2022年の会議録の作り方

会議記録は、会議中に話し合われた内容を記録する最も簡単な方法です。 従来は手書きで文字起こしをしていましたが、テクノロジーによってこの作業を自動化することができます。

以下は、会議録作成に関する究極のハウツーガイドです。 その内容、重要性、そして今後どのように会議を書き写すかについて 学びます。

会議録とは何ですか?

会議録は、会議中に話された会話をテキストで記録したものです。 しかし、会議の完全な記録には、参照しやすいように発言者とタイムスタンプを含める必要があります。

会議の文字起こしは、大きく分けて3種類あります。

1.編集転写とは

編集済みトランスクリプトは、読みやすさを調整した完全なスクリプトです。 これには、文法やスペルの修正、スラングや不完全な単語の削除が含まれます。 編集されたテープ起こしは、将来的に書面を正式に発表する必要がある場合に、会議に役立つことがあります。

2.バーベイタムトランスクリプションとは

Verbatim transcriptionは、話された会議を正確にコピーすることです。 ポーズや非言語的な音(咳払い、背景音)も含まれます。 法的な文脈でない限り、完全な逐語的な会議の記録はあまり意味がありません。

若干のバリエーションは、逐語的でない転写である。 これは、言葉遣いはそのままに、間や非言語的な音を取り除くものです。 

3.インテリジェントバーベイタムトランスクリプションとは

インテリジェントな逐語記録は、主要なスピーチを保持しながら、フィラー語、繰り返し、非標準語、ポーズを編集します。 テーマから外れた文章や駆け足で進む文章を削除します。

インテリジェントな逐語録の目的は、話し手の声を残しながら、読みやすい文章にすることです。 引用されたり、台本や文章など他のメディアに簡単に転用できるため、ビジネスで使われています。

Edited TranscriptionとVerbatim Transcriptionのどちらを使用すべきか?

ほとんどのビジネスシーンにおいて、最も論理的な選択肢は、インテリジェントな逐語的記録です。 より大きく編集されたものを使いたいと思うかもしれませんが、将来的にはスタート時のドキュメントから行うことができます。 文脈に応じて、どの程度編集を重ねるかを決めるのは、あなたの仕事です。


会議場


なぜ会議の録音をする必要があるのでしょうか?

会議の記録を残す理由は、議論のトピックを文書で記録するためである. など、他の理由にも食い込んできます。

  • 集中力を高めるために 会議中に参加者が自分でメモを取る必要がなければ、議論されている内容に集中することができます。 そのため、会議の記録はエンゲージメントを向上させます。
  • リファレンスを容易にするために。 誰かが会議の議論を参照する必要がある場合、トランスクリプトはこれを行う最も簡単な方法です。 誰かのメモを使うと、その人が間違った情報を書いていた場合、ミスになる可能性があります。
  • 時間短縮のために 会議の記録を作成することで、参加者は必要な情報を得るために何度も録画を見直す必要がなくなるため、時間を節約することができます。 書面であれば、より簡単に目を通すことができます。
  • ROIを高めるために。 重要なスピーカーとのミーティングは、高額になることもあります。 ですから、書き起こしをしておくと、人はもっと集中できますし、書き下ろしたものをマーケティングに使って、ビジネスのつながりを良くすることもできます。

会議の議事録はどのように利用できますか?

会議の記録は、顧客に向けたマーケティング活動のための情報源となります。 例えば、従業員のグループが業界の変化やトレンドについて議論した場合、その記録は次のようなものに変えることができます。

  • ブログ記事
  • YouTubeのビデオスクリプト
  • ポッドキャストのエピソード
  • ソーシャルメディア用キャプション

会議録は、同じ文書から複数のコンテンツを得ることができるだけでなく、専門知識を示し、ビジネスの権威を確固たるものにすることができるのです。

マーケティング・コンテンツを作成する場合、会議の議事録を利用することで、時間を節約することができます。

会議の議事録の取り方と書き起こし方

タイピングのスピードや情報の保持能力にもよりますが、会議の書き起こしは複雑な作業ではありません。 ここでは、会議の議事録の作成方法について説明します。

1.会議の記録

まず、会議の記録を取ることです。 その場でメモを取るという方法もありますが、これでは正確な情報源とは言えません。 会議をどのように記録するかは、会議が行われる場所や発言者の数によって異なります。

