بسبب هذا التحول في التواصل ، لا يزال الكثير من الناس غير متأكدين من كيفية التصرف أثناء المكالمات الافتراضية ولم يتقنوا الفن تماما. لعلاج ذلك ، أناقش آداب الاجتماع الافتراضي أدناه حتى تتمكن من الانتقال إلى مكالمة الفيديو التالية وإظهار الجميع كيف يتم ذلك.
الالتزام بالمواعيد والاستعداد
عادة ما يكون للاجتماعات الافتراضية وقت بدء وانتهاء. كن مراعيا والتزم بهذه الأوقات. لا تحضر متأخرا 10 دقائق واجعل الجميع ينتظرون. وبالمثل ، احترم وقت الأشخاص وتجنب الهراء أو إبقاء الجميع في الاجتماع لفترة طويلة بعد نهايته المقررة.
تأكد أيضا من أنك على دراية بجدول أعمال الاجتماع! يجب أن تكون واضحا بشأن الموضوع ، وما تتم مناقشته ، والنقاط الرئيسية التي سيتم تناولها.
قواعد اللباس والمظهر السليم
لقد رأينا جميعا الميمات واللقطات للموظفين الذين يحضرون مكالمات افتراضية في عباءاتهم أو ملابس النوم. لا تكن ذلك الشخص. فقط لأنك في المنزل ، فهذا لا يعني أنه يجب عليك ارتداء ملابسك أو عدم بذل جهد لإجراء مكالمة فيديو. تذكر أن مظهرك الجسدي ولباسك يقول الكثير عن شخصيتك وعقليتك كموظف.
الإلمام بالمنصة المختارة
عندما كنت مبتدئا في الاجتماعات الافتراضية ، ارتكبت هذا الخطأ - لم أكن مستعدا ولم يكن لدي معرفة مسبقة بمنصة المؤتمرات. اضطررت إلى تثبيت Zoom أثناء التنقل ونتيجة لذلك ، لم يكن لدي أدنى فكرة عما كنت أفعله أو كيفية القيام بأي شيء مثل تمكين الفيديو الخاص بي.
لا ترتكب الخطأ الذي فعلته! إذا كنت تعلم أن لديك اجتماعا افتراضيا قادما ، فتأكد من معرفة النظام الأساسي الذي يتم استخدامه ، وتعرف على كيفية عمله.
الخلفية والبيئة
مثل سيناريو البيجاما ، رأينا جميعا أيضا مقاطع لأشخاص يحضرون مؤتمرات الفيديو في أسرتهم أو في حانة مزدحمة. خلفية الفيديو والبيئة الخاصة بك مهمة بشكل خاص.
من الناحية المثالية ، لا تريد أي مشتتات مثل الأليفة ، ويجب أن تكون خلفيتك واضحة بحيث يكون التركيز عليك. تجنب المناطق التي بها ضوضاء حتى لا يزعج الصوت المشاركين الآخرين.
آداب كتم الصوت وإلغاء كتمه
لا تترك الميكروفون قيد التشغيل باستمرار أثناء اجتماع افتراضي لأنه اعتمادا على القوة ، يمكن التقاط ضوضاء الخلفية التي يمكن أن تشتت الانتباه. بدلا من ذلك ، فإن آداب الاجتماع الافتراضي الصحيحة هي كتم صوت الميكروفون عندما لا تتحدث.
استخدام الكاميرا والاتصال بالعين
أصعب جزء أجده في الاجتماعات الافتراضية هو الاتصال بالعين وكيفية استخدام الكاميرا. القضية هي ازدواجية الكاميرا والشاشة. الكاميرا في مكان واحد، بينما تكون شاشتك في موضع مختلف.
هذا يعني أنه يجب عليك اختيار المكان الذي تنظر إليه. آداب الاجتماع الافتراضي الصحيحة هي النظر إلى الكاميرا وليس شاشتك عند التحدث إلى شخص ما. هذا هو أقرب ما يمكنك الوصول إليه للاتصال بالعين ، وإلا فأنت تبدأ من الشاشة ويبدو غير احترافي.
من الواضح أنه يجب عليك النظر إلى الشاشة لقياس ردود الفعل ومشاهدة الآخرين ، ولكن الحيلة هي النقر بين كل من الكاميرا وشاشتك عندما تتحدث ، ولكن في الغالب ، ابق عينيك على الكاميرا.
المشاركة والانخراط
المشاركة والانخراط مهمان بشكل خاص وعليك أن تتعلم متى تتحدث ولا تتكلم. أولا ، يجب أن تسعى جاهدا لتكون جزءا من الاجتماع من أجل آداب الاجتماع الافتراضي المناسبة - لا تجلس هناك دون التحدث أو إظهار أي تفاعل.
ثانيا ، عليك أن تراعي الآخرين وتعرف متى يكون من المناسب التحدث. لا تتحدث عن الآخرين وتأكد من أن هذا هو الوقت المناسب للمشاركة.
تدوين الملاحظات بشكل صحيح
لا أستطيع حساب المرات التي اختتمت فيها اجتماعا افتراضيا فقط لأتعرض لوابل من الأسئلة بعد ذلك أو توضيحات حول الأشياء لمجرد أن المشاركين لم يدونوا ملاحظات.
يعد تدوين الملاحظات مهما بشكل خاص لآداب الاجتماع الافتراضي لأنه ليس من السهل ببساطة الذهاب والتحدث إلى أحد المشاركين بعد ذلك. كن دقيقا في تدوين الملاحظات وإذا لزم الأمر ، اطلب من المضيف تسجيل الاجتماع. يمكنك أيضا نسخ الفيديو إلى نص بحيث يكون لديك سجل مكتوب للاجتماع الافتراضي للرجوع إليه في وقت لاحق.
استمتع باجتماعك الافتراضي التالي مع نصائح آداب السلوك هذه
آمل أن تنفجر الآن بالثقة وأن يكون لديك فهم أوضح لآداب الاجتماع الافتراضي. المفتاح هو أن تتذكر أنه على الرغم من أنك غير حاضر فعليا في الاجتماع ، فمن المتوقع وجود مستوى أساسي من الاحتراف وضبط النفس والمشاركة ويجب ألا تتصرف بشكل مختلف عما لو كنت في بيئة مكتبية.
