Tämän viestinnän muutoksen vuoksi monet ihmiset ovat edelleen epävarmoja siitä, miten käyttäytyä virtuaalipuheluiden aikana, eivätkä ole aivan hallinneet taidetta. Tämän korjaamiseksi keskustelen alla olevasta virtuaalikokouksen etiketistä, jotta voit hypätä seuraavaan videopuheluun ja näyttää kaikille muille, miten se tehdään.
Täsmällisyys ja varautuminen
Virtuaalikokouksilla on yleensä alkamis- ja päättymisaika. Ole huomaavainen ja noudata näitä aikoja. Älä saavu paikalle 10 minuuttia myöhässä ja anna kaikkien odottaa. Samoin kunnioita ihmisten aikaa ja vältä höpöttämistä tai kaikkien pitämistä kokouksessa pitkään sen suunnitellun päättymisen jälkeen.
Varmista myös, että olet tietoinen kokouksen esityslistasta! Teidän pitäisi olla selvillä aiheesta, siitä, mistä keskustellaan, ja pääkohdista, joita aiotaan käsitellä.
Oikea pukeutumiskoodi ja ulkonäkö
Olemme kaikki nähneet meemejä ja kuvamateriaalia työntekijöistä, jotka osallistuvat virtuaalisiin puheluihin aamutakissaan tai pyjamassaan. Älä ole se henkilö. Vain siksi, että olet kotona, se ei tarkoita, että sinun pitäisi pukeutua tai olla yrittämättä videopuhelua. Muista, että fyysinen ulkonäkösi ja pukeutumisesi kertovat paljon persoonallisuudestasi ja ajattelutavastasi työntekijänä.
Valitun alustan tuntemus
Kun olin virtuaalikokouksen aloittelija, tein tämän virheen - en ollut valmistautunut eikä minulla ollut ennakkotietoa neuvottelualustasta. Minun piti asentaa Zoom lennossa, minkä seurauksena minulla ei ollut aavistustakaan, mitä olin tekemässä tai miten tehdä mitään, kuten ottaa videoni käyttöön.
Älä tee virhettä, jonka tein! Jos tiedät, että sinulla on virtuaalinen kokous tulossa, varmista, että tiedät, mitä alustaa käytetään, ja tutustu sen toimintaan.
Tausta ja ympäristö
Kuten pyjamaskenaariossa, olemme kaikki nähneet myös leikkeitä ihmisistä, jotka osallistuvat videoneuvotteluihin sängyissään tai kiireisessä pubissa. Videotaustasi ja ympäristösi ovat erityisen tärkeitä.
Ihannetapauksessa et halua häiriötekijöitä, kuten lemmikkejä, ja taustasi tulisi olla selkeä, jotta huomio on sinussa. Vältä alueita, joissa on melua, jotta äänesi ei häiritse muita osallistujia.
Etiketin mykistäminen ja mykistyksen poistaminen
Älä jätä mikrofonia päälle jatkuvasti virtuaalikokouksen aikana, koska vahvuudesta riippuen taustamelu voi nousta, mikä voi olla häiritsevää. Sen sijaan oikea virtuaalikokouksen etiketti on mykistää mikrofoni, kun et puhu.
Kameran käyttö ja katsekontakti
Vaikeinta virtuaalikokouksissa on katsekontakti ja kameran käyttö. Ongelmana on kameran ja näytön kaksinaisuus. Kamera on yhdessä paikassa, kun taas näyttö on eri paikassa.
Tämä tarkoittaa, että sinun on tehtävä valinta siitä, mihin katsot. Oikea virtuaalikokousetiketti on katsoa kameraan eikä näyttöön, kun puhut jonkun kanssa. Tämä on lähimpänä katsekontaktia, muuten aloitat näytöltä ja se näyttää epäammattimaiselta.
On selvää, että sinun on katsottava näyttöä arvioidaksesi reaktioita ja katsellaksesi muita ihmisiä, mutta temppu on selata sekä kameran että näytön välillä puhuessasi, mutta suurimmaksi osaksi pitää silmäsi kamerassa.
Osallistuminen ja sitoutuminen
Osallistuminen ja sitoutuminen ovat erityisen tärkeitä, ja sinun on opittava, milloin puhua ja milloin ei. Ensinnäkin sinun tulisi pyrkiä olemaan osa kokousta asianmukaisen virtuaalisen kokousetiketin vuoksi - älä vain istu siellä puhumatta tai osoittamatta vuorovaikutusta.
Toiseksi, sinun on oltava huomaavainen muita kohtaan ja tiedettävä, milloin on sopivaa puhua. Älä puhu muiden yli ja varmista, että on oikea aika osallistua.
Oikea muistiinpanojen tekeminen
En voi laskea kertoja, jolloin olen päättänyt virtuaalikokouksen vain pommittaakseni kysymyksiä jälkikäteen tai selventääkseni asioita yksinkertaisesti siksi, että osallistujat eivät tehneet muistiinpanoja.
Muistiinpanojen tekeminen on erityisen tärkeää virtuaalisen kokousetiketin kannalta, koska ei ole niin helppoa yksinkertaisesti mennä puhumaan osallistujalle myöhemmin. Ole perusteellinen muistiinpanojen tekemisessä ja pyydä tarvittaessa isäntää nauhoittamaan kokous. Voit myös litteroida videon tekstiksi , jotta sinulla on kirjallinen tallenne virtuaalikokouksesta, johon voit palata myöhemmin.
Järjestä seuraava virtuaalikokouksesi näillä etikettivinkeillä
Toivon, että olet nyt täynnä luottamusta ja sinulla on selkeämpi käsitys virtuaalikokouksen etiketistä. Tärkeintä on muistaa, että vaikka et ole fyysisesti läsnä kokouksessa, sinulta odotetaan ammattimaisuutta, itsehillintää ja osallistumista, eikä sinun pitäisi toimia eri tavalla kuin jos olisit toimistoympäristössä.
