado allí sin hablar ni mostrar ninguna interacción.

En segundo lugar, tienes que ser considerado con los demás y saber cuándo es apropiado hablar. No hables por encima de los demás y asegúrate de que es el momento adecuado para participar.

Profesional participando en una reunión virtual con colegas en la pantalla de una computadora portátil.
Navegue por el panorama del trabajo desde casa con una colaboración virtual fluida.

Toma de notas adecuada

No puedo contar las veces que he concluido una reunión virtual solo para ser bombardeado con preguntas o aclaraciones sobre cosas simplemente porque los participantes no tomaron notas.

Tomar notas es especialmente importante para la etiqueta de la reunión virtual porque no es tan fácil simplemente ir y hablar con un participante después. Sea minucioso con su toma de notas y, si es necesario, pídale al anfitrión que grabe la reunión. También puede transcribir el video a texto para tener un registro escrito de la reunión virtual para consultarlo en una fecha posterior.

Domina tu próxima reunión virtual con estos consejos de etiqueta

Espero que ahora esté lleno de confianza y tenga una comprensión más clara de la etiqueta de las reuniones virtuales. La clave es recordar que, aunque no esté físicamente presente en la reunión, se espera un nivel básico de profesionalismo, autocontrol y participación y no debe actuar de manera diferente que si estuviera en un entorno de oficina.

Preguntas frecuentes

Sí, Transkriptor se puede utilizar para transcribir reuniones virtuales. Es una herramienta diseñada para convertir el lenguaje hablado en texto escrito, lo que la hace útil para documentar el contenido de las reuniones en línea.

La etiqueta de las reuniones virtuales es similar a la de las reuniones presenciales, centrándose en la puntualidad y el respeto, pero también incluye el manejo de la tecnología, el silenciamiento cuando no se habla y el mantenimiento de una formación profesional.

Sí, la toma de notas es crucial en las reuniones virtuales, ya que ayuda a realizar un seguimiento de los puntos clave, las acciones y las decisiones tomadas, lo que facilita un seguimiento y una referencia eficaces después de la reunión.

La puntualidad en las reuniones virtuales es crucial, ya que muestra respeto por el tiempo de los participantes, ayuda a mantener un ambiente profesional y garantiza que las reuniones se desarrollen sin problemas y sin retrasos, maximizando la productividad y la eficiencia.

Conversión de voz a texto

img

Transkriptor

Convierte tus archivos de audio y vídeo en texto