2022년에 회의 기록을 만드는 방법

회의 기록은 회의 중에 논의된 내용을 기록하는 가장 쉬운 방법입니다. 전통적인 방법은 필사본을 수동으로 작성하는 것이지만 기술을 사용하면 이 프로세스를 자동화할 수 있습니다.

아래는 회의 전사에 대한 궁극적인 방법 가이드입니다. 그것들이 무엇인지, 왜 중요한지, 그리고 미래에 회의를 기록 하는 방법을 배우게 될 것입니다.

회의 녹취록이란 무엇입니까?

회의 녹취록은 회의 말한 대화의 텍스트 기록입니다. 그러나 전체 회의 녹취록에는 더 쉽게 추천할 수 있도록 연사 및 타임스탬프가 포함되어야 합니다.

회의 기록에는 3가지 주요 유형이 있습니다.

1. 편집된 전사란?

편집된 필사본은 가독성을 위해 조정된 완전한 스크립트입니다. 여기에는 문법 및 철자 수정 및 속어 또는 불완전한 단어 제거가 포함됩니다. 나중에 서면 문서를 공식적으로 발표해야 하는 경우 편집된 필사본이 회의에 유용할 수 있습니다.

2. 축어적 전사란 무엇인가

음성 변환은 음성 회의의 정확한 사본입니다. 여기에는 일시 중지 및 비언어적 소리(목구멍 청소, 배경 소음)가 포함됩니다. 법적 맥락이 아닌 한 완전한 축자 회의 전사는 별로 쓸모가 없습니다.

약간의 변형은 비언어적 전사입니다. 이것은 문구를 동일하게 유지하면서 일시 중지 및 비언어적 사운드를 제거합니다. 

3. 지능형 언어 전사란?

지능적인 축어적 전사는 보충 단어, 반복, 비표준 단어 및 일시 중지를 편집하는 동안 주요 연설을 유지합니다. 주제에서 벗어난 문장과 실행 문장을 제거합니다.

지능형 축어 스크립트의 목적은 텍스트를 읽을 수 있도록 하면서 화자의 목소리를 유지하는 것입니다. 인용하거나 대본이나 작성된 기사와 같은 다른 매체로 쉽게 변환할 수 있기 때문에 비즈니스에서 사용됩니다.

편집된 필사본을 사용해야 합니까, 아니면 그대로 필사본을 사용해야 합니까?

대부분의 비즈니스 컨텍스트에서 가장 논리적인 옵션은 지능적인 축어적 기록입니다. 더 많이 편집된 버전을 사용하고 싶을 수도 있지만 나중에 시작 문서에서 이 작업을 수행할 수 있습니다. 컨텍스트에 따라 전사가 얼마나 많이 편집되기를 원하는지 결정하는 것은 귀하의 몫입니다.


회의 장소


회의를 필사해야 하는 이유는 무엇입니까?

회의를 필사하는 이유는 토론 주제에 대한 서면 기록을 유지하기 위함입니다.. 이는 다음과 같은 다른 이유에 영향을 줍니다.

  • 초점을 높이려면. 참가자가 회의 중에 자신의 메모를 작성할 필요가 없는 경우 토론 중인 내용에 집중할 수 있습니다. 따라서 회의 기록은 참여도를 높입니다.
  • 더 쉽게 참조할 수 있습니다. 누군가가 회의 토론을 다시 참조해야 하는 경우 녹취록을 사용하는 것이 가장 쉬운 방법입니다. 다른 사람의 메모를 사용하면 정보를 잘못 작성한 경우 실수가 발생할 수 있습니다.
  • 시간을 절약하려면. 회의 기록을 생성하면 참가자가 필요한 정보를 얻기 위해 녹화를 여러 번 다시 볼 필요가 없기 때문에 시간을 절약할 수 있습니다. 서면 문서는 스캔하기가 훨씬 쉽습니다.
  • ROI를 높이려면. 중요한 연사와의 회의는 비용이 많이 들 수 있습니다. 따라서 성적표를 찍는다는 것은 사람들이 더 집중할 수 있다는 것을 의미하며 서면 문서를 마케팅에 사용하여 비즈니스 연결을 향상시킬 수 있습니다.

회의 기록은 어떻게 사용할 수 있습니까?

회의 녹취록은 고객 대면 마케팅 활동에 대한 정보 소스가 될 수 있습니다.  예를 들어, 직원 그룹이 업계 변화나 추세에 대해 논의하는 경우 스크립트를 다음과 같이 변환할 수 있습니다.

  • 블로그 게시물
  • YouTube 동영상 스크립트
  • 팟캐스트 에피소드
  • 소셜 미디어 캡션

회의 기록을 통해 동일한 문서에서 여러 콘텐츠를 얻을 수 있을 뿐만 아니라 전문 지식을 보여주고 비즈니스 권한을 강화하는 데 도움이 됩니다.