録音オプションは以下の通りです。

  • 仮想会議用画面・音声記録ソフト
  • 数人程度の小規模な会議なら、あなたのスマートフォン
  • 多指向性マイクロホン(大型役員会議室向け

どのオプションを選択するにしても、会議が始まる前に必ず品質をテストしてください。 邪魔にならないように、事前に問題を整理しておく必要があります。 また、音声の質は、会議の書き起こしの精度を左右します。

最後に、会議を録音することについて、全員の許可を得ていることを確認してください。

2.音声を聴く

次に、必要に応じてオーディオファイルをパソコンに転送してください。 メモを取ろうとせず、ファイルを完全に聴く。 これは、何か問題があるか、オーディオのドロップアウトがあるかどうかを判断するためです。 書き起こしに挑戦する前に、ファイルの内容をよく理解しておく必要があります。

3.書き写し開始

2回目の音声を聞き、書き写しを始める。 最も簡単な方法は、句読点やスペルをあまり気にせず、ただひたすら入力することです。 新しい発言者に気づいたら、改行を入れて区別する。 この手順は、後でタイムスタンプを追加する際に役立ちます。

4.書き起こしを整理する

もう一度、音声ファイルに目を通し、書き起こしを改善する。 このステップでは、不正確な単語をチェックし、話し手ごとにセクションを分割することを目指します。 まだ名前を入れる必要はありませんが、最低限、それぞれのテキストブロックを正確に配置する必要があります。

これが終わったら、音声のないテキストファイルを見て、文法やスペルの編集を始めます。 どの程度まで書き写すかは人それぞれですが、単語のスペルは正しく、文が変わると思われる箇所にはピリオドや大文字を入れる必要があります。

5.スピーカーとタイムスタンプを追加する

トランスクリプションの品質に問題がなければ、もう一度オーディオを聞いて、タイムスタンプや発言者を追加することができます。 そのためには、新しい人が話し始めるたびにビデオを一時停止し、次の内容を追加してください。

[hour:minute:second] [speaker]: (スピーチ)

このようにして、完全で正確な会議録ができあがるはずです。

6.短い要約に変換する

会議録は、会議議事録とは異なります。 テープ起こしが逐語的なファイルであるのに対し、議事録は要点を記録したものです。 だから、代わりに分が欲しければ、テキストファイルの拾い読みをすることだ。

  • 課題提起
  • 提案
  • アクションポイント
  • 決定した成果
  • 締切日

オーディオファイルから直接作業するよりも、会議の正確なトランスクリプションがあれば、この作業はずっと簡単になります。

手書き文字起こしの代替

手作業による転写は、長時間を要する作業であり、会議用原稿に求められる精度を常に保証するものではありません。 また、Transkriptorなどの自動転写ソフトを利用するのも一つの方法です。

その仕組みはこうだ。

  1. 会議の音声記録を作成する。
  2. 自動採譜ソフトにアップロードして、変換を任せます。
  3. 終了すると、通知が届き、タスクのリストが表示されます。
  4. これらは、テキストファイルを確認し、必要であれば正確な編集を行います。 これらを完成させてから、ファイルをファイナライズしてください。
  5. 編集後、選択したフォーマットでテキストファイルをダウンロードする。

自動転写プラットフォームを使用する利点は、転写の反復作業の多くを取り除くことができることです。

会議録作成例とは?

