如何在 2022 年创建会议记录

会议转录是记录会议期间讨论内容的最简单方法。 虽然传统的方法是手动编写转录,但技术允许您自动执行此过程。

以下是会议转录的终极操作指南。 您将了解它们是什么、为什么它们很重要,以及将来如何转录您的会议

什么是会议成绩单?

会议记录是会议期间口头对话的文本记录。 但是,完整的会议记录应包括演讲者和时间戳,以便于推荐。

会议转录主要有 3 种类型:

1. 什么是编辑转录

编辑后的转录是一个完整的脚本,经过调整以提高可读性。 这包括纠正语法和拼写以及删除俚语或不完整的单词。 如果您将来需要正式提交书面文件,经过编辑的转录对会议很有用。

2. 什么是逐字转录

逐字记录是口头会议的精确副本。 它包括停顿和非语言声音(清嗓子、背景噪音)。 除非在法律背景下,否则完整的逐字会议转录没有多大用处。

一个轻微的变化是非逐字转录。 这消除了停顿和非语言声音,同时保持措辞相同。 

3. 什么是智能逐字转录

智能逐字转录保留主要语音,同时编辑填充词、重复、非标准词和停顿。 它删除了离题和连续的句子。

智能逐字记录的目的是在使文本可读的同时保持说话者的声音。 它用于商业,因为它可以被引用或轻松转换为其他媒体,例如脚本或书面文章。

您应该使用编辑转录还是逐字转录?

在大多数业务环境中,最合乎逻辑的选择是智能逐字记录。 虽然您可能希望使用编辑程度更高的版本,但您可以在将来从起始文档中执行此操作。 您的工作是根据上下文决定您希望转录的编辑程度。


开会的地方


为什么要转录会议?

转录会议的原因是保留讨论主题的书面记录. 这导致了其他原因,包括:

  • 增加焦点。 如果参与者不需要在会议期间自己做笔记,他们可以专注于正在讨论的内容。 因此,会议记录提高了参与度。
  • 使参考更容易。 如果有人需要回顾会议讨论,抄本是最简单的方法。 使用某人的笔记可能会导致错误,如果他们写的信息不正确。
  • 为了省时间。 生成会议记录可以节省参与者的时间,因为他们无需多次重新观看录音即可获得所需的信息。 书面文件更容易浏览。
  • 提高投资回报率。 与一位重要的演讲者会面可能会很昂贵。 因此,获取成绩单意味着人们可以更加专注,您可以使用书面文件进行营销以改善业务联系。

如何使用会议记录?

会议记录可以作为面向客户的营销工作的信息来源。 例如,如果一组员工讨论行业变化或趋势,您可以将成绩单转换为:

  • 一篇博文
  • YouTube 视频脚本
  • 播客剧集
  • 社交媒体字幕

会议转录不仅可以让您从同一个文档中获取多个内容,还可以帮助您展示专业知识并巩固您的业务权威。

如果您无论如何都在创建营销内容,使用会议转录来获取信息可以节省时间,特别是因为它可以转换为大多数这些形式,只需很少的编辑。

如何记录和转录会议记录

根据您的打字速度和保留信息的能力,转录会议不一定是一个复杂的过程。 以下是如何创建会议转录的步骤。

1. 记录会议

第一步是获取会议记录。 虽然您可以尝试在发生时做笔记,但这并不是准确的信息来源。 如何录制会议取决于会议地点和发言者人数。

录制选项包括:

  • 用于虚拟会议的屏幕和录音软件
  • 适用于少数人的小型会议的智能手机
  • 适用于大型会议室设置的多向麦克风

无论您选择什么选项,请确保在会议开始前测试质量。 您必须确保提前对任何问题进行分类,以免它们妨碍您。 此外,音频质量决定了会议转录的准确性。

最后,确保您拥有所有人的许可来录制会议。

2. 听音频

接下来,如果需要,将您的音频文件传输到计算机。 完全听完文件,不要尝试做任何笔记。 这样您就可以确定是否存在任何问题或音频丢失。 在开始尝试转录之前,您需要熟悉文件的内容。

3. 开始转录

再听一遍音频并开始转录。 手动执行此操作的最简单方法是只键入而不用过多担心标点符号和拼写。 当你注意到一个新的扬声器时,添加一个换行符来区分它们。 此步骤将帮助您稍后添加时间戳。

4.整理你的转录

再次浏览音频文件以改进您的转录。 在此步骤中,您应该检查不准确的单词,并旨在让部分被说话者分解。 虽然您还不必添加名称,但至少您应该为每个名称提供准确的文本块。

完成此操作后,浏览没有音频的文本文件并开始编辑语法和拼写。 这一步的程度取决于您想要什么样的转录,但单词应该拼写正确,并且应该有句号和大写字母,您认为句子会发生变化。

