Etiketa virtuálneho stretnutia: Pravidlá, ktoré treba poznať v ére WFH

Etiketa virtuálneho stretnutia zobrazená s obrazovkou počítača a ikonami účastníkov.
Navigujte etiketu virtuálnych stretnutí v ére WFH pomocou našich základných pravidiel a tipov.

Transkriptor 2024-01-17

V dnešnom svete podnikania a po pandémii COVID-19 čoraz viac ľudí pracuje z domu. Toto sa stalo normou a v dôsledku toho navrhujeme nové spôsoby komunikácie, pričom najobľúbenejšou metódou je virtuálny hovor alebo videohovor.

Kvôli tomuto posunu v komunikácii si mnohí ľudia stále nie sú istí, ako sa správať počas virtuálnych hovorov a celkom nezvládli umenie. Aby som to napravil, nižšie diskutujem o etikete virtuálneho stretnutia, aby ste mohli skočiť do ďalšieho videohovoru a ukázať všetkým ostatným, ako sa to robí.

Presnosť a pripravenosť

Virtuálne schôdze majú zvyčajne čas začiatku a konca. Buďte ohľaduplní a dodržiavajte tieto časy. Neprichádzajte o 10 minút neskôr a nechajte všetkých čakať. Podobne rešpektujte čas ľudí a vyhnite sa váhaniu alebo držaniu všetkých na stretnutí dlho po jeho plánovanom ukončení.

Uistite sa tiež, že poznáte program schôdze! Mali by ste mať jasno v téme, v tom, o čom sa diskutuje, a v hlavných bodoch, ktorými sa budeme zaoberať.

Koláž rôznych odborníkov na virtuálnom stretnutí, ktorá predstavuje inkluzívnosť na pracovisku.
Osvojte si etiketu virtuálnych stretnutí, aby ste prosperovali v ére práce z domu.

Správny dress code a vzhľad

Všetci sme videli mémy a zábery zamestnancov, ktorí sa zúčastnili virtuálnych hovorov v županoch alebo pyžame. Nebuď tým človekom. Len preto, že ste doma, neznamená to, že by ste sa mali obliecť alebo sa nesnažiť o videohovor. Pamätajte, že váš fyzický vzhľad a oblečenie hovoria veľa o vašej osobnosti a myslení ako zamestnanca.

Znalosť zvolenej platformy

Keď som bol nováčikom na virtuálnom stretnutí, urobil som túto chybu - bol som nepripravený a nemal som žiadne predchádzajúce znalosti o konferenčnej platforme. Musel som Zoom nainštalovať za behu a v dôsledku toho som nemal potuchy, čo robím alebo ako urobiť niečo ako povoliť moje video.

Neurobte chybu, ktorú som urobil ja! Ak viete, že sa blíži virtuálne stretnutie, uistite sa, že viete, ktorá platforma sa používa, a oboznámte sa s tým, ako funguje.

Pozadie a životné prostredie

Rovnako ako pyžamový scenár, všetci sme tiež videli klipy ľudí, ktorí sa zúčastňujú videokonferencií vo svojich posteliach alebo v rušnej krčme. Vaše video pozadie a prostredie sú obzvlášť dôležité.

V ideálnom prípade nechcete žiadne rozptýlenie, ako sú domáce zvieratá, a vaše pozadie by malo byť jasné, aby sa pozornosť sústredila na vás. Vyhnite sa oblastiam s šumom, aby váš zvuk nerušil ostatných účastníkov.

Stlmenie a zrušenie stlmenia etikety

Počas virtuálneho stretnutia nenechávajte mikrofón neustále zapnutý, pretože v závislosti od sily môže byť zachytený hluk v pozadí, ktorý môže pôsobiť rušivo. Namiesto toho je správnou etiketou virtuálneho stretnutia stlmenie mikrofónu, keď nehovoríte.

