Etiquette voor virtuele vergaderingen: regels die u moet weten in het WFH-tijdperk

Etiquette voor virtuele vergaderingen weergegeven met een computerscherm en deelnemerspictogrammen.
Navigeer door de etiquette voor virtuele vergaderingen in het WFH-tijdperk met onze essentiële regels en tips.

Transkriptor 2024-01-17

In de huidige zakenwereld en na de COVID-19-pandemie werken steeds meer mensen vanuit huis. Dit is de norm geworden en als gevolg daarvan bedenken we nieuwe manieren om te communiceren, waarbij de meest populaire methode het virtuele gesprek of videogesprek is.

Door deze verschuiving in communicatie weten veel mensen nog steeds niet goed hoe ze zich moeten gedragen tijdens virtuele gesprekken en hebben ze de kunst nog niet helemaal onder de knie. Om dat te verhelpen, bespreek ik hieronder de etiquette voor virtuele vergaderingen, zodat u in uw volgende videogesprek kunt springen en iedereen kunt laten zien hoe het moet.

Stiptheid en paraatheid

Virtuele vergaderingen hebben meestal een begin- en eindtijd. Wees attent en houd je aan deze tijden. Kom niet 10 minuten te laat en laat iedereen wachten. Respecteer ook de tijd van mensen en vermijd het om te twijfelen of iedereen in de vergadering te houden lang na het geplande einde.

Zorg er ook voor dat je op de hoogte bent van de vergaderagenda! U moet duidelijk zijn over het onderwerp, wat er wordt besproken en de belangrijkste punten die aan de orde zullen komen.

Collage van diverse professionals in een virtuele vergadering, die inclusiviteit op de werkplek laat zien.
Beheers de etiquette voor virtuele vergaderingen om te gedijen in het tijdperk van thuiswerken.

Juiste dresscode en uiterlijk

We hebben allemaal de memes en beelden gezien van werknemers die virtuele gesprekken bijwonen in hun kamerjas of pyjama. Wees niet die persoon. Alleen omdat je thuis bent, wil dat nog niet zeggen dat je je moet kleden of geen moeite moet doen voor een videogesprek. Onthoud dat je fysieke verschijning en kleding veel zeggen over je persoonlijkheid en mindset als werknemer.

Bekendheid met het gekozen platform

Toen ik een beginner was op het gebied van virtuele vergaderingen, maakte ik deze fout - ik was onvoorbereid en had geen voorkennis van het conferentieplatform. Ik moest Zoom on-the-fly installeren en als gevolg daarvan had ik geen idee wat ik aan het doen was of hoe ik zoiets moest doen als mijn video inschakelen.

Maak niet de fout die ik heb gemaakt! Als je weet dat je binnenkort een virtuele vergadering hebt, zorg er dan voor dat je weet welk platform wordt gebruikt en maak jezelf vertrouwd met hoe het werkt.

Achtergrond en omgeving

Net als het pyjama-scenario hebben we allemaal ook clips gezien van mensen die videoconferenties bijwonen in hun bed of in een drukke kroeg. Vooral de achtergrond en omgeving van je video zijn belangrijk.

Idealiter wil je geen afleiding zoals huisdieren, en je achtergrond moet duidelijk zijn, zodat de focus op jou ligt. Vermijd gebieden met ruis, zodat uw audio niet storend is voor de andere deelnemers.

Etiquette voor dempen en dempen opheffen

Laat uw microfoon niet constant aan staan tijdens een virtuele vergadering, want afhankelijk van de sterkte kan achtergrondgeluid worden opgepikt dat afleidend kan zijn. In plaats daarvan is de juiste etiquette voor virtuele vergaderingen om uw microfoon te dempen wanneer u niet spreekt.

Cameragebruik en oogcontact

Het moeilijkste deel dat ik vind aan virtuele vergaderingen is oogcontact en hoe ik mijn camera moet gebruiken. Het probleem is de dualiteit van de camera en het scherm. Je camera staat op de ene locatie, terwijl je scherm op een andere positie staat.

Dit betekent dat je een keuze moet maken waar je kijkt. De juiste etiquette voor virtuele vergaderingen is om naar de camera te kijken en niet naar uw scherm wanneer u met iemand praat. Dit komt het dichtst in de buurt van oogcontact, anders begin je bij het scherm en ziet het er onprofessioneel uit.

Het is duidelijk dat je naar het scherm moet kijken om reacties te peilen en andere mensen te bekijken, maar de truc is om tijdens het praten tussen zowel de camera als je scherm te schakelen, maar houd voor het grootste deel je ogen op de camera gericht.

Participatie en betrokkenheid

Participatie en betrokkenheid zijn vooral belangrijk en je moet leren wanneer je wel en niet moet spreken. Ten eerste moet u ernaar streven om deel uit te maken van de vergadering voor de juiste etiquette voor virtuele vergaderingen - ga daar niet alleen zitten zonder te spreken of enige interactie te tonen.

Ten tweede moet je rekening houden met anderen en weten wanneer het gepast is om te spreken. Spreek niet over anderen en zorg ervoor dat dit het juiste moment is om deel te nemen.

Professioneel bezig met een virtuele vergadering met collega's op een laptopscherm.
Navigeer door het thuiswerklandschap met naadloze virtuele samenwerking.

Juiste aantekeningen maken

Ik kan de keren niet tellen dat ik een virtuele vergadering heb afgesloten om achteraf te worden gebombardeerd met vragen of verduidelijking over dingen, simpelweg omdat de deelnemers geen aantekeningen hebben gemaakt.

Het maken van aantekeningen is vooral belangrijk voor de etiquette van virtuele vergaderingen, omdat het niet zo eenvoudig is om daarna gewoon met een deelnemer te gaan praten. Wees grondig met het maken van aantekeningen en vraag indien nodig de gastheer om de vergadering op te nemen. U kunt ook video naar tekst transcriberen , zodat u een schriftelijk verslag van de virtuele vergadering hebt om op een later tijdstip naar terug te verwijzen.

Win uw volgende virtuele vergadering met deze etiquettetips

Ik hoop dat je nu barst van het zelfvertrouwen en een beter begrip hebt van de etiquette voor virtuele vergaderingen. De sleutel is om te onthouden dat, hoewel u niet fysiek aanwezig bent bij de vergadering, een basisniveau van professionaliteit, zelfbeheersing en participatie wordt verwacht en dat u zich niet anders moet gedragen dan wanneer u zich in een kantooromgeving bevindt.

Veelgestelde vragen

Ja, Transkriptor kan worden gebruikt om virtuele vergaderingen te transcriberen. Het is een tool die is ontworpen om gesproken taal om te zetten in geschreven tekst, waardoor het handig is voor het documenteren van de inhoud van online vergaderingen.

Virtuele vergaderetiquette is vergelijkbaar met persoonlijk, gericht op stiptheid en respect, maar omvat ook het beheren van technologie, dempen wanneer u niet spreekt en het behouden van een professionele achtergrond.

Ja, het maken van aantekeningen is cruciaal in virtuele vergaderingen, omdat het helpt bij het volgen van belangrijke punten, acties en genomen beslissingen, waardoor een effectieve follow-up en referentie na de vergadering mogelijk wordt.

Stiptheid in virtuele vergaderingen is cruciaal omdat het respect toont voor de tijd van de deelnemers, helpt een professionele sfeer te behouden en ervoor zorgt dat vergaderingen soepel verlopen zonder vertragingen, waardoor de productiviteit en efficiëntie worden gemaximaliseerd.

Spraak naar tekst

img

Transkriptor

Converteer uw audio- en videobestanden naar tekst