Как да създадете транскрипция на среща в 2022 г.

Транскрипцията на срещата е най-лесният начин да запишете какво е било обсъждано по време на срещата. Въпреки че традиционният метод е да се прави транскрипция ръчно, технологията позволява да се автоматизира този процес.

По-долу е представено най-подходящото ръководство за транскрибиране на срещи. Ще научите какви са те, защо са важни и как да записвате срещите си в бъдеще.

Какво представляват протоколите от срещи?

Стенограмите от срещи са текстови записи на разговорите, проведени по време на среща. Пълният стенографски запис на срещата обаче трябва да включва говорителите и времевите маркери за по-лесно препращане.

Съществуват 3 основни вида транскрипция на срещи:

1. Какво представлява редактираната транскрипция

Редактираната транскрипция е пълен сценарий, който е коригиран за по-добра четимост. Това включва коригиране на граматиката и правописа и премахване на жаргонни или непълни думи. Редактираната транскрипция може да бъде полезна за среща, ако в бъдеще трябва официално да представите писмения документ.

2. Какво е стенографска транскрипция

Стенографската транскрипция е точно копие на устната среща. Той включва паузи и невербални звуци (прочистване на гърлото, фонов шум). Няма голяма полза от пълна стенограма на срещата, освен ако не е в правен контекст.

Леко отклонение е невербатим транскрипция. По този начин се премахват паузите и невербалните звуци, като текстът остава същият. 

3. Какво е интелигентна стенографска транскрипция

Интелигентните дословни транскрипции запазват основната част от речта, като същевременно премахват пълнителите, повторенията, нестандартните думи и паузите. Той премахва изреченията извън темата и изреченията, които се повтарят.

Целта на интелигентния стенографски запис е да запази гласа на говорещия, като същевременно направи текста четим. Използва се в бизнеса, защото може да бъде цитиран или лесно да се превърне в друга медия, например сценарий или писмена статия.

Трябва ли да използвате редактирана транскрипция или стенографска транскрипция?

Най-логичният вариант в повечето бизнес контексти е интелигентният стенографски запис. Въпреки че може да искате да използвате по-силно редактирана версия, можете да направите това в бъдеще от началния документ. Вие трябва да решите колко силно да бъде редактирана транскрипцията в зависимост от контекста.


място за срещи


Защо трябва да преписвате срещи?

Причината за записването на срещите е да се запази писмен запис на темите за обсъждане.. Това се отразява и на други причини, включително:

  • За повишаване на фокуса. Ако участниците не трябва да си водят бележки по време на срещата, те могат да се съсредоточат върху това, което се обсъжда. По този начин стенограмите от срещи подобряват ангажираността.
  • Улесняване на препратките. Ако някой трябва да се върне към обсъжданията на срещата, най-лесният начин за това е да се направи стенограма. Използването на нечии бележки може да доведе до грешки, ако те са написани неправилно.
  • За да спестите време. Генерирането на стенограми от срещи спестява време на участниците, тъй като няма да им се налага да преглеждат записа няколко пъти, за да получат необходимата им информация. Писменият документ се преглежда много по-лесно.
  • Увеличаване на възвръщаемостта на инвестициите. Среща с важен говорител може да струва скъпо. Следователно записването означава, че хората могат да се съсредоточат повече, а вие можете да използвате писмения документ за маркетинг, за да подобрите бизнес връзките.

Как могат да се използват преписи от срещи?

Стенограмата от срещата може да бъде източник на информация за маркетинговите дейности, насочени към клиентите. Например, ако група служители обсъждат промени или тенденции в индустрията, можете да превърнете стенограмата в:

  • Публикация в блога
  • Сценарий на видеоклип в YouTube
  • Епизод от подкаст
  • Надписи в социалните мрежи

Транскрипцията на срещата не само ще ви позволи да извлечете няколко части от съдържанието от един и същ документ, но и ще ви помогне да покажете експертни познания и да затвърдите авторитета на бизнеса си.

Ако така или иначе създавате маркетингово съдържание, използването на транскрипция от среща за информация може да спести време, особено като се има предвид, че тя може да бъде превърната в повечето от тези форми с много малко редакция.

Как да съставяте и преписвате протоколи от срещи

В зависимост от скоростта ви на писане и способността ви да запаметявате информация, не е задължително стенографирането на среща да бъде сложен процес. Ето какви са стъпките за създаване на транскрипция на среща.

