På grunn av dette skiftet i kommunikasjon, er mange mennesker fortsatt usikre på hvordan de skal oppføre seg under virtuelle samtaler og har ikke helt mestret kunsten. For å bøte på det, diskuterer jeg virtuell møteetikette nedenfor, slik at du kan hoppe inn i din neste videosamtale og vise alle andre hvordan det gjøres.
Punktlighet og beredskap
Virtuelle møter har vanligvis en start- og sluttid. Vær hensynsfull og hold deg til disse tidene. Ikke møt opp 10 minutter for sent og la alle vente. På samme måte må du respektere folks tid og unngå å vaffel eller holde alle i møtet lenge etter den planlagte avslutningen.
Sørg også for at du er klar over møteagendaen! Du bør være tydelig på emnet, hva som diskuteres, og hovedpunktene som skal tas opp.
Riktig kleskode og utseende
Vi har alle sett memene og opptakene av ansatte som deltar på virtuelle samtaler i morgenkåpe eller pyjamas. Ikke vær den personen. Bare fordi du er hjemme, betyr det ikke at du skal kle deg ut eller ikke gjøre en innsats for en videosamtale. Husk at ditt fysiske utseende og påkledning sier mye om din personlighet og tankesett som ansatt.
Kjennskap til den valgte plattformen
Da jeg var en virtuell møtenybegynner, gjorde jeg denne feilen - jeg var uforberedt og hadde ingen forkunnskaper om konferanseplattformen. Jeg måtte installere Zoom på farten, og som et resultat hadde jeg ingen anelse om hva jeg gjorde eller hvordan jeg skulle gjøre noe som å aktivere videoen min.
Ikke gjør den feilen jeg gjorde! Hvis du vet at du har et virtuelt møte som kommer, må du sørge for at du vet hvilken plattform som brukes, og gjøre deg kjent med hvordan den fungerer.
Bakgrunn og miljø
I likhet med pyjamasscenarioet har vi alle også sett klipp av folk som deltar på videokonferanser i sengene sine eller på en travel pub. Videobakgrunnen og miljøet ditt er spesielt viktig.
Ideelt sett vil du ikke ha noen distraksjoner som kjæledyr, og bakgrunnen din bør være vanlig slik at fokuset er på deg. Unngå områder med støy, slik at lyden ikke forstyrrer de andre deltakerne.
Dempe og oppheve demping av etikette
Ikke la mikrofonen være på konstant under et virtuelt møte, da avhengig av styrken kan bakgrunnsstøy plukkes opp, noe som kan være distraherende. I stedet er riktig etikette for virtuelt møte å dempe mikrofonen når du ikke snakker.
Kamerabruk og øyekontakt
Den vanskeligste delen jeg synes om virtuelle møter er øyekontakt og hvordan jeg bruker kameraet mitt. Problemet er dualiteten til kameraet og skjermen. Kameraet er på ett sted, mens skjermen er i en annen posisjon.
Dette betyr at du må velge hvor du ser. Den riktige virtuelle møteetiketten er å se på kameraet og ikke skjermen når du snakker med noen. Dette er det nærmeste du kan komme øyekontakt, ellers starter du på skjermen og det ser uprofesjonelt ut.
Selvfølgelig må du se på skjermen for å måle reaksjoner og se på andre mennesker, men trikset er å bla mellom både kameraet og skjermen når du snakker, men for det meste, hold øynene på kameraet.
Deltakelse og engasjement
Deltakelse og engasjement er spesielt viktig, og du må lære når du skal og ikke snakke. For det første bør du strebe etter å være en del av møtet for riktig virtuell møteetikette - ikke bare sitte der uten å snakke eller vise interaksjon.
For det andre må du ta hensyn til andre og vite når det er passende å snakke. Ikke snakk over andre og sørg for at det er riktig tidspunkt å engasjere seg.
Riktig notattaking
Jeg kan ikke telle de gangene jeg har avsluttet et virtuelt møte bare for å bli bombardert med spørsmål etterpå eller avklaring på ting bare fordi deltakerne ikke tok notater.
Å ta notater er spesielt viktig for virtuell møteetikette fordi det ikke er like lett å bare gå og snakke med en deltaker etterpå. Vær grundig med notatene dine, og be om nødvendig verten om å ta opp møtet. Du kan også transkribere video til tekst slik at du har et skriftlig opptak av det virtuelle møtet for å referere til på et senere tidspunkt.
Ess ditt neste virtuelle møte med disse etikettetipsene
Jeg håper du nå sprekker med selvtillit og har en klarere forståelse av virtuell møteetikette. Nøkkelen er å huske at selv om du ikke er fysisk til stede i møtet, forventes et grunnleggende nivå av profesjonalitet, selvkontroll og deltakelse, og du bør ikke handle annerledes enn om du var i et kontormiljø.
