Как создать расшифровку совещания в 2022 году

Стенограмма собрания — это самый простой способ записать то, что обсуждалось во время собрания. Хотя традиционным методом было написание транскрипции вручную, технология позволяет автоматизировать этот процесс.

Ниже приводится полное руководство по расшифровке совещаний. Вы узнаете, что это такое, почему они важны и как расшифровывать свои встречи в будущем.

Что такое стенограмма собрания?

Стенограммы совещаний — это текстовые записи разговоров, которые велись во время совещания. Однако полная стенограмма заседания должна включать докладчиков и временные метки для более удобного обращения к ней.

Существует 3 основных типа расшифровки совещаний:

1. Что такое отредактированная транскрипция

Отредактированная транскрипция — это полный сценарий, скорректированный для удобства чтения. Это включает в себя исправление грамматики и орфографии и удаление жаргонных или неполноценных слов. Отредактированная расшифровка может пригодиться на встрече, если в будущем вам понадобится официально представить письменный документ.

2. Что такое дословная расшифровка

Дословная транскрипция — это точная копия устного выступления. Она включает в себя паузы и невербальные звуки (прочищение горла, фоновый шум). Полная стенографическая запись собрания не слишком полезна, если только она не относится к юридическому контексту.

Небольшое отклонение — это невербатимная транскрипция. Это позволяет убрать паузы и невербальные звуки, сохранив при этом формулировку. 

3. Что такое интеллектуальная дословная расшифровка

Интеллектуальная дословная расшифровка сохраняет основную речь, одновременно редактируя слова-заполнители, повторы, нестандартные слова и паузы. Он удаляет предложения, не относящиеся к теме, и незаконченные предложения.

Цель интеллектуальной стенограммы — сохранить голос говорящего, сделав текст удобочитаемым. Он используется в бизнесе, потому что его можно цитировать или легко преобразовать в другие носители информации, например, в сценарий или письменную статью.

Следует ли вам использовать отредактированную или стенографическую транскрипцию?

Наиболее логичным вариантом в большинстве деловых контекстов является интеллектуальная стенограмма. Хотя вы, возможно, захотите использовать более сильно отредактированную версию, вы сможете сделать это в будущем из исходного документа. Вы сами решаете, насколько сильно вы хотите отредактировать транскрипцию, в зависимости от контекста.


место для встреч


Зачем нужно расшифровывать совещания?

Причиной для стенографирования собраний является ведение письменного отчета о темах обсуждения. Это вытекает из других причин, в том числе:

  • Для повышения концентрации внимания. Если участникам не нужно делать собственные записи во время встречи, они могут сосредоточиться на том, что обсуждается. Таким образом, стенограммы заседаний повышают вовлеченность.
  • Для облегчения работы со ссылками. Если кому-то понадобится вернуться к обсуждению встречи, стенограмма — самый простой способ сделать это. Использование чьих-то записей может привести к ошибкам, если они неправильно записали информацию.
  • Чтобы сэкономить время. Создание стенограмм совещаний экономит время участников, поскольку им не нужно несколько раз пересматривать запись, чтобы получить нужную информацию. Письменный документ гораздо легче просмотреть.
  • Для повышения рентабельности инвестиций. Встреча с важным спикером может стоить дорого. Поэтому ведение стенограммы означает, что люди могут больше сосредоточиться, а вы можете использовать письменный документ в маркетинге для улучшения деловых связей.

Как можно использовать стенограмму собрания?

Стенограмма совещания может стать источником информации для маркетинговых мероприятий, ориентированных на клиентов. Например, если группа сотрудников обсуждает изменения или тенденции в отрасли, вы можете использовать стенограмму в качестве источника информации:

  • Заметка в блоге
  • Сценарий видеоролика на YouTube
  • Эпизод подкаста
  • Подписи в социальных сетях

Транскрипция совещаний не только позволит вам получить несколько частей контента из одного документа, но и поможет вам продемонстрировать экспертные знания и укрепить свой деловой авторитет.

Если вы все равно создаете маркетинговый контент, использование расшифровки совещания для получения информации может сэкономить время, тем более что она может быть преобразована в большинство этих форм с очень небольшим редактированием.

Как составить и расшифровать протокол собрания

В зависимости от вашей скорости набора текста и способности запоминать информацию, расшифровка встречи не обязательно должна быть сложным процессом. Ниже описаны шаги по созданию транскрипции собрания.

