Этикет виртуальных встреч: правила, которые нужно знать в эпоху WFH

Этикет виртуальных совещаний, отображаемый на экране компьютера и значками участников.
Ориентируйтесь в этикете виртуальных встреч в эпоху WFH с помощью наших основных правил и советов.

Transkriptor 2024-01-17

В современном мире бизнеса и после пандемии COVID-19 все больше людей работают из дома. Это стало нормой, и в результате мы разрабатываем новые способы общения, самым популярным из которых является виртуальный звонок или видеозвонок.

Из-за этого сдвига в общении многие люди до сих пор не знают, как вести себя во время виртуальных звонков, и не совсем овладели этим искусством. Чтобы исправить это, я расскажу об этикете виртуальных встреч ниже, чтобы вы могли перейти к следующему видеозвонку и показать всем остальным, как это делается.

Пунктуальность и подготовленность

Виртуальные собрания обычно имеют время начала и окончания. Будьте внимательны и придерживайтесь этого времени. Не опаздывайте на 10 минут и не заставляйте всех ждать. Точно так же уважайте время людей и не заставляйте всех присутствовать на совещании надолго после его запланированного окончания.

Кроме того, убедитесь, что вы знаете повестку дня! Вы должны четко понимать тему, что обсуждается, и основные моменты, которые будут рассмотрены.

Коллаж из разных профессионалов на виртуальной встрече, демонстрирующий инклюзивность на рабочем месте.
Освойте этикет виртуальных встреч, чтобы преуспеть в эпоху работы из дома.

Надлежащий дресс-код и внешний вид

Все мы видели мемы и кадры, на которых сотрудники посещают виртуальные звонки в халатах или пижамах. Не будьте таким человеком. То, что вы находитесь дома, не означает, что вы должны одеваться скромно или не прилагать усилий для видеозвонка. Помните, что ваш внешний вид и одежда многое говорят о вашей личности и мышлении как сотрудника.

Знакомство с выбранной платформой

Когда я был новичком в виртуальных встречах, я допустил следующую ошибку - я не был готов и не имел предварительных знаний о платформе конференц-связи. Мне пришлось устанавливать Zoom на лету, и в результате я понятия не имел, что я делаю и как сделать что-то вроде включения моего видео.

Не совершайте ошибку, которую совершил я! Если вы знаете, что вам предстоит виртуальная встреча, убедитесь, что вы знаете, какая платформа используется, и ознакомьтесь с тем, как она работает.

Предыстория и окружающая среда

Как и в случае с пижамой, мы все видели клипы, в которых люди посещают видеоконференции в своих кроватях или в оживленном пабе. Ваш видеофон и окружение особенно важны.

В идеале вы не хотите, чтобы вас отвлекали, такие как домашние животные, и ваш фон должен быть простым, чтобы фокус был на вас. Избегайте шумных мест, чтобы ваш звук не мешал другим участникам.

Этикет отключения и включения звука

Не оставляйте микрофон постоянно включенным во время виртуальной встречи, так как в зависимости от силы может быть уловлен фоновый шум, который может отвлекать. Вместо этого правильный этикет виртуального собрания заключается в том, чтобы отключать микрофон, когда вы не говорите.

Использование камеры и зрительный контакт

Самое сложное, что я нахожу в виртуальных встречах, — это зрительный контакт и то, как пользоваться камерой. Проблема в двойственности камеры и экрана. Камера находится в одном месте, а экран — в другом.

Это означает, что вы должны сделать выбор, куда искать. Правильный этикет виртуальных встреч заключается в том, чтобы смотреть в камеру, а не на экран, когда вы разговариваете с кем-то. Это максимально близко к зрительному контакту, иначе вы начнете с экрана, и это будет выглядеть непрофессионально.

Очевидно, что вы должны смотреть на экран, чтобы оценить реакцию и понаблюдать за другими людьми, но хитрость заключается в том, чтобы переключаться между камерой и экраном, когда вы говорите, но по большей части не отрывайте глаз от камеры.

Участие и вовлеченность

Участие и вовлеченность особенно важны, и вы должны знать, когда говорить, а когда нет. Во-первых, вы должны стремиться быть частью встречи в соответствии с этикетом виртуальной встречи - не сидите там, не говоря и не показывая никакого взаимодействия.

Во-вторых, вы должны быть внимательны к другим и знать, когда уместно говорить. Не перебивайте других и убедитесь, что сейчас подходящее время для участия.

Профессионал, участвующий в виртуальной встрече с коллегами на экране ноутбука.
Работайте из дома с помощью удобной виртуальной совместной работы.

Правильное ведение заметок

Я не могу сосчитать, сколько раз я завершал виртуальную встречу, а потом меня засыпали вопросами или разъяснениями просто потому, что участники не делали заметок.

Ведение заметок особенно важно для этикета виртуальных совещаний, потому что не так просто просто пойти и поговорить с участником после этого. Тщательно делайте заметки и при необходимости попросите организатора записать встречу. Вы также можете преобразовать видео в текст , чтобы у вас была письменная запись виртуальной встречи, к которой можно вернуться позже.

Улучшите свою следующую виртуальную встречу с помощью этих советов по этикету

Я надеюсь, что теперь вы полны уверенности и имеете более четкое представление об этикете виртуальных встреч. Главное — помнить, что, несмотря на то, что вы физически не присутствуете на совещании, ожидается базовый уровень профессионализма, самоконтроля и участия, и вы должны действовать так же, как если бы вы находились в офисе.

Часто задаваемые вопросы

Да, Transkriptor можно использовать для расшифровки виртуальных встреч. Это инструмент, предназначенный для преобразования устной речи в письменный текст, что делает его полезным для документирования содержания онлайн-встреч.

Этикет виртуальных встреч похож на личный, с акцентом на пунктуальность и уважение, но он также включает в себя управление технологиями, отключение звука, когда вы не говорите, и поддержание профессионального опыта.

Да, ведение заметок имеет решающее значение на виртуальных встречах, поскольку оно помогает отслеживать ключевые моменты, действия и принятые решения, способствуя эффективному последующему контролю и рекомендациям после встречи.

Пунктуальность на виртуальных встречах имеет решающее значение, поскольку она демонстрирует уважение ко времени участников, помогает поддерживать профессиональную атмосферу и обеспечивает бесперебойную работу встреч без задержек, максимизируя производительность и эффективность.

Преобразование речи в текст

img

Transkriptor

Преобразуйте аудио- и видеофайлы в текст