Používanie fotoaparátu a očný kontakt

Najťažšia časť, ktorú nachádzam na virtuálnych stretnutiach, je očný kontakt a spôsob používania fotoaparátu. Problémom je dualita fotoaparátu a obrazovky. Kamera je na jednom mieste, zatiaľ čo obrazovka je na inom mieste.

To znamená, že si musíte vybrať, kam sa pozriete. Správnou etiketou virtuálneho stretnutia je pozerať sa pri rozhovore s niekým na kameru a nie na obrazovku. Toto je najbližšie, ako sa môžete dostať k očnému kontaktu, inak začínate na obrazovke a vyzerá to neprofesionálne.

Je zrejmé, že sa musíte pozrieť na obrazovku, aby ste mohli posúdiť reakcie a sledovať iných ľudí, ale trik je prepínať medzi kamerou a obrazovkou, keď hovoríte, ale z väčšej časti majte oči na fotoaparáte.

Účasť a angažovanosť

Účasť a angažovanosť sú obzvlášť dôležité a musíte sa naučiť, kedy hovoriť a nehovoriť. Po prvé, mali by ste sa snažiť byť súčasťou stretnutia pre správnu etiketu virtuálneho stretnutia - neseďte tam len bez toho, aby ste hovorili alebo prejavovali akúkoľvek interakciu.

Po druhé, musíte byť ohľaduplní k ostatným a vedieť, kedy je vhodné hovoriť. Nehovorte nad ostatnými a uistite sa, že je ten správny čas zapojiť sa.

Profesionálne zapojenie sa do virtuálneho stretnutia s kolegami na obrazovke prenosného počítača.
Navigujte v prostredí práce z domu s bezproblémovou virtuálnou spoluprácou.

Správne zapisovanie poznámok

Nedokážem spočítať časy, keď som ukončil virtuálne stretnutie len preto, aby som bol bombardovaný otázkami alebo objasnením vecí jednoducho preto, že účastníci si nerobili poznámky.

Zapisovanie poznámok je obzvlášť dôležité pre etiketu virtuálnych stretnutí, pretože nie je také ľahké jednoducho ísť a hovoriť s účastníkom potom. Pri zapisovaní poznámok buďte dôkladní a v prípade potreby požiadajte hostiteľa, aby stretnutie zaznamenal. Môžete tiež prepísať video na text , aby ste mali písomný záznam o virtuálnej schôdzi, ku ktorému sa môžete neskôr vrátiť.

Vychutnajte si svoje ďalšie virtuálne stretnutie s týmito tipmi na etiketu

Dúfam, že teraz prekypujete dôverou a jasnejšie rozumiete etikete virtuálnych stretnutí. Kľúčom je pamätať na to, že aj keď nie ste na stretnutí fyzicky prítomní, očakáva sa základná úroveň profesionality, sebakontroly a účasti a nemali by ste konať inak, ako keby ste boli v kancelárskom prostredí.

Často kladené otázky

Áno, Transkriptor možno použiť na prepis virtuálnych stretnutí. Je to nástroj určený na konverziu hovoreného jazyka na písaný text, vďaka čomu je užitočný na dokumentovanie obsahu online stretnutí.

Etiketa virtuálnych stretnutí je podobná osobnému stretnutiu, zameriava sa na presnosť a rešpekt, ale zahŕňa aj riadenie technológií, stlmenie, keď nehovoríte, a udržiavanie profesionálneho zázemia.

Áno, zapisovanie poznámok je na virtuálnych schôdzach kľúčové, pretože pomáha pri sledovaní kľúčových bodov, akcií a prijatých rozhodnutí, čo uľahčuje efektívne sledovanie a referencie po stretnutí.

Presnosť virtuálnych schôdzí je rozhodujúca, pretože rešpektuje čas účastníkov, pomáha udržiavať profesionálnu atmosféru a zaisťuje hladký priebeh schôdzí bez oneskorenia, čím sa maximalizuje produktivita a efektivita.

Reč na text

img

Transkriptor

Konvertovanie zvukových súborov a videosúborov na text