会議録の長さや複雑さはさまざまですが、ここでは典型的なインテリジェントな逐語録の例を紹介します。

[00:00:10 Steve]:       皆さん、ようこそ。 皆さんは良い週末を過ごされましたか? この機会に、新しいソフトウエアの展開についてお知らせします。

[00:00:40 Becky]:      現在、月末のロールアウトに向けて順調に進んでいますが、いくつかのUI上の問題が発生しています。 この件に関しては、ベンが担当しているので、ベンに説明させます。

[00:01:04 Ben]:         ベッキーさん、ありがとうございます。 つまり、今抱えている問題は、アカウント設定にアクセスすると、ユーザーが強制的にログアウトさせられてしまうことです。 私たちは…

[00:01:20 Steve]:       この時期に開発するのは大きな問題だと思うのですが。 何かと関連しているのでしょうか、それとも単独の問題なのでしょうか?

[00:01:34 Ben]:         私たちが知る限りでは、それは孤立しています。 製品テストでは、他の機能やメニューに不具合は見られなかったため、最新のデザインアップデートを実施してから比較的新しい問題だと考えています。 なぜバグが発生したのかは今のところ不明ですが、そこがソフトウェア開発の楽しさでもありますよね。

[00:02:01 Steve]:       はい、その通りです。 この問題が解決されるまでは、これ以上の変更は見送ったほうがいいと思います。 企画はお任せしますが、大幅な遅れが出るので、可能な人は全員これに乗せた方がいいと思います。 週明けには追いつくよ、いいかい?

[00:02:43 Becky]:      それでいい、ありがとう、スティーブ。 ベンには、他のIT担当者と調整して、早急にどうにかするように言っておくよ。


会議テーブル


非同期式遠距離マイクを使った会議の文字起こしは可能か?

技術的には可能ですが、複雑なソフトウェアが 必要であったり、手作業でファイルを結合するのに多くの時間を要したりします。

非同期マイクは、同じ音声を録音しますが、同時に録音するように編成されていません。 例えば、スマートフォンやタブレット端末、ノートパソコンなどには、すべてマイクが内蔵されています。

この非同期マイクを部屋のあちこちに配置することで、距離の要素が生まれます。 例えば、役員室で行われる会議の場合、参加者はそれぞれ自分の端末を使って会議を記録することができます。 その結果、非同期の遠距離マイクとなる。

非同期式遠距離マイクを使うことの欠点は何ですか?

非同期の遠隔マイクで、それぞれの会議の様子を録音し、最も近くにいる人の声が最もクリアに聞こえるようにするのです。 そうすると、一人一人に使える音声記録ができるのですが、そのときに問題になるのは以下のようなことです。

  • 各スピーカーの最も正確な音声を1つのファイルにまとめること
  • 音声認識により、誰が話しているかを判断する場合、マイクの品質に影響されることがあります。
  • 抜粋した音声を編み込むには、手作業で長い時間をかけて行うか、非常に複雑なトランスクリプションソフトウェアが必要です。

2019年、マイクロソフトは非同期の遠隔マイクを会議の文字起こしに利用することを検討する研究を開始しました。 研究者たちは、複雑なAIと音声アルゴリズムを幅広く駆使して、指向性マイクより3%低い精度で転写ファイルを作成しなければなりませんでした。 これがマイクロソフトによる最先端の研究であったということは、実社会での使い勝手の良さを際立たせているはずです。

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マリセリーG。
教授
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私にとっての主な利点は時間です。 私にとってなんと素晴らしいツールであり、今では私は仕事を迅速かつ高品質で行うことができます。 Transkriptorは、この種のタスクを実行する必要があり、転写のための時間があまりないため、研究者にとって非常に優れたツールです。
ジメナL.
創設者
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すべてがとても良いです、それは高価ではありません、価格と品質の間の良い関係、そしてそれはまた非常に速いです。 字幕の時間と単語の認識に関して非常に正確です。 修正はほとんど必要ありませんでした。
JaquelineB。
社会学者
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transkryptorで一番気に入ったのは、精度が高いことです。 使いやすいプラットフォームで、句読点を調整するだけで済みました
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よくある質問

会議の文字起こしは、正確さ、参照、コンテンツマーケティングのために必要です。 しかし、会議の音声ファイルを手作業で書き出すのに何時間もかけるのは勿体ない。

会議のテープ起こしが必要な方は、テープ起こしソフトを試してみてください。 また、初回転写は無料です。