Quer seja em Zoom ou em Microsoft Teams, as transcrições das reuniões são a forma mais fácil de gravar as palavras dos participantes da reunião. Embora o método tradicional fosse obter as notas de reunião manualmente, agora a Transkriptor permite-lhe automatizar este processo!
Smartphone App que Transcrição de Reuniões
Acesso de todos os dispositivos.
Transformar ficheiros áudio em texto em iphone e Android.
Abaixo está o último guia de como fazer para transcrições de reuniões. Aprenderá o que são, porque são importantes, e como obter gravações de reuniões e transcrever as suas reuniões no futuro.
O que é uma transcrição de uma reunião?
As transcrições das reuniões são registos de texto de conversas faladas durante uma reunião. No entanto, uma transcrição completa da reunião deve incluir oradores e carimbos temporais para facilitar as referências.
Existem 3 tipos principais de transcrição de reuniões:
1. O que é Transcrição Editada
Uma transcrição editada é um guião completo que é ajustado para a legibilidade. Isto inclui a correcção gramatical e ortográfica e a remoção de gírias ou palavras incompletas. Uma transcrição editada pode ser útil para uma reunião, se precisar de apresentar formalmente o documento escrito no futuro.
2. O que é Transcrição Verbatim
A transcrição verbal é uma cópia exacta da reunião falada. Inclui pausas e sons não-verbais (limpeza da garganta, ruído de fundo). Não há muita utilidade para uma transcrição integral da reunião, a menos que seja num contexto legal.
Uma ligeira variação é uma transcrição não-verbatim. Isto remove pausas e sons não-verbais, mantendo a mesma redacção.
3. O que é a Transcrição Inteligente de Verbatim
Transcrições verbais inteligentes retêm o discurso principal enquanto editam palavras de preenchimento, repetição, palavras não padronizadas, e pausas. Retira frases fora de tópico e de corrida.
O objectivo de uma transcrição literal inteligente é manter a voz do orador enquanto torna o texto legível. É utilizado em videoconferências e eventos relacionados com negócios porque pode ser citado ou facilmente convertido noutros meios de comunicação, tais como um guião ou um artigo escrito.
Deve Utiliza Transcrição Editada ou Transcrição Verbatim?
As transcrições verbais inteligentes fazem o maior sentido na maioria dos contextos empresariais porque fornecem uma transcrição de fácil leitura, mantendo a voz e o significado dos altifalantes. Se quiser utilizar uma versão editada mais pesada, pode fazê-lo no futuro a partir do documento inicial.
Porque deve transcrever reuniões?
A razão para fazer ditados de reunião é manter um registo escrito dos tópicos de discussão. Isto alimenta-se de outras razões, incluindo:
- Para aumentar o foco. Se os participantes não precisarem de tomar as suas próprias notas durante a reunião, podem concentrar-se no que está a ser discutido. Como tal, as transcrições das reuniões melhoram o compromisso.
- Tornar a referenciação mais fácil. Se alguém precisar de voltar às discussões da reunião, uma transcrição é a forma mais fácil de o fazer. A utilização das notas de alguém pode resultar em erros se a informação tiver sido escrita incorrectamente.
- Para poupar tempo. A geração de transcrições de reuniões poupa tempo aos participantes porque estes não precisarão de ver uma gravação várias vezes para obterem a informação de que necessitam. Um documento escrito é muito mais fácil de digitalizar.
- Para aumentar o ROI. Uma reunião com um orador importante pode ser dispendiosa. Por conseguinte, tomar uma transcrição significa que as pessoas podem concentrar-se mais, e pode utilizar o documento escrito para o marketing para melhorar as ligações comerciais.
Como se pode utilizar as transcrições de reuniões?
A transcrição de uma reunião pode ser uma fonte de informação para os esforços de marketing orientados para o cliente. Por exemplo, se um grupo de empregados discutir mudanças ou tendências na indústria, poderá então transformar a transcrição em:
- Um post no blog
- Um guião de vídeo do YouTube
- Um episódio de podcast
- Legendas das redes sociais
- Legendas do Youtube
Se está a criar conteúdos de marketing de qualquer forma, a utilização de uma transcrição de reunião para informação pode excepto tempo, particularmente porque poderia ser convertido na maioria destas formas com muito pouca edição.
Como transcrevo uma reunião?
Pode transcrever você mesmo uma reunião, ou contratar um dos serviços de transcrição da reunião para o fazer por si. Dependendo da sua velocidade de digitação e capacidade de reter informação, a transcrição de uma reunião não tem de ser um processo complicado. Eis os passos para a criação de uma transcrição da reunião.
1. Registar o Encontro
O primeiro passo é obter uma gravação da reunião. Embora se possa tentar tomar notas à medida que isso vai acontecendo, esta não é uma fonte de informação precisa. A forma como se grava a reunião dependerá do local onde esta se realiza e de quantos oradores houver.
As opções de gravação incluem:
- Software de gravação de ecrã e áudio para reuniões virtuais
- O seu smartphone para reuniões de pequena escala de algumas pessoas
- Microfones multidireccionais para instalações de salas de reuniões maiores
- Software que tem tanto características de gravação como de transcrição.
Qualquer que seja a opção escolhida, certifique-se de testar o ambiente de gravação antes do início da reunião. É importante ter uma qualidade áudio clara quando se converte discurso em texto.
Finalmente, certifique-se de que tem a permissão de todos para registar a reunião.
2. Ouvir o Áudio
Em seguida, transfira o seu ficheiro áudio para um computador, se necessário. Ouvir o ficheiro completamente sem tentar fazer quaisquer notas. Isto é para que possa determinar se existem quaisquer problemas ou desistências de áudio. Vai querer estar familiarizado com o conteúdo do ficheiro antes de começar a tentar transcrever.
3. Começar a Transcrição
Oiça o áudio uma segunda vez e comece a transcrever. A forma mais fácil de o fazer manualmente é simplesmente escrever sem se preocupar demasiado com a pontuação e a ortografia. Quando notar um novo altifalante, acrescente uma quebra de linha para os distinguir. Este passo irá ajudá-lo a adicionar carimbos temporais mais tarde.
4. Arrume a sua Transcrição
Volte a percorrer o ficheiro áudio para melhorar a sua transcrição. Durante esta etapa, deve verificar se existem palavras inexactas e procurar que as secções sejam quebradas pelo orador. Embora ainda não tenha de acrescentar nomes, no mínimo deve ter blocos de texto precisos para cada um.
Uma vez feito isto, percorrer o ficheiro de texto sem o áudio e começar a editar para gramática e ortografia. A extensão desta etapa depende do tipo de transcrição que se pretende, mas as palavras devem ser escritas correctamente, e deve haver períodos e letras maiúsculas onde se pensa que as frases mudam.
5. Adicionar Oradores e Timestamps
Desde que esteja satisfeito com a qualidade da transcrição da sua reunião, pode voltar a ouvir o áudio e começar a adicionar carimbos e altifalantes temporais. Para o fazer, pause o vídeo cada vez que uma nova pessoa começa a falar e acrescente os seguintes detalhes:
[hour:minute:second] [speaker]: (Discurso)
Depois de o ter feito, deverá ter uma transcrição completa e precisa da reunião.
6. Converter em Resumo breve
A transcrição da reunião é diferente da acta da reunião. Enquanto que uma transcrição é um ficheiro textual, as actas são um registo dos pontos principais. Por isso, se quiser minutos em vez disso, consulte o ficheiro de texto a escolher:
- Questões levantadas
- Sugestões
- Pontos de acção
- Resultados decididos
- Prazos
Fazer isto é muito mais fácil quando se tem uma transcrição precisa da reunião, em vez de trabalhar directamente a partir do ficheiro áudio.
É possível criar Transcrições ao vivo das reuniões das Teams?
Sim, é possível transcrever uma reunião com uma ferramenta de transcrição ou transcrição manual. As pessoas utilizam ferramentas ou agências para transcrever webinars, Microsoft Teams e reuniões com Zoom, entrevistas, e muito mais. Há muitas opções para escolher para um serviço de transcrição. Existem aplicações móveis tanto no andróide como no iOS, aplicações web, e agências de transcrição.
Ao escolher um serviço de transcrição, deve considerar alguns factores como planos de preços, precisão e rapidez. As características do serviço são também importantes. Por exemplo, alguns serviços podem fazer transcrição em tempo real, têm várias ferramentas, integrações, e funcionalidades.
É Possível Transcrever Reuniões Automaticamente?
A transcrição manual de áudio é um processo moroso e nem sempre garante os níveis de precisão exigidos nas transcrições de reuniões. Uma alternativa é a utilização de software de transcrição automática, como o Transkriptor.
Aqui está como funciona:
- Criar uma gravação áudio da reunião.
- Carregue-o no software de transcrição da reunião e deixe-o para converter.
- Uma vez terminado, ser-lhe-á notificada e ser-lhe-á dada uma lista de tarefas.
- Estes incluem a verificação do ficheiro de texto e a edição, se necessário. Complete-as antes de finalizar o ficheiro.
- Após a edição, descarregue o ficheiro de texto no formato escolhido.
O que é um Exemplo de Formato de Transcrição de Reunião?
Embora a duração e complexidade da transcrição da sua reunião varie, aqui está um exemplo de uma transcrição literalmente inteligente típica.
[00:00:10 Steve]: Bem-vindos, todos. Espero que todos tenham tido um bom fim-de-semana. Agora parece ser uma boa altura para pôr em dia a situação em que nos encontramos com o novo lançamento de software.
[00:00:40 Becky]: Estamos actualmente no bom caminho para nos lançarmos no final do mês, mas já nos deparámos com algumas questões de IU. Vou deixar o Ben explicar porque tem sido ele a lidar com isto.
[00:01:04 Ben]: Obrigado, Becky. Portanto, o problema que estamos a ter agora é que o acesso às definições de conta obriga o utilizador a sair da sessão. Não podemos…
[00:01:20 Steve]: Parece ser um grande problema ter este atraso no desenvolvimento. Está ligado a mais alguma coisa, ou é um assunto isolado?
[00:01:34 Ben]: Tanto quanto podemos dizer, está isolado. Nenhuma outra característica ou menu foi colocado sob escuta durante os testes do produto, por isso acreditamos que este é um problema relativamente novo desde que implementámos a última actualização do design. O porquê de ter causado um bug é actualmente desconhecido, mas essa é a alegria do desenvolvimento de software, certo?
[00:02:01 Steve]: Sim, isso é verdade. Bem, Becky, penso que isto tem de ser uma prioridade máxima para a semana, uma vez que não devemos procurar implementar quaisquer outras mudanças até que isto esteja resolvido. Deixarei a organização por vossa conta, mas penso que devemos colocar todas as pessoas disponíveis nisto, porque será um grande atraso. Vamos recuperar no final da semana, OK?
[00:02:43 Becky]: Está bem, obrigado, Steve. Vou pedir ao Ben para coordenar com os outros tipos de TI para ver o que podemos fazer sobre isto o mais depressa possível.
Quais são os inconvenientes da utilização de microfones assíncronos à distância?
- Colocando o áudio mais preciso para cada orador num único ficheiro
- Usando o reconhecimento da fala para perceber quem está a falar, pode ser impactado pela qualidade do microfone
- Tricotar os excertos áudio juntos demoraria muito tempo a fazer manualmente ou software de transcrição muito complexo
Em 2019, a Microsoft lançou um estudo para analisar a utilização de microfones assíncronos à distância para transcrições de reuniões. Os investigadores tiveram de utilizar uma vasta gama de algoritmos complexos de IA e de áudio para produzir um ficheiro de transcrição com uma precisão 3% inferior à dos microfones direccionais. O facto de este ter sido um estudo de vanguarda realizado pela Microsoft deve realçar a sua facilidade de utilização no mundo real.
A Melhor Opção: Transkriptor!
E se lhe disséssemos que existe uma forma rápida e acessível de transcrever em acta todas as suas reuniões de negócios importantes? Transkriptor será a sua fonte número um para transcrições numa base diária com os seus serviços rentáveis e fiáveis!
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Perguntas frequentes
A transcrição da reunião é necessária para a exactidão, referência e marketing do conteúdo. No entanto, não vale a pena passar horas a escrever manualmente o ficheiro áudio de uma reunião.
Se precisar de transcrição de reunião, experimente o software de transcrição. São rápidos e fáceis de usar, e a primeira transcrição é gratuita.
Sim, é possível transcrever uma reunião das Microsoft Teams. Ver o nosso blogue sobre a transcrição das reuniões das Microsoft Teams.
