En raison de ce changement dans la communication, de nombreuses personnes ne savent toujours pas comment se comporter lors des appels virtuels et ne maîtrisent pas tout à fait l’art. Pour remédier à cela, je discute ci-dessous de l’étiquette des réunions virtuelles afin que vous puissiez passer à votre prochain appel vidéo et montrer à tout le monde comment faire.
Ponctualité et préparation
Les réunions virtuelles ont généralement une heure de début et de fin. Soyez prévenant et respectez ces moments. N’arrivez pas 10 minutes en retard et faites attendre tout le monde. De même, respectez le temps des gens et évitez de tergiverser ou de garder tout le monde dans la réunion longtemps après sa fin prévue.
Assurez-vous également de connaître l’ordre du jour de la réunion ! Vous devez être clair sur le sujet, sur ce qui est discuté et sur les principaux points qui vont être abordés.
Code vestimentaire et apparence appropriés
Nous avons tous vu les mèmes et les images d’employés participant à des appels virtuels en robe de chambre ou en pyjama. Ne soyez pas cette personne. Ce n’est pas parce que vous êtes à la maison que vous devez vous habiller de manière décontractée ou ne pas faire d’effort pour un appel vidéo. N’oubliez pas que votre apparence physique et votre tenue vestimentaire en disent long sur votre personnalité et votre état d’esprit en tant qu’employé.
Familiarité avec la plateforme choisie
Lorsque j’étais novice en matière de réunions virtuelles, j’ai fait cette erreur : je n’étais pas préparé et je n’avais aucune connaissance préalable de la plateforme de conférence. J’ai dû installer Zoom à la volée et, par conséquent, je n’avais aucune idée de ce que je faisais ou de comment faire quoi que ce soit comme activer ma vidéo.
Ne faites pas l’erreur que j’ai faite ! Si vous savez que vous avez une réunion virtuelle à venir, assurez-vous de savoir quelle plateforme est utilisée et familiarisez-vous avec son fonctionnement.
Contexte et environnement
Comme pour le scénario du pyjama, nous avons tous vu des clips de personnes assistant à des vidéoconférences dans leur lit ou dans un pub bondé. L’arrière-plan et l’environnement de votre vidéo sont particulièrement importants.
Idéalement, vous ne voulez pas de distractions telles que des animaux domestiques, et votre arrière-plan doit être clair afin que l’accent soit mis sur vous. Évitez les zones bruyantes afin que votre audio ne perturbe pas les autres participants.
Étiquette de mise en sourdine et de réactivation du son
Ne laissez pas votre micro allumé en permanence pendant une réunion virtuelle, car selon la force, un bruit de fond peut être capté, ce qui peut être gênant. Au lieu de cela, l’étiquette correcte pour les réunions virtuelles est de couper votre micro lorsque vous ne parlez pas.
Utilisation de l’appareil photo et contact visuel
La partie la plus difficile que je trouve dans les réunions virtuelles est le contact visuel et l’utilisation de mon appareil photo. Le problème est la dualité de la caméra et de l’écran. Votre appareil photo se trouve à un endroit, tandis que votre écran est à une position différente.
Cela signifie que vous devez faire un choix d’endroit où vous regardez. L’étiquette correcte pour les réunions virtuelles est de regarder la caméra et non votre écran lorsque vous parlez à quelqu’un. C’est le contact visuel le plus proche, sinon vous commencez à l’écran et cela n’a pas l’air professionnel.
Évidemment, vous devez regarder l’écran pour évaluer les réactions et regarder les autres, mais l’astuce consiste à basculer entre la caméra et votre écran lorsque vous parlez, mais pour la plupart, gardez les yeux sur la caméra.
Participation et engagement
La participation et l’engagement sont particulièrement importants et vous devez apprendre quand parler et ne pas parler. Tout d’abord, vous devez vous efforcer de faire partie de la réunion pour respecter l’étiquette de la réunion virtuelle - ne vous contentez pas de rester assis là sans parler ou montrer une quelconque interaction.
Deuxièmement, vous devez être attentif aux autres et savoir quand il est approprié de parler. Ne parlez pas par-dessus les autres et assurez-vous que c’est le bon moment pour vous engager.
Prise de notes appropriée
Je ne compte plus les fois où j’ai terminé une réunion virtuelle pour être bombardé de questions par la suite ou de précisions simplement parce que les participants n’ont pas pris de notes.
La prise de notes est particulièrement importante pour l’étiquette des réunions virtuelles, car il n’est pas aussi facile d’aller simplement parler à un participant par la suite. Soyez minutieux dans votre prise de notes et, si nécessaire, demandez à l’hôte d’enregistrer la réunion. Vous pouvez également transcrire la vidéo en texte afin d’avoir une trace écrite de la réunion virtuelle à laquelle vous pourrez vous référer ultérieurement.
Réussissez votre prochaine réunion virtuelle grâce à ces conseils d’étiquette
J’espère que vous débordez maintenant de confiance et que vous avez une compréhension plus claire de l’étiquette des réunions virtuelles. La clé est de se rappeler que même si vous n’êtes pas physiquement présent à la réunion, un niveau de base de professionnalisme, de maîtrise de soi et de participation est attendu et vous ne devez pas agir différemment que si vous étiez dans un environnement de bureau.
