På grund af dette skift i kommunikation er mange mennesker stadig usikre på, hvordan de skal opføre sig under virtuelle opkald og har ikke helt mestret kunsten. For at afhjælpe det diskuterer jeg virtuel mødeetikette nedenfor, så du kan hoppe ind i dit næste videoopkald og vise alle andre, hvordan det gøres.
Punktlighed og beredskab
Virtuelle møder har normalt et start- og sluttidspunkt. Vær hensynsfuld og overhold disse tider. Mød ikke op 10 minutter for sent, og lad alle vente. På samme måde skal du respektere folks tid og undgå at ævle eller holde alle i mødet længe efter dets planlagte afslutning.
Sørg også for, at du er opmærksom på mødedagsordenen! Du bør være klar over emnet, hvad der diskuteres, og de vigtigste punkter, der vil blive behandlet.
Korrekt påklædningskode og udseende
Vi har alle set memes og optagelser af medarbejdere, der deltager i virtuelle opkald i deres morgenkåber eller pyjamas. Vær ikke den person. Bare fordi du er hjemme, betyder det ikke, at du skal klæde dig ned eller ikke gøre en indsats for et videoopkald. Husk, at dit fysiske udseende og påklædning siger meget om din personlighed og tankegang som medarbejder.
Kendskab til den valgte platform
Da jeg var en virtuel mødebegynder, begik jeg denne fejl - jeg var uforberedt og havde ingen forudgående viden om konferenceplatformen. Jeg var nødt til at installere Zoom i farten, og som et resultat havde jeg ingen anelse om, hvad jeg lavede, eller hvordan jeg skulle gøre noget som at aktivere min video.
Gør ikke den fejl, jeg gjorde! Hvis du ved, at du har et virtuelt møde på vej, skal du sørge for at vide, hvilken platform der bruges, og gøre dig bekendt med, hvordan det fungerer.
Baggrund og miljø
Ligesom pyjamasscenariet har vi alle også set klip af mennesker, der deltager i videokonferencer i deres senge eller i en travl pub. Din videobaggrund og dit miljø er især vigtigt.
Ideelt set ønsker du ingen distraktioner såsom kæledyr, og din baggrund skal være almindelig, så fokus er på dig. Undgå områder med støj, så din lyd ikke forstyrrer de andre deltagere.
Mute og unmute etikette
Lad ikke din mikrofon være tændt konstant under et virtuelt møde, da baggrundsstøj afhængigt af styrken kan opfanges, hvilket kan være distraherende. I stedet er den korrekte virtuelle mødeetikette at slå din mikrofon fra, når du ikke taler.
Kamerabrug og øjenkontakt
Det sværeste, jeg finder ved virtuelle møder, er øjenkontakt, og hvordan jeg bruger mit kamera. Problemet er dualiteten af kameraet og skærmen. Dit kamera er placeret ét sted, mens skærmen er i en anden position.
Det betyder, at du skal vælge, hvor du kigger. Den korrekte virtuelle mødeetikette er at se på kameraet og ikke din skærm, når du taler med nogen. Dette er det tætteste, du kan komme på øjenkontakt, ellers starter du ved skærmen, og det ser uprofessionelt ud.
Det er klart, at du skal se på skærmen for at måle reaktioner og se andre mennesker, men tricket er at svirpe mellem både kameraet og din skærm, når du taler, men for det meste skal du holde øjnene på kameraet.
Deltagelse og engagement
Deltagelse og engagement er særligt vigtigt, og du skal lære, hvornår du skal og ikke tale. For det første bør du stræbe efter at være en del af mødet for korrekt virtuel mødeetikette - sid ikke bare der uden at tale eller vise nogen interaktion.
For det andet skal du tage hensyn til andre og vide, hvornår det er passende at tale. Tal ikke over andre, og sørg for, at det er det rigtige tidspunkt at engagere dig.
Korrekt notetagning
Jeg kan ikke tælle de gange, hvor jeg har afsluttet et virtuelt møde kun for at blive bombarderet med spørgsmål bagefter eller afklaring af ting, simpelthen fordi deltagerne ikke tog noter.
Notetagning er især vigtigt for virtuel mødeetikette, fordi det ikke er så let bare at gå og tale med en deltager bagefter. Vær grundig med din notetagning, og bed om nødvendigt værten om at optage mødet. Du kan også transskribere video til tekst , så du har en skriftlig oversigt over det virtuelle møde at henvise tilbage til på et senere tidspunkt.
Ace dit næste virtuelle møde med disse etikettetips
Jeg håber, at du nu sprænger af selvtillid og har en klarere forståelse af virtuel mødeetikette. Nøglen er at huske, at selvom du ikke er fysisk til stede i mødet, forventes et grundlæggende niveau af professionalisme, selvkontrol og deltagelse, og du bør ikke handle anderledes, end hvis du var i et kontormiljø.