1. Записване на срещата

Първата стъпка е да получите запис на срещата. Макар че можете да се опитате да си водите бележки по време на работа, това не е точен източник на информация. Начинът на записване на срещата зависи от мястото, където се провежда, и от броя на ораторите.

Опциите за запис включват:

  • Софтуер за запис на екран и звук за виртуални срещи
  • Вашият смартфон за малки срещи с няколко души
  • Многопосочни микрофони за по-големи заседателни зали

Какъвто и вариант да изберете, не забравяйте да тествате качеството преди началото на срещата. Трябва да се уверите, че сте решили всички проблеми предварително, за да не ви пречат. Освен това качеството на звука определя точността на транскрипцията на срещата.

И накрая, уверете се, че всички са ви разрешили да записвате срещата.

2. Слушайте аудиото

След това, ако е необходимо, прехвърлете аудиофайла на компютър. Изслушайте файла изцяло, без да се опитвате да си водите бележки. Така можете да определите дали има някакви проблеми или прекъсвания на звука. Преди да започнете да транскрибирате, трябва да се запознаете със съдържанието на файла.

3. Започнете преписването

Изслушайте аудиозаписа втори път и започнете да го преписвате. Най-лесният начин да направите това ръчно е просто да напишете текст, без да се притеснявате прекалено много за пунктуацията и правописа. Когато забележите нов говорещ, добавете прекъсване на реда, за да ги разграничите. Тази стъпка ще ви помогне да добавите времеви маркери по-късно.

4. Подредете транскрипцията си

Прегледайте отново аудиофайла, за да подобрите транскрипцията си. По време на тази стъпка трябва да проверите дали има неточни думи и да се стремите да разделите разделите по говорители. Въпреки че не е задължително да добавяте имена, трябва поне да имате точни блокове с текст за всеки от тях.

След като сте направили това, прегледайте текстовия файл без аудиото и започнете да го редактирате за граматика и правопис. Степента на тази стъпка зависи от вида на транскрипцията, която искате да направите, но думите трябва да бъдат изписани правилно, а там, където смятате, че изреченията се променят, трябва да има точки и главни букви.

5. Добавяне на говорители и времеви маркери

Ако сте доволни от качеството на транскрипцията на срещата, можете да прослушате аудиозаписа отново и да започнете да добавяте времеви маркери и говорители. За да направите това, спирайте видеото всеки път, когато започне да говори нов човек, и добавете следните данни:

[hour:minute:second] [speaker]: (реч)

След като сте направили това, трябва да имате пълна и точна транскрипция на срещата.

6. Преобразуване в кратко резюме

Стенограмата на срещата е различна от протокола на срещата. Докато транскрипцията е дословен файл, протоколът е запис на основните моменти. Така че, ако вместо това искате минути, преминете през текстовия файл, като изберете:

  • Повдигнати въпроси
  • Предложения
  • Точки за действие
  • Решени резултати
  • Крайни срокове

Това е много по-лесно, след като разполагате с точна транскрипция на срещата, за разлика от работата директно по аудиофайла.

Алтернатива на ръчната транскрипция

Ръчното транскрибиране е дълъг процес и невинаги гарантира нивата на точност, изисквани при транскрипциите на срещи. Алтернативата е да използвате софтуер за автоматична транскрипция, например Transkriptor.

Ето как работи:

  1. Създайте аудиозапис на срещата.
  2. Качете го в софтуера за автоматична транскрипция и го оставете да се преобразува.
  3. След приключването му ще бъдете уведомени и ще получите списък със задачи.
  4. Това включва повторна проверка на текстовия файл и редактиране за точност, ако е необходимо. Попълнете ги, преди да финализирате файла.
  5. След като редактирате, изтеглете текстовия файл в избрания от вас формат.

Предимството на използването на платформа за автоматична транскрипция е, че тя премахва голяма част от повтарящата се работа по транскрипцията.

Какво е пример за транскрипция на среща?

Въпреки че обемът и сложността на стенограмата на вашата среща ще варират, ето един пример за типична интелигентна стенограма.

[00:00:10 Steve]:       Добре дошли на всички. Надявам се, че всички сте прекарали добре уикенда. Изглежда, че сега е подходящ момент да наваксаме с напредъка по внедряването на новия софтуер.

[00:00:40 Becky]:      В момента сме на път да пуснем системата в края на месеца, но се сблъскахме с няколко проблема с потребителския интерфейс. Ще оставя Бен да обясни, защото той се занимаваше с това.

