På grund av denna förändring i kommunikationen är många människor fortfarande osäkra på hur de ska bete sig under virtuella samtal och har inte riktigt bemästrat konsten. För att råda bot på det diskuterar jag etikett för virtuella möten nedan så att du kan hoppa in i ditt nästa videosamtal och visa alla andra hur det går till.
Punktlighet och beredskap
Virtuella möten har vanligtvis en start- och sluttid. Var hänsynsfull och håll dig till dessa tider. Kom inte 10 minuter för sent och låt alla vänta. På samma sätt bör du respektera människors tid och undvika att svamla eller hålla alla kvar i mötet långt efter att det är schemalagt.
Se också till att du är medveten om mötets agenda! Du bör vara tydlig med ämnet, vad som diskuteras och de viktigaste punkterna som kommer att tas upp.
Korrekt klädkod och utseende
Vi har alla sett memes och bilder av anställda som deltar i virtuella samtal i sina morgonrockar eller pyjamas. Var inte den personen. Bara för att du är hemma betyder det inte att du ska klä ner dig eller inte anstränga dig för ett videosamtal. Kom ihåg att ditt fysiska utseende och din klädsel säger mycket om din personlighet och ditt tankesätt som anställd.
Kännedom om den valda plattformen
När jag var nybörjare på virtuella möten gjorde jag det här misstaget - jag var oförberedd och hade inga förkunskaper om konferensplattformen. Jag var tvungen att installera Zoom i farten och som ett resultat hade jag ingen aning om vad jag gjorde eller hur jag skulle göra något som att aktivera min video.
Gör inte misstaget jag gjorde! Om du vet att du har ett virtuellt möte på gång, se till att du vet vilken plattform som används och bekanta dig med hur det fungerar.
Bakgrund och miljö
Precis som pyjamasscenariot har vi alla också sett klipp av människor som deltar i videokonferenser i sina sängar eller på en upptagen pub. Din videobakgrund och miljö är särskilt viktiga.
Helst vill du inte ha några distraktioner som husdjur, och din bakgrund bör vara tydlig så att fokus ligger på dig. Undvik områden med brus så att ditt ljud inte stör de andra deltagarna.
Tyst och påträngande etikett
Lämna inte mikrofonen på hela tiden under ett virtuellt möte eftersom beroende på styrkan kan bakgrundsljud fångas upp vilket kan vara distraherande. Istället är den korrekta etiketten för virtuella möten att stänga av mikrofonen när du inte talar.
Kameraanvändning och ögonkontakt
Det svåraste jag tycker om virtuella möten är ögonkontakt och hur jag använder min kamera. Problemet är dualiteten mellan kameran och skärmen. Kameran är på en plats medan skärmen är på en annan plats.
Det betyder att du måste göra ett val av var du tittar. Den korrekta etiketten för virtuella möten är att titta på kameran och inte på skärmen när du pratar med någon. Detta är det närmaste du kan komma ögonkontakt, annars börjar du vid skärmen och det ser oprofessionellt ut.
Självklart måste du titta på skärmen för att mäta reaktioner och titta på andra människor, men tricket är att bläddra mellan både kameran och skärmen när du pratar, men för det mesta hålla ögonen på kameran.
Delaktighet och engagemang
Delaktighet och engagemang är särskilt viktigt och man måste lära sig när man ska och inte ska tala. För det första bör du sträva efter att vara en del av mötet för korrekt virtuell mötesetikett - sitt inte bara där utan att tala eller visa någon interaktion.
För det andra måste du ta hänsyn till andra och veta när det är lämpligt att tala. Tala inte i mun på andra och se till att det är rätt tid att engagera sig.
Korrekt anteckning
Jag kan inte räkna de gånger jag har avslutat ett virtuellt möte bara för att bli bombarderad med frågor efteråt eller förtydliganden om saker och ting bara för att deltagarna inte antecknade.
Att göra anteckningar är särskilt viktigt för etikett för virtuella möten eftersom det inte är lika lätt att bara gå och prata med en deltagare efteråt. Var noggrann med dina anteckningar och be vid behov värden att spela in mötet. Du kan också transkribera video till text så att du har en skriftlig inspelning av det virtuella mötet att hänvisa till vid ett senare tillfälle.
Lyckas med ditt nästa virtuella möte med dessa etiketttips
Jag hoppas att du nu sprudlar av självförtroende och har en tydligare förståelse för virtuell mötesetikett. Nyckeln är att komma ihåg att även om du inte är fysiskt närvarande i mötet förväntas en grundläggande nivå av professionalism, självkontroll och deltagande och du bör inte agera annorlunda än om du befann dig i en kontorsmiljö.
