Λόγω αυτής της αλλαγής στην επικοινωνία, πολλοί άνθρωποι εξακολουθούν να μην είναι σίγουροι πώς να συμπεριφέρονται κατά τη διάρκεια εικονικών κλήσεων και δεν έχουν κατακτήσει αρκετά την τέχνη. Για να το διορθώσω, συζητώ την εθιμοτυπία εικονικής συνάντησης παρακάτω, ώστε να μπορείτε να μεταβείτε στην επόμενη βιντεοκλήση σας και να δείξετε σε όλους τους άλλους πώς γίνεται.
Ακρίβεια και ετοιμότητα
Οι εικονικές συσκέψεις έχουν συνήθως ώρα έναρξης και λήξης. Να είστε προσεκτικοί και να τηρείτε αυτούς τους καιρούς. Μην εμφανίζεστε με καθυστέρηση 10 λεπτών και κρατήστε όλους σε αναμονή. Ομοίως, σεβαστείτε τον χρόνο των ανθρώπων και αποφύγετε να μπερδεύεστε ή να κρατάτε όλους στη συνάντηση πολύ μετά την προγραμματισμένη λήξη της.
Επίσης, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε την ατζέντα της συνάντησης! Θα πρέπει να είστε σαφής σχετικά με το θέμα, τι συζητείται και τα κύρια σημεία που πρόκειται να εξεταστούν.
Σωστός ενδυματολογικός κώδικας και εμφάνιση
Όλοι έχουμε δει τα μιμίδια και τα πλάνα των εργαζομένων που παρακολουθούν εικονικές κλήσεις με τα φορέματα ή τις πιτζάμες τους. Μην είσαι αυτό το άτομο. Ακριβώς επειδή είστε στο σπίτι, δεν σημαίνει ότι πρέπει να ντυθείτε ή να μην κάνετε προσπάθεια για μια βιντεοκλήση. Θυμηθείτε ότι η φυσική σας εμφάνιση και το ντύσιμό σας λένε πολλά για την προσωπικότητα και τη νοοτροπία σας ως υπάλληλος.
Εξοικείωση με την επιλεγμένη πλατφόρμα
Όταν ήμουν αρχάριος εικονικής συνάντησης, έκανα αυτό το λάθος - ήμουν απροετοίμαστος και δεν είχα προηγούμενη γνώση της πλατφόρμας διάσκεψης. Έπρεπε να εγκαταστήσω Zoom εν κινήσει και ως αποτέλεσμα, δεν είχα ιδέα τι έκανα ή πώς να κάνω κάτι σαν να ενεργοποιήσω το βίντεό μου.
Μην κάνετε το λάθος που έκανα! Εάν γνωρίζετε ότι έχετε μια εικονική σύσκεψη επερχόμενη, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε ποια πλατφόρμα χρησιμοποιείται και εξοικειωθείτε με τον τρόπο λειτουργίας της.
Ιστορικό και περιβάλλον
Όπως και το σενάριο της πιτζάμας, όλοι έχουμε δει επίσης κλιπ ανθρώπων που παρακολουθούν βιντεοδιασκέψεις στα κρεβάτια τους ή σε μια πολυσύχναστη παμπ. Το φόντο και το περιβάλλον του βίντεό σας είναι ιδιαίτερα σημαντικά.
Στην ιδανική περίπτωση, δεν θέλετε περισπασμούς όπως κατοικίδια ζώα και το υπόβαθρό σας πρέπει να είναι απλό, ώστε η εστίαση να είναι σε εσάς. Αποφύγετε περιοχές με θόρυβο, ώστε ο ήχος σας να μην ενοχλεί τους άλλους συμμετέχοντες.
Εθιμοτυπία σίγασης και κατάργησης σίγασης
Μην αφήνετε το μικρόφωνό σας συνεχώς ανοιχτό κατά τη διάρκεια μιας εικονικής σύσκεψης, καθώς ανάλογα με την ισχύ, μπορεί να εντοπιστεί θόρυβος παρασκηνίου που μπορεί να αποσπά την προσοχή. Αντ 'αυτού, η σωστή εθιμοτυπία εικονικής σύσκεψης είναι να κάνετε σίγαση του μικροφώνου σας όταν δεν μιλάτε.