어쨌든 마케팅 콘텐츠를 만드는 경우 정보에 대한 회의 전사를 사용하면 시간을 절약할 수 있습니다. 특히 편집을 거의 하지 않고도 이러한 형식의 대부분으로 변환할 수 있기 때문입니다.

회의록을 작성하고 기록하는 방법

타이핑 속도와 정보를 유지하는 능력에 따라 회의 내용을 기록하는 데 복잡한 프로세스가 필요하지 않습니다. 다음은 회의 기록을 만드는 방법에 대한 단계입니다.

1. 회의 녹음

첫 번째 단계는 회의를 녹음하는 것 입니다. 발생하는 대로 메모를 시도할 수 있지만 이것은 정확한 정보 소스가 아닙니다. 회의를 녹음하는 방법은 회의가 열리는 장소와 발언자 수에 따라 다릅니다.

녹음 옵션에는 다음이 포함됩니다.

  • 가상 회의용 화면 및 오디오 녹음 소프트웨어
  • 소수의 소규모 회의를 위한 스마트폰
  • 대규모 회의실 설정을 위한 다방향 마이크

어떤 옵션을 선택하든 회의가 시작되기 전에 품질을 테스트해야 합니다. 방해가 되지 않도록 미리 문제를 정렬했는지 확인해야 합니다. 또한 오디오 품질은 회의 기록의 정확성을 결정합니다.

마지막으로 회의를 녹음할 수 있는 모든 사람의 권한이 있는지 확인하십시오.

2. 오디오 듣기

그런 다음 필요한 경우 오디오 파일을 컴퓨터로 전송합니다. 메모를 하지 않고 파일을 완전히 듣습니다. 이렇게 하면 문제나 오디오 끊김이 있는지 확인할 수 있습니다. 필사를 시작하기 전에 파일 내용에 익숙해져야 합니다.

3. 필사 시작

오디오를 두 번째로 듣고 필사를 시작합니다. 이 작업을 수동으로 수행하는 가장 쉬운 방법은 구두점과 철자에 대해 너무 걱정하지 않고 입력하는 것입니다. 새 화자를 발견하면 줄 바꿈을 추가하여 구분하십시오. 이 단계는 나중에 타임스탬프를 추가하는 데 도움이 됩니다.

4. 대본 정리

녹음 을 개선하려면 오디오 파일을 다시 살펴보세요. 이 단계에서 부정확한 단어를 확인하고 화자별로 섹션을 나누는 것을 목표로 해야 합니다. 아직 이름을 추가할 필요는 없지만 최소한 각각에 대해 정확한 텍스트 블록이 있어야 합니다.

이 작업을 완료하면 오디오가 없는 텍스트 파일을 살펴보고 문법 및 맞춤법 편집을 시작합니다. 이 단계의 범위는 원하는 전사의 종류에 따라 다르지만 단어의 철자가 정확해야 하며 문장이 변경된다고 생각되는 곳에 마침표와 대문자가 있어야 합니다.

5. 발표자 및 타임스탬프 추가

회의 기록의 품질에 만족한다면 오디오를 다시 듣고 타임스탬프와 스피커를 추가할 수 있습니다. 이렇게 하려면 새로운 사람이 말하기 시작할 때마다 비디오를 일시 중지하고 다음 세부 정보를 추가합니다.

[hour:minute:second] [speaker]: (연설)

이 작업을 수행한 후에는 완전하고 정확한 회의 기록이 있어야 합니다.

6. 짧은 요약으로 변환

회의 기록은 회의록과 다릅니다. 필사본은 축자 파일인 반면, 회의록은 주요 요점의 기록입니다. 따라서 대신 몇 분을 원하면 다음을 선택하는 텍스트 파일을 살펴보십시오.

  • 제기된 문제
  • 제안
  • 액션 포인트
  • 결정된 결과
  • 마감일

오디오 파일에서 직접 작업하는 것과는 대조적으로 회의를 정확하게 기록하면 이 작업을 수행하는 것이 훨씬 쉽습니다.

수동 전사의 대안

수동 전사는 시간이 오래 걸리는 프로세스이며 회의 기록에 필요한 정확성 수준을 항상 보장하지는 않습니다. 대안은 Transkriptor 와 같은 자동 전사 소프트웨어를 사용하는 것입니다.

작동 방식은 다음과 같습니다.

  1. 회의의 오디오 녹음을 만듭니다.
  2. 자동 전사 소프트웨어에 업로드하고 변환하도록 둡니다.
  3. 완료되면 알림이 표시되고 작업 목록이 제공됩니다.
  4. 여기에는 필요한 경우 텍스트 파일 전체를 확인하고 정확성을 위해 편집하는 작업이 포함됩니다. 파일을 완성하기 전에 이 작업을 완료하십시오.
  5. 편집 후 선택한 형식의 텍스트 파일을 다운로드합니다.

