En raison de ce changement dans la communication, de nombreuses personnes ne savent toujours pas comment se comporter lors des appels virtuels et ne maîtrisent pas tout à fait l’art. Pour remédier à cela, je discute de l’étiquette des réunions virtuelles ci-dessous afin que vous puissiez participer à votre prochain appel vidéo et montrer à tout le monde comment procéder.
Ponctualité et préparation
Les réunions virtuelles ont généralement une heure de début et une heure de fin. Soyez prévenant et respectez ces horaires. N’arrivez pas 10 minutes en retard et faites attendre tout le monde. De même, respectez le temps des gens et évitez de tergiverser ou de garder tout le monde dans la réunion longtemps après la fin prévue de celle-ci.
Assurez-vous également d’être au courant de l’ordre du jour de la réunion ! Vous devez être clair sur le sujet, ce qui est discuté et les principaux points qui vont être abordés.
Code vestimentaire et apparence appropriés
Nous avons tous vu les mèmes et les images d’employés répondant à des appels virtuels en robe de chambre ou en pyjama. Ne soyez pas cette personne. Ce n’est pas parce que vous êtes à la maison que vous devez vous habiller de manière décontractée ou ne pas faire d’effort pour un appel vidéo. N’oubliez pas que votre apparence physique et votre tenue vestimentaire en disent long sur votre personnalité et votre état d’esprit en tant qu’employé.
Familiarité avec la plate-forme choisie
Lorsque j’étais novice en matière de réunion virtuelle, j’ai fait cette erreur : je n’étais pas préparé et je n’avais aucune connaissance préalable de la plate-forme de conférence. J’ai dûZoom installer à la volée et, par conséquent, je n’avais aucune idée de ce que je faisais ou de la façon de faire quoi que ce soit comme activer ma vidéo.
Ne faites pas l’erreur que j’ai commise ! Si vous savez que vous avez une réunion virtuelle à venir, assurez-vous de savoir quelle plateforme est utilisée et familiarisez-vous avec son fonctionnement.
Contexte et environnement
Comme pour le scénario du pyjama, nous avons tous vu des clips de personnes assistant à des vidéoconférences dans leur lit ou dans un pub animé. L’arrière-plan et l’environnement de votre vidéo sont particulièrement importants.
Idéalement, vous ne voulez pas de distractions telles que des animaux domestiques, et votre arrière-plan doit être simple afin que l’accent soit mis sur vous. Évitez les zones bruyantes afin que votre audio ne perturbe pas les autres participants.
Étiquette de mise en sourdine et de réactivation du son
Ne laissez pas votre micro allumé en permanence pendant une réunion virtuelle, car en fonction de la force, un bruit de fond peut être capté, ce qui peut être gênant. Au lieu de cela, l’étiquette correcte des réunions virtuelles consiste à couper le son de votre micro lorsque vous ne parlez pas.
Utilisation de l’appareil photo et contact visuel
La partie la plus difficile que je trouve dans les réunions virtuelles est le contact visuel et la façon d’utiliser mon appareil photo. Le problème, c’est la dualité de la caméra et de l’écran. Votre caméra se trouve à un endroit, tandis que votre écran est dans une autre position.
Cela signifie que vous devez choisir l’endroit où vous regardez. L’étiquette correcte pour les réunions virtuelles est de regarder la caméra et non votre écran lorsque vous parlez à quelqu’un. C’est ce qui se rapproche le plus d’un contact visuel, sinon vous commencez par l’écran et cela n’a pas l’air professionnel.
Évidemment, vous devez regarder l’écran pour évaluer les réactions et regarder les autres, mais l’astuce consiste à passer de la caméra à votre écran lorsque vous parlez, mais la plupart du temps, gardez les yeux sur la caméra.
Participation et engagement
La participation et l’engagement sont particulièrement importants et vous devez apprendre à parler et à ne pas parler. Tout d’abord, vous devez vous efforcer de faire partie de la réunion pour une étiquette de réunion virtuelle appropriée - ne vous contentez pas de rester assis là sans parler ni montrer d’interaction.
Deuxièmement, vous devez être attentif aux autres et savoir quand il est approprié de parler. Ne parlez pas par-dessus les autres et assurez-vous que c’est le bon moment pour vous engager.
Prise de notes correcte
Je ne compte plus le nombre de fois où j’ai terminé une réunion virtuelle pour être bombardé de questions ou de clarifications simplement parce que les participants n’avaient pas pris de notes.
La prise de notes est particulièrement importante pour l’étiquette d’une réunion virtuelle, car il n’est pas aussi facile d’aller simplement parler à un participant par la suite. Soyez minutieux dans votre prise de notes et, si nécessaire, demandez à l’hôte d’enregistrer la réunion. Vous pouvez également transcrire la vidéo en texte afin d’avoir une trace écrite de la réunion virtuelle à laquelle vous pourrez vous référer à une date ultérieure.
Réussissez votre prochaine réunion virtuelle grâce à ces conseils d’étiquette
J’espère que vous débordez maintenant de confiance et que vous comprenez mieux l’étiquette des réunions virtuelles. La clé est de se rappeler que même si vous n’êtes pas physiquement présent à la réunion, un niveau de base de professionnalisme, de maîtrise de soi et de participation est attendu et vous ne devez pas agir différemment que si vous étiez dans un environnement de bureau.