Χρήση κάμερας και οπτική επαφή
Το πιο δύσκολο μέρος που βρίσκω για τις εικονικές συναντήσεις είναι η επαφή με τα μάτια και ο τρόπος χρήσης της κάμεράς μου. Το ζήτημα είναι η δυαδικότητα της κάμερας και της οθόνης. Η κάμερά σας βρίσκεται σε μία θέση, ενώ η οθόνη σας βρίσκεται σε διαφορετική θέση.
Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να κάνετε μια επιλογή για το πού κοιτάζετε. Η σωστή εθιμοτυπία εικονικής σύσκεψης είναι να κοιτάτε την κάμερα και όχι την οθόνη σας όταν μιλάτε σε κάποιον. Αυτό είναι το πιο κοντινό που μπορείτε να φτάσετε στην επαφή με τα μάτια, διαφορετικά ξεκινάτε από την οθόνη και φαίνεται αντιεπαγγελματικό.
Προφανώς, πρέπει να κοιτάξετε την οθόνη για να μετρήσετε τις αντιδράσεις και να παρακολουθήσετε άλλους ανθρώπους, αλλά το κόλπο είναι να μετακινηθείτε μεταξύ της κάμερας και της οθόνης σας όταν μιλάτε, αλλά ως επί το πλείστον, κρατήστε τα μάτια σας στην κάμερα.
Συμμετοχή και δέσμευση
Η συμμετοχή και η δέσμευση είναι ιδιαίτερα σημαντικές και πρέπει να μάθετε πότε να μιλάτε και να μην μιλάτε. Πρώτον, θα πρέπει να προσπαθήσετε να συμμετάσχετε στη συνάντηση για σωστή εθιμοτυπία εικονικής συνάντησης - μην κάθεστε εκεί χωρίς να μιλάτε ή να δείχνετε οποιαδήποτε αλληλεπίδραση.
Δεύτερον, πρέπει να είστε προσεκτικοί με τους άλλους και να γνωρίζετε πότε είναι κατάλληλο να μιλήσετε. Μην μιλάτε για τους άλλους και βεβαιωθείτε ότι είναι η κατάλληλη στιγμή για να συμμετάσχετε.
Σωστή λήψη σημειώσεων
Δεν μπορώ να μετρήσω τις φορές που ολοκλήρωσα μια εικονική συνάντηση μόνο για να βομβαρδιστώ με ερωτήσεις μετά ή διευκρινίσεις για πράγματα απλώς και μόνο επειδή οι συμμετέχοντες δεν κράτησαν σημειώσεις.
Η λήψη σημειώσεων είναι ιδιαίτερα σημαντική για την εθιμοτυπία της εικονικής σύσκεψης, επειδή δεν είναι τόσο εύκολο να πάτε απλά και να μιλήσετε με έναν συμμετέχοντα μετά. Να είστε σχολαστικοί με τη λήψη σημειώσεων και, εάν είναι απαραίτητο, ζητήστε από τον οικοδεσπότη να καταγράψει τη σύσκεψη. Θα μπορούσατε επίσης να μεταγράψετε βίντεο σε κείμενο , ώστε να έχετε μια γραπτή εγγραφή της εικονικής σύσκεψης για να ανατρέξετε αργότερα.
Εξασφαλίστε την επόμενη εικονική σας συνάντηση με αυτές τις συμβουλές εθιμοτυπίας
Ελπίζω τώρα να ξεχειλίζετε από αυτοπεποίθηση και να έχετε μια σαφέστερη κατανόηση της εθιμοτυπίας της εικονικής συνάντησης. Το κλειδί είναι να θυμάστε ότι παρόλο που δεν είστε φυσικά παρόντες στη συνάντηση, αναμένεται ένα βασικό επίπεδο επαγγελματισμού, αυτοελέγχου και συμμετοχής και δεν πρέπει να ενεργείτε διαφορετικά από ό, τι αν ήσασταν σε περιβάλλον γραφείου.
