आभासी बैठक शिष्टाचार: WFH युग में जानने के नियम

वर्चुअल मीटिंग शिष्टाचार एक कंप्यूटर स्क्रीन और प्रतिभागी आइकन के साथ प्रदर्शित होता है।
हमारे आवश्यक नियमों और युक्तियों के साथ WFH युग में आभासी बैठक शिष्टाचार नेविगेट करें।

Transkriptor 2024-01-17

आज के व्यापार की दुनिया में और COVID-19 महामारी के बाद, लोगों की बढ़ती संख्या घर से काम करती है। यह आदर्श बन गया है और इसके परिणामस्वरूप, हम वर्चुअल कॉल या वीडियो कॉल के सबसे लोकप्रिय तरीके के साथ संवाद करने के नए तरीके तैयार कर रहे हैं।

संचार में इस बदलाव के कारण, बहुत से लोग अभी भी अनिश्चित हैं कि वर्चुअल कॉल के दौरान कैसे व्यवहार किया जाए और कला में काफी महारत हासिल नहीं की है। इसका समाधान करने के लिए, मैं नीचे आभासी बैठक शिष्टाचार पर चर्चा करता हूं ताकि आप अपने अगले वीडियो कॉल में कूद सकें और बाकी सभी को दिखा सकें कि यह कैसे किया जाता है।

समय की पाबंदी और तैयारी

वर्चुअल मीटिंग्स में आमतौर पर शुरुआत और समाप्ति का समय होता है। विचारशील बनें और इन समयों का पालन करें। 10 मिनट देर से न आएं और सभी को इंतजार करवाएं। इसी तरह, लोगों के समय का सम्मान करें और बैठक के निर्धारित अंत के बाद लंबे समय तक लड़खड़ाने या सभी को रखने से बचें।

इसके अलावा, सुनिश्चित करें कि आप बैठक के एजेंडे से अवगत हैं! आपको इस विषय पर स्पष्ट होना चाहिए, क्या चर्चा की जा रही है, और मुख्य बिंदु जिन पर ध्यान दिया जा रहा है।

एक आभासी बैठक में विविध पेशेवरों का कोलाज, कार्यस्थल समावेशिता का प्रदर्शन।
घर से काम करने के युग में फलने-फूलने के लिए मास्टर वर्चुअल मीटिंग शिष्टाचार।

उचित ड्रेस कोड और उपस्थिति

हम सभी ने अपने ड्रेसिंग गाउन या पजामा में वर्चुअल कॉल में भाग लेने वाले कर्मचारियों के मेम और फुटेज देखे हैं। उस व्यक्ति मत बनो। सिर्फ इसलिए कि आप घर पर हैं इसका मतलब यह नहीं है कि आपको वीडियो कॉल के लिए प्रयास करना चाहिए या नहीं। याद रखें कि आपकी शारीरिक बनावट और पोशाक एक कर्मचारी के रूप में आपके व्यक्तित्व और मानसिकता के बारे में बहुत कुछ कहती है।

चुने हुए मंच के साथ परिचित

जब मैं एक आभासी बैठक नौसिखिया था तो मैंने यह गलती की - मैं तैयार नहीं था और मुझे कॉन्फ्रेंसिंग प्लेटफॉर्म का कोई पूर्व ज्ञान नहीं था। मुझे मक्खी पर Zoom स्थापित करना पड़ा और परिणामस्वरूप, मुझे कोई सुराग नहीं था कि मैं क्या कर रहा था या अपने वीडियो को सक्षम करने जैसा कुछ भी कैसे करना है।

कृपया वह गलती न करें जो मैंने की थी! यदि आप जानते हैं कि आपकी एक आभासी बैठक आने वाली है, तो सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि किस प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग किया जा रहा है, और अपने आप को परिचित करें कि यह कैसे काम करता है।

पृष्ठभूमि और पर्यावरण

पायजामा परिदृश्य की तरह, हम सभी ने अपने बिस्तरों में या व्यस्त पब में वीडियो कॉन्फ्रेंस में भाग लेने वाले लोगों की क्लिप भी देखी है। आपकी वीडियो पृष्ठभूमि और वातावरण विशेष रूप से महत्वपूर्ण हैं।

आदर्श रूप से, आप पालतू जानवरों जैसे किसी भी विकर्षण को नहीं चाहते हैं, और आपकी पृष्ठभूमि सादा होनी चाहिए ताकि ध्यान आप पर हो। शोर वाले क्षेत्रों से बचें ताकि आपका ऑडियो अन्य प्रतिभागियों के लिए विघटनकारी न हो।

म्यूट और अनम्यूट शिष्टाचार

वर्चुअल मीटिंग के दौरान अपने माइक को लगातार चालू न छोड़ें क्योंकि ताकत के आधार पर, पृष्ठभूमि शोर को उठाया जा सकता है जो विचलित करने वाला हो सकता है। इसके बजाय, सही वर्चुअल मीटिंग शिष्टाचार यह है कि जब आप बोल नहीं रहे हों तो अपने माइक को म्यूट कर दें।

