Etiqueta de reunião virtual: regras para conhecer na era WFH

Etiqueta de reunião virtual exibida com uma tela de computador e ícones de participantes.
Navegue pela etiqueta de reuniões virtuais na era WFH com nossas regras e dicas essenciais.

Transkriptor 2024-01-17

No mundo dos negócios de hoje e após a pandemia de COVID-19, um número crescente de pessoas trabalha em casa. Isso se tornou a norma e, como resultado, estamos criando novas formas de comunicação com o método mais popular sendo a chamada virtual ou chamada de vídeo.

Por causa dessa mudança na comunicação, muitas pessoas ainda não sabem como se comportar durante as chamadas virtuais e não dominam bem a arte. Para remediar isso, discuto a etiqueta da reunião virtual abaixo para que você possa entrar em sua próxima chamada de vídeo e mostrar a todos os outros como isso é feito.

Pontualidade e Preparo

As reuniões virtuais geralmente têm um horário de início e fim. Seja atencioso e cumpra esses momentos. Não chegue 10 minutos atrasado e mantenha todos esperando. Da mesma forma, respeite o tempo das pessoas e evite mexer ou manter todos na reunião muito tempo depois de seu término programado.

Além disso, certifique-se de que você está ciente da agenda da reunião! Você deve ter clareza sobre o assunto, o que está sendo discutido e os principais pontos que serão abordados.

Colagem de diversos profissionais em uma reunião virtual, mostrando a inclusão no local de trabalho.
Domine a etiqueta de reuniões virtuais para prosperar na era do trabalho em casa.

Código de vestimenta e aparência adequados

Todos nós já vimos os memes e filmagens de funcionários participando de chamadas virtuais com seus roupões ou pijamas. Não seja essa pessoa. Só porque você está em casa, isso não significa que você deve se vestir ou não fazer um esforço para uma chamada de vídeo. Lembre-se de que sua aparência física e vestimenta dizem muito sobre sua personalidade e mentalidade como funcionário.

Familiaridade com a Plataforma Escolhida

Quando eu era um novato em reuniões virtuais, cometi esse erro - eu não estava preparado e não tinha conhecimento prévio da plataforma de conferência. Eu tive que instalar Zoomna hora e, como resultado, eu não tinha ideia do que eu estava fazendo ou como fazer qualquer coisa como ativar o meu vídeo.

Não cometa o erro que eu cometi! Se você sabe que tem uma reunião virtual em breve, certifique-se de saber qual plataforma está sendo usada e familiarize-se com como ela funciona.

Antecedentes e Ambiente

Como o cenário do pijama, todos nós também vimos clipes de pessoas participando de videoconferências em suas camas ou em um pub movimentado. O plano de fundo e o ambiente do vídeo são especialmente importantes.

O ideal é que você não queira distrações, como animais de estimação, e seu histórico deve ser claro para que o foco esteja em você. Evite áreas com ruído para que seu áudio não atrapalhe os outros participantes.

Etiqueta de Silenciar e Desmutar

Não deixe o microfone ligado constantemente durante uma reunião virtual, pois dependendo da força, o ruído de fundo pode ser captado, o que pode distrair. Em vez disso, a etiqueta correta da reunião virtual é silenciar o microfone quando você não estiver falando.

Uso da câmera e contato visual

A parte mais difícil que encontro sobre reuniões virtuais é o contato visual e como usar minha câmera. A questão é a dualidade da câmera e da tela. Sua câmera está em um local, enquanto sua tela está em uma posição diferente.

Isso significa que você tem que fazer uma escolha de onde você olha. A etiqueta correta da reunião virtual é olhar para a câmera e não para a tela ao falar com alguém. Este é o mais próximo que você pode chegar do contato visual, caso contrário, você está começando na tela e parece pouco profissional.

Obviamente, você tem que olhar para a tela para avaliar as reações e observar outras pessoas, mas o truque é alternar entre a câmera e a tela quando estiver falando, mas, na maioria das vezes, mantenha os olhos na câmera.

Participação e Engajamento

Participação e engajamento são especialmente importantes e você tem que aprender quando falar e não falar. Em primeiro lugar, você deve se esforçar para fazer parte da reunião para uma etiqueta de reunião virtual adequada - não fique sentado sem falar ou mostrar qualquer interação.

Em segundo lugar, você tem que ser atencioso com os outros e saber quando é apropriado falar. Não fale sobre os outros e certifique-se de que é o momento certo para se envolver.

Profissional engajado em uma reunião virtual com colegas na tela de um laptop.
Navegue pelo cenário de trabalho em casa com uma colaboração virtual perfeita.

Anotações Adequadas

Não consigo contar as vezes em que concluí uma reunião virtual apenas para ser bombardeado com perguntas depois ou esclarecimentos sobre as coisas simplesmente porque os participantes não fizeram anotações.

Anotar é especialmente importante para a etiqueta de reuniões virtuais, porque não é tão fácil simplesmente ir e falar com um participante depois. Seja minucioso com suas anotações e, se necessário, peça ao anfitrião para gravar a reunião. Você também pode transcrever vídeo para texto para que você tenha um registro escrito da reunião virtual para consultar em uma data posterior.

Ace sua próxima reunião virtual com estas dicas de etiqueta

Espero que agora você esteja explodindo de confiança e tenha uma compreensão mais clara da etiqueta de reuniões virtuais. A chave é lembrar que, embora você não esteja fisicamente presente na reunião, um nível básico de profissionalismo, autocontrole e participação é esperado e você não deve agir de forma diferente do que se estivesse em um ambiente de escritório.

Perguntas frequentes

Sim, Transkriptor pode ser usado para transcrever reuniões virtuais. É uma ferramenta projetada para converter a linguagem falada em texto escrito, tornando-a útil para documentar o conteúdo de reuniões online.

A etiqueta das reuniões virtuais é semelhante à presencial, com foco na pontualidade e no respeito, mas também inclui gerenciar a tecnologia, silenciar quando não fala e manter uma formação profissional.

Sim, a anotação é fundamental em reuniões virtuais, pois ajuda no acompanhamento de pontos-chave, ações e decisões tomadas, facilitando o acompanhamento efetivo e a referência após a reunião.

A pontualidade nas reuniões virtuais é fundamental, pois mostra respeito ao tempo dos participantes, ajuda a manter um ambiente profissional e garante que as reuniões transcorram sem atrasos, maximizando a produtividade e a eficiência.

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