5. 添加发言人和时间戳

如果您对会议转录的质量感到满意,您可以再次收听音频并开始添加时间戳和扬声器。 为此,请在每次有新人开始讲话时暂停视频并添加以下详细信息:

[hour:minute:second] [speaker]: (演讲)

完成此操作后,您应该拥有完整且准确的会议记录。

6. 转换成简短摘要

会议记录不同于会议记录。 转录是逐字记录文件,而会议记录是对要点的记录。 因此,如果您想要几分钟,请通过文本文件挑选:

  • 提出的问题
  • 建议
  • 动作要点
  • 决定的结果
  • 截止日期

一旦您对会议进行了准确的转录,与直接从音频文件中工作相比,这样做会容易得多。

替代手动转录

手动转录是一个冗长的过程,并不总能保证会议转录所需的准确性水平。 另一种方法是使用自动转录软件,例如Transkriptor

以下是它的工作原理:

  1. 创建会议的录音。
  2. 将其上传到自动转录软件中,然后进行转换。
  3. 完成后,您将收到通知并提供任务列表。
  4. 这些包括检查文本文件并在需要时编辑准确性。 在完成文件之前完成这些。
  5. 编辑后,以您选择的格式下载文本文件。

使用自动转录平台的好处是它消除了转录的大部分重复工作。

什么是会议转录示例?

尽管会议记录的长度和复杂性会有所不同,但这里有一个典型的智能逐字记录示例。

[00:00:10 Steve]:       欢迎大家。 我希望你们都度过了一个愉快的周末。 现在似乎是赶上新软件推出的好时机。

[00:00:40 Becky]:      我们目前有望在月底推出,但我们遇到了一些 UI 问题。 我会让本解释,因为他一直在处理这个问题。

[00:01:04 Ben]:         谢谢,贝基。 所以,我们现在遇到的问题是访问帐户设置会迫使用户注销。 我们不能完全——

[00:01:20 Steve]:       在开发后期进行这似乎是一个大问题。 它与其他任何事情有关,还是一个孤立的问题?

[00:01:34 Ben]:         据我们所知,它是孤立的。 在产品测试期间没有其他功能或菜单出现错误,因此我们认为这是一个相对较新的问题,因为我们实施了最新的设计更新。 为什么它会导致错误目前尚不清楚,但这就是软件开发的乐趣,对吧?

[00:02:01 Steve]:       是的,这是真的。 好吧,Becky,我认为这需要成为本周的首要任务,因为在解决这个问题之前,我们不应该寻求实施任何进一步的更改。 我将把它留给你来组织,但我认为我们应该让所有可用的人参与进来,因为这将是一个重大延误。 我们会在周末赶上,好吗?

[00:02:43 Becky]:      很好,谢谢,史蒂夫。 我会让 Ben 与其他 IT 人员协调,看看我们能尽快解决这个问题。


一张会议桌


您可以使用异步远程麦克风转录会议吗?

从技术上讲,是的,但它需要复杂的软件或大量时间手动组合文件。

异步麦克风录制相同的音频,但不是同时进行的。 示例包括智能手机、平板电脑和笔记本电脑,它们都具有嵌入式麦克风。

距离元素来自位于房间周围不同点的这些异步麦克风。 例如,在会议室举行的会议中,每个参与者都可以使用他们的设备来记录会议。 结果是异步远程麦克风。

使用异步远距离麦克风的缺点是什么?

异步远程麦克风将各自记录他们的会议版本,使他们最近的扬声器最清晰。 这将为每个人提供可用的录音,但问题将包括:

  • 将每个扬声器最准确的音频整理到一个文件中
  • 使用语音识别来确定谁在说话,可能会受到麦克风质量的影响
  • 将音频摘录编织在一起需要很长时间才能手动完成或非常复杂的转录软件

2019 年,微软发起了一项研究,研究使用异步远程麦克风进行会议转录。 研究人员必须使用各种复杂的人工智能和音频算法来生成转录文件,其准确度比定向麦克风低 3%。 这是微软所做的一项前沿研究,这一事实应该突出它在现实世界中的易用性。

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马里塞利 G.
教授
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对我来说主要的好处是时间。 对我来说这是多么棒的工具,现在我可以快速、高质量地完成我的工作。 Transkriptor 对研究人员来说是一个非常好的工具,因为我们必须完成这类任务,而且我们没有太多时间进行转录。
吉梅娜·L。
创始人
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一切都很好,不贵,物美价廉,速度也很快。 在字幕的时间和单词的识别方面非常精确。 很少需要进行修正。
杰奎琳·B。
社会学家
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我最喜欢 transkryptor 的地方在于它具有很高的准确性。 简单易用的平台,我只需要调整标点即可
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经常问的问题

会议转录对于准确性、参考和内容营销是必要的。 但是,不值得花费数小时手动编写会议的音频文件。

如果您需要会议转录,请尝试使用转录软件。 它们快速且易于使用,并且第一次转录是免费的。