कैमरा उपयोग और आँख से संपर्क

वर्चुअल मीटिंग्स के बारे में मुझे जो सबसे कठिन हिस्सा मिलता है, वह है आंखों का संपर्क और अपने कैमरे का उपयोग कैसे करें। मुद्दा कैमरा और स्क्रीन का द्वंद्व है। आपका कैमरा एक स्थान पर है, जबकि आपकी स्क्रीन एक अलग स्थिति में है।

इसका मतलब है कि आपको यह चुनना होगा कि आप कहां देखते हैं। सही वर्चुअल मीटिंग शिष्टाचार कैमरे को देखना है न कि किसी से बात करते समय अपनी स्क्रीन को। यह निकटतम है जिसे आप आंखों से संपर्क कर सकते हैं, अन्यथा आप स्क्रीन पर शुरू कर रहे हैं और यह अव्यवसायिक दिखता है।

जाहिर है, आपको प्रतिक्रियाओं को मापने और अन्य लोगों को देखने के लिए स्क्रीन को देखना होगा, लेकिन जब आप बात कर रहे हों तो कैमरे और अपनी स्क्रीन दोनों के बीच फ्लिक करना ट्रिक है, लेकिन अधिकांश भाग के लिए, अपनी आँखें कैमरे पर रखें।

भागीदारी और जुड़ाव

भागीदारी और जुड़ाव विशेष रूप से महत्वपूर्ण हैं और आपको सीखना होगा कि कब बोलना है और कब नहीं। सबसे पहले, आपको उचित आभासी बैठक शिष्टाचार के लिए बैठक का हिस्सा बनने का प्रयास करना चाहिए - बिना बोले या कोई बातचीत दिखाए बिना वहां न बैठें।

दूसरे, आपको दूसरों का ध्यान रखना होगा और जानना होगा कि कब बोलना उचित है। दूसरों के ऊपर बात न करें और सुनिश्चित करें कि यह संलग्न करने का सही समय है।

लैपटॉप स्क्रीन पर सहकर्मियों के साथ आभासी बैठक में शामिल पेशेवर।
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उचित नोट लेना

मैं उस समय की गिनती नहीं कर सकता जब मैंने एक आभासी बैठक का समापन किया है, केवल बाद में प्रश्नों के साथ बमबारी करने के लिए या चीजों पर स्पष्टीकरण केवल इसलिए कि प्रतिभागियों ने नोट्स नहीं लिए।

वर्चुअल मीटिंग शिष्टाचार के लिए नोट लेना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है क्योंकि बाद में किसी प्रतिभागी से जाकर बात करना उतना आसान नहीं है। अपने नोट लेने के साथ पूरी तरह से रहें और यदि आवश्यक हो, तो मेजबान से बैठक रिकॉर्ड करने के लिए कहें। आप वीडियो को टेक्स्ट में ट्रांसक्रिप्ट भी कर सकते हैं ताकि आपके पास बाद की तारीख में वापस संदर्भित करने के लिए वर्चुअल मीटिंग का लिखित रिकॉर्ड हो।

इन शिष्टाचार युक्तियों के साथ अपनी अगली आभासी बैठक करें

मुझे आशा है कि अब आप आत्मविश्वास से भर रहे हैं और आभासी बैठक शिष्टाचार की स्पष्ट समझ रखते हैं। कुंजी यह याद रखना है कि यद्यपि आप बैठक में शारीरिक रूप से उपस्थित नहीं हैं, व्यावसायिकता, आत्म-नियंत्रण और भागीदारी का एक बुनियादी स्तर अपेक्षित है और यदि आप कार्यालय के माहौल में थे तो आपको अलग तरह से कार्य नहीं करना चाहिए।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

हां, Transkriptor का उपयोग वर्चुअल मीटिंग्स को ट्रांसक्रिप्ट करने के लिए किया जा सकता है। यह बोली जाने वाली भाषा को लिखित पाठ में बदलने के लिए डिज़ाइन किया गया एक उपकरण है, जो इसे ऑनलाइन बैठकों की सामग्री का दस्तावेजीकरण करने के लिए उपयोगी बनाता है।

वर्चुअल मीटिंग शिष्टाचार व्यक्तिगत रूप से समान है, समय की पाबंदी और सम्मान पर ध्यान केंद्रित करता है, लेकिन इसमें प्रौद्योगिकी का प्रबंधन, न बोलने पर म्यूट करना और पेशेवर पृष्ठभूमि बनाए रखना भी शामिल है।

हां, आभासी बैठकों में नोट लेना महत्वपूर्ण है क्योंकि यह प्रमुख बिंदुओं, कार्यों और किए गए निर्णयों पर नज़र रखने में मदद करता है, बैठक के बाद प्रभावी अनुवर्ती कार्रवाई और संदर्भ की सुविधा प्रदान करता है।

आभासी बैठकों में समय की पाबंदी महत्वपूर्ण है क्योंकि यह प्रतिभागियों के समय के प्रति सम्मान दिखाती है, एक पेशेवर माहौल बनाए रखने में मदद करती है, और यह सुनिश्चित करती है कि बैठकें बिना किसी देरी के सुचारू रूप से चलें, उत्पादकता और दक्षता को अधिकतम करें।

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