1. Запись встречи

Первый шаг — получить запись встречи. Хотя вы можете попытаться вести записи по ходу дела, это не является точным источником информации. Способ записи встречи будет зависеть от места ее проведения и количества выступающих.

Варианты записи включают:

  • Программное обеспечение для записи экрана и звука для виртуальных собраний
  • Ваш смартфон для небольших встреч нескольких человек
  • Многонаправленные микрофоны для больших залов заседаний

Какой бы вариант вы ни выбрали, обязательно проверьте качество до начала встречи. Вы должны заранее решить все вопросы, чтобы они не мешали вам. Кроме того, от качества звука зависит точность расшифровки вашего собрания.

Наконец, убедитесь, что у вас есть разрешение на запись собрания.

2. Прослушайте аудиозапись

Затем при необходимости перенесите аудиофайл на компьютер. Прослушайте файл полностью, не пытаясь делать какие-либо пометки. Это необходимо для того, чтобы определить, есть ли какие-либо проблемы или пропадания звука. Прежде чем приступить к расшифровке, необходимо ознакомиться с содержанием файла.

3. Начать расшифровку

Прослушайте аудиозапись во второй раз и начните расшифровку. Самый простой способ сделать это вручную — просто набрать текст, не слишком заботясь о пунктуации и орфографии. Когда вы заметите нового говорящего, добавьте разрыв строки, чтобы выделить его. Этот шаг поможет вам добавить временные метки позже.

4. Приведите в порядок свою транскрипцию

Просмотрите аудиофайл еще раз, чтобы улучшить транскрипцию. На этом этапе следует проверить наличие неточных слов и стремиться к тому, чтобы разделы были разбиты по спикерам. Хотя вам пока не нужно добавлять имена, по крайней мере, у вас должны быть точные блоки текста для каждого из них.

После этого просмотрите текстовый файл без звука и начните редактировать его на предмет грамматики и орфографии. Объем этого шага зависит от того, какого рода транскрипция вам нужна, но слова должны быть написаны правильно, а в местах изменения предложений должны быть точки и заглавные буквы.

5. Добавить динамики и временные метки

Если вы довольны качеством расшифровки встречи, вы можете прослушать аудиозапись еще раз и начать добавлять временные метки и дикторов. Для этого приостанавливайте видео каждый раз, когда начинает говорить новый человек, и добавляйте следующие данные:

[hour:minute:second] [speaker]: (Речь)

После этого у вас должна быть полная и точная расшифровка встречи.

6. Преобразовать в краткое резюме

Стенограмма заседания отличается от протокола заседания. В то время как стенограмма — это дословный файл, протокол — это запись основных моментов. Поэтому, если вам нужны минуты, пройдитесь по текстовому файлу, выбирая:

  • Поднятые вопросы
  • Предложения
  • Пункты действий
  • Решенные результаты
  • Крайние сроки

Сделать это гораздо проще, если у вас есть точная расшифровка встречи, в отличие от работы непосредственно с аудиофайлом.

Альтернатива ручной транскрипции

Ручная расшифровка — это длительный процесс, который не всегда гарантирует уровень точности, необходимый для расшифровки заседаний. Альтернативой является использование программного обеспечения для автоматического транскрибирования, например, Transkriptor.

Вот как это работает:

  1. Создайте аудиозапись собрания.
  2. Загрузите его в программу автоматической транскрипции и оставьте его для преобразования.
  3. После его завершения вы получите уведомление и список задач.
  4. Они включают проверку текстового файла и, при необходимости, его редактирование на предмет точности. Выполните их до завершения работы над файлом.
  5. После редактирования загрузите текстовый файл в выбранном вами формате.

Преимущество использования платформы автоматической транскрипции заключается в том, что она снимает большую часть повторяющейся работы по расшифровке.

Что такое пример стенограммы совещания?

Хотя объем и сложность стенограммы вашего собрания будут разными, вот пример типичной интеллектуальной стенограммы.

[00:00:10 Steve]:       Приветствую всех. Надеюсь, вы все хорошо провели выходные. Сейчас самое время рассказать о том, на каком этапе мы находимся в процессе внедрения нового программного обеспечения.

[00:00:40 Becky]:      В настоящее время мы планируем развернуть его в конце месяца, но столкнулись с несколькими проблемами пользовательского интерфейса. Я позволю Бену объяснить, потому что именно он имел дело с этим.