[00:01:04 Ben]:         Благодаря, Беки. Проблемът, с който се сблъскваме сега, е, че достъпът до настройките на акаунта принуждава потребителя да излезе от системата. Не можем да…

[00:01:20 Steve]:       Изглежда, че това е голям проблем на толкова късен етап от разработката. Свързано ли е с нещо друго, или е изолиран проблем?

[00:01:34 Ben]:         Доколкото можем да преценим, тя е изолирана. По време на тестването на продукта не бяха открити грешки в други функции или менюта, така че смятаме, че това е сравнително нов проблем, възникнал след въвеждането на последната актуализация на дизайна. Засега не е известно защо това е довело до грешка, но това е радостта от разработването на софтуер, нали?

[00:02:01 Steve]:       Да, вярно е. Е, Беки, мисля, че това трябва да бъде основен приоритет за седмицата, тъй като не бива да се опитваме да въвеждаме допълнителни промени, докато това не бъде решено. Оставям на вас да организирате, но мисля, че трябва да включим всички налични хора, защото това ще бъде голямо забавяне. Ще наваксаме в края на седмицата, добре?

[00:02:43 Becky]:      Това е добре, благодаря, Стив. Ще накарам Бен да се координира с другите ИТ специалисти, за да видим какво можем да направим по този въпрос възможно най-скоро.


заседателна маса


Можете ли да транскрибирате срещи с асинхронни микрофони на разстояние?

Технически да, но това изисква сложен софтуер или много време за ръчно комбиниране на файловете.

Асинхронните микрофони записват един и същ звук, но не са организирани да го правят едновременно. Примерите включват смартфони, таблети и лаптопи, които имат вградени микрофони.

Елементът на разстоянието се дължи на тези асинхронни микрофони, разположени в различни точки на помещението. Например при среща в заседателна зала всеки участник може да използва своето устройство, за да запише срещата. Резултатът е асинхронно отдалечени микрофони.

Какви са недостатъците на използването на асинхронни дистанционни микрофони?

Всеки от асинхронните дистанционни микрофони ще записва своята версия на срещата, като най-близкият говорител ще бъде най-ясен. Това би осигурило използваем аудиозапис за всяко лице, но проблемите ще включват:

  • Събиране на най-точния звук за всеки говорител в един файл
  • Използването на разпознаване на реч за определяне на говорещия може да бъде повлияно от качеството на микрофона.
  • Свързването на аудиооткъсите би отнело много време за ръчно изпълнение или за много сложен софтуер за транскрипция.

През 2019 г. Microsoft стартира проучване за използване на асинхронни дистанционни микрофони за транскрибиране на срещи. Изследователите е трябвало да използват широк набор от сложни алгоритми за изкуствен интелект и аудио, за да създадат файл за транскрипция с точност с 3% по-малка от тази на насочените микрофони. Фактът, че това е авангардно проучване, проведено от Microsoft, трябва да подчертае лекотата на използването му в реалния свят.

Вижте какво казаха нашите клиенти за нас!

Обслужваме хиляди хора от всяка възраст, професия и държава. Кликнете върху коментарите или бутона по-долу, за да прочетете по-честни отзиви за нас.

Марисели Г.
Професор
Прочетете повече
Основната полза за мен е времето. Какъв страхотен инструмент за мен, нали сега мога да си върша работата бързо и качествено. Transkriptor е наистина добър инструмент за изследователи, защото трябва да вършим този вид задачи и нямаме много време за трансрипиране.
Химена Л.
Основател
Прочетете повече
Всичко е много добро, не е скъпо, добро съотношение между цена и качество, а също така е доста бързо. Голяма прецизност по отношение на времето на субтитрите и при разпознаването на думите. Трябваше да се направят много малко корекции.
Жаклин Б.
социолог
Прочетете повече
Това, което най-много ми хареса в transkryptor, е високата му точност. С лесна за използване платформа трябваше само да направя корекции на пунктуацията
Предишна
Следваща

често задавани въпроси

Транскрипцията на срещи е необходима за точност, справка и маркетинг на съдържанието. Въпреки това не си струва да прекарвате часове в ръчно записване на аудиофайла на дадена среща.

Ако имате нужда от транскрипция на среща, опитайте със софтуер за транскрипция. Използването им е бързо и лесно, а първата транскрипция е безплатна.