Do sự thay đổi trong giao tiếp này, nhiều người vẫn không chắc chắn cách cư xử trong các cuộc gọi ảo và chưa hoàn toàn thành thạo nghệ thuật. Để khắc phục điều đó, tôi thảo luận về nghi thức họp ảo bên dưới để bạn có thể tham gia cuộc gọi video tiếp theo của mình và cho mọi người khác thấy nó được thực hiện như thế nào.
Đúng giờ và chuẩn bị sẵn sàng
Các cuộc họp ảo thường có thời gian bắt đầu và kết thúc. Hãy ân cần và tuân thủ những thời điểm này. Đừng đến muộn 10 phút và khiến mọi người phải chờ đợi. Tương tự như vậy, hãy tôn trọng thời gian của mọi người và tránh gây bối rối hoặc giữ mọi người trong cuộc họp lâu sau khi kết thúc theo lịch trình.
Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng bạn biết về chương trình họp! Bạn nên rõ ràng về chủ đề này, những gì đang được thảo luận và những điểm chính sẽ được giải quyết.
Quy định trang phục và ngoại hình phù hợp
Tất cả chúng ta đều đã thấy các meme và cảnh quay của các nhân viên tham dự các cuộc gọi ảo trong áo choàng hoặc đồ ngủ của họ. Đừng là người đó. Chỉ vì bạn đang ở nhà, điều đó không có nghĩa là bạn nên ăn mặc giản dị hoặc không nỗ lực cho một cuộc gọi video. Hãy nhớ rằng ngoại hình và trang phục của bạn nói rất nhiều về tính cách và suy nghĩ của bạn với tư cách là một nhân viên.
Làm quen với nền tảng đã chọn
Khi tôi là một người mới tham gia cuộc họp ảo, tôi đã mắc phải sai lầm này - tôi không chuẩn bị và không có kiến thức trước về nền tảng hội nghị. Tôi đã phải cài đặt Zoom một cách nhanh chóng và kết quả là, tôi không biết mình đang làm gì hoặc làm thế nào để làm bất cứ điều gì như bật video của mình.
Đừng phạm sai lầm mà tôi đã làm! Nếu bạn biết sắp có một cuộc họp ảo, hãy đảm bảo rằng bạn biết nền tảng nào đang được sử dụng và tự làm quen với cách hoạt động của nó.
Bối cảnh và môi trường
Giống như kịch bản pyjama, tất cả chúng ta cũng đã thấy clip mọi người tham dự hội nghị truyền hình trên giường hoặc trong một quán rượu đông đúc. Nền và môi trường video của bạn đặc biệt quan trọng.
Lý tưởng nhất là bạn không muốn bất kỳ phiền nhiễu nào như thú cưng và nền của bạn phải đơn giản để tập trung vào bạn. Tránh các khu vực có tiếng ồn để âm thanh của bạn không gây gián đoạn cho những người tham gia khác.
Tắt tiếng và bật tiếng nghi thức
Không để micrô của bạn bật liên tục trong cuộc họp ảo vì tùy thuộc vào cường độ, tiếng ồn xung quanh có thể bị thu thập có thể gây mất tập trung. Thay vào đó, nghi thức họp ảo chính xác là tắt tiếng micrô khi bạn không nói.
Sử dụng máy ảnh và giao tiếp bằng mắt
Phần khó khăn nhất mà tôi tìm thấy về các cuộc họp ảo là giao tiếp bằng mắt và cách sử dụng máy ảnh của tôi. Vấn đề là tính hai mặt của máy ảnh và màn hình. Máy ảnh của bạn ở một vị trí, trong khi màn hình của bạn ở một vị trí khác.
Điều này có nghĩa là bạn phải lựa chọn nơi bạn nhìn. Nghi thức họp ảo chính xác là nhìn vào camera chứ không phải màn hình của bạn khi nói chuyện với ai đó. Đây là cách gần nhất bạn có thể giao tiếp bằng mắt, nếu không bạn đang bắt đầu ở màn hình và nó trông không chuyên nghiệp.
Rõ ràng, bạn phải nhìn vào màn hình để đánh giá phản ứng và quan sát người khác, nhưng mẹo là vuốt giữa cả máy ảnh và màn hình khi bạn đang nói chuyện, nhưng phần lớn, hãy để mắt đến máy ảnh.
Sự tham gia và tham gia
Sự tham gia và tham gia đặc biệt quan trọng và bạn phải học khi nào nên và không nên nói. Trước tiên, bạn nên cố gắng trở thành một phần của cuộc họp để có nghi thức họp ảo phù hợp - đừng chỉ ngồi đó mà không nói hoặc thể hiện bất kỳ tương tác nào.
Thứ hai, bạn phải quan tâm đến người khác và biết khi nào thích hợp để nói. Đừng nói quá nhiều về người khác và hãy chắc chắn rằng đây là thời điểm thích hợp để tham gia.
Ghi chú thích hợp
Tôi không thể đếm được những lần tôi kết thúc một cuộc họp ảo chỉ để bị tấn công dồn dập với các câu hỏi sau đó hoặc làm rõ mọi thứ chỉ vì những người tham gia không ghi chép.
Ghi chú đặc biệt quan trọng đối với nghi thức họp ảo vì không dễ dàng chỉ cần đi và nói chuyện với người tham gia sau đó. Hãy kỹ lưỡng với việc ghi chú của bạn và nếu cần, hãy yêu cầu người chủ trì ghi lại cuộc họp. Bạn cũng có thể phiên âm video thành văn bản để bạn có bản ghi bằng văn bản về cuộc họp ảo để tham khảo lại vào một ngày sau đó.
Vượt qua cuộc họp ảo tiếp theo của bạn với các mẹo nghi thức này
Tôi hy vọng bây giờ bạn đang bùng nổ với sự tự tin và hiểu rõ hơn về nghi thức cuộc họp ảo. Điều quan trọng là phải nhớ rằng mặc dù bạn không có mặt trực tiếp trong cuộc họp, nhưng mức độ chuyên nghiệp, tự kiểm soát và tham gia cơ bản được mong đợi và bạn nên hành động không khác gì khi bạn ở trong môi trường văn phòng.