[00:01:04 Ben]:         Спасибо, Бекки. Итак, проблема, с которой мы столкнулись, заключается в том, что доступ к настройкам учетной записи заставляет пользователя выйти из системы. Мы не можем совсем…

[00:01:20 Steve]:       Это кажется серьезной проблемой на столь поздней стадии разработки. Связано ли это с чем-то еще, или это изолированная проблема?

[00:01:34 Ben]:         Насколько мы можем судить, он изолирован. Во время тестирования продукта не было обнаружено ошибок в других функциях или меню, поэтому мы считаем, что это относительно новая проблема, возникшая после внедрения последнего обновления дизайна. Почему это вызвало ошибку, в настоящее время неизвестно, но в этом и заключается радость разработки программного обеспечения, верно?

[00:02:01 Steve]:       Да, это правда. Что ж, Бекки, я думаю, что это должно стать главным приоритетом на эту неделю, так как мы не должны искать возможности для внедрения дальнейших изменений, пока это не будет решено. Я оставлю организацию на ваше усмотрение, но я думаю, что мы должны подключить к этому всех свободных людей, потому что это будет большая задержка. Мы наверстаем упущенное в конце недели, хорошо?

[00:02:43 Becky]:      Хорошо, спасибо, Стив. Я попрошу Бена согласовать с другими ИТ-специалистами, чтобы узнать, что мы можем сделать с этим как можно скорее.


стол для переговоров


Можно ли расшифровать совещания с использованием асинхронных удаленных микрофонов?

Технически — да, но для этого требуется сложное программное обеспечение или много времени на ручное объединение файлов.

Асинхронные микрофоны записывают один и тот же звук, но не организованы так, чтобы делать это одновременно. В качестве примера можно привести смартфоны, планшеты и ноутбуки, все из которых имеют встроенные микрофоны.

Элемент расстояния возникает благодаря асинхронным микрофонам, расположенным в разных точках комнаты. Например, на совещании, проходящем в зале заседаний, каждый участник может использовать свое устройство для записи совещания. В результате получаются асинхронные удаленные микрофоны.

Каковы недостатки использования асинхронных удаленных микрофонов?

Асинхронные удаленные микрофоны будут записывать каждый свою версию встречи, делая самого близкого оратора самым четким. Это позволит получить пригодную для использования аудиозапись для каждого человека, но при этом возникнут следующие вопросы:

  • Объединение наиболее точных аудиозаписей для каждого выступающего в один файл
  • Использование распознавания речи для определения того, кто говорит, может зависеть от качества микрофона
  • Сшивка аудиофрагментов вместе потребовала бы много времени для ручной работы или очень сложного программного обеспечения для транскрибирования.

В 2019 году компания Microsoft запустила исследование по изучению возможности использования асинхронных удаленных микрофонов для расшифровки совещаний. Исследователям пришлось использовать широкий спектр сложных алгоритмов искусственного интеллекта и аудио, чтобы создать файл транскрипции с точностью на 3% меньше, чем у направленных микрофонов. Тот факт, что это было передовое исследование, проведенное компанией Microsoft, должен подчеркнуть простоту его использования в реальном мире.

Посмотрите, что говорят о нас наши клиенты!

Мы обслуживаем тысячи людей любого возраста, профессии и страны. Нажмите на комментарии или кнопку ниже, чтобы прочитать больше честных отзывов о нас.

Мариселли Г.
Профессор
Читай ещё
Главный плюс для меня — время. Какой отличный инструмент для меня, прямо сейчас я могу делать свою работу быстро и качественно. Транскриптор — действительно хороший инструмент для исследователей, потому что нам приходится решать такие задачи, а у нас не так много времени на транскрипцию.
Химена Л.
Основатель
Читай ещё
Все очень хорошо, не дорого, хорошее соотношение цены и качества, да еще и достаточно быстро. Высокая точность в отношении времени субтитров и распознавания слов. Приходилось вносить совсем немного поправок.
Жаклин Б.
Социолог
Читай ещё
Что мне больше всего понравилось в транскрипторе, так это его высокая точность. С простой в использовании платформой мне нужно было только внести коррективы в пунктуацию.
Предыдущая
Следующая

Часто задаваемые вопросы

Расшифровка заседаний необходима для точности, справки и маркетинга контента. Однако не стоит тратить часы на ручную запись аудиофайла встречи.

Если вам нужна расшифровка переговоров, попробуйте воспользоваться программным обеспечением для расшифровки. Они быстры и просты в использовании, а первая расшифровка бесплатна.