संचार में इस बदलाव के कारण, बहुत से लोग अभी भी अनिश्चित हैं कि वर्चुअल कॉल के दौरान कैसे व्यवहार किया जाए और कला में काफी महारत हासिल नहीं की है। इसका समाधान करने के लिए, मैं नीचे आभासी बैठक शिष्टाचार पर चर्चा करता हूं ताकि आप अपने अगले वीडियो कॉल में कूद सकें और बाकी सभी को दिखा सकें कि यह कैसे किया जाता है।
समय की पाबंदी और तैयारी
वर्चुअल मीटिंग्स में आमतौर पर शुरुआत और समाप्ति का समय होता है। विचारशील बनें और इन समयों का पालन करें। 10 मिनट देर से न आएं और सभी को इंतजार करवाएं। इसी तरह, लोगों के समय का सम्मान करें और बैठक के निर्धारित अंत के बाद लंबे समय तक लड़खड़ाने या सभी को रखने से बचें।
इसके अलावा, सुनिश्चित करें कि आप बैठक के एजेंडे से अवगत हैं! आपको इस विषय पर स्पष्ट होना चाहिए, क्या चर्चा की जा रही है, और मुख्य बिंदु जिन पर ध्यान दिया जा रहा है।
उचित ड्रेस कोड और उपस्थिति
हम सभी ने अपने ड्रेसिंग गाउन या पजामा में वर्चुअल कॉल में भाग लेने वाले कर्मचारियों के मेम और फुटेज देखे हैं। उस व्यक्ति मत बनो। सिर्फ इसलिए कि आप घर पर हैं इसका मतलब यह नहीं है कि आपको वीडियो कॉल के लिए प्रयास करना चाहिए या नहीं। याद रखें कि आपकी शारीरिक बनावट और पोशाक एक कर्मचारी के रूप में आपके व्यक्तित्व और मानसिकता के बारे में बहुत कुछ कहती है।
चुने हुए मंच के साथ परिचित
जब मैं एक आभासी बैठक नौसिखिया था तो मैंने यह गलती की - मैं तैयार नहीं था और मुझे कॉन्फ्रेंसिंग प्लेटफॉर्म का कोई पूर्व ज्ञान नहीं था। मुझे मक्खी पर Zoom स्थापित करना पड़ा और परिणामस्वरूप, मुझे कोई सुराग नहीं था कि मैं क्या कर रहा था या अपने वीडियो को सक्षम करने जैसा कुछ भी कैसे करना है।
कृपया वह गलती न करें जो मैंने की थी! यदि आप जानते हैं कि आपकी एक आभासी बैठक आने वाली है, तो सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि किस प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग किया जा रहा है, और अपने आप को परिचित करें कि यह कैसे काम करता है।
पृष्ठभूमि और पर्यावरण
पायजामा परिदृश्य की तरह, हम सभी ने अपने बिस्तरों में या व्यस्त पब में वीडियो कॉन्फ्रेंस में भाग लेने वाले लोगों की क्लिप भी देखी है। आपकी वीडियो पृष्ठभूमि और वातावरण विशेष रूप से महत्वपूर्ण हैं।
आदर्श रूप से, आप पालतू जानवरों जैसे किसी भी विकर्षण को नहीं चाहते हैं, और आपकी पृष्ठभूमि सादा होनी चाहिए ताकि ध्यान आप पर हो। शोर वाले क्षेत्रों से बचें ताकि आपका ऑडियो अन्य प्रतिभागियों के लिए विघटनकारी न हो।
म्यूट और अनम्यूट शिष्टाचार
वर्चुअल मीटिंग के दौरान अपने माइक को लगातार चालू न छोड़ें क्योंकि ताकत के आधार पर, पृष्ठभूमि शोर को उठाया जा सकता है जो विचलित करने वाला हो सकता है। इसके बजाय, सही वर्चुअल मीटिंग शिष्टाचार यह है कि जब आप बोल नहीं रहे हों तो अपने माइक को म्यूट कर दें।
कैमरा उपयोग और आँख से संपर्क
वर्चुअल मीटिंग्स के बारे में मुझे जो सबसे कठिन हिस्सा मिलता है, वह है आंखों का संपर्क और अपने कैमरे का उपयोग कैसे करें। मुद्दा कैमरा और स्क्रीन का द्वंद्व है। आपका कैमरा एक स्थान पर है, जबकि आपकी स्क्रीन एक अलग स्थिति में है।
इसका मतलब है कि आपको यह चुनना होगा कि आप कहां देखते हैं। सही वर्चुअल मीटिंग शिष्टाचार कैमरे को देखना है न कि किसी से बात करते समय अपनी स्क्रीन को। यह निकटतम है जिसे आप आंखों से संपर्क कर सकते हैं, अन्यथा आप स्क्रीन पर शुरू कर रहे हैं और यह अव्यवसायिक दिखता है।
जाहिर है, आपको प्रतिक्रियाओं को मापने और अन्य लोगों को देखने के लिए स्क्रीन को देखना होगा, लेकिन जब आप बात कर रहे हों तो कैमरे और अपनी स्क्रीन दोनों के बीच फ्लिक करना ट्रिक है, लेकिन अधिकांश भाग के लिए, अपनी आँखें कैमरे पर रखें।
भागीदारी और जुड़ाव
भागीदारी और जुड़ाव विशेष रूप से महत्वपूर्ण हैं और आपको सीखना होगा कि कब बोलना है और कब नहीं। सबसे पहले, आपको उचित आभासी बैठक शिष्टाचार के लिए बैठक का हिस्सा बनने का प्रयास करना चाहिए - बिना बोले या कोई बातचीत दिखाए बिना वहां न बैठें।
दूसरे, आपको दूसरों का ध्यान रखना होगा और जानना होगा कि कब बोलना उचित है। दूसरों के ऊपर बात न करें और सुनिश्चित करें कि यह संलग्न करने का सही समय है।
उचित नोट लेना
मैं उस समय की गिनती नहीं कर सकता जब मैंने एक आभासी बैठक का समापन किया है, केवल बाद में प्रश्नों के साथ बमबारी करने के लिए या चीजों पर स्पष्टीकरण केवल इसलिए कि प्रतिभागियों ने नोट्स नहीं लिए।
वर्चुअल मीटिंग शिष्टाचार के लिए नोट लेना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है क्योंकि बाद में किसी प्रतिभागी से जाकर बात करना उतना आसान नहीं है। अपने नोट लेने के साथ पूरी तरह से रहें और यदि आवश्यक हो, तो मेजबान से बैठक रिकॉर्ड करने के लिए कहें। आप वीडियो को टेक्स्ट में ट्रांसक्रिप्ट भी कर सकते हैं ताकि आपके पास बाद की तारीख में वापस संदर्भित करने के लिए वर्चुअल मीटिंग का लिखित रिकॉर्ड हो।
इन शिष्टाचार युक्तियों के साथ अपनी अगली आभासी बैठक करें
मुझे आशा है कि अब आप आत्मविश्वास से भर रहे हैं और आभासी बैठक शिष्टाचार की स्पष्ट समझ रखते हैं। कुंजी यह याद रखना है कि यद्यपि आप बैठक में शारीरिक रूप से उपस्थित नहीं हैं, व्यावसायिकता, आत्म-नियंत्रण और भागीदारी का एक बुनियादी स्तर अपेक्षित है और यदि आप कार्यालय के माहौल में थे तो आपको अलग तरह से कार्य नहीं करना चाहिए।
