Étiquette des réunions virtuelles : les règles à connaître à l’ère du télétravail

L’étiquette de la réunion virtuelle s’affiche avec un écran d’ordinateur et des icônes de participants.
Naviguez dans l’étiquette des réunions virtuelles à l’ère du télétravail grâce à nos règles et conseils essentiels.

Transkriptor 2024-01-17

Dans le monde des affaires d’aujourd’hui et après la pandémie de COVID-19, un nombre croissant de personnes travaillent à domicile. C’est devenu la norme et, par conséquent, nous concevons de nouvelles façons de communiquer, la méthode la plus populaire étant l’appel virtuel ou l’appel vidéo.

En raison de ce changement dans la communication, de nombreuses personnes ne savent toujours pas comment se comporter lors des appels virtuels et ne maîtrisent pas tout à fait l’art. Pour remédier à cela, je discute de l’étiquette des réunions virtuelles ci-dessous afin que vous puissiez participer à votre prochain appel vidéo et montrer à tout le monde comment procéder.

Ponctualité et préparation

Les réunions virtuelles ont généralement une heure de début et une heure de fin. Soyez prévenant et respectez ces horaires. N’arrivez pas 10 minutes en retard et faites attendre tout le monde. De même, respectez le temps des gens et évitez de tergiverser ou de garder tout le monde dans la réunion longtemps après la fin prévue de celle-ci.

Assurez-vous également d’être au courant de l’ordre du jour de la réunion ! Vous devez être clair sur le sujet, ce qui est discuté et les principaux points qui vont être abordés.

Collage de divers professionnels lors d’une réunion virtuelle, mettant en valeur l’inclusivité en milieu de travail.
Maîtrisez l’étiquette des réunions virtuelles pour prospérer à l’ère du travail à domicile.

Code vestimentaire et apparence appropriés

Nous avons tous vu les mèmes et les images d’employés répondant à des appels virtuels en robe de chambre ou en pyjama. Ne soyez pas cette personne. Ce n’est pas parce que vous êtes à la maison que vous devez vous habiller de manière décontractée ou ne pas faire d’effort pour un appel vidéo. N’oubliez pas que votre apparence physique et votre tenue vestimentaire en disent long sur votre personnalité et votre état d’esprit en tant qu’employé.

Familiarité avec la plate-forme choisie

Lorsque j’étais novice en matière de réunion virtuelle, j’ai fait cette erreur : je n’étais pas préparé et je n’avais aucune connaissance préalable de la plate-forme de conférence. J’ai dûZoom installer à la volée et, par conséquent, je n’avais aucune idée de ce que je faisais ou de la façon de faire quoi que ce soit comme activer ma vidéo.

Ne faites pas l’erreur que j’ai commise ! Si vous savez que vous avez une réunion virtuelle à venir, assurez-vous de savoir quelle plateforme est utilisée et familiarisez-vous avec son fonctionnement.

Contexte et environnement

Comme pour le scénario du pyjama, nous avons tous vu des clips de personnes assistant à des vidéoconférences dans leur lit ou dans un pub animé. L’arrière-plan et l’environnement de votre vidéo sont particulièrement importants.

Idéalement, vous ne voulez pas de distractions telles que des animaux domestiques, et votre arrière-plan doit être simple afin que l’accent soit mis sur vous. Évitez les zones bruyantes afin que votre audio ne perturbe pas les autres participants.

Étiquette de mise en sourdine et de réactivation du son

Ne laissez pas votre micro allumé en permanence pendant une réunion virtuelle, car en fonction de la force, un bruit de fond peut être capté, ce qui peut être gênant. Au lieu de cela, l’étiquette correcte des réunions virtuelles consiste à couper le son de votre micro lorsque vous ne parlez pas.

Utilisation de l’appareil photo et contact visuel

La partie la plus difficile que je trouve dans les réunions virtuelles est le contact visuel et la façon d’utiliser mon appareil photo. Le problème, c’est la dualité de la caméra et de l’écran. Votre caméra se trouve à un endroit, tandis que votre écran est dans une autre position.

Cela signifie que vous devez choisir l’endroit où vous regardez. L’étiquette correcte pour les réunions virtuelles est de regarder la caméra et non votre écran lorsque vous parlez à quelqu’un. C’est ce qui se rapproche le plus d’un contact visuel, sinon vous commencez par l’écran et cela n’a pas l’air professionnel.

Évidemment, vous devez regarder l’écran pour évaluer les réactions et regarder les autres, mais l’astuce consiste à passer de la caméra à votre écran lorsque vous parlez, mais la plupart du temps, gardez les yeux sur la caméra.

Participation et engagement

La participation et l’engagement sont particulièrement importants et vous devez apprendre à parler et à ne pas parler. Tout d’abord, vous devez vous efforcer de faire partie de la réunion pour une étiquette de réunion virtuelle appropriée - ne vous contentez pas de rester assis là sans parler ni montrer d’interaction.

Deuxièmement, vous devez être attentif aux autres et savoir quand il est approprié de parler. Ne parlez pas par-dessus les autres et assurez-vous que c’est le bon moment pour vous engager.

Professionnel participant à une réunion virtuelle avec des collègues sur un écran d’ordinateur portable.
Naviguez dans le paysage du travail à domicile grâce à une collaboration virtuelle transparente.

Prise de notes correcte

Je ne compte plus le nombre de fois où j’ai terminé une réunion virtuelle pour être bombardé de questions ou de clarifications simplement parce que les participants n’avaient pas pris de notes.

La prise de notes est particulièrement importante pour l’étiquette d’une réunion virtuelle, car il n’est pas aussi facile d’aller simplement parler à un participant par la suite. Soyez minutieux dans votre prise de notes et, si nécessaire, demandez à l’hôte d’enregistrer la réunion. Vous pouvez également transcrire la vidéo en texte afin d’avoir une trace écrite de la réunion virtuelle à laquelle vous pourrez vous référer à une date ultérieure.

Réussissez votre prochaine réunion virtuelle grâce à ces conseils d’étiquette

J’espère que vous débordez maintenant de confiance et que vous comprenez mieux l’étiquette des réunions virtuelles. La clé est de se rappeler que même si vous n’êtes pas physiquement présent à la réunion, un niveau de base de professionnalisme, de maîtrise de soi et de participation est attendu et vous ne devez pas agir différemment que si vous étiez dans un environnement de bureau.

Questions fréquemment posées

Oui, Transkriptor peut être utilisé pour transcrire des réunions virtuelles. Il s’agit d’un outil conçu pour convertir la langue parlée en texte écrit, ce qui le rend utile pour documenter le contenu des réunions en ligne.

L’étiquette des réunions virtuelles est similaire à celle des réunions en personne, mettant l’accent sur la ponctualité et le respect, mais elle comprend également la gestion de la technologie, la mise en sourdine lorsque vous ne parlez pas et le maintien d’un arrière-plan professionnel.

Oui, la prise de notes est cruciale dans les réunions virtuelles, car elle permet de suivre les points clés, les actions et les décisions prises, ce qui facilite un suivi et une référence efficaces après la réunion.

La ponctualité des réunions virtuelles est cruciale car elle permet de respecter le temps des participants, de maintenir une atmosphère professionnelle et de garantir le bon déroulement des réunions sans retard, maximisant ainsi la productivité et l’efficacité.

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