Eticheta întâlnirii virtuale: reguli de știut în era WFH

Eticheta întâlnirii virtuale afișată cu un ecran de computer și pictograme participante.
Navigați eticheta întâlnirilor virtuale în era WFH cu regulile și sfaturile noastre esențiale.

Transkriptor 2024-01-17

În lumea afacerilor de astăzi și după pandemia COVID-19, un număr tot mai mare de oameni lucrează de acasă. Acest lucru a devenit norma și, ca urmare, concepem noi modalități de comunicare, cea mai populară metodă fiind apelul virtual sau apelul video.

Din cauza acestei schimbări în comunicare, mulți oameni nu sunt încă siguri cum să se comporte în timpul apelurilor virtuale și nu stăpânesc destul de bine arta. Pentru a remedia acest lucru, discut eticheta întâlnirii virtuale de mai jos, astfel încât să puteți sări la următorul apel video și să arătați tuturor celorlalți cum se face.

Punctualitate și pregătire

Întâlnirile virtuale au de obicei o oră de început și de sfârșit. Fiți atenți și respectați aceste vremuri. Nu vă întoarceți cu 10 minute întârziere și lăsați-i pe toți să aștepte. În mod similar, respectați timpul oamenilor și evitați să vă agitați sau să-i țineți pe toți în întâlnire mult timp după încheierea programată.

De asemenea, asigurați-vă că sunteți la curent cu agenda întâlnirii! Ar trebui să fiți clar cu privire la subiect, la ceea ce se discută și la principalele puncte care vor fi abordate.

Colaj de diverși profesioniști într-o întâlnire virtuală, prezentând incluziunea la locul de muncă.
Stăpânește eticheta întâlnirilor virtuale pentru a prospera în era muncii de acasă.

Codul vestimentar și aspectul adecvat

Cu toții am văzut meme-urile și filmările angajaților care participă la apeluri virtuale în halate sau pijamale. Nu fi acea persoană. Doar pentru că sunteți acasă nu înseamnă că ar trebui să vă îmbrăcați sau să nu faceți un efort pentru un apel video. Amintiți-vă că aspectul fizic și îmbrăcămintea spun multe despre personalitatea și mentalitatea dvs. ca angajat.

Familiarizarea cu platforma aleasă

Când eram novice în întâlniri virtuale, am făcut această greșeală - nu eram pregătit și nu aveam cunoștințe anterioare despre platforma de conferințe. A trebuit să instalez Zoom din mers și, ca urmare, nu aveam nicio idee despre ce făceam sau cum să fac ceva de genul să-mi activez videoclipul.

Nu face greșeala pe care am făcut-o eu! Dacă știți că urmează o întâlnire virtuală, asigurați-vă că știți ce platformă este utilizată și familiarizați-vă cu modul în care funcționează.

Context și mediu

La fel ca scenariul pijamalelor, am văzut cu toții clipuri cu oameni care participă la conferințe video în paturile lor sau într-un pub aglomerat. Fundalul video și mediul sunt deosebit de importante.

În mod ideal, nu doriți distrageri, cum ar fi animalele de companie, iar fundalul dvs. ar trebui să fie simplu, astfel încât accentul să fie asupra dvs. Evitați zonele cu zgomot, astfel încât sunetul să nu perturbe ceilalți participanți.

Dezactivarea și dezactivarea sunetului etichetei

Nu lăsați microfonul pornit în mod constant în timpul unei întâlniri virtuale, deoarece, în funcție de putere, zgomotul de fundal poate fi preluat, ceea ce poate distrage atenția. În schimb, eticheta corectă a întâlnirii virtuale este să dezactivați microfonul atunci când nu vorbiți.

Utilizarea camerei și contactul vizual

Cea mai dificilă parte pe care o găsesc la întâlnirile virtuale este contactul vizual și modul de utilizare a camerei. Problema este dualitatea camerei și a ecranului. Camera se află într-o singură locație, în timp ce ecranul se află într-o altă poziție.

Aceasta înseamnă că trebuie să alegeți unde căutați. Eticheta corectă a întâlnirii virtuale este să te uiți la cameră și nu la ecran atunci când vorbești cu cineva. Acesta este cel mai apropiat contact vizual, altfel începeți de la ecran și pare neprofesional.

Evident, trebuie să te uiți la ecran pentru a măsura reacțiile și pentru a urmări alte persoane, dar trucul este să treci atât între cameră, cât și între ecran atunci când vorbești, dar, în cea mai mare parte, să fii cu ochii pe cameră.

Participare și implicare

Participarea și implicarea sunt deosebit de importante și trebuie să înveți când să vorbești și când să nu vorbești. În primul rând, ar trebui să vă străduiți să faceți parte din întâlnire pentru o etichetă adecvată a întâlnirii virtuale - nu stați acolo fără să vorbiți sau să arătați nicio interacțiune.

În al doilea rând, trebuie să fii atent la ceilalți și să știi când este potrivit să vorbești. Nu vorbi peste alții și asigură-te că este momentul potrivit pentru a te implica.

Profesionist care se angajează într-o întâlnire virtuală cu colegii pe un ecran de laptop.
Navigați în peisajul lucrului de acasă cu o colaborare virtuală perfectă.

Luarea corectă a notelor

Nu pot număra momentele în care am încheiat o întâlnire virtuală doar pentru a fi bombardat cu întrebări sau clarificări despre lucruri pur și simplu pentru că participanții nu au luat notițe.

Luarea de notițe este deosebit de importantă pentru eticheta întâlnirii virtuale, deoarece nu este la fel de ușor să mergi pur și simplu și să vorbești cu un participant după aceea. Luați notițe și, dacă este necesar, cereți gazdei să înregistreze întâlnirea. De asemenea, puteți transcrie video în text , astfel încât să aveți o înregistrare scrisă a întâlnirii virtuale la care să vă referiți la o dată ulterioară.

Ace următoarea întâlnire virtuală cu aceste sfaturi de etichetă

Sper că acum debordați de încredere și că aveți o înțelegere mai clară a etichetei întâlnirilor virtuale. Cheia este să vă amintiți că, deși nu sunteți prezent fizic la întâlnire, este de așteptat un nivel de bază de profesionalism, autocontrol și participare și nu ar trebui să acționați diferit decât dacă ați fi într-un mediu de birou.

Întrebări frecvente

Da, Transkriptor poate fi folosit pentru a transcrie întâlniri virtuale. Este un instrument conceput pentru a converti limba vorbită în text scris, făcându-l util pentru documentarea conținutului întâlnirilor online.

Eticheta întâlnirilor virtuale este similară cu cea în persoană, concentrându-se pe punctualitate și respect, dar include și gestionarea tehnologiei, dezactivarea sunetului atunci când nu vorbiți și menținerea unui fundal profesional.

Da, luarea de notițe este crucială în întâlnirile virtuale, deoarece ajută la urmărirea punctelor cheie, a acțiunilor și a deciziilor luate, facilitând urmărirea eficientă și referința după întâlnire.

Punctualitatea în întâlnirile virtuale este crucială, deoarece arată respect pentru timpul participanților, ajută la menținerea unei atmosfere profesionale și asigură desfășurarea fără probleme a întâlnirilor, fără întârzieri, maximizând productivitatea și eficiența.

Vorbire la text

img

Transkriptor

Convertiți fișierele audio și video în text