자동 전사 플랫폼을 사용하는 이점은 전사의 반복적인 작업을 많이 제거한다는 것입니다.

회의 기록 예란 무엇입니까?

회의 녹취록의 길이와 복잡성은 다양할 수 있지만 다음은 일반적인 지능형 축어적 녹취록의 예입니다.

[00:00:10 Steve]:       모두 환영합니다. 모두 좋은 주말 보내셨길 바랍니다. 이제 우리가 새로운 소프트웨어 롤아웃을 따라잡을 좋은 시기인 것 같습니다.

[00:00:40 Becky]:      현재 월말에 출시할 예정이지만 몇 가지 UI 문제가 발생했습니다. Ben이 이 문제를 처리한 사람이기 때문에 Ben이 설명하도록 할게요.

[00:01:04 Ben]:         고마워, 베키. 따라서 지금 우리가 겪고 있는 문제는 계정 설정에 액세스하면 사용자가 강제로 로그아웃된다는 것입니다. 우리는 할 수 없습니다.

[00:01:20 Steve]:       개발이 늦어지는 것이 큰 문제인 것 같습니다. 다른 것과 연결되어 있습니까, 아니면 별개의 문제입니까?

[00:01:34 Ben]:         우리가 말할 수 있는 한, 그것은 고립되어 있습니다. 제품 테스트 중에 다른 기능이나 메뉴에 버그가 발생하지 않았으므로 최신 디자인 업데이트를 구현한 이후로 비교적 새로운 문제라고 생각합니다. 버그가 발생한 이유는 현재로서는 알 수 없지만 그것이 소프트웨어 개발의 즐거움이죠?

[00:02:01 Steve]:       네, 맞습니다. 글쎄, Becky, 나는 이것이 해결될 때까지 더 이상의 변경을 구현하려고 해서는 안 되므로 이것이 이번 주의 최우선 순위가 되어야 한다고 생각합니다. 정리는 여러분에게 맡기겠지만, 시간이 많이 지체될 것이기 때문에 가능한 모든 사람을 투입해야 한다고 생각합니다. 이번주말에 따라잡자, 알았지?

[00:02:43 Becky]:      괜찮아요, 고마워요 스티브. Ben이 다른 IT 담당자와 협력하여 이 문제에 대해 가능한 한 빨리 무엇을 할 수 있는지 알아보도록 하겠습니다.


회의 테이블


비동기식 원거리 마이크를 사용하여 회의를 녹음할 수 있습니까?

기술적으로 그렇습니다. 그러나 복잡한 소프트웨어 나 파일을 수동으로 결합하는 데 많은 시간이 필요합니다.

비동기식 마이크는 동일한 오디오를 녹음하지만 동시에 녹음하도록 구성되어 있지 않습니다. 예를 들어 스마트폰, 태블릿 및 랩톱에는 모두 마이크가 내장되어 있습니다.

거리 요소는 방 주변의 다른 지점에 위치한 이러한 비동기식 마이크에서 비롯됩니다. 예를 들어, 회의실에서 열리는 회의에서 각 참가자는 자신의 장치를 사용하여 회의를 녹음할 수 있습니다. 결과는 비동기식 원거리 마이크입니다.

비동기식 원거리 마이크 사용의 단점은 무엇입니까?

비동기식 원거리 마이크는 각각 자신의 회의 버전을 녹음하여 가장 가까운 발언자를 가장 선명하게 만듭니다. 이렇게 하면 각 사람에게 사용 가능한 오디오 녹음이 제공되지만 문제에는 다음이 포함됩니다.

  • 각 스피커의 가장 정확한 오디오를 하나의 파일로 정리
  • 음성 인식을 사용하여 말하는 사람을 파악하면 마이크 품질에 영향을 받을 수 있습니다.
  • 오디오 발췌 부분을 함께 편직하면 수동으로 또는 매우 복잡한 전사 소프트웨어를 수행하는 데 오랜 시간이 걸립니다.

2019년 에 Microsoft는 회의 기록을 위해 비동기식 원거리 마이크를 사용하는 방법에 대한 연구를 시작했습니다. 연구원들은 지향성 마이크보다 3% 낮은 정확도로 전사 파일을 생성하기 위해 광범위한 복잡한 AI 및 오디오 알고리즘을 사용해야 했습니다. 이것이 Microsoft 에서 수행한 최첨단 연구라는 사실은 실제 세계에서 사용의 용이성을 강조해야 합니다.

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자주 묻는 질문

정확성, 참조 및 콘텐츠 마케팅을 위해 회의 전사가 필요합니다. 그러나 회의의 오디오 파일을 수동으로 작성하는 데 몇 시간을 소비할 가치가 없습니다.

회의 전사가 필요한 경우 전사 소프트웨어를 사용해 보십시오. 빠르고 사용하기 쉬우며 첫 번째 필사본은 